基于信息生態(tài)理論的中科院資源計劃項目（ARP）構(gòu)建成效影響因素研究

■ 劉東峰

中國科學院大學經(jīng)濟與管理學院 北京 100190

0 引言

管理信息系統(tǒng)既承載著現(xiàn)代管理思想，也承載著信息化發(fā)展最新成果，如此優(yōu)勢已使其廣泛地應用到社會多個領(lǐng)域。管理信息系統(tǒng)之所以備受矚目，是因為它利用信息技術(shù)，生成了高質(zhì)、高效的信息，提高了使用者分析、判斷和決策能力，滿足了使用者的需求。因此，任何管理信息系統(tǒng)構(gòu)建成效，不僅受到軟硬件設(shè)備的影響，還受到所產(chǎn)生信息的質(zhì)量、使用者利用系統(tǒng)程度等因素的影響。

中國科學院資源計劃項目（Academy Resource Planning,ARP）是中國科學院按照企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning,ERP）的原理構(gòu)建的科研管理信息系統(tǒng)。這一系統(tǒng)利用信息化設(shè)備處理科研管理事務，目的是提高科研資源利用效率，提升科研管理水平。經(jīng)過10余年發(fā)展，ARP 軟硬件不斷完善、模塊不斷增加、信息處理能力不斷提升，對科研管理工作的支撐不斷增強。伴隨ARP 的發(fā)展，相關(guān)研究從不同角度予以關(guān)注，如提出ARP 輔助決策的模型[1]，探討數(shù)據(jù)質(zhì)量提升路徑[2]，以及就人力[3]、財務[4][5]等模塊發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出建議等等，但此類研究多從軟硬件建設(shè)、業(yè)務流程角度尋找提升ARP構(gòu)建成效的路徑，把ARP看作獨立的系統(tǒng)。

管理信息系統(tǒng)的目的是充分利用信息化條件支撐人的決策、滿足人的需要，因此管理信息系統(tǒng)無法脫離人、信息環(huán)境等因素而獨立存在。已有的ARP 研究中，尚未見到從人、信息環(huán)境等角度來綜合判斷其構(gòu)建成效，本研究利用信息生態(tài)理論，把ARP放入“人”、“信息”和“信息環(huán)境”三者交互影響的視角里，通過問卷調(diào)研等實證研究，探究ARP 構(gòu)建成效的重要影響因素，進而提出ARP構(gòu)建的優(yōu)化建議。

1 理論分析及研究假設(shè)

關(guān)于管理信息系統(tǒng)的發(fā)展早有研究。1973年，諾蘭（Nolan）提出了諾蘭階段模型，并于1980年對模型作進一步完善，提出了成長“六階段”（起步、擴展、控制、集成、信息管理和成熟）和增長“六要素”（計算機硬軟件資源、應用方式、計劃控制、在組織中的地位、領(lǐng)導模式、用戶意識）[6]。米切（Mische）在諾蘭模型的基礎(chǔ)上，提出了企業(yè)綜合信息技術(shù)應用連續(xù)發(fā)展的“四階段”（起步、增長、成熟和更新）和“五特征”（技術(shù)狀況、代表性應用和集成程度、數(shù)據(jù)庫和存取能力、信息技術(shù)融入企業(yè)文化、全員素質(zhì)及態(tài)度和信息技術(shù)視野面）的“米切模型”[7]。事實上，在早期關(guān)于管理信息系統(tǒng)的研究中，已充分考慮組織支持、企業(yè)文化、用戶意識等因素的影響。

信息生態(tài)學是由信息學和生態(tài)學發(fā)展而來的交叉學科，該理論從“人”、“信息”和“信息環(huán)境”的角度分析問題，涵蓋了以往管理信息系統(tǒng)的影響因素，為管理信息系統(tǒng)研究打開了新的視角，也為ARP 研究提供了新思路。

