探究科技文獻查新報告之質量控制方法

張 勇

（甘肅省科學技術情報研究所，甘肅 蘭州 730000）

1 研究背景

隨著我國科學技術的高速發(fā)展，科研工作與科技服務結合更加緊密、相互支撐，其中科技信息服務能力建設已成為科研工作的重要組成部分。近年來，科研人員對查新機構提供的服務內容和需求正在發(fā)生根本改變，科技查新的主要功能由過去單一提供文獻“鑒證”逐漸向挖掘文獻“數(shù)據(jù)”、助力科學研究延伸，科研人員的需求成為查新工作的關鍵?？蒲腥藛T通過一份查新報告的相關文獻，了解課題領域的研究基礎、發(fā)現(xiàn)最新研究動態(tài)、探索課題發(fā)展趨勢，同時獲取與該項研究相關的其他信息，如：領域主要研究專家，研究機構的國家、地區(qū)分布，研究主題的基金支持情況，以及激活研究思路、助力科研選題，規(guī)避研究風險等。顯然，當下科技查新已經(jīng)被賦予了新的內涵和功能，延展和深化科技查新的服務功能與范圍，提高查新報告的質量成為查新機構工作的要點。所以，查新機構如何創(chuàng)新服務模式，適應新形勢下的科研工作已成為業(yè)界不斷探索的新課題。甘肅省科技查新檢索咨詢中心是科技部認定的一級查新單位，有近30年的查新歷史，據(jù)統(tǒng)計2000—2007年共完成查新項目1 418項[1]，而2021年一年間完成了1 591件，查新課題委托量的急劇增長顯而易見。查新報告是向委托人提供具有鑒證性結論的書面文件，是考核情報咨詢服務質量優(yōu)劣的重要依據(jù)之一，是基于文獻對科研項目涉及的技術、方法、應用等做出的前瞻性評價。探索一種實現(xiàn)查新報告質量控制的路徑和方法，以期創(chuàng)新查新機構綜合管理機制、提高科技服務能力和滿足科研工作對高質量文獻的需求。

2 查新報告質量控制的內涵

查新報告是查新工作的最終表現(xiàn)，是判斷查新工作質量和有效性的標準之一，是查新機構賴以生存和發(fā)展的基礎，按照《科技查新技術規(guī)范》對查新報告結論的規(guī)定，從查新報告質量控制的定義及其在查新工作中發(fā)揮的作用和意義，論述查新報告質量控制的基本內涵。探討在查新目標要素管理的基礎上建立一種基于制度化、標準化、流程化的查新報告質量控制方法，發(fā)揮查新工作在科研工作和科技創(chuàng)新評估工作中的最大價值，使查新這種專業(yè)化信息檢索工作在創(chuàng)新科技管理模式下得到縱深發(fā)展。

2.1 查新報告質量控制的定義

質量即“一組固有特性滿足要求的程度”，查新報告質量的載體不僅包括報告本身，即查新的最終表現(xiàn)，也包括查新過程、查新流程或者它們的組合。而查新報告質量控制即“為達到目標對查新質量的要求所采取的措施”，把查新報告質量控制通俗理解為：通過查新報告形成過程的可視化、可追溯，解決并排除其形成過程的任意階段中可能引起低質、不全面或不滿意效果的因素。查新報告質量控制是以獲取與查新項目相關文獻為目的，利用文獻檢索和情報調研相結合的工作方法，依照檢索結果，通過文獻分析比對，對查新項目的新穎性進行情報信息審查，得出有理論依據(jù)、有科學分析、有方法對比、有鑒證結論的查新報告。

2.2 查新報告質量控制的作用

查新報告質量控制是查新機構創(chuàng)新服務方式的具體實踐。如果把查新機構的管理機制作為一個活動體系，多維度觀察其實施過程中的動態(tài)變化，不難發(fā)現(xiàn)查新報告的質量控制與之相伴，貫穿始終；將查新報告質量控制視為查新機構管理機制中獨立階段的特定活動時，它的作用體現(xiàn)在對正在進行的查新活動施加積極影響的過程。因此，查新報告質量控制在整個查新機構管理體制中處于承先啟后的地位，其作用在于及時發(fā)現(xiàn)并采取有效措施，消除存在于查新工作各階段中可能導致由于管理效果偏離既定目標的因素，使其客觀、真實地反映目標狀況。因此，查新報告質量控制具有“發(fā)現(xiàn)、糾錯、影響”的特殊功能。

2.3 查新報告質量控制的目的和意義

由以上分析可以得出：查新報告質量控制的基本目的在于發(fā)現(xiàn)查新過程中存在于各個階段內不符合《科技查新規(guī)范》、未按委托項目需求，可能引起查新結果不合格的各種不利因素，旨在通過預警、糾錯、影響等手段，向委托人提供高質量、高水平、全面地證明目標新穎性的評價文獻，滿足科研工作對科技信息的需求，以此帶動查新機構服務模式的改革，促進科技服務體制的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4 查新報告質量控制的基本內涵

