基于精細(xì)化管理的公立醫(yī)院干部人事檔案優(yōu)化路徑探究

石 宇 石 慧 武政旭

巴彥淖爾市醫(yī)院 內(nèi)蒙古巴彥淖爾 015000

隨我國醫(yī)改政策的不斷夯實(shí)落地，精細(xì)化管理理念逐漸深入到公立醫(yī)院各層級管理的方方面面，成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)提質(zhì)增效、推動醫(yī)院發(fā)展的重要手段。按照公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展總體要求，亟需構(gòu)建一套完整的可持續(xù)的精細(xì)化管理模式，用以支撐醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源管理的深度開發(fā)和利用。在傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，管理制度不健全，管理流程精細(xì)化程度和職工的執(zhí)行力度不能有效統(tǒng)一，造成檔案應(yīng)用的滯后，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)對數(shù)字化檔案建設(shè)認(rèn)識不足，造成計(jì)算機(jī)信息技術(shù)引進(jìn)不及時(shí)等，都對公立醫(yī)院干部人事檔案的精細(xì)化管理造成阻礙，并制約了人事檔案在醫(yī)療衛(wèi)生管理體制改革中的積極作用。以此次新型冠狀病毒肺炎疫情(以下簡稱新冠肺炎)防控一線醫(yī)護(hù)人員的選送，窺見一斑。

目前，境外輸入不斷、國內(nèi)感染時(shí)發(fā)的疫情防控形勢依然復(fù)雜嚴(yán)峻[1]806。面對此次疫情的“倒春寒”，各級各地公立醫(yī)院依然是“戰(zhàn)疫”的排頭兵，各管理部門不僅需要快速集結(jié)專業(yè)的醫(yī)護(hù)人員，而且要將工作任務(wù)分配到崗，責(zé)任到人，遇有外援任務(wù)還需要篩選出符合條件的專業(yè)醫(yī)護(hù)隊(duì)伍迅速奔赴“戰(zhàn)場”。作為內(nèi)蒙古西部區(qū)唯一的一所國家級三級甲等綜合醫(yī)院，我院肩負(fù)起內(nèi)蒙古中西部地區(qū)(含：巴彥淖爾市及阿拉善盟)33.65萬平方公里的疫情防控重責(zé)。自新冠肺炎疫情爆發(fā)以來，我院已派出近10批次500余人的專業(yè)醫(yī)療團(tuán)隊(duì)支援當(dāng)?shù)貍魅静≡?、武漢方艙醫(yī)院、額濟(jì)納旗、呼和浩特白塔機(jī)場國際航班分檢、呼倫貝爾滿洲里市和今年2月呼和浩特市爆發(fā)的德爾塔新冠肺炎疫情的救治任務(wù)。在2月份的外派隊(duì)伍中包含有醫(yī)生、護(hù)士、感控、消毒等共計(jì)95名隊(duì)員直接參與了新冠肺炎確診患者的救助工作，部分人員不僅執(zhí)行過2003年非典疾病的救治任務(wù)，而且還有第二次站上“抗疫一線”的醫(yī)務(wù)人員。為此，利用我院HRP人力資源管理系統(tǒng)，再結(jié)合傳統(tǒng)干部人事檔案等基礎(chǔ)信息內(nèi)容，我院及時(shí)制定發(fā)布了一系列應(yīng)急和支援預(yù)案文件，明確了作為后備定點(diǎn)醫(yī)院啟用后新冠疫情醫(yī)療救治成員名單，包括：ECMO成員、一至三梯隊(duì)護(hù)理組、醫(yī)療組、新冠核酸檢測組、肺泡灌洗團(tuán)隊(duì)、救治專家組等成員名單，名單內(nèi)包含各臨床、醫(yī)技、麻醉等專業(yè)的主任醫(yī)師、副主任醫(yī)師、主治醫(yī)師、主管護(hù)師、護(hù)師、醫(yī)學(xué)影像技師等各層級專業(yè)人員信息，以便在疫情來臨時(shí)能更直接、更精準(zhǔn)地按照部署任務(wù)開展相應(yīng)工作。如何在短時(shí)間內(nèi)全面了解隊(duì)員個人情況及業(yè)務(wù)能力，科學(xué)優(yōu)化醫(yī)療隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)，獲悉隊(duì)員的家庭情況，做好后方支援等工作[2]32。涉及到管理部門對干部人事檔案的優(yōu)化篩選和信息技術(shù)的高效支撐，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式在醫(yī)院精細(xì)化運(yùn)營進(jìn)程中弊端已逐漸顯露。所謂精細(xì)化管理是理念也是文化，要求將管理責(zé)任具體化、明確化，上級部門要切實(shí)把管理責(zé)任落實(shí)到位[3]。因此必須建立一套科學(xué)完整的檔案信息管理體系，為優(yōu)化公立醫(yī)院干部人事檔案的精細(xì)化管理工作提供具體的發(fā)展路徑，從而為新時(shí)期我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)的長遠(yuǎn)發(fā)展以及相關(guān)人員的切身利益提供更加堅(jiān)固的保障[4]13。

