實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)在A項目中的應(yīng)用

何良輝

(中石化寧波工程有限公司，浙江 寧波 315103)

0 引言

石油化工工程建設(shè)項目具有投資大、涉及專業(yè)多、采購周期長等特點，設(shè)計環(huán)節(jié)的進(jìn)度檢測對采購和施工具有重要影響。在EPC總承包項目中，設(shè)計階段編制的請購文件是設(shè)備材料采購的前提條件；設(shè)計階段出具的施工圖樣是現(xiàn)場施工作業(yè)開展的前提條件。由此可見，設(shè)計進(jìn)度直接影響項目的采購和施工進(jìn)度，其重要性顯而易見，而準(zhǔn)確高效的設(shè)計進(jìn)度檢測尤為重要。

基于此，本文以S公司某境外工程總承包項目(以下簡稱“A項目”)為例，基于設(shè)計進(jìn)度檢測現(xiàn)狀，分析和研究實用設(shè)計進(jìn)度檢測方法。通過搭建實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)，分析實用設(shè)計進(jìn)度檢測流程，旨在提升企業(yè)項目管理水平。

1 傳統(tǒng)的設(shè)計進(jìn)度檢測主要步驟及現(xiàn)存問題

1.1 主要步驟

(1)編制設(shè)計進(jìn)度計劃，根據(jù)經(jīng)驗確定各專業(yè)及各專業(yè)內(nèi)各項作業(yè)的權(quán)重。

(2)在項目執(zhí)行過程中，各專業(yè)定期對每項作業(yè)進(jìn)度進(jìn)行估算，通常是每周或每月進(jìn)行一次。

(3)根據(jù)各專業(yè)權(quán)重計算各專業(yè)設(shè)計進(jìn)度和項目設(shè)計總進(jìn)度。

1.2 存在的問題

(1)設(shè)計計劃與設(shè)計交付物無法有效連接，實際工作量無法準(zhǔn)確計算。

(2)各項作業(yè)的權(quán)重由設(shè)計經(jīng)理和各專業(yè)設(shè)計負(fù)責(zé)人根據(jù)經(jīng)驗和所掌握的信息進(jìn)行判斷，數(shù)據(jù)信息不全且主觀性較強。

(3)項目越復(fù)雜，作業(yè)項越多，進(jìn)度檢測的效率和準(zhǔn)確性越低。

2 實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)組織架構(gòu)及運行原則

2.1 組織架構(gòu)

實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)組織架構(gòu)包括設(shè)計部和控制部，組織成員包括項目經(jīng)理、設(shè)計經(jīng)理、控制經(jīng)理、計劃控制工程師等。其中，項目經(jīng)理作為項目整體組織的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)提出具體要求并給予資源保障；設(shè)計經(jīng)理和控制經(jīng)理負(fù)責(zé)提供指導(dǎo)和支撐；計劃控制工程師是組織的核心成員。實用設(shè)計進(jìn)度檢測組織架構(gòu)如圖1所示。

圖1 實用設(shè)計進(jìn)度檢測組織架構(gòu)

(1)項目經(jīng)理。負(fù)責(zé)系統(tǒng)搭建和運行協(xié)作小組人力保障；提供系統(tǒng)運行期間的實施效果反饋；指導(dǎo)系統(tǒng)實施的改進(jìn)；批準(zhǔn)三級計劃和進(jìn)度檢測程序文件。

(2)控制經(jīng)理。負(fù)責(zé)項目進(jìn)度控制、費用控制、文檔控制等工作的實施；落實實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)實施目標(biāo)；協(xié)調(diào)系統(tǒng)搭建和運行協(xié)作小組的工作機制；協(xié)調(diào)與設(shè)計部的工作界面；全面參與系統(tǒng)的搭建和運行過程，對實施效果進(jìn)行跟蹤；牽頭系統(tǒng)實施的改進(jìn)；審批三級計劃和進(jìn)度檢測程序文件。

(3)計劃控制工程師。負(fù)責(zé)項目進(jìn)度計劃編制、進(jìn)度檢測、項目報告等工作的實施；負(fù)責(zé)實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)的搭建和運行；牽頭組織系統(tǒng)搭建和運行協(xié)作小組的工作；負(fù)責(zé)三級計劃的編制、進(jìn)度檢測系統(tǒng)的搭建；協(xié)調(diào)各設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人及時提交交付物清單的條件輸入；協(xié)調(diào)文檔控制工程師文檔提交條件的輸入；提交預(yù)警報告；編制三級計劃和進(jìn)度檢測程序文件。