1.1 信息生態(tài)的基本構(gòu)成

“信息生態(tài)學”是上世紀中后期發(fā)來而來的新興學科。1989年，德國學者卡普羅（Rafael Capurro）在其《信息生態(tài)學進展》中，對信息生態(tài)進行了初步研究，提出了“信息污染”、“信息平衡”、信息富有和貧困社會之間的“數(shù)字鴻溝”問題[8]。1997年，美國學者達文波特（T. H.Davenport）與普魯薩克（L.Prusak）提出了微觀層次的信息生態(tài)學觀點，結(jié)合多種信息管理理論來分析信息環(huán)境中人與組織間的關(guān)系[9]。進入本世紀，國外學者們更多地關(guān)注信息生態(tài)學的具體應用。2001年，德特勒（B.Detlor）通過對公司員工的調(diào)查，研究了信息環(huán)境對電子商務的影響進行研究，建議公司應設(shè)立專門委員會來督促電子商務的開發(fā)，同時應對工作人員專門的培訓[10]。2014年，瓦西里歐（Vasiliou）等人將信息生態(tài)看作一個整體，通過分析、構(gòu)建信息流來探討“信息空間”中的合作學習行為[11]。學者們對“信息生態(tài)”有多種界定，李美娣研究認為信息生態(tài)包括“信息、生命體及其周圍環(huán)境”[12]。陳曙則認為信息生態(tài)包括“信息、主體和環(huán)境”[13]。

伴隨網(wǎng)絡信息化的迅疾發(fā)展，“信息生態(tài)”理論已廣泛應用到諸如信息環(huán)境[14]、輿情應對[15][16]、人才培養(yǎng)[17]及智庫建設(shè)[18]等方面。本研究認為，信息生態(tài)有關(guān)研究是在信息化獲得大發(fā)展的時代背景下，考慮人的生存和發(fā)展而逐步興起。可以說，人是信息生態(tài)的主體[19]，其既要獲取信息滿足自身需要，又要發(fā)出信息能動地改變著周圍信息環(huán)境乃至整個社會。信息雖尚未形成統(tǒng)一概念，但從其作用來說，它對人的思想、行為產(chǎn)生影響。信息環(huán)境是人與信息間相互作用的空間，該空間中的軟件（如信息傳遞規(guī)范）和硬件（如技術(shù)設(shè)備）直接影響著人和信息。據(jù)此，信息生態(tài)是人、信息以及信息環(huán)境間相互作用、相互影響的自組織狀態(tài)，其基本構(gòu)成要素包括人、信息和信息環(huán)境3部分。

1.2 科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建影響因素

信息生態(tài)包括人、信息和信息環(huán)境等3 部分。科研管理信息系統(tǒng)作為信息管理平臺，必然受到信息生態(tài)的3 個組成部分的影響。對于每部分所包含的具體因素，本研究采用文獻計量方法進行查找。

本研究在中國知網(wǎng)以“科研管理信息化”和“科研管理數(shù)字化”為主題進行文獻檢索，時間范圍是2009年1月1日至2019年11月30日。對搜索到的文獻，本研究作進一步篩選，納入標準是：研究對象為科研機構(gòu)或高校；研究內(nèi)容為科研機構(gòu)或高校整體性、全面性管理中的信息化或數(shù)字化情況；文獻被引用超20次。排除標準是：研究對象為企業(yè)、醫(yī)院以及高職院校等非典型科研機構(gòu)；研究內(nèi)容為科研管理中具體業(yè)務（如財務、人事、檔案、項目管理等），或為網(wǎng)絡構(gòu)建、程序設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)等信息工程內(nèi)容。

經(jīng)過上述篩選，本研究從剩余文獻查找了科研管理信息系統(tǒng)發(fā)展影響因素并賦予代碼（表1），分別歸入“人”、“信息”和“信息環(huán)境”3類；此外，文獻中有關(guān)“管理信息系統(tǒng)構(gòu)建成效”包括3項內(nèi)容，即提升互聯(lián)網(wǎng)對工作的重要性、提升支撐決策能力和提高工作效率。