1 現(xiàn)代公立醫(yī)院干部人事檔案的管理特征

1.1 干部人事檔案專業(yè)性高、利用率低

公立醫(yī)院干部人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理部門工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，對醫(yī)院整體運(yùn)營決策具有決定性作用。以此次新冠肺炎疫情的突然爆發(fā)為背景，如何快速集結(jié)專業(yè)醫(yī)護(hù)人員隊(duì)伍，對醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的要求。隨現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷延展，科室結(jié)構(gòu)也更加復(fù)雜，各崗位員工多元化配置不均，都增加了干部人事檔案的管理難度，同時(shí)也制約著干部人事檔案的更新?lián)Q代。為此，在現(xiàn)代醫(yī)院的運(yùn)營和發(fā)展過程中，應(yīng)該更加充分且全面地實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化與精細(xì)化管理，積極借助于信息技術(shù)手段來改良和創(chuàng)新人事檔案管理模式，更好地提升人力資源管理成效[5]4。目前，部分醫(yī)院的檔案管理水平還處在傳統(tǒng)的手工治理階段，信息化建設(shè)投入不足，檔案整體利用率較低，沒有形成可持續(xù)、完整的人事檔案管理鏈條，在主觀思想和客觀現(xiàn)實(shí)的共同作用下，公立醫(yī)院干部人事檔案工作急需改革[6]197。

1.2 干部人事檔案多元化程度高，管理水平低

在傳統(tǒng)的公立醫(yī)院人力資源管理過程中依然存在很多陳舊的管理思想，缺乏科學(xué)、規(guī)范的干部人事檔案管理制度，部分員工管理意識薄弱，未能充分認(rèn)識到干部人事檔案管理的重要性，同時(shí)缺乏專業(yè)的檔案管理人員。在干部人事檔案管理過程中對于干部任用、人才梯隊(duì)的建設(shè)和培養(yǎng)，主要表現(xiàn)在其材料類型的多元化程度上，在人事檔案材料中記錄著每位員工的基礎(chǔ)信息內(nèi)容，包括個人工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、政治面貌、工資機(jī)制、業(yè)務(wù)能力、職稱獎懲、道德素養(yǎng)等。在各類型材料的搜集、整理、運(yùn)用過程中，存在歸檔不及時(shí)、信息掌握不準(zhǔn)確、編制內(nèi)與編制外職工分層管理等問題。