(4)文檔控制工程師。負(fù)責(zé)設(shè)計文件的傳送和記錄；參與實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)搭建和運行協(xié)作小組的工作；及時更新設(shè)計文件傳送流水清單。

(5)設(shè)計經(jīng)理。統(tǒng)籌項目的設(shè)計工作，對設(shè)計的進(jìn)度和質(zhì)量負(fù)責(zé)；協(xié)調(diào)各專業(yè)負(fù)責(zé)人落實設(shè)計交付物清單的及時性和完整性；協(xié)調(diào)各專業(yè)負(fù)責(zé)人落實設(shè)計交付物清單中各交付物的人工時預(yù)算；保證各專業(yè)負(fù)責(zé)人積極參與系統(tǒng)搭建和運行協(xié)作小組的工作；反饋系統(tǒng)實施效果，協(xié)助系統(tǒng)改進(jìn)；根據(jù)進(jìn)度檢測預(yù)警報告對設(shè)計進(jìn)度進(jìn)行控制。

(6)各設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人。對所屬設(shè)計專業(yè)的設(shè)計進(jìn)度和質(zhì)量負(fù)責(zé)；落實所屬專業(yè)交付物清單的及時性和完整性；根據(jù)自身經(jīng)驗和工作實際編制各交付物的人工時預(yù)算；參與系統(tǒng)搭建和運行小組的工作；反饋系統(tǒng)實施效果，協(xié)助系統(tǒng)改進(jìn)；根據(jù)進(jìn)度檢測預(yù)警報告督促的設(shè)計人員的工作進(jìn)度。

2.2 組織運行原則

以計劃控制工程師為核心，各設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人和文檔控制工程師全力配合，項目管理部和公司總部給予充分支持。

3 實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)三級計劃編制

3.1 編制工具

實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)三級計劃的編制采用P6軟件。在編制進(jìn)度計劃前，應(yīng)建立統(tǒng)一的項目基礎(chǔ)庫。例如，A項目建立了項目分解結(jié)構(gòu)(WBS)、作業(yè)分類碼(Activity Code)、資源分類碼、項目日歷等基礎(chǔ)庫。

3.2 交付物清單

交付物清單(Deliverable List)是編制三級計劃的前提條件。交付物清單依據(jù)合同中的設(shè)計工作范圍及相關(guān)規(guī)定，詳細(xì)列出各專業(yè)需要遞交業(yè)主的設(shè)計文件，通常為Excel格式文件。根據(jù)設(shè)計計劃編制和進(jìn)度檢測的需求，每個交付物可以定義多種屬性，如文件名稱、所在專業(yè)代碼、文件代碼、所在單元號、所在系統(tǒng)號等。屬性定義的目的是確定交付物的唯一性，方便交付物清單檢索和進(jìn)度計劃檢索。在三級計劃中，這些屬性在基礎(chǔ)庫中以Activity Code的形式體現(xiàn)。

3.3 作業(yè)項設(shè)置

在三級計劃中，各專業(yè)的作業(yè)項設(shè)置主要依據(jù)交付物清單。通常，將作業(yè)項與交付物清單設(shè)置為一一對應(yīng)。如果作業(yè)項條目太多，可以根據(jù)交付物清單的同一性，設(shè)置為一對多。

P6基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫包含交付物清單文件所具備的所有屬性數(shù)據(jù)。在設(shè)置三級計劃作業(yè)項的過程中，每條作業(yè)項需要加載相應(yīng)的作業(yè)分類碼，除了加載作業(yè)代碼、作業(yè)名稱、開始時間、完成時間、浮動時間等常規(guī)屬性，還要加載交付物所具備的特殊屬性。以A項目三級計劃中的作業(yè)項為例，其執(zhí)行階段、所在系統(tǒng)、子系統(tǒng)、裝置單元等信息都是以Activity Code的形式進(jìn)行加載。一方面，能夠保證作業(yè)項與交付物清單所對應(yīng)的連接關(guān)系；另一方面，能夠滿足三級計劃的篩選和查閱需求。

需要注意的是，作業(yè)項的開始和完成時間以及前置/后置邏輯關(guān)系由各設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人確定。首先，計劃控制工程師將初步時間數(shù)據(jù)輸入三級計劃，建立邏輯關(guān)系，并進(jìn)行計算和調(diào)整；其次，將初步計劃分發(fā)至各設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，并根據(jù)反饋意見進(jìn)行調(diào)整和修改；最后，進(jìn)行三級計劃的項目部評審，評審?fù)ㄟ^后形成未加載資源的初版三級計劃。

