智慧校園下高校檔案信息開發(fā)共享策略研究

邱曉青，施秀平

（福建商學(xué)院，福建 福州 350012）

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，2018年《智慧校園總體框架》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件的出臺(tái)，數(shù)字化校園到智慧化校園，為檔案領(lǐng)域提供了新的研究角度。高校一些檔案工作者對(duì)高校智慧型檔案館建設(shè)提出一些舉措及策略；對(duì)智慧校園環(huán)境下檔案服務(wù)的方式和模式提出一些新的手段和途徑；有些學(xué)者認(rèn)為要加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享協(xié)同機(jī)制、數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制、專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)；有些對(duì)檔案服務(wù)體系、創(chuàng)新管理機(jī)制、建設(shè)對(duì)策等進(jìn)行了分析和探討，還有些學(xué)者提出要更新管理觀念，對(duì)檔案管理組織、基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度、管理方法等進(jìn)行優(yōu)化完善。綜上所述，這些針對(duì)智慧校園環(huán)境下的檔案信息開發(fā)共享的機(jī)制、模式、策略等分析的比較全面，有一定的借鑒意義，但過于理想化，缺乏進(jìn)一步的實(shí)際操作可行性。本文通過對(duì)文獻(xiàn)研究、網(wǎng)絡(luò)調(diào)研以及相關(guān)人員進(jìn)行訪談等綜合調(diào)查的基礎(chǔ)上，對(duì)高校檔案信息開發(fā)共享現(xiàn)狀及問題進(jìn)行分析，結(jié)合高校實(shí)際情況，擬提出一些可操作性強(qiáng)的高校檔案信息開發(fā)共享策略。

1 智慧校園與檔案信息化之間的關(guān)系

智慧校園是指通過物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)，建立各類應(yīng)用系統(tǒng)，全面采集教學(xué)、科研、管理、校園活動(dòng)、生活等方面數(shù)據(jù)，為全校師生提供智能化的數(shù)據(jù)分析以及教學(xué)、管理、生活等各方面的智能化的服務(wù)環(huán)境。智慧校園具有網(wǎng)絡(luò)化、共享性、開放性的特點(diǎn)，其核心理念就是通過以用戶需求做向?qū)?，智能化地滿足校園網(wǎng)絡(luò)用戶個(gè)性化需求和功能服務(wù)[1]。而檔案信息化是指在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)各類檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理及有效整合并提供利用，滿足師生員工及社會(huì)大眾的各類利用需求。智慧校園的建設(shè)和運(yùn)行離不開數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，而檔案作為重要的數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)存基地，在智慧校園的建設(shè)中起著重要的作用，為智慧校園的智能化服務(wù)提供數(shù)據(jù)和服務(wù)支撐，而智慧校園的建設(shè)又為檔案信息的開發(fā)共享提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)資源總量以及共享的平臺(tái)。因此，智慧校園與檔案信息化之間是相互促進(jìn)，共同發(fā)展的關(guān)系。高校檔案部門應(yīng)抓住智慧校園建設(shè)的契機(jī)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，有針對(duì)性地對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)共享[2]，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，加大檔案資源共享力度，逐步擴(kuò)大共享范圍，推進(jìn)檔案共享平臺(tái)一體化建設(shè)，開創(chuàng)檔案信息共享新局面。

2 高校檔案信息開發(fā)共享現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 檔案信息開發(fā)共享程度低。

