地方性建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案構(gòu)建＊
——以蘇州市為例

謝 鋒 徐 悅 王 磊 王 密 畢建新

（1.蘇州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，江蘇蘇州，215000；2.蘇州大學(xué)社會學(xué)院，江蘇蘇州，215000； 3.中國人民大學(xué)電子文件管理研究中心，北京，100872）

為應(yīng)對數(shù)字時(shí)代的挑戰(zhàn)，檔案館紛紛向數(shù)字化、智慧化轉(zhuǎn)型，面向社會多元需求提供智慧服務(wù)。［1］中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，指出要“深入推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，大力推進(jìn)增量電子化”［2］，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升。建設(shè)電子檔案是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及其元數(shù)據(jù)，主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。［3］為提升建設(shè)檔案服務(wù)水平，促進(jìn)智慧城市建設(shè)，蘇州市城建檔案館通過數(shù)字化和電子檔案接收工作，形成了多類型、全方位的建設(shè)電子檔案資源體系。在數(shù)字環(huán)境中，元數(shù)據(jù)對維護(hù)建設(shè)文件與建設(shè)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性起著至關(guān)重要的作用。2012年，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 187—2012，以下簡稱CJJ/T 187—2012），旨在“加強(qiáng)建設(shè)電子檔案的全過程管理，建立真實(shí)、完整、有效的建設(shè)電子檔案，保障建設(shè)電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用”。［4］然而，隨著數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)程不斷加快，CJJ/T 187—2012逐漸顯現(xiàn)出其不適之處。蘇州數(shù)字化轉(zhuǎn)型成果位于全國前列，力爭“建成全國數(shù)字化引領(lǐng)轉(zhuǎn)型升級標(biāo)桿城市”［5］，強(qiáng)調(diào)城市服務(wù)智能化與精準(zhǔn)化，顯現(xiàn)出建設(shè)電子檔案高效管理的急迫性。因此，為推動(dòng)蘇州建設(shè)電子檔案的精準(zhǔn)查詢、真實(shí)有效性確認(rèn)、線上利用等檔案管理和利用活動(dòng)，促進(jìn)蘇州城市信息模型和智慧城市建設(shè)，蘇州市住建局組織蘇州市城建檔案館和蘇州大學(xué)共同研制了一套適應(yīng)當(dāng)前蘇州數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢與建設(shè)電子檔案高效管理的建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案。

一、 元數(shù)據(jù)方案構(gòu)建的必要性

1. 蘇州數(shù)字轉(zhuǎn)型與智慧城市建設(shè)的要求

“十一五”以來，蘇州市通過開展“數(shù)字蘇州”建設(shè)使城市數(shù)字化取得了顯著成效，數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展和數(shù)字賦能城市管理給蘇州創(chuàng)造了多重機(jī)遇。2021年蘇州發(fā)布了《蘇州市推進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和數(shù)字化發(fā)展三年行動(dòng)計(jì)劃（2021—2023年）》［6］，明確指出要“打造國內(nèi)領(lǐng)先的數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施高地”，并提出要建設(shè)城市信息模型（CIM）基礎(chǔ)平臺，推進(jìn)市政基礎(chǔ)設(shè)施智能化建設(shè)。城建檔案館記錄了城市建設(shè)的歷史進(jìn)程，保存了大量城市發(fā)展過程中的工程項(xiàng)目圖紙、文件材料、影像資料等建設(shè)檔案，為蘇州智慧城市建設(shè)提供了參考依據(jù)。建設(shè)檔案數(shù)字化及管理成果，直接關(guān)系智慧城市建設(shè)規(guī)劃的科學(xué)性、合理性?？茖W(xué)合理的建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)可以詳盡地描述建設(shè)電子檔案，影響工程竣工后的生產(chǎn)、維護(hù)、改擴(kuò)建乃至效益發(fā)揮，對智慧城市建設(shè)起支撐作用。因此，需要對建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化的高效采集和管理，推進(jìn)智能建造產(chǎn)業(yè)發(fā)展，推動(dòng)蘇州“新城建”工作。

2. 蘇州建設(shè)電子檔案科學(xué)管理的要求

建設(shè)電子檔案管理存在體量大、管理周期長、類別復(fù)雜等特點(diǎn)。一是建設(shè)電子檔案體量大，涵蓋種類較多，包括文字材料、圖紙、照片、錄音錄像等，蘇州市城建檔案館2021年12月至2022年6月期間僅電子文件就增加了582，021個(gè)，管理容量增加了446G。二是檔案管理周期長，建設(shè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到落地時(shí)間跨度大，具有積累性和延續(xù)性，增加了資料的管理難度。三是檔案涉及類別復(fù)雜，存在立檔單位多、產(chǎn)生渠道廣泛、歸檔名目繁雜等特點(diǎn)，管理要素較多。［7-8］蘇州市城建檔案館已于2020年完成數(shù)字城建檔案管理服務(wù)平臺二期建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了建設(shè)電子檔案接收、整理、保管、查閱利用、統(tǒng)計(jì)的全流程在線管理，館藏檔案數(shù)字化率達(dá)100%，為元數(shù)據(jù)采集、管理和維護(hù)提供了良好的基礎(chǔ)，蘇州市建設(shè)電子檔案管理急需一份科學(xué)合理的元數(shù)據(jù)方案以保障其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