表1 從文獻查找的科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建影響因素

1.3 ARP構(gòu)建影響因素研究假設(shè)

已有研究多是將ARP 看作獨立個體，尚未考慮人、信息環(huán)境等對其產(chǎn)生的影響。本研究將ARP放在人、信息和信息環(huán)境所營造的信息生態(tài)中尋找影響其構(gòu)建成效的影響因素?；谖墨I查找到的科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建影響因素，本研究認為這些影響因素同樣適用于ARP系統(tǒng)，同時本研究假設(shè)：

（1）人、信息和信息環(huán)境三者相互產(chǎn)生正向影響。

（2）人、信息和信息環(huán)境三者均對ARP 構(gòu)建成效產(chǎn)生正向影響。

（3）ARP 本質(zhì)是一個管理信息系統(tǒng)，目的是滿足使用者需求，因此及時聽取使用者的意見將對其構(gòu)建成效產(chǎn)生重要影響。

2 實證研究

為進一步通過實證了解ARP構(gòu)建成效，本研究采用李克特（Likert）五級量表法設(shè)計了“ARP 構(gòu)建成效”調(diào)研問卷，該問卷對上述查找出的每個影響因素都設(shè)計了相應題項，如：“信息獲取便捷程度（X1）”相應題項內(nèi)容是“可以通過電腦、手機或是Pad 輕松瀏覽ARP 網(wǎng)頁”。接受調(diào)查人員對該題項的選擇分五級，分別是“非常同意”（5）、“同意”（4）、“一般”（3）、“不同意”（2）和“非常不同意”（1）。

本問卷發(fā)放對象限定在中科院內(nèi)部，首選中科院下屬研究院所的科研部門和管理部門等熟悉ARP的人員，此外也向其他人員發(fā)放。經(jīng)統(tǒng)計，本次調(diào)研共收回問卷419 份，經(jīng)過整理、核對，最終得到408 份有效問卷。其后，本研究利用SPSS 軟件對相關(guān)數(shù)據(jù)進行了信效度、相關(guān)和逐步回歸分析。

2.1 信效度分析

本研究首先對各影響因素進行分析，在刪除X1、X2、X7、H1、H4 項后，結(jié)果（表2）顯示：樣本中人、信息、信息環(huán)境等3 方面因素的α 系數(shù)分別是0.805、0.949 和0.935，說明信度質(zhì)量高。α 系數(shù)較低的是“ARP 構(gòu)建成效”，為0.678，但其信度系數(shù)值高于0.6，信度質(zhì)量可以接受。整體來說，各方面的信度系數(shù)可以用于進一步分析。

其后，本研究使用KMO 和Bartlett 檢驗對表2 中的影響因素進行效度驗證，從表3 可以看出KMO 值為0.941（大于0.8），說明研究數(shù)據(jù)效度非常好。

表2 信度分析結(jié)果

表3 KMO 和Bartlett 的檢驗

2.2 人、信息和信息環(huán)境間的關(guān)系及其對“ARP 構(gòu)建成效”的影響

根據(jù)信息生態(tài)理論，人、信息和信息環(huán)境三者之間相互影響，共同形成了相互作用的自組織狀態(tài)。本研究將經(jīng)過信效度分析所剩的R1、R2 組成潛變量“人”，將X3、X4、X5、X6 組成潛變量“信息”，將H2、H3、H5、H6 組成潛變量“信息環(huán)境”，然后利用相關(guān)分析去研究3 個潛變量之間的相關(guān)關(guān)系。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，人和信息之間的相關(guān)系數(shù)值為0.682，人和信息環(huán)境之間的相關(guān)系數(shù)值為0.632，信息和信息環(huán)境之間的相關(guān)系數(shù)值為0.765，而且均呈現(xiàn)0.01水平顯著性。據(jù)此，人、信息和信息環(huán)境等3個潛變量相互之間有著顯著的正相關(guān)關(guān)系。

同時，利用線性回歸分析，將人、信息、信息環(huán)境三者中任意兩者選為自變量，第三者為因變量進行分析，三者之間互相呈現(xiàn)出顯著的正向影響關(guān)系，證明了假設(shè)1。