以福建高校為例，通過對(duì)福建89所高校（本科院校39所，大專院校50所）網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和相關(guān)人員訪談發(fā)現(xiàn)檔案信息開發(fā)共享程度較低，開發(fā)共享的內(nèi)容少（見表1），建立檔案網(wǎng)站的高校僅有7所，均為老牌本科院校，占福建省高校的7.9%；在校官網(wǎng)有建設(shè)檔案管理工作頁面的高校有32所，占36%；未建立網(wǎng)站或網(wǎng)頁的50所，占56.1%。在內(nèi)容建設(shè)方面，僅幾所老牌本科院校的檔案網(wǎng)站設(shè)有網(wǎng)絡(luò)展廳，展示館藏內(nèi)容。針對(duì)高校檔案查詢率比較高的學(xué)籍檔案方面，筆者通過訪問福建所有高校的官網(wǎng)頁面發(fā)現(xiàn)，目前進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約查詢學(xué)籍檔案的高校僅有8所，主要是老牌本科院校，其查詢方式，大致有三種，一是在線注冊(cè)預(yù)約登記查詢，一種是通過發(fā)送郵箱的方式預(yù)約查詢，三是電話預(yù)約查詢。基本上都是按照網(wǎng)絡(luò)預(yù)約——人工受理查詢——提供利用的模式，智能化不足。有些高校雖有學(xué)籍證明等自助打印機(jī)，但是查詢者也需到學(xué)校進(jìn)行實(shí)地操作，遠(yuǎn)程自主查詢打印還未能真正實(shí)現(xiàn)。除學(xué)籍檔案外，幾乎所有高校對(duì)外沒有檔案網(wǎng)絡(luò)查詢?nèi)肟?，利用檔案也只能通過紙質(zhì)審批方式，許多高校特別是大專院校檔案利用服務(wù)仍然以人工半自動(dòng)化檢索為主，通過查詢檔案目錄，庫(kù)房查找原文，復(fù)印利用、歸還上架的方式，服務(wù)效率低下。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與智慧校園平臺(tái)其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接的高校也為數(shù)不多，一些高校也只能做到與教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等其中的一個(gè)或幾個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，無法真正達(dá)到全平臺(tái)的對(duì)接。由于各高校檔案管理系統(tǒng)兼容性以及檔案的保密性、安全性等因素，檔案管理系統(tǒng)一般限于校園局域網(wǎng)使用，檔案信息校際共享、社會(huì)化共享目前還難以實(shí)現(xiàn)。一些本?？圃盒n案管理系統(tǒng)有的還只是單機(jī)版本，面臨軟件更新升級(jí)的問題，許多大專院校甚至沒有專門的檔案管理系統(tǒng)，只是簡(jiǎn)單的配備一臺(tái)電腦和打印機(jī)，檔案信息資源的管理工作仍然停留在對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、錄入、目錄檢索層面，沒有數(shù)字化原文，電子目錄與原文無法掛接，根本不具備檔案信息開發(fā)共享的條件。

表1 福建高校檔案網(wǎng)站或網(wǎng)頁建設(shè)情況表

2.2 檔案信息數(shù)字化程度低

檔案信息資源開發(fā)共享需要大量的數(shù)據(jù)資源作為基礎(chǔ)，筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，福建高校開啟檔案數(shù)字化建設(shè)的檔案館（室）不超過10所，且這些高校還未完全實(shí)現(xiàn)全部紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，多數(shù)檔案依舊采用紙質(zhì)形式存放。我們知道高校經(jīng)過長(zhǎng)年發(fā)展,已存儲(chǔ)了大量紙質(zhì)檔案資源,大部分高校雖也收集存儲(chǔ)了一定量的電子檔案，但很長(zhǎng)一段時(shí)間還是以紙質(zhì)檔案為主，各種文書資料記錄所形成的檔案在不同時(shí)期以不同的方式形成檔案，此類紙質(zhì)檔案規(guī)格不統(tǒng)一，有的還存在字跡模糊、破損等情形，年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案還存在手寫文件的情況，而檔案數(shù)字化并不是單純地?cái)?shù)字化掃描，而是需要進(jìn)行OCR識(shí)別，保證全文內(nèi)容信息可供檢索，因此在數(shù)字化處理過程中難度較大，任務(wù)十分繁重。高校檔案部門雖很早就開始電子檔案的收集工作，但未與其他系統(tǒng)對(duì)接之前，采用的還是電子文件物理載體歸檔或者互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)姆绞?，歸檔的電子文件以WORD、PDF等格式為主，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性上無法保證，將其導(dǎo)入檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，也要經(jīng)過內(nèi)容鑒定和技術(shù)的處理，無疑也增加了工作量，因此短期內(nèi)要充實(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的資源并非易事。

2.3 檔案管理系統(tǒng)與智慧校園不同步

早期各高校缺乏整體的信息化規(guī)劃，在智慧校園還未正式提出之前，各個(gè)管理系統(tǒng)基本都是以部門為單位，各自進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身需求進(jìn)行系統(tǒng)功能建設(shè)，操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)都不一樣，沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息錄入規(guī)格不一，各個(gè)系統(tǒng)間的建設(shè)和升級(jí)速度參差不齊，由于各高校信息化建設(shè)資金有限，因此往往都優(yōu)先投入人事、教務(wù)、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)的建設(shè)[3]。高校智慧校園建設(shè)興起之時(shí)，檔案管理部門沒有及時(shí)跟進(jìn)，未將檔案管理系統(tǒng)納入智慧校園進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)，導(dǎo)致檔案信息缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)信息存儲(chǔ)格式，歸檔的數(shù)據(jù)也不夠系統(tǒng)完整，呈現(xiàn)了多元化、多樣性的特點(diǎn)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息資源難以形成一個(gè)整體標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的資源庫(kù)體系，出現(xiàn)資源無法共享的局面，從而制約高校檔案信息資源的開發(fā)共享。