3. 現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)不符合建設(shè)電子檔案管理要求

國內(nèi)外對電子檔案元數(shù)據(jù)高度重視，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)陸續(xù)出臺，如國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn) 文件管理過程 文件元數(shù)據(jù)》（ISO 23081）等系列標(biāo)準(zhǔn)，我國針對文書、照片、錄音錄像類電子檔案出臺了相關(guān)的元數(shù)據(jù)方案，住建部于2012年也發(fā)布了《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》。但CJJ/T 187—2012制定已有10年，不適應(yīng)當(dāng)前建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)管理要求，如該標(biāo)準(zhǔn)未設(shè)置檔號、全宗號、電子簽名、電子印章、電子證照等檔案信息化不可或缺的元數(shù)據(jù)元素。另外，該標(biāo)準(zhǔn)缺少數(shù)字化屬性等相關(guān)元素，無法對非原生性電子檔案進(jìn)行詳盡的描述。

二、 建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案構(gòu)建

蘇州市城建檔案館和蘇州大學(xué)參考國內(nèi)外現(xiàn)有信息與文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)蘇州市城建業(yè)務(wù)工作與建設(shè)檔案管理工作實(shí)際，綜合各類元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)勢，制定《蘇州市建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)工作指引》（以下簡稱《指引》），從管理、描述、保存、技術(shù)、利用等方面對建設(shè)電子檔案管理實(shí)施全流程覆蓋，并采用多實(shí)體模式規(guī)定地方性建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)集以及元數(shù)據(jù)元素關(guān)系間的邏輯架構(gòu)。

1. 元數(shù)據(jù)實(shí)體

《指引》在CJJ/T 187—2012 基礎(chǔ)上，參照《信息與文獻(xiàn) 文件元數(shù)據(jù)管理 第2部分：概念性與實(shí)施細(xì)則》（ISO 23081-2：2009）與《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009），從不同維度將元數(shù)據(jù)實(shí)體劃分為文件實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體和關(guān)系實(shí)體（元數(shù)據(jù)實(shí)體類型及描述見表1）。

表1 元數(shù)據(jù)實(shí)體類型及描述

多實(shí)體模式有利于元數(shù)據(jù)管理和提供利用，用戶可根據(jù)需要選擇合適的方案管理元數(shù)據(jù)。《指引》的用戶可采用單一對象方案與多實(shí)體方案并存的執(zhí)行方式，文件實(shí)體為必選元數(shù)據(jù)實(shí)體。采用單實(shí)體方案時(shí)僅含文件實(shí)體，采用多實(shí)體方案時(shí)，可選以下方案：兩個(gè)實(shí)體（如：文件實(shí)體、關(guān)系實(shí)體）、三個(gè)實(shí)體（如：文件實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體、關(guān)系實(shí)體，或文件實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、關(guān)系實(shí)體）、全部實(shí)體（文件實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、關(guān)系實(shí)體）。執(zhí)行中選用的實(shí)體越多，對使用的環(huán)境要求就越高，文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的保障相對就越強(qiáng)，《指引》的適應(yīng)性就越好（地方性建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)實(shí)體關(guān)系見圖1）。

圖1 元數(shù)據(jù)實(shí)體關(guān)系

2. 元數(shù)據(jù)實(shí)體級次

各元數(shù)據(jù)實(shí)體包含若干級次，厘清不同的級次可以明確地定義各級次的元數(shù)據(jù)元素。［9］《指引》分析了地方性建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)實(shí)體級次關(guān)系（見圖2）。

圖2 元數(shù)據(jù)實(shí)體級次關(guān)系

與CJJ/T 187—2012相比，《指引》對文件實(shí)體和業(yè)務(wù)實(shí)體的級次關(guān)系做了修訂。文件實(shí)體中的“單一文件”層級增加了“文件頁級”這一聚合層次，用以描述文件單頁的來源、檔號、電子屬性等信息。業(yè)務(wù)實(shí)體將“建設(shè)工程電子文件”下設(shè)的“建設(shè)項(xiàng)目”“單項(xiàng)工程”“單位工程”“分部/分項(xiàng)”“事務(wù)（作業(yè)）”變更為“工程類別”“工程階段”“工程事務(wù)”。此層級劃分參照了《蘇州市建設(shè)工程檔案立卷程序與標(biāo)準(zhǔn)》，一方面，結(jié)合了城建檔案館實(shí)際工作，符合建設(shè)檔案立卷、歸檔等管理流程，便于建設(shè)電子檔案全流程管理；另一方面，此劃分與原標(biāo)準(zhǔn)并不沖突，而是將其歸入不同類別與階段中，更具擴(kuò)展性。