此外，將人、信息和信息環(huán)境等3個潛變量作為自變量，而將“ARP 構(gòu)建成效”作為因變量進行線性回歸分析，可發(fā)現(xiàn)人的回歸系數(shù)值為0.592(p=0.000)，信息的回歸系數(shù)值為0.778(p=0.000)，信息環(huán)境的回歸系數(shù)值為0.758(p=0.000)，意味著人、信息和信息環(huán)境會對“ARP構(gòu)建成效”產(chǎn)生顯著的正向影響關(guān)系，證明了假設(shè)2。

2.3 “ARP構(gòu)建成效”影響因素回歸分析

本研究通過使用皮爾遜相關(guān)系數(shù)進行研究（表4）顯示，“ARP 構(gòu)建成效”和R1, R2, X3, X4, X5, X6, H2, H3,H5,H6共10項之間有著顯著的正相關(guān)關(guān)系。

表4 “ARP構(gòu)建成效”影響因素相關(guān)性分析

其后，通過逐步回歸（表5）可以看出，將R1、R2、X3、X4、X5、X6、H2、H3、H5 和H6 作為自變量，而將“ARP 構(gòu)建成效”作為因變量進行逐步回歸分析，經(jīng)過模型自動識別，最終剩下R2、X3、X5、X6、H2 和H3 共6 項在模型中，R 方值為0.764，意味著R2、X3、X5、X6、H2 和H3 可以解釋“ARP 構(gòu)建成效”的76.4%變化原因。同時，模型通過F 檢驗（F=215.999，p=0.000＜0.05），說明模型有效。模型公式為：ARP 構(gòu)建成效=0.679 + 0.125*R2 +0.118*X3 + 0.148*X5 + 0.188*X6 + 0.075*H2 +0.191*H3。針對模型的多重共線性進行檢驗，得到模型中VIF 值均小于5，意味著不存在共線性問題。德賓-沃森(D-W)檢驗值在數(shù)字2 附近，說明模型不存在自相關(guān)性，樣本數(shù)據(jù)之間并沒有關(guān)聯(lián)關(guān)系。

表5 “ARP構(gòu)建成效”影響因素逐步回歸分析結(jié)果

總結(jié)上述分析可知：

R2（對應問卷題項：ARP 客服人員對用戶意見的回復認真負責）、X3（對應問卷題項：ARP 中的信息質(zhì)量滿足需求）、X5（對應問卷題項：ARP 中的信息共享程度滿足需求）、X6（對應問卷題項：ARP 中的信息標準化程度滿足需求）、H2（對應問卷題項：所在單位的信息化培訓有成效）、H3（對應問卷題項：信息化建設(shè)能及時聽取、吸納本單位職工的意見）等6個因素會對“ARP提升管理效率”產(chǎn)生顯著的正向影響關(guān)系。其中，H3 對“ARP 構(gòu)建成效”產(chǎn)生顯著的正向影響關(guān)系，證明了假設(shè)3。

3 結(jié)論與建議

3.1 相關(guān)結(jié)論

（1）本研究依據(jù)信息生態(tài)理論尋找ARP構(gòu)建成效的影響因素，驗證結(jié)果顯示：人、信息、信息環(huán)境對ARP 的構(gòu)建均產(chǎn)生影響。以往把ARP 作為獨立的系統(tǒng)去研究和構(gòu)建，割裂了ARP與用戶及整個信息環(huán)境的關(guān)系。提升ARP構(gòu)建效果的方式方法，理應從人、信息、信息環(huán)境三者交互的視角中考慮。

（2）真正實現(xiàn)科研管理“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”，不僅需要外在的信息化設(shè)備，更關(guān)鍵的是本質(zhì)轉(zhuǎn)型，即實現(xiàn)信息技術(shù)與科研管理業(yè)務的完全融合?；诖耍珹RP 助力科研管理、提升科研效率，應為科研機構(gòu)工作人員（包括科研人員和管理人員）提供項目、財務、人事、資產(chǎn)、規(guī)劃、監(jiān)督等方面標準、規(guī)范的數(shù)字內(nèi)容。