2.4 檔案專職人員配備不足

高校檔案信息的開發(fā)共享是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)且長(zhǎng)期繁復(fù)的工作，需要有專門的人員進(jìn)行跟蹤推進(jìn)。但是目前高校檔案部門專職人員數(shù)量偏少，無法滿足信息化發(fā)展的需求。以福建省高校為例，筆者通過調(diào)查統(tǒng)計(jì)出檔案部門人員在6人以上高校僅有4所，占比6.7%，2-5人的有7所占7.9%，1人或1人以下的78所，占85.4%。許多大專院校甚至沒有專職檔案人員，一般管理檔案的工作人員都身兼數(shù)職，檔案的日常收集、整理、利用工作都自顧不暇，更不用說檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)了[4]。在專職檔案人員的專業(yè)構(gòu)成上，其中雖然不乏檔案專業(yè)人員，但是缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)、信息技術(shù)方面的專門人員，而且檔案管理人員有些年齡偏大，計(jì)算機(jī)、信息化方面的知識(shí)比較欠缺。智慧校園平臺(tái)下，各個(gè)子系統(tǒng)形成的教務(wù)教學(xué)、辦公發(fā)文、科研課題、后勤管理等海量數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，檔案部門要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、鑒別、歸檔處理，處理壓力倍增，更需要有既熟悉信息處理技術(shù)又掌握檔案管理知識(shí)的專業(yè)人員來進(jìn)行處理。

3 智慧校園下高校檔案信息開發(fā)共享策略

3.1 智慧校園平臺(tái)技術(shù)為檔案信息開發(fā)共享提供技術(shù)支持

目前，高校檔案部門如果單獨(dú)進(jìn)行檔案信息開發(fā)共享，除了要有硬件設(shè)備，檔案軟件系統(tǒng)，更需要借助“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計(jì)算等技術(shù)，要有專門的開發(fā)維護(hù)人員等等，需要大量的資金，但是很少會(huì)有高校會(huì)單獨(dú)劃撥出足夠的建設(shè)資金。2018年國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件《智慧校園總體框架(GBT36342-2018)》，對(duì)智慧校園的總體架構(gòu)，智慧教學(xué)環(huán)境的構(gòu)建、校園管理、校園服務(wù)、信息安全體系等進(jìn)行了明確規(guī)范，意味著智慧校園有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理系統(tǒng)可以依托智慧校園統(tǒng)一建設(shè)平臺(tái)的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為檔案信息資源實(shí)現(xiàn)校內(nèi)共享、校際共享，乃至社會(huì)服務(wù)提供可能。因此，高校檔案管理部門應(yīng)該抓住智慧校園建設(shè)的契機(jī)，將檔案管理系統(tǒng)納入智慧校園方案進(jìn)行有效統(tǒng)籌、從頂層設(shè)計(jì)進(jìn)行完善，從而為后期與其他系統(tǒng)的對(duì)接以及檔案信息的開發(fā)共享提供技術(shù)保障。智慧校園系統(tǒng)平臺(tái)將各個(gè)部門形成的數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一制作成標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)包，再通過統(tǒng)一的信息交換端口完成數(shù)據(jù)歸檔入庫(kù)，開發(fā)共享。智慧校園平臺(tái)實(shí)行的統(tǒng)一身份認(rèn)證，智能終端廣泛應(yīng)用，以及數(shù)據(jù)交換等公共信息服務(wù)平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)更科學(xué)合理的數(shù)字化環(huán)境、為師生提供檔案信息查詢利用服務(wù)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。智慧校園平臺(tái)采用網(wǎng)絡(luò)管理監(jiān)控系統(tǒng)、千兆防火墻、配置網(wǎng)關(guān)、入侵檢測(cè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)殺毒系統(tǒng)等安全措施，規(guī)范了校園網(wǎng)絡(luò)使用和監(jiān)控，保障了校園網(wǎng)的快速、安全、穩(wěn)定運(yùn)行，為檔案信息開發(fā)共享提供了安全保障。另外智慧校園平臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期統(tǒng)一備份，從而確保了各類數(shù)字檔案的安全，只有確保檔案資源的安全性，才能保證檔案服務(wù)有效性。由此可見，智慧校園的各項(xiàng)技術(shù)為檔案信息的開發(fā)共享提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