3. 元數(shù)據(jù)元素

《指引》依據(jù)不同實(shí)體各層級的特點(diǎn)和需求，設(shè)計(jì)了對應(yīng)的元數(shù)據(jù)元素及子元素。其中，文件實(shí)體從16個(gè)方面設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)元素113個(gè)，業(yè)務(wù)實(shí)體從7個(gè)方面設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)元素16個(gè)，責(zé)任者實(shí)體從6個(gè)方面設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)元素10個(gè)，關(guān)系實(shí)體從5個(gè)方面設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)元素12個(gè)，共151個(gè)元數(shù)據(jù)元素。

業(yè)務(wù)實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體、關(guān)系實(shí)體參照CJJ/T 187—2012設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)元素，并進(jìn)行部分修正。如改動(dòng)元數(shù)據(jù)元素順序，使采集時(shí)更符合電子檔案管理系統(tǒng)邏輯；刪除其他實(shí)體中重復(fù)的元數(shù)據(jù)元素等。元數(shù)據(jù)元素變動(dòng)較大之處在文件實(shí)體，《指引》在大部分保留CJJ/T 187—2012文件實(shí)體元數(shù)據(jù)元素的前提下，參照DA/T 46—2009、GB/T 36903—2018等標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合蘇州市城建檔案館電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理工作情況，增加、變動(dòng)了部分文件實(shí)體元數(shù)據(jù)元素。首先，為在管理過程中更契合檔案管理專業(yè)特點(diǎn)與業(yè)務(wù)工作實(shí)際，《指引》增加并明確了“來源”“檔號”等管理性元數(shù)據(jù)元素，并新增“總登記號”元素以描述入館檔案案卷的大流水號。其次，為記錄建設(shè)項(xiàng)目電子檔案檢索標(biāo)識與地理信息，體現(xiàn)工程檔案專業(yè)特性，《指引》增加了“建設(shè)項(xiàng)目代碼”“工程地點(diǎn)”“地理坐標(biāo)”等元數(shù)據(jù)元素。再次，為適應(yīng)電子文件單套制發(fā)展，《指引》增加了“電子標(biāo)識”“電子文件數(shù)”“備份狀態(tài)”等的元數(shù)據(jù)元素，其中“電子標(biāo)識”記錄了各層級電子文件的唯一代碼，“電子文件數(shù)”記錄了項(xiàng)目、案卷、文件中的單頁電子文件總量。最后，為符合建設(shè)電子檔案的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，符合數(shù)字政府建設(shè)總體要求［10］，《指引》增加了“電子簽名”“電子印章”“電子證照”等元數(shù)據(jù)元素及其子元素（各實(shí)體元數(shù)據(jù)元素如表2）。

表2 各實(shí)體元數(shù)據(jù)元素表（不含子元素）

4. 元數(shù)據(jù)描述方法

《指引》改變了CJJ/T 187—2012采用表格與條文說明相結(jié)合的方法，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化與結(jié)構(gòu)化的方法，對元數(shù)據(jù)元素進(jìn)行描述（如表3所示）。

表3 元數(shù)據(jù)元素描述示例

5. 元數(shù)據(jù)方案的實(shí)施、評估與更新

為促進(jìn)《指引》落地，發(fā)揮其加強(qiáng)建設(shè)電子檔案的全過程管理，保障建設(shè)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，有效記錄描述建設(shè)電子檔案各管理過程的作用，《指引》指出了元數(shù)據(jù)管理的基本要求，并從元數(shù)據(jù)捕獲、創(chuàng)建、保管和存儲、轉(zhuǎn)換和封裝等全過程管理出發(fā)，提出元數(shù)據(jù)管理建議。同時(shí)，《指引》規(guī)定了元數(shù)據(jù)方案的擴(kuò)展方式，用戶在使用過程中可根據(jù)需求對《指引》內(nèi)實(shí)體層級、實(shí)體元素進(jìn)行擴(kuò)展，提升了指引的適用度。建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案需要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)中經(jīng)過實(shí)施、評估與更新方可正式投入使用。在此過程中，建設(shè)電子檔案的管理內(nèi)容和方式可能會隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程加快而變化。如建筑信息模型（BIM）技術(shù)的集成與創(chuàng)新應(yīng)用使得建筑業(yè)與信息化、工業(yè)化深度融合，光學(xué)字符識別（OCR）工作持續(xù)開展使得建設(shè)檔案數(shù)字資源急劇增長等等。因此，元數(shù)據(jù)方案需具備一定彈性，同時(shí)，也需根據(jù)管理實(shí)際工作情況進(jìn)行適應(yīng)性更新。

三、 結(jié)語

地方城建檔案館承擔(dān)著保存“城市記憶”的歷史使命，建設(shè)電子檔案資源建設(shè)和智慧化服務(wù)是城市構(gòu)建智慧治理網(wǎng)絡(luò)體系的重要環(huán)節(jié)。［11］上述目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，離不開對建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理?！吨敢讽槕?yīng)了數(shù)字轉(zhuǎn)型的時(shí)代特征，將在實(shí)施過程中不斷評估并改進(jìn)、完善，為蘇州的智慧城市治理做出貢獻(xiàn)。