1.3 干部人事檔案安全性、保密性環(huán)節(jié)較弱

公立醫(yī)院干部人事檔案管理工作的實(shí)施開展，離不開安全性、保密性管理原則，由于干部人事檔案涉及個人隱私內(nèi)容較多，對其管理具有較高的保密要求，特別是對非共享性的內(nèi)容，需要采取封閉式管理模式，也對醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的推進(jìn)產(chǎn)生了較大影響[7]116。這就要求各檔案管理專職人員從初期檔案材料的搜集整理到終末期檔案材料的保管和利用等，都需要嚴(yán)格遵守安全保密制度，方能為干部人事檔案管理工作的有序開展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。目前，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理人員在入職初期缺乏系統(tǒng)性培訓(xùn)，未能構(gòu)建好一套完整宏觀的職業(yè)道德操守體系。部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)缺乏行之有效的安全保密制度，對涉密級別較高的人事檔案信息，未能對應(yīng)更加安全有效的監(jiān)督管理機(jī)制和考核標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)決杜絕涉密信息外泄，這些都應(yīng)引起管理部門的高度重視。另外，在保障檔案材料物理安全等方面，對檔案的防火、防潮、防蟲、防水、防光、防磁等方面皆應(yīng)予以重視。

2 公立醫(yī)院干部人事檔案管理優(yōu)化價(jià)值分析

近幾年隨我國醫(yī)改政策的不斷夯實(shí)推進(jìn)，精細(xì)化管理逐漸成為后疫情時(shí)代公立醫(yī)院人力資源管理部門優(yōu)化工作思路、創(chuàng)新工作方法的目標(biāo)方向。各級各地醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮干部人事檔案動態(tài)化管理特點(diǎn)，抓住機(jī)遇，統(tǒng)籌兼顧，不斷優(yōu)化和完善檔案管理工作流程，按照《中華人民共和國檔案法》關(guān)于建立健全檔案管理部門應(yīng)對突發(fā)事件活動中相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)和利用等工作機(jī)制作出明確規(guī)定。如：面對此次新冠肺炎疫情爆發(fā)的突發(fā)公共事件，檔案管理部門有責(zé)任和義務(wù)服務(wù)于公共危機(jī)的防范和治理[8]52。同時(shí)，利用《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》等法律文件指導(dǎo)，科學(xué)利用“十四五”規(guī)劃綱要“以信息化帶動工業(yè)化的發(fā)展目標(biāo)”，合理應(yīng)用精細(xì)化管理手段，如：HRP系統(tǒng)(hospital resource planning,醫(yī)院資源規(guī)劃)、PDCA戴明環(huán)等管理工具，不斷提升醫(yī)院信息系統(tǒng)的效率性，不斷強(qiáng)調(diào)人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性，保障醫(yī)院人力資源管理工作的合理性，凸顯干部人事檔案信息的時(shí)效性，以確保醫(yī)院各項(xiàng)工作指標(biāo)的可持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展。

3 公立醫(yī)院干部人事檔案管理路徑優(yōu)化的對策與建議

3.1 構(gòu)建數(shù)字化檔案信息管理體系，保障人才甄選真實(shí)有效

公立醫(yī)院人力資源管理部門應(yīng)提高思想認(rèn)識，根據(jù)中組部《關(guān)于印發(fā)〈2016—2020年全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)范〉的通知》《關(guān)于貫徹實(shí)施〈干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范〉的通知》等文件要求，進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理辦法。具體包括：

3.1.1 構(gòu)建數(shù)據(jù)庫檔案管理體系

建議有條件的醫(yī)療機(jī)構(gòu)制定中長期發(fā)展規(guī)劃，緊隨數(shù)字化檔案發(fā)展趨勢，構(gòu)建干部人事檔案數(shù)據(jù)庫管理體系，充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對現(xiàn)有紙質(zhì)版人事檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描、存檔，不斷優(yōu)化人事檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案材料數(shù)字化管理模式，保障各類型材料的及時(shí)性、豐富性和完整性。

我院于2018年初上線啟用HRP系統(tǒng)，將人力資源管理系統(tǒng)作為主要開發(fā)對象，從選人、用人、育人、留人、識人等方面進(jìn)行全流程管理，通過系統(tǒng)性評估構(gòu)建了一套5P人力模型(見圖1)，形成戰(zhàn)略性人力資源的閉環(huán)管理。