3.2 智慧校園平臺(tái)資源采集為檔案信息開發(fā)共享提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

高校檔案管理部門要建立高效實(shí)用的檔案信息共享模式，充分發(fā)揮其功能效用，必須有豐富的檔案信息資源庫(kù)作為數(shù)據(jù)支撐。高校檔案管理部門可以依托智慧校園平臺(tái)，利用各種途徑不斷充實(shí)檔案信息資源庫(kù)，成為高校文件信息傳輸與交換的“中樞”。通過智慧校園的統(tǒng)一平臺(tái)建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的前端控制管理，將檔案管理的要求、軟件集成規(guī)范、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等全面融入學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案文件全過程管理，從而為檔案信息開發(fā)共享提供安全可靠、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)據(jù)來源。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)再通過智慧校園的交換端口，與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，檔案管理部門根據(jù)歸檔需求從各個(gè)子系統(tǒng)中提取有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸檔。比如教務(wù)教學(xué)、科研管理、公文收發(fā)、學(xué)籍管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理及后勤管理系統(tǒng)等各個(gè)子系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)信息，利用歸檔接口與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，將電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)和相關(guān)元數(shù)據(jù)，按規(guī)范技術(shù)要求進(jìn)行封裝形成歸檔數(shù)據(jù)包，通過在線預(yù)審，在線歸檔，根據(jù)事先制定好的規(guī)則進(jìn)行分類，自動(dòng)歸檔到相應(yīng)的檔案門類中進(jìn)行歸檔。檔案管理部門再將這些歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析、進(jìn)行有效整合，將分散無序的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)化為有序可用的信息資源,為后期管理、教學(xué)、科研等部門利用檔案服務(wù)提供有力的數(shù)據(jù)支持[5]，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)各應(yīng)用系統(tǒng)間、各職能部門間有效連接和資源共享，為檔案信息的開發(fā)共享提供海量信息資源。另外各高校還存在一些不再使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的舊信息數(shù)據(jù)，由于兼容或者端口問題前期無法與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，也可以通過智慧校園平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，按照事先設(shè)定的分類體系進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，統(tǒng)一存放，防止遺失。

3.3 以師生需求為向?qū)нM(jìn)行檔案信息的開發(fā)共享

檔案信息的開發(fā)共享應(yīng)以需求為向?qū)ВM(jìn)行科學(xué)有效配置信息資源，實(shí)行有針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù)。高校檔案信息利用者主要還是學(xué)校師生，用戶群體同質(zhì)性高，社會(huì)公眾的參與度并不高，因此高校檔案信息開發(fā)利用的內(nèi)容要放在師生多元化需求上。以福建商學(xué)院為例，檔案利用主要有兩大類，一是校內(nèi)各部門工作查找各類型檔案資料，二是學(xué)生查詢學(xué)籍檔案。隨著信息化的發(fā)展，高校各部門在工作中都希望能借助大量的檔案信息對(duì)行政辦公、后勤管理、安全保衛(wèi)、教務(wù)教學(xué)等方面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，對(duì)高校管理過程中可能出現(xiàn)的各類問題進(jìn)行預(yù)判，從而制定科學(xué)有效的管理策略及教育教學(xué)方案。而學(xué)籍檔案管理也具有很強(qiáng)的服務(wù)屬性，主要體現(xiàn)在，學(xué)生學(xué)歷提升、出國(guó)留學(xué)、參軍入伍、職稱職務(wù)晉升、單位入編等各方面經(jīng)常需要開具學(xué)歷證明，成績(jī)證明、錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)等各類材料。查詢?nèi)后w主要是畢業(yè)生及用人單位，他們對(duì)學(xué)籍檔案的遠(yuǎn)程查詢需求比較迫切。而目前高校的信息化水平還未能滿足這些需求，特別是在文書、學(xué)籍檔案管理方面越來越凸顯出需求與服務(wù)之間的矛盾。因此，高校進(jìn)行檔案信息開發(fā)共享首要任務(wù)就是要滿足這兩大類的需求，即校內(nèi)滿足各個(gè)部門工作查考資料的需求，校外滿足畢業(yè)生學(xué)籍檔案查檔需要。智慧校園平臺(tái)雖然可以支持各個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接，但是檔案管理系統(tǒng)要一下子完成與所有系統(tǒng)的對(duì)接比較有難度，需要花費(fèi)許多人力、物力、財(cái)力。因此檔案管理系統(tǒng)可以優(yōu)先與OA系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。另外在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，對(duì)查詢率高的文書檔案、學(xué)生學(xué)籍信息、在校成績(jī)、錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)等進(jìn)行優(yōu)先處理，通過智能化掃描儀、快照設(shè)備、計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文檔，并制定相應(yīng)的索引目錄，將電子目錄與數(shù)字化原文進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的數(shù)字化。完成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源建設(shè)后，有條件的高?？筛鶕?jù)實(shí)際力量建設(shè)專門的檔案網(wǎng)站，或者在學(xué)校官網(wǎng)建設(shè)檔案管理頁面，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)查詢方式和入口，通過權(quán)限管理對(duì)有關(guān)檔案信息進(jìn)行合理開放共享，提供給師生查詢利用，利用電子印章功能，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行在線預(yù)約、查詢，遠(yuǎn)程打印等服務(wù)，提高檔案信息利用的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。另外根據(jù)校內(nèi)各部門及畢業(yè)生、用人單位等查詢檔案資料情況及檔案信息利用的效果進(jìn)行量化分析，進(jìn)一步對(duì)師生的需求類型、需求內(nèi)容、需求范圍進(jìn)行分析調(diào)整，從而有針對(duì)性地進(jìn)行信息資源庫(kù)的建設(shè)，做到有的放矢，實(shí)現(xiàn)建設(shè)與使用相結(jié)合，互相促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)資源共享的良性發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)檔案專業(yè)復(fù)合型人才隊(duì)伍的建設(shè)

