多支醫(yī)療隊組建抗疫聯(lián)合體的信息化支持實踐與思考

蔡宏偉 ,李 飛 ,任福樂 ,張?zhí)锵?,胡婷婷 ,段合真 ,李寶珍,李燕姿,韓建峰

(1.西安交通大學(xué)第一附屬醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息部,陜西西安 710061;2.西安市胸科醫(yī)院信息科,陜西西安 710100;3.西安交通大學(xué)第一附屬醫(yī)院黨院辦,陜西西安 710061;4.西安交通大學(xué)第一附屬醫(yī)院醫(yī)務(wù)部,陜西西安 710061)

2021年底,由新型冠狀病毒德爾塔變異株導(dǎo)致的新冠肺炎(簡稱新冠)在西安市迅速蔓延[1-2],陜西省緊急征調(diào)多支醫(yī)療隊,共同組建多個臨時抗疫聯(lián)合體,開展新冠肺炎救治工作。西安交通大學(xué)第一附屬醫(yī)院(以下簡稱“交大一附院”)受命援助西安市胸科醫(yī)院。西安市胸科醫(yī)院是原來的結(jié)核病定點收治醫(yī)院,經(jīng)過對原來病區(qū)的改造,共設(shè)置新冠病區(qū)16個,其中收治本土新冠患者病區(qū)14個,床位694張;收治境外新冠患者病區(qū)2個,床位115張;重癥病區(qū)1個,床位30 張。在原胸科醫(yī)院的基礎(chǔ)上,先后有來自30余家醫(yī)療機構(gòu)的1 200余名援助人員趕赴西安市胸科醫(yī)院,對其醫(yī)療工作進(jìn)行整建制接管[3]。這些援助人員分散居住在西安市15家酒店。

多支援助醫(yī)療隊與原胸科醫(yī)院留守工作人員組成“抗疫聯(lián)合體”,共同應(yīng)對以西安市為主的此輪疫情。由于聯(lián)合體的人員來自不同醫(yī)院,在業(yè)務(wù)水平、抗疫經(jīng)驗、管理習(xí)慣上都有較大差異,因此,各團隊間的協(xié)同工作是一個難題[4]。如果不能協(xié)調(diào)一致,則有可能形成事倍功半的局面,進(jìn)而影響整體的抗疫效果。

醫(yī)療工作是抗疫的主體工作,但抗疫絕不僅僅只有醫(yī)療工作。其他輔助但也很重要的工作還包括防疫物資的調(diào)撥分配[5],工作人員的住宿、餐飲、健康監(jiān)測及交通運輸(主要指住宿酒店與醫(yī)院之間的運輸),各種數(shù)據(jù)的采集和上報,感染防控培訓(xùn)與監(jiān)督,新到醫(yī)療隊隊員的系統(tǒng)賬號的開立、停用以及系統(tǒng)使用培訓(xùn),抗疫聯(lián)合指揮部內(nèi)部各單位以及與上級相關(guān)部門之間的溝通交流等[6]。

在抗疫實踐過程中,我們走過一些彎路;也有一些問題短期無法解決,作出了妥協(xié),但最終在有較多不確定性的條件下,通過快速試錯調(diào)整,構(gòu)建了一套運行基本順暢的信息支持管理體系,這為今后應(yīng)對類似的情況積累了經(jīng)驗。

1 對組織體系的信息支持

由于隊員來自多個單位,而且是動態(tài)變化的,不斷有新隊伍的加入、老隊伍的退出,以及聯(lián)合體工作人員的輪崗等?？挂呗?lián)合體的實際人數(shù)是必須首先解決的問題。人員來自多個單位,不同單位的人員之間不熟悉,管理流程不順暢。因此,需要盡快建立組織及規(guī)范的流程,摸清人員底數(shù),掌握人員動態(tài)。

1.1 建立指揮機構(gòu)