借助HRP系統(tǒng)能為醫(yī)院管理層提供詳實(shí)有效的在院職工全生命周期管理示圖，實(shí)現(xiàn)對不同類型人員基礎(chǔ)信息維護(hù)、人事日常事務(wù)處理等任務(wù)的監(jiān)督管理，并提供方便簡潔的關(guān)聯(lián)性查詢、統(tǒng)計(jì)、分類、預(yù)警、審批流等自定義功能的篩選，為其它業(yè)務(wù)模塊提供強(qiáng)大完整的人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，系統(tǒng)還支持人力資源各類型業(yè)務(wù)的在線辦理，包括：入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、調(diào)薪、獎勵、處分、離職、反聘等，業(yè)務(wù)辦理的結(jié)果會直接記錄在人事檔案中。

HRP作為醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)，其目的在于對醫(yī)院各類型資源進(jìn)行整合優(yōu)化，便于在需求發(fā)生時(shí)及時(shí)調(diào)動各類資源，提升醫(yī)院綜合管理水平[9]95。目前，我院人事檔案管理對所有人員分為“在職”和“離職”兩套數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一并行管理，本著對歷史信息的完整記錄原則，幾乎涵蓋了所有職工全職業(yè)周期的全部信息內(nèi)容。同時(shí)，在系統(tǒng)內(nèi)部預(yù)設(shè)了豐富的人事檔案管理字段并支持不同字段的自定義。支持如：人員定額、黨員干部、離退休人員、人事調(diào)動、職稱評定、人才交流、崗位調(diào)動、社保福利等信息管理功能，也包括薪酬記錄、考勤記錄、考核記錄、培訓(xùn)記錄、社保記錄、調(diào)崗記錄、調(diào)薪記錄、獎懲記錄等常用數(shù)據(jù)子集。同時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)的人事檔案數(shù)據(jù)支持分部門、跨科室管理，各部門可指定專人設(shè)立專用賬號獨(dú)立管理本部門人員信息，以便及時(shí)更新、維護(hù)人員基礎(chǔ)信息內(nèi)容。在員工數(shù)據(jù)查找等方面，可利用人員信息的屬性方便快捷地進(jìn)行組合查詢，查詢條件可以固定為查詢模板，也可以將快捷查詢與組合查詢聯(lián)合使用，直接利用系統(tǒng)內(nèi)置報(bào)表平臺設(shè)計(jì)出個性化的人事報(bào)表內(nèi)容并支持導(dǎo)出Excel、CSV、PDF等常用報(bào)表格式，方便快速查閱。HRP的實(shí)施是建設(shè)智慧型醫(yī)院的必備條件，也是醫(yī)院服務(wù)能力、管理水平、整體效率的綜合體現(xiàn)。同時(shí)，科學(xué)高效的HRP系統(tǒng)也是“互聯(lián)網(wǎng)+”智慧醫(yī)院運(yùn)營的重要標(biāo)志[10]121。

圖1 人力5P模型

3.1.2 精細(xì)化管理，多維度挖掘人才信息

隨干部人事檔案材料數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展，醫(yī)院對各級干部職工的檔案材料內(nèi)容可進(jìn)行二次精細(xì)化加工，做到全方位、多維度地展示全院各類型人才信息內(nèi)容，便于在執(zhí)行各類緊急任務(wù)中對所需人才快速甄選、辨別。篩選到的人員信息除了可以運(yùn)用于人員聘用之外，還可以對內(nèi)部人員的各類專業(yè)情況展開更加細(xì)化的分析，以便人力資源管理部門開展對應(yīng)的培訓(xùn)和教育等工作[11]81。

3.1.3 協(xié)同合作提質(zhì)增效

借助數(shù)字化檔案內(nèi)容的廣泛性等特征，科學(xué)利用檔案佐證材料的獨(dú)特性，推動檔案利用價(jià)值綜合化管理模型。充分發(fā)揮“云數(shù)據(jù)”平臺應(yīng)用，利用各類型材料的傳輸和同享效能，在條件允許的情況下對音頻、視頻等不同信息介質(zhì)進(jìn)行儲備管理，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容，強(qiáng)化援外工作人員對自身干部人事檔案信息的有效補(bǔ)充與信息調(diào)整，對“收集完善化-利用多元化”的良性關(guān)聯(lián)進(jìn)行更多探索，強(qiáng)調(diào)各科室間的協(xié)同合作原則，打通干部人事檔案管理工作的不同管理環(huán)節(jié)，提升管理效率，增強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)屬性[12]76。