3.4 資源加載

在設(shè)計交付物清單編制完成后，設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人對每個交付物進(jìn)行資源分配。通過設(shè)計經(jīng)理審核后，計劃控制工程師根據(jù)三級計劃作業(yè)項與交付物的匹配性將設(shè)計人工時作為資源加載到三級計劃中。

3.5 項目基準(zhǔn)計劃

在邏輯關(guān)系設(shè)置和資源加載完成后，消除網(wǎng)絡(luò)計劃的自身錯誤，形成初版三級計劃并提交業(yè)主進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改。修改后的三級計劃可作為項目進(jìn)度控制的基準(zhǔn)計劃。

4 實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)搭建和運行

4.1 系統(tǒng)搭建

計劃控制工程師在設(shè)計交付物清單中篩選并加載相關(guān)的進(jìn)度控制信息，如合同中規(guī)定的不同等級的交付物在不同提交狀態(tài)時所對應(yīng)的完成權(quán)重比例等。A項目不同等級的文件權(quán)重如圖2所示。

圖2 A項目不同等級的文件權(quán)重

由此可見，實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)實際上是加載了P6三級計劃的交付物清單表格，與文檔傳送流水單屬性匹配，能夠通過Excel表格實現(xiàn)各工作項實際提交時間的自動更新，并同步計算各文件的提交進(jìn)度、各專業(yè)的設(shè)計進(jìn)度以及設(shè)計總進(jìn)度。A項目實用進(jìn)度檢測系統(tǒng)示意圖如圖3所示。

圖3 A項目實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)示意圖

4.2 系統(tǒng)運行

4.2.1 運行原理

以交付物3971-AA-DA-311051010001SIN為例，任何文件的提交都必須通過文控工程師或文檔控制系統(tǒng)，形成文檔傳送流水單。當(dāng)?shù)谝话嫖募峤粯I(yè)主時，文檔傳送流水單進(jìn)行更新。基于Excel公式，進(jìn)度檢測系統(tǒng)自動更新該文件的實際提交時間，并自動將其權(quán)重增加50%。假設(shè)該文件所屬設(shè)計專業(yè)(假設(shè)為土建專業(yè))的權(quán)重為C%，那么，土建專業(yè)的進(jìn)度增加50%×C%。假設(shè)土建專業(yè)相對整個項目設(shè)計的權(quán)重為D%，那么，設(shè)計進(jìn)度增加50%×C%×D%。由此可以計算得到各文件的提交進(jìn)度、各專業(yè)的設(shè)計進(jìn)度以及設(shè)計總進(jìn)度。

4.2.2 預(yù)警功能

在三級計劃中，每個交付物都有其對應(yīng)的作業(yè)項。當(dāng)某個交付物的實際提交時間發(fā)生變化時，進(jìn)度檢測系統(tǒng)會自動更新。計劃控制工程師應(yīng)根據(jù)文檔傳送流水或進(jìn)度檢測系統(tǒng)的變化定期更新三級計劃作業(yè)項的實際時間。假設(shè)某個交付物的實際提交時間晚于計劃提交時間，進(jìn)度檢測系統(tǒng)會自動高亮顯示該交付物信息作為預(yù)警。同時，項目控制工程師需每周將預(yù)計時間輸入進(jìn)度檢測系統(tǒng)，并將預(yù)計時間信息加載至更新的三級進(jìn)度計劃?；诩虞d了資源、計劃時間、實際時間以及預(yù)計時間的三級計劃，可以生成項目計劃進(jìn)度曲線、實際進(jìn)度曲線和預(yù)測進(jìn)度曲線，便于監(jiān)控項目進(jìn)度。

4.3 實施關(guān)鍵點

(1)加強專業(yè)培訓(xùn)。選擇具有項目設(shè)計管理經(jīng)驗的進(jìn)度控制工程師，保證實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。

(2)確保交付物清單的準(zhǔn)確性和及時性。

(3)采用多層次評審，確保交付物預(yù)算人工時的合理性。

(4)建立文件傳送流水清單、交付物清單、三級計劃之間的邏輯對應(yīng)關(guān)系，利用專業(yè)軟件實現(xiàn)管理界面的合理銜接。

(5)重視系統(tǒng)的預(yù)警作用。

5 結(jié)語

本文結(jié)合實用設(shè)計進(jìn)度檢測系統(tǒng)在S公司A項目中的應(yīng)用實踐，重點闡述了該系統(tǒng)的組織架構(gòu)設(shè)置以及系統(tǒng)搭建過程、運行原理和實施關(guān)鍵點。通過案例驗證可知，該系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確反映設(shè)計執(zhí)行情況并具有預(yù)警作用，可有效提升企業(yè)的項目管理水平。