首先成立了“抗疫聯(lián)合指揮部”。指揮部由交大一附院牽頭,成員包括原西安市胸科醫(yī)院院領(lǐng)導(dǎo)以及各援助醫(yī)療隊帶隊隊長。指揮部下設(shè)3 個管理組:“綜合管理組”“臨床管理組(醫(yī)療/護理/感控)”“綜合保障組”。每個管理組設(shè)組長,其中臨床管理組下轄17個病區(qū),每個病區(qū)設(shè)立主任和護士長。

1.2 規(guī)范醫(yī)療隊伍及援助人員的進(jìn)出流程

在新建立的組織架構(gòu)中,進(jìn)一步明確各部門主管負(fù)責(zé)人。新到人員通過一個標(biāo)準(zhǔn)的注冊登記流程被分配到構(gòu)建好的組織架構(gòu)中。建立了完備的新到人員報到流程、隊員離隊流程及返崗隊員歸隊流程(圖1～圖3),以保證抗疫聯(lián)合指揮部掌握人員變化及每個人由哪個部門進(jìn)行管理。

圖1 援助醫(yī)療隊員的入隊流程Fig.1 The process of medical team members’joining the consortium

圖2 援助醫(yī)療隊員的離隊流程Fig.2 The process of medical team members’leaving the consortium

圖3 返崗隊員歸隊流程Fig.3 The process of medical team members’returning to the consortium

1.3 建立線上培訓(xùn)及信息共享支持

建立了一個虛擬的企業(yè)微信群,在群內(nèi)進(jìn)行各種培訓(xùn)視頻(如感控預(yù)防培訓(xùn)、信息系統(tǒng)使用培訓(xùn)及專業(yè)知識講座)的分享,發(fā)送各種通知,以及填報表格的提醒。

1.4 建立工作人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表并確保每日健康監(jiān)測精確到人

在感染高危條件下工作,掌握抗疫聯(lián)合體中每名工作人員的健康狀態(tài)非常重要,但是,做到信息采集全、采集準(zhǔn)卻有相當(dāng)大的難度。一是由于人員數(shù)量多而不斷變動,二是監(jiān)測項目較多。我們通過組織管理和采集工具兩個方面入手解決這個問題。組織上,每個病區(qū)負(fù)責(zé)本病區(qū)所有工作人員健康信息上報的監(jiān)督。行政部門以及原胸科醫(yī)院各單設(shè)一個健康監(jiān)測專員,對本部門信息上報的完整性進(jìn)行監(jiān)督。在工具上,統(tǒng)一使用企業(yè)微信的“收集表”功能制作小程序,采集信息包括“目前所在科室、姓名、性別、年齡、崗位類別、手機號、原工作單位、可疑接觸史或流行病學(xué)史、體溫、可疑呼吸道癥狀、是否進(jìn)入高風(fēng)險區(qū)域、健康碼顏色、24 h核酸結(jié)果、所住酒店名稱及房間號”。每日晚20:00到次日晚20:00為1個上報周期。通過以上措施,并結(jié)合與隊員入隊和離隊流程管控,實現(xiàn)了全面、準(zhǔn)確、周期性采集每個工作人員的健康信息。

2 醫(yī)療業(yè)務(wù)的信息支持

在疫情期間的信息系統(tǒng)支持類似于對日常醫(yī)療業(yè)務(wù)的支持,一個重要工作是為醫(yī)護人員開立HIS系統(tǒng)賬號進(jìn)行授權(quán)[7],同時對新到隊員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn),培訓(xùn)工作主要通過錄制的小視頻進(jìn)行。由于醫(yī)療隊入場時,病區(qū)已經(jīng)開始收治新冠患者,病房為污染區(qū);有的病區(qū)沒有規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)口以及視頻監(jiān)控點,如果現(xiàn)場對污染區(qū)再進(jìn)行改造,則難度較大。而若在污染區(qū)安裝和調(diào)試設(shè)備,工程師需要穿著隔離衣進(jìn)入,但是穿脫隔離衣以及感染預(yù)防操作有較強的專業(yè)性,一旦穿脫隔離衣不規(guī)范,則可能是形成院內(nèi)感染的一個風(fēng)險點[8]。

