以高質(zhì)量發(fā)展為目標(biāo)的公立醫(yī)院合同管理系統(tǒng)建設(shè)探索

李淳梓 蔣蓓蓓 傅海君

中山大學(xué)附屬口腔醫(yī)院 廣東廣州 510030

公立醫(yī)院是國家財(cái)政支持的、為維護(hù)人民群眾生命健康安全提供服務(wù)的公益性事業(yè)單位，為了適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的需要，提高國有資產(chǎn)管理水平，公立醫(yī)院現(xiàn)行合同管理方式亟待改進(jìn)。2021年1月，國家衛(wèi)生健康委頒布《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》明確應(yīng)加強(qiáng)合同業(yè)務(wù)的管理和信息化平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。2021年10月，國家衛(wèi)生健康委頒布《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)行動(dòng)(2021—2025年)的通知》要求貫徹落實(shí)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》，建設(shè)電子病歷、智慧服務(wù)、智慧管理“三位一體”智慧醫(yī)院信息系統(tǒng)。合同作為法律主體處理權(quán)利義務(wù)關(guān)系的文本載體，關(guān)系著公立醫(yī)院人、財(cái)、物等資源的處置。在高質(zhì)量發(fā)展的浪潮下，公立醫(yī)院應(yīng)理順合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程，利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術(shù)，將合同管理、內(nèi)部控制、運(yùn)營管理高度融合，促進(jìn)醫(yī)院精細(xì)化管理，推動(dòng)現(xiàn)代醫(yī)院治理體系建設(shè)[1]。

1 公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)涵

合同是自然人、法人、非法人組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。首先，合同是一個(gè)有效力的法律文本，是民事主體主張債權(quán)的直接法律依據(jù)，其應(yīng)該具有合法合規(guī)性、準(zhǔn)確性、明確性、公平性。其次，它代表著醫(yī)院對各種有形和無形資源的處置，意味著醫(yī)院的付出與消耗，也支持著醫(yī)院對合同相對方物資或勞務(wù)的請求權(quán)。合同是醫(yī)院運(yùn)營管理和內(nèi)部控制的重要客體。

合同管理不只是合同的簡單審核，而是全過程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的管理。從合同項(xiàng)目的立項(xiàng)、授權(quán)、談判、審批、簽訂、履行、評價(jià)到歸檔，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該制定規(guī)范化要求，對其進(jìn)行規(guī)劃與風(fēng)險(xiǎn)控制，包括確定業(yè)務(wù)流程、流程適用范圍、主管部門、辦理時(shí)限等等[2]。

公立醫(yī)院合同管理是指對涉及公立醫(yī)院權(quán)利義務(wù)設(shè)定、變更或解除的合同予以全生命周期、動(dòng)態(tài)跟蹤的管理。相關(guān)合同類型主要包括設(shè)備耗材采購合同、建筑裝修類合同、藥品采購合同、科研合同、人事合同、信息化建設(shè)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同等等[3]。以上各種類型的合同均衍生于醫(yī)院的5大業(yè)務(wù)流：醫(yī)務(wù)業(yè)務(wù)線、科研業(yè)務(wù)線、行政后勤業(yè)務(wù)線、人事管理業(yè)務(wù)線和教學(xué)培訓(xùn)業(yè)務(wù)線。合同可以說是業(yè)務(wù)活動(dòng)中最重要的過程成果載體，其記錄著公立醫(yī)院作為獨(dú)立法人對內(nèi)和對外的交流互動(dòng)。以合同為抓手，可以清晰準(zhǔn)確地跟蹤醫(yī)院對于人、財(cái)、物等資源的管理和處置，減少各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)。利用合同信息做大數(shù)據(jù)分析，可以宏觀把握醫(yī)院整體的運(yùn)營動(dòng)態(tài)，作為領(lǐng)導(dǎo)層調(diào)整資源審批和配置，高效準(zhǔn)確達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)的決策依據(jù)。