目前高校檔案信息開發(fā)共享還處于摸索階段，人才是關(guān)鍵，要實(shí)現(xiàn)高效檔案數(shù)據(jù)開發(fā)共享持續(xù)發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建如果全依賴外包軟件技術(shù)公司人員進(jìn)行開發(fā)達(dá)不到理想的效果，由于軟件開發(fā)技術(shù)人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，因此在功能構(gòu)建上無法做到符合高校實(shí)際需求，這就需要檔案管理人員對(duì)軟件功能構(gòu)建進(jìn)行整體把握。另外檔案信息開發(fā)，檔案系統(tǒng)功能的調(diào)試，電子檔案元數(shù)據(jù)的管理，準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性的辨別，通過智慧校園對(duì)接各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的海量數(shù)據(jù)如何進(jìn)行數(shù)據(jù)治理，如何進(jìn)行科學(xué)的分類歸檔，在一定程度上還是需要依靠檔案管理人員來進(jìn)行批量處理、鑒別。這就對(duì)檔案人員的各方面素質(zhì)提出更高的要求，除了要具備檔案專業(yè)知識(shí)外[6]，還需要有計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息情報(bào)學(xué)等綜合知識(shí)。因此，高校要實(shí)行定編定崗，除了要配備足夠數(shù)量的專職檔案人員，還要綜合考察計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等方面的內(nèi)容，選聘滿足檔案信息化需求的復(fù)合型人才。對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，采取定期或不定期，線上或線下、業(yè)務(wù)研討會(huì)等多種形式進(jìn)行培訓(xùn)交流。除了檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技能的培訓(xùn)，更新檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立一批愛崗敬業(yè)、踏實(shí)肯干、技術(shù)全面的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍。

4 結(jié)語

高校檔案信息的開發(fā)共享不是一蹴而就的事情,不能盲目跟風(fēng),在實(shí)踐中要結(jié)合客觀需求和真實(shí)現(xiàn)狀，采取重點(diǎn)突破、有的放矢、循序漸進(jìn)的方法,通過邊實(shí)踐、邊總結(jié)的方式不斷探索符合高校檔案信息開發(fā)共享的路徑和模式，設(shè)計(jì)符合高校檔案資源信息化開發(fā)共享規(guī)律的可行性方案。檔案信息開發(fā)共享，現(xiàn)階段最主要任務(wù)是抓住智慧校園建設(shè)的契機(jī)，借助其技術(shù)力量、平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建功能完善的檔案管理系統(tǒng)，逐步與其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，分批分步地做好開放檔案全文數(shù)據(jù)化識(shí)別，整合高校內(nèi)各種類型的檔案信息資源，夯實(shí)檔案信息開發(fā)共享的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在開發(fā)共享方面，應(yīng)以滿足校內(nèi)師生需求及畢業(yè)生查檔需求為目標(biāo)，優(yōu)先做好利用率高的檔案信息的開發(fā)共享工作，推動(dòng)高校檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效。