胸科醫(yī)院未建設(shè)全院級別的WIFI,在污染區(qū)的移動護理工作站采用了“移動通信卡+VPN 通道”的方式接入醫(yī)院內(nèi)網(wǎng),該連接方式限制了系統(tǒng)的可擴展性和可維護性。如果提前建設(shè)了覆蓋全院的無線網(wǎng)絡(luò)以及云桌面系統(tǒng),醫(yī)院所有終端和軟件系統(tǒng)就可以通過遠(yuǎn)程方式進(jìn)行維護,對醫(yī)療業(yè)務(wù)的信息支持會更高效。

在抗疫過程中,由于醫(yī)療隊換崗、撤出及病區(qū)的合并等原因,大量患者的病歷由多個醫(yī)生完成,還有很多涉及轉(zhuǎn)科。但是在最后提交病歷時,會發(fā)現(xiàn)歷史病程中有錯誤需要修正。按照病歷書寫基本規(guī)范的要求,病歷的錯誤應(yīng)由原來撰寫該病歷的醫(yī)生來修改。在疫情情況下,此時原撰寫該病歷的醫(yī)生已經(jīng)撤離。在具體執(zhí)行中,是通過患者現(xiàn)在所在病區(qū)相關(guān)人員申請后,由質(zhì)控科審批,信息科重置原用戶密碼,使用原用戶登錄進(jìn)行病歷修改,同時保留修改痕跡。今后在特殊情況下,可以設(shè)計一個特殊權(quán)限的用戶角色來執(zhí)行這一操作,以簡化流程,并保留修改痕跡。

3 數(shù)據(jù)上報的信息支持

疫情變化及患者救治是社會和上級管理部門的關(guān)注焦點,抗疫聯(lián)合體每天會有大量的數(shù)據(jù)采集報送任務(wù)。每個病區(qū)至少有1名護士專門負(fù)責(zé)整理和報送數(shù)據(jù),從早忙到晚。護士報上來的數(shù)據(jù),再經(jīng)過幾名質(zhì)控人員進(jìn)行整理、匯總,每天忙到深夜是常態(tài)。造成這種現(xiàn)象主要原因有兩方面:一是多個管理部門都需要數(shù)據(jù)報送,最后全部落實在醫(yī)院,而有的報表需要每天報送4～6次,還有些需要打印為紙質(zhì)報表,高峰時期每天打印的紙張數(shù)量平均超過1 300張;二是大部分報表都是通過人工方式進(jìn)行匯總,信息系統(tǒng)不能提供報表要求的數(shù)據(jù)。即使信息系統(tǒng)提供的報表包含要求的數(shù)據(jù),所提取出的數(shù)據(jù)也很少完全準(zhǔn)確(與醫(yī)生填寫規(guī)范及統(tǒng)計口徑等多因素相關(guān))。由于抗疫聯(lián)合體是繼承了原來醫(yī)院的信息系統(tǒng),對原有系統(tǒng)的理解以及改進(jìn)只能是一個持續(xù)進(jìn)步的過程。我們通過完善報表提取規(guī)則,與病區(qū)主任溝通,要求規(guī)范填寫病歷信息,只是解決了一小部分報表的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問題?！皵?shù)據(jù)采集報送”仍是耗費大量人力,亟需優(yōu)化、改進(jìn)的工作之一。

4 線上會議的信息支持

在盡量減少聚集的感控紀(jì)律要求下,很多的交流方式都是通過線上會議的方式進(jìn)行,線上會議主要有以下3種類型。

4.1 抗疫聯(lián)合體每日聯(lián)合交班會

在主會議室中,有國家以及省級指導(dǎo)組專家線下參會。每個病區(qū)匯報特殊疑難病例,專家討論給予指導(dǎo)。主會場與特殊的病區(qū)(如重癥病區(qū)以及涉外病區(qū))之間采取“點對點”接入的方式,進(jìn)行線上視頻連線。需要連線兩端有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、攝像頭及相應(yīng)的音視頻設(shè)備。