2 公立醫(yī)院合同管理的三個(gè)階段和現(xiàn)狀

公立醫(yī)院合同管理的發(fā)展大致可分為3個(gè)歷史階段。

2.1 形式合同應(yīng)對階段

第1個(gè)階段是形式合同應(yīng)對階段，職能部門重合作交易的執(zhí)行，輕合同的簽訂和管理。先達(dá)成交易合意、交付貨物、履行義務(wù)，后補(bǔ)簽或倒簽合同的情況普遍存在；雙方邊合作邊明確雙方權(quán)利義務(wù)并在合同中記載，或者合同內(nèi)容與實(shí)際合作狀況不符的情況也經(jīng)常存在[4]。這個(gè)階段是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展初期，政府部門要求規(guī)范交易秩序，要求簽訂合同，但市場平等主體仍未意識到合同重要性，而將其作為形式文本來處置的階段。合同文本多呈現(xiàn)出內(nèi)容不明確、要素不齊全、紙質(zhì)審批效率低、檔案保管不完整等問題。

2.2 合同審批管理階段

第2個(gè)階段是合同審批管理階段，隨著市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的活躍和法治社會(huì)的發(fā)展，作為市場主體的公立醫(yī)院已經(jīng)能認(rèn)識到合同管理的重要性，許多學(xué)者和管理實(shí)踐工作者也分析了醫(yī)院合同管理的不足、問題成因以及解決方法，強(qiáng)調(diào)應(yīng)該重視經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期管理。在此階段，大多數(shù)公立醫(yī)院已經(jīng)制定了合同管理制度、將合同審批作為業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確定合同審批流程，結(jié)合內(nèi)部控制要求，確定各部門合同審批負(fù)責(zé)人[5]。信息化建設(shè)較好的醫(yī)院已經(jīng)將合同審批環(huán)節(jié)內(nèi)置進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過多部門線上修訂和審批，確定合同終稿，確保合同內(nèi)容的合法合規(guī)性。重視合同審批有利于減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)內(nèi)部控制，減少廉政風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用的效率和規(guī)范程度。

但該階段的合同管理并不全面，其關(guān)注經(jīng)濟(jì)合同審批的同時(shí)，忽視了經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行監(jiān)管，忽視了合同管理與預(yù)算管理、資產(chǎn)管理的結(jié)合[6],還忽視了醫(yī)院其他類型合同的管理，因此限制了合同管理效能的發(fā)揮，沒有發(fā)揮其強(qiáng)大的工具作用，使之處于從屬被動(dòng)的地位。

2.3 合同大數(shù)據(jù)利用階段

第3階段是合同大數(shù)據(jù)利用階段，在此階段應(yīng)設(shè)置統(tǒng)一的合同管理歸口部門，牽頭進(jìn)行合同管理系統(tǒng)建設(shè)，將全院所有類型的合同納入信息化管理，將審批流程和內(nèi)部控制要求嵌入系統(tǒng)業(yè)務(wù)程序，將決策系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、運(yùn)營管理系統(tǒng)進(jìn)行后臺數(shù)據(jù)聯(lián)通，牽一發(fā)而動(dòng)全身，同一預(yù)算項(xiàng)目在各環(huán)節(jié)中有統(tǒng)一的ID識別碼，合同管理系統(tǒng)將利用其業(yè)務(wù)流程中間環(huán)節(jié)的關(guān)鍵地位、合同文本的高度準(zhǔn)確性和規(guī)范性來鏈接協(xié)同5大業(yè)務(wù)流活動(dòng)。以合同作為抓手，提取合同中的相對方信息、合同金額、支付進(jìn)度、合同類型比例等信息，進(jìn)行大數(shù)據(jù)跟蹤和分析，可以快速定位項(xiàng)目的進(jìn)程和背景信息，也可以從醫(yī)院整體角度了解戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)施的進(jìn)度[7]。

2.4 基本情況

目前大多數(shù)公立醫(yī)院的合同管理仍處于第2階段，存在重審批輕執(zhí)行、合同簽訂不規(guī)范、執(zhí)行監(jiān)督不力、檔案保存不當(dāng)?shù)葐栴}[8]。合同管理水平提高的速度已明顯落后于醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展，且不能滿足醫(yī)院向高質(zhì)量發(fā)展的要求。為了實(shí)行精細(xì)化管理，促進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)的精確化和數(shù)據(jù)化[9]，提高現(xiàn)代醫(yī)院管理水平，公立醫(yī)院的合同管理工作應(yīng)該向第3階段進(jìn)化，做到“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”，從“信息孤島”變?yōu)椤霸贫藭陈?lián)”，從“記錄數(shù)據(jù)”提高為“信息挖掘”，從“底線管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防”進(jìn)階到“運(yùn)營指導(dǎo)、戰(zhàn)略規(guī)劃”[10]。