查新報告質量控制是質量管理體系在情報咨詢領域的具體化、實踐化?；谝陨险撌觯鋬群梢岳斫鉃椋阂浴犊萍疾樾乱?guī)范》為指導，對查新全過程施加干預和影響以保證其結果滿足目標需求。其中包含：保證查新機構服務活動的規(guī)范程度滿足行業(yè)標準；質量控制主體既包括查新的最終結果，也包括查新的實踐過程、體系或者它們的組合，還包括直接參與查新，影響最終結果形成的人和事物。

3 查新報告質量控制的路徑

查新報告是整個查新工作的結果，其質量的優(yōu)劣程度直接影響到查新報告結論的準確性。在“全面”“準確”“快速”檢索原則引導下，探索實現(xiàn)查新報告質量控制的路徑非常必要。這一路徑由獲取影響查新報告質量的相關指標及開展指標之間關聯(lián)性判斷的方法組成。

3.1 采用文獻計量法獲取指標

從研究的角度，通過設定關鍵詞“科技查新、報告、質量控制、指標”選擇Cnki數(shù)據(jù)庫，設定檢索時間為2010—2021年6月31日，進行檢索，共檢到相關文獻170篇，甄選密切相關文獻9篇進行分析研究。武茹[2]從查新工作的不同角度提出委托單、數(shù)據(jù)庫、查新人員等是影響查新報告質量的因素，建議采取加強與委托人交流、充實文獻資源，合理選擇數(shù)據(jù)庫、提高查新人員綜合素質等策略。張萌等[3]提出通過嚴格查新程序、完善信息資源等方面對技查新的進行質量控制，李鵬[4]提出“查新結論”影響因素論，建議把握客觀性、公正性、準確性三個硬性指標，客觀反應所檢文獻的原始面目，對國外查新建議采用Dialog、STN、ORBIT、OCLC、DataStar等數(shù)據(jù)庫。通過文獻計量法分析表明，趙南和韓冬梅[5]指出為避免主觀因素對查新結果影響，應設置兩名及以上獨立核查員，在出具查新報告前分別對報告中的內容進行審核，利用互補互查降低主觀因素對報告的影響力。由此以查新機構管理制度、查新流程、文獻數(shù)據(jù)庫、查新+審核機制等具有科學、嚴謹、明晰的要素特征成為具備良好操作性的指標。

3.2 從實際工作中總結指標

采用查新報告形成過程中的參與者提出的建議作為指標。查新人員（泛指受理、流程、查新、審核等工作人員）是查新工作的實踐者，其行為貫穿于整個查新流程，是影響查新報告質量的關鍵因素。查新人員在長期的工作中積累了豐富的經(jīng)驗,對避免理解技術要點出現(xiàn)偏差、檢索相關文獻漏檢誤檢，以及分析判斷查新結論有無明顯失準等情況有獨到的認識?；诨ヂ?lián)網(wǎng)平臺的專家咨詢方式（甘肅省科技廳科技成果專家?guī)欤浹a了查新人員由于知識面局限與專業(yè)不對口對查新結果產生的影響。委托人是查新結論的使用者，是評價查新報告是否滿足科研需求的主體，其對查新工作的建議具有客觀性和建設性。具體為：采用EXCELL表格，統(tǒng)計出每個查新人員羅列的認為影響查新報告質量控制的相關指標；通過現(xiàn)場查新、歷史課題抽檢、內部技術交流會、委托人互動等多種形式，聽取查新人員對擬征用指標的意見和其對動態(tài)指標的理解；采集基于咨詢專家經(jīng)驗視角的特色指標，通過比較評估以往專家咨詢意見對查新結果的影響，遴選出基于不同學科、不同領域、不同研究對象來自專家意見的影響因子，選擇具有行業(yè)或領域特點的相關指標。

3.3 確定指標

通過以上研究，得出考核查新報告質量的“指標”，利用Spss軟件，進行上下級指標、同層指標以及權重指標的分層和賦值。所選指標既是查新工作質量控制的因子，也是評價文獻查新工作績效的量度，因此，確定查新報告質量評價指標是做好其質量控制的前提和基礎。正確設定質量控制指標的關鍵，在于找準可解決問題的指標，明確單一指標的屬性，以及指標之間的相關性，并使查新報告和評價指標在遵從《科技查新規(guī)范》與符合委托人需求兩方面達成一致和平衡。這些從管理制度和工作流程等層面設置的評價指標始終貫穿于查新工作的全過程，對查新起到事半功倍的效果，見下表1。實現(xiàn)查新報告，包括查新點質量、檢索質量、選取相關文獻質量、報告撰寫質量等的全面管控。