4.2 抗疫聯(lián)合體內(nèi)部的各種講座和培訓(xùn)

一般安排在晚上,參會者分別在酒店的房間通過手機或者筆記本電腦登錄,是典型的“多點視頻+網(wǎng)絡(luò)直播”會議。講座內(nèi)容主要為專業(yè)知識、醫(yī)療流程、感染防控、操作培訓(xùn)等。主持人、講述者及討論嘉賓可以發(fā)言、共享幻燈和桌面。普通抗疫醫(yī)療隊隊員只需要通過直播平臺觀看直播。講座視頻應(yīng)可回放,以方便更多的工作人員在其各自方便的自由時間觀看。

4.3 抗疫聯(lián)合體與上級部門之間的信息溝通和匯報

抗疫聯(lián)合體內(nèi)部會定期召開管理會議,規(guī)范流程,總結(jié)經(jīng)驗,相互鼓勵,讓隊員在繁重的醫(yī)療活動以及巨大壓力下,有組織感,有歸屬感。一般使用騰訊會議APP?？挂呗?lián)合指揮部通過專用的遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng),定期參加上級管理部門召開的視頻會議,匯報患者救治工作。

5 思考

在突發(fā)疫情的緊急情況下,多支醫(yī)療隊伍聚集在一個陌生的醫(yī)院里,臨時組織起來聯(lián)合抗疫,很多環(huán)節(jié)都存在著巨大的不確定性,包括職責(zé)分工,相互之間的協(xié)同、配合,業(yè)務(wù)流程重塑,以及風(fēng)險防范等,一切都在動態(tài)變化。對于一些新的管理需求,為滿足應(yīng)用的時效性,需要利用已有的信息系統(tǒng)或工具軟件,邊部署邊完善。原則上,通過信息支持所要達(dá)到的目的是:整個抗疫聯(lián)合體的業(yè)務(wù)流程明確;每個部門以及重新組合后的醫(yī)療隊單元可以通過信息系統(tǒng)協(xié)同開展工作;遇到問題時,可快速查詢到負(fù)責(zé)的部門和負(fù)責(zé)人;指揮部通過信息系統(tǒng)可以掌握每個部門的運行狀態(tài),以及每個隊員的健康狀態(tài);抗疫聯(lián)合體內(nèi)部溝通順暢,新的通知和操作規(guī)范可以通暢直達(dá)每一名抗疫隊員。

在抗疫的不同發(fā)展階段,信息支持的工作重點不同。在各支醫(yī)療隊入駐階段,信息支持工作的重點是幫助聯(lián)合指揮部快速理順組織架構(gòu),掌握人員的信息,制定并通過信息系統(tǒng)規(guī)范各種流程;在中期運行階段,信息支持工作的重點是保證多支醫(yī)療隊的協(xié)同,保證醫(yī)療業(yè)務(wù)穩(wěn)定運行,能夠提取和上報患者救治的相關(guān)信息,對醫(yī)務(wù)人員健康狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)測,同時支持聯(lián)合體內(nèi)以及聯(lián)合體間的各種視頻會議;在收尾階段,信息支持工作的重點是各種資料、數(shù)據(jù)的匯總和移交。總體上,信息支持在此次抗疫行動中,發(fā)揮了非常重要的作用。歷史上沒有任何兩次疫情的發(fā)展是完全一樣的,但總有一些規(guī)律性的東西是不變的,因而總結(jié)其中規(guī)律性的有益實踐,將有助于為今后在應(yīng)對類似情況時提供積極指導(dǎo)和借鑒,力爭做到把握主動。