3 合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)定位

A醫(yī)院為實(shí)現(xiàn)合同管理的高質(zhì)量發(fā)展對其進(jìn)行了探索，嘗試建立合同管理系統(tǒng)，并取得一定的經(jīng)驗(yàn)和成效。合同管理系統(tǒng)是位于醫(yī)務(wù)業(yè)務(wù)線、科研業(yè)務(wù)線、行政后勤業(yè)務(wù)線、教學(xué)培訓(xùn)業(yè)務(wù)線和人事管理業(yè)務(wù)線5大業(yè)務(wù)流的重要環(huán)節(jié)，平行于醫(yī)院各管理系統(tǒng)的一個(gè)經(jīng)營管理信息化工具。合同管理系統(tǒng)有相對獨(dú)立的操作界面，其用戶群體主要是發(fā)起合同的業(yè)務(wù)主管部門和有合同審批職責(zé)的職能部門，客體對象是公立醫(yī)院所有合同。

3.2 建設(shè)原則

3.2.1 一體化原則 合同管理系統(tǒng)建設(shè)著眼醫(yī)院大局，與戰(zhàn)略決策板塊、業(yè)務(wù)板塊、財(cái)務(wù)板塊、運(yùn)營板塊緊密結(jié)合，打破信息孤島，力求實(shí)現(xiàn)管理信息體系一體化建設(shè)。

3.2.2 全方位原則 目前公立醫(yī)院多側(cè)重于常規(guī)經(jīng)濟(jì)合同管理，而對科研類、工程類等合同管理力度不夠，在科研協(xié)作日漸頻繁、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)新增以及公立醫(yī)院用地拓展、工程項(xiàng)目增加的背景下，科研合同和建筑工程合同也應(yīng)該得到重視，否則，科研工作者的成果保護(hù)和建筑生產(chǎn)建設(shè)安全將受到負(fù)面影響[11]。A醫(yī)院明確醫(yī)院法律事務(wù)室為合同管理歸口部門，配置專業(yè)的法律人才，對全院各類型合同進(jìn)行宏觀把握，包括采購合同、合作協(xié)議、人事合同等，并加強(qiáng)對采購合同、建筑合同和科研合同的管理。

3.2.3 全流程動(dòng)態(tài)管理原則 有些醫(yī)院對合同標(biāo)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算立項(xiàng)和項(xiàng)目招標(biāo)階段往往比較重視，對合同簽訂后執(zhí)行過程的管理比較松散，這將導(dǎo)致合同履行不及時(shí)，增加違約風(fēng)險(xiǎn)。A醫(yī)院實(shí)行的全流程管理是從預(yù)算編制開始，經(jīng)過業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，再到財(cái)務(wù)處理、資產(chǎn)管理、檔案管理，成本核算、績效考核，借助信息技術(shù)使各個(gè)環(huán)節(jié)以數(shù)據(jù)為載體，內(nèi)控為約束，信息流、業(yè)務(wù)流、管理流交互為動(dòng)力，打破各個(gè)環(huán)節(jié)割裂狀態(tài)，深度融合創(chuàng)造價(jià)值。

3.3 合同管理系統(tǒng)的功能板塊

合同管理系統(tǒng)借助信息化手段，將合同各環(huán)節(jié)以功能模塊形式，按授權(quán)體系納入集中統(tǒng)一管理，提高了管理效率，為醫(yī)院管理層動(dòng)態(tài)了解合同簽訂、分析合同執(zhí)行進(jìn)度、合理計(jì)劃資金結(jié)算工作提供了有力的支持。

3.3.1 合同相對方管理

合同管理系統(tǒng)的相對方管理有別于一般的供應(yīng)商管理，供應(yīng)商包含在合同相對方之中。合同管理系統(tǒng)除了經(jīng)濟(jì)合同中所涉及的供應(yīng)商之外，還包括兄弟合作醫(yī)院、?？坡?lián)盟單位、合作交流院校、聯(lián)合研究單位、各類型職工和人才等等。