3.2 構(gòu)建專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，提升專業(yè)水平，樹立服務(wù)意識

各級各地公立醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理人員的職業(yè)化培養(yǎng)，不斷提高其專業(yè)化水平和職業(yè)道德素養(yǎng)。公立醫(yī)院上級管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到專業(yè)人才在干部人事檔案建設(shè)中的作用，不斷加強(qiáng)人才引進(jìn)和培養(yǎng)，通過完善的人才評價(jià)體系和激勵機(jī)制，更好地激發(fā)檔案管理人員的主觀能動性[13]196。對專職檔案管理員的要求不能僅停留在能讀懂部分臨床醫(yī)學(xué)檔案信息內(nèi)容，應(yīng)要求具備能熟練使用數(shù)字化檔案材料所涉及的軟硬件技術(shù)等特點(diǎn)，并努力打造一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，為科學(xué)規(guī)范地實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院干部人事檔案管理提供有力保障[14]167。同時(shí)，建議采取開展繼續(xù)教育、進(jìn)修、集中授課、跟班學(xué)習(xí)等多種形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過“老中青、傳幫帶”等活動分享介紹工作經(jīng)驗(yàn)，樹立人文服務(wù)理念，傳承醫(yī)院文化內(nèi)涵，增強(qiáng)員工的歸屬感，強(qiáng)化各部門間的凝聚力[15]229，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，使其熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理和信息數(shù)據(jù)處理，以適應(yīng)社會發(fā)展和醫(yī)院進(jìn)步對檔案材料的精細(xì)化管理需求。

3.3 構(gòu)建完整高效的人事檔案質(zhì)量管理體系

公立醫(yī)院應(yīng)按照我國現(xiàn)行干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)文件，將精細(xì)化管理模型融匯貫通至檔案管理制度和醫(yī)院文化建設(shè)中，借鑒全行業(yè)優(yōu)秀的管理模式和管理制度，制定完整的干部人事檔案項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。從項(xiàng)目開展、數(shù)字化采集到紙質(zhì)材料歸檔等各個環(huán)節(jié)精準(zhǔn)管控，嚴(yán)格貫徹落實(shí)項(xiàng)目細(xì)則，以期達(dá)到檔案管理的全流程質(zhì)量保障?？茖W(xué)利用動態(tài)管理和動態(tài)建設(shè)原則，不斷修訂完善干部人事檔案工作制度和保密制度，編制完整的員工崗位職責(zé)手冊。同時(shí)，在日常檔案管理過程中，鼓勵檔案管理員運(yùn)用科學(xué)的管理方法來規(guī)范檔案管理，如品管圈、PDCA法則等，用以促進(jìn)檔案管理效率、提升檔案管理水平和管理創(chuàng)新能力[16]24。通過構(gòu)建完整高效的人事檔案質(zhì)量管理體系，倒逼人力資源管理部門轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，將“檔案管理”工作向“檔案服務(wù)”工作轉(zhuǎn)變，旨在使公立醫(yī)院干部人事檔案管理模式更具時(shí)代感和開放性[17]26。

4 結(jié)論

公立醫(yī)院干部人事檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院人才引進(jìn)、科學(xué)發(fā)展等方面發(fā)揮了重要作用，在精細(xì)化管理的新形勢下不斷提高的公立醫(yī)院管理和運(yùn)營水平都對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求。隨后疫情時(shí)期“少接觸、高效率”等工作理念的轉(zhuǎn)變也對公立醫(yī)院干部人事檔案管理路徑的優(yōu)化建設(shè)起到積極的推動作用。伴隨著信息化建設(shè)的不斷完善，公立醫(yī)院人力資源管理部門應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性，履職盡責(zé)做好檔案管理工作，進(jìn)一步提升醫(yī)院工作效率，推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。