4 構建質量控制機制

從廣義講，查新報告質量控制是人才、資金、資質、數(shù)字信息技術等融合相互作用的過程，直接反映查新機構的基礎質量、環(huán)節(jié)質量和終末質量。查新委托項目涉及領域廣泛，幾乎涵蓋了全部重要學科領域。查新報告質量控制機制就是建立系統(tǒng)的管理制度、制定科學的查新流程和開發(fā)全面的查新系統(tǒng)。

4.1 建立查新機構管理制度

自2000年《科技查新機構管理辦法》和《科技查新規(guī)范》發(fā)布，至今已有二十多年，期間，科技文獻查新工作有了質的飛躍[6]，查新機構積累了大量的經(jīng)驗。查新機構可依工作經(jīng)驗，對查新管理制度進行頂層設計，制定出有關科技查新規(guī)范的相關細則、制度，如：文獻查新與情報檢索規(guī)范、文獻查新與情報咨詢技術細則、查新人員工作手冊、查新項目回訪調查制度、人員培訓制度、查新平臺及數(shù)據(jù)庫使用規(guī)范、報告書審核制度、專家咨詢制度、績效考核制度等。

4.2 實現(xiàn)查新流程標準化

以查新報告質量考核指標為指引，在查新機構相關管理制度下，以實現(xiàn)查新流程標準化為目標，制定查新標準化流程。主要包括委托形式的標準化、檢索過程的標準化、撰寫報告的標準化、出具材料的標準化等方面。該流程（見下圖1）在實踐中得到了較好地執(zhí)行，為流程的標準化奠定了基礎。

圖1 查新業(yè)務流程圖

4.3 采用查新報告復檢、反饋意見登記

隨機抽取已完成查新報告，另選查新員、審核員作為實驗組，在查新報告質量控制指標指引下對原報告進行復檢，對比前后結果的差異，旨在發(fā)現(xiàn)影響查新報告質量的主觀因素。委托人反饋意見是委托人對查新報告理應達到某種水平的期望，對查新報告做出的特定評價（假定目標期望是正確的）。將反饋意見備案存檔并作為評價查新報告質量的條件之一，由此可以獲得導致查新報告結論偏離目標期望的客觀因素，達到優(yōu)化現(xiàn)有管理制度和查新流程的目的。

4.4 利用科技情報檢索評價管理系統(tǒng)

甘肅省科學技術情報研究所運用先進的信息技術，為方便查新機構進行規(guī)范化管理，開發(fā)了“甘肅省科技情報檢索（成果評價）中心”系統(tǒng)，其中包括科技查新管理系統(tǒng),見圖2，該系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)，集委托、合同、任務、數(shù)據(jù)處理、資料存檔、統(tǒng)計、查詢于一體的綜合性業(yè)務平臺；集文獻查新、情報檢索、成果評價等為一體的智能化系統(tǒng)。其文獻查新功能包含：課題委托、網(wǎng)上受理、繳費、課題檢索、查新報告打印等，使查新業(yè)務流程實現(xiàn)了網(wǎng)絡化、數(shù)字化、自動化、標準化，為查新報告的質量管控工作提供了強大的技術支持。

圖2 甘肅省科技情報檢索評價管理系統(tǒng)

4.5 完善查新數(shù)據(jù)庫

筆者總結常用查新數(shù)據(jù)庫使用情況，見表2。科學利用不同數(shù)據(jù)庫，資源共享和協(xié)同創(chuàng)新已成為科技查新發(fā)展的方向，文獻數(shù)據(jù)庫是進行查新工作的基本保障。近年來，查新工作縱深發(fā)展對查新數(shù)據(jù)庫的建設提出了新的要求，集成多種數(shù)據(jù)庫、適宜操作的中文檢索平臺成為一種需求，它可以使查新員提高查新效率、影響查新報告的質量。甘肅省科學技術情報研究所開發(fā)的“甘肅科技文獻共享平臺”成為科技文獻查新的信息資源中心，它集傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫清華同方、重慶維普、北京萬方、FARS外文學術資源、外文館藏期刊以及國研網(wǎng)、產品樣本庫為一體，提供CSCD、CSTPCT等科研工具和包括二次文獻、全文下載、原文傳遞、知識圖譜等功能，為查新工作者提供高效獲取基礎文獻的保障，如圖3。

表2 科技查新國內外基本數(shù)據(jù)庫

圖3 甘肅科技文獻共享平臺

5 結語

查新報告的質量是查新工作的生命，查新報告只有客觀、公正、準確，才能成為具有鑒證性的客觀依據(jù)。通過以上分析，了解查新報告質量控制的重點，明確了實現(xiàn)查新報告質量控制的路徑，建立了查新報告質量評價機制。使查新人員提前識別影響查新結果的風險因素，增加對查新活動的過程及效果實施質量控制的能力。