（3）在信息支撐決策的同時，ARP 能否為使用者提供解疑釋惑的便利條件，是這一信息化系統(tǒng)可否發(fā)揮作用的重要因素。在信息設(shè)備競爭激烈、推陳出新的形勢下，ARP不斷吸引使用者需要ARP客服及時與使用者溝通，這既是方便使用者工作，也是在提升使用者的滿意度和忠誠度。

（4）提升培訓效果對科研管理信息化起到重要推動作用。通過持續(xù)有效、適應工作人員實際需要的信息化培訓，可使科研單位各類人員迅速掌握管理信息系統(tǒng)的使用方式和技巧、享受新系統(tǒng)帶來的便利，進而推進科研信息系統(tǒng)的普及。

（5）科研機構(gòu)能否及時吸納工作人員的信息化意見對ARP 建設(shè)有重要影響。ARP 系統(tǒng)是中科院信息化建設(shè)的重要組成部分，其核心是為“人”，即為全體工作人員服務，要達到此目的，首先要做到的是了解工作人員的需要，聽取、采納他們的意見和建議。

3.2 ARP構(gòu)建優(yōu)化建議

（1）提升ARP 數(shù)據(jù)的質(zhì)量、共享程度及標準化。ARP 源自ERP，ERP 的目的是解決企業(yè)大量的信息處理問題、輔助企業(yè)管理決策。ARP 的本質(zhì)是科研管理信息系統(tǒng)，目的是輔助科研管理決策。依據(jù)諾蘭關(guān)于管理信息系統(tǒng)成長的“六階段”和米切關(guān)于企業(yè)綜合信息技術(shù)應用連續(xù)發(fā)展的“四階段”，當前ARP 建設(shè)仍處在財務、資產(chǎn)、人事等具體模塊構(gòu)建階段。在各類管理信息系統(tǒng)層出不窮、相互競爭愈加激烈的情況下，ARP 應及時、充分利用多年來在財務、公文、人事、國際合作等方面的積累，盡快尋求信息標準化的途徑和方法，更好支撐中科院決策之需。

（2）提升ARP客服能力。ARP支撐科研機構(gòu)工作人員的日常決策需求，這種支撐的首要特征是及時、方便和快捷。ARP 發(fā)展已有多年，用戶數(shù)量持續(xù)提升。各類使用人員的需求差異化較大，從具體操作、模塊流程到未來發(fā)展目標，各類別、各層次問題不斷產(chǎn)生。因此，除了加強基礎(chǔ)軟、硬件建設(shè)外，在日常服務、滿足需求、消解疑問等方面，ARP 要提升客服能力，時時了解使用者的疑問并及時解答。這既是為使用者提供便利，也是吸引使用者更多地使用ARP。

（3）提升各級單位對ARP的支持和建設(shè)力度。中科院各下屬單位作為獨立法人，在支持ARP建設(shè)方面有著主動權(quán)?；诖?，中科院各單位領(lǐng)導層要帶頭使用ARP，通過親歷ARP 功效形成單位ARP 應用整體環(huán)境，帶動更多人使用ARP。同時，各單位應鼓勵全員參與，讓員工了解ARP對自身管理變革的重要意義，鼓勵員工發(fā)表意見并及時予以采納。在獲得廣泛支持后，院屬單位設(shè)定具體、可行的ARP 發(fā)展目標，圍繞目標制定整體和階段性發(fā)展計劃，配備有執(zhí)行力的團隊予以完成。在此過程中，各類人員將及時發(fā)現(xiàn)ARP 不足并予以改進，促進ARP不斷優(yōu)化。綜上，通過全員參與、設(shè)定目標、領(lǐng)導帶動、激勵支持等，中科院將以ARP實現(xiàn)管理變革，持續(xù)提升科研管理的效率和水平。