其中供應(yīng)商的管理在相對方管理中占據(jù)較大比例，其對象包括設(shè)備和耗材的經(jīng)銷商和廠家、售后維修公司、信息軟件開發(fā)公司、檢測檢驗(yàn)公司、物業(yè)服務(wù)公司、安保公司、建筑工程公司、環(huán)境影響評價(jià)公司、管理咨詢公司等等。合同訂立之前，需審查供應(yīng)商經(jīng)營情況，包括審核營業(yè)執(zhí)照、法定代表人及其身份證、授權(quán)委托書、經(jīng)營業(yè)績和財(cái)務(wù)狀況等信息，并以此分析其履約能力及商業(yè)信譽(yù)，建立和更新供應(yīng)商的信用檔案[12]。醫(yī)院的設(shè)備耗材及工程的采購關(guān)乎人民群眾健康安全，所以要根據(jù)供應(yīng)商檔案對其進(jìn)行嚴(yán)格的事前準(zhǔn)入審查和事后履約能力評級。在發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商經(jīng)營狀況異常或無權(quán)代理時(shí)，要終止雙方的談判和合作。合同履行過程中要監(jiān)控供應(yīng)商的履約情況，若出現(xiàn)供應(yīng)商不完全履行或預(yù)期違約的情形，要啟動(dòng)合同履行異常防控預(yù)案，將風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失降到最低。對于已經(jīng)給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損害的供應(yīng)商，要進(jìn)行備案，并列入黑名單，在下一次采購中予以排除。

醫(yī)療與科研合作相關(guān)的合同，對于相對方的管理較為靈活寬松，可以采用登記備案的形式，記錄合作的項(xiàng)目、次數(shù)、時(shí)間期限等等。

人事合同的相對方是合同編制員工、事業(yè)編制員工和各類人才計(jì)劃招聘員工，其資料主要匯總在人事管理系統(tǒng)，所以合同管理系統(tǒng)在人事方面的作用主要是規(guī)范和督促勞動(dòng)合同簽訂，以及電子合同備案。

3.3.2 合同發(fā)起

合同發(fā)起預(yù)設(shè)合同范本使用和非范本合同發(fā)起兩種模式。

合同范本由合同業(yè)務(wù)主管部門起草，法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門進(jìn)行審查、修改、定稿后，上黨委會(huì)進(jìn)行審議，審議通過的合同范本由信息部門和系統(tǒng)建設(shè)公司植入合同管理系統(tǒng)。對于固定條款，系統(tǒng)禁止用戶修改，對于自定義內(nèi)容的條款，系統(tǒng)會(huì)顯示填寫規(guī)范和范例。為了提高合同范本的靈活性，對于一些有調(diào)整空間的條款，可設(shè)置選項(xiàng)供業(yè)務(wù)主管部門根據(jù)合同實(shí)際情況進(jìn)行選擇。例如：選項(xiàng)①研究成果知識產(chǎn)權(quán)歸甲方所有；②研究成果知識產(chǎn)權(quán)歸乙方所有；③研究成果知識產(chǎn)權(quán)由甲乙雙方共同共有；④研究成果知識產(chǎn)權(quán)由甲乙雙方按份共有，共有份額分別為……

業(yè)務(wù)主管部門發(fā)起非范本合同，只需將合同項(xiàng)目背景資料以及合同初稿的Word版本上傳至系統(tǒng)并進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

為了激勵(lì)各部門使用合同范本，提高審批效率，降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，對于使用范本的合同，系統(tǒng)可賦予更短的審核時(shí)間，要求各部門在較短的時(shí)間內(nèi)完成審批，減少合同業(yè)務(wù)主管部門最后匯總意見統(tǒng)稿定稿的壓力。

3.3.3 合同審批

合同一旦發(fā)起，就會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)類型自動(dòng)走入不同的審批流程。審批流程由合同業(yè)務(wù)主管部門發(fā)起，依次經(jīng)過需求科室、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、法律事務(wù)室、分管院領(lǐng)導(dǎo)[13]。合同業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行相對方資質(zhì)、信譽(yù)等方面的審查，對合同條款是否符合項(xiàng)目要求、是否符合談判時(shí)雙方的真實(shí)意思表示進(jìn)行審查。需求科室對設(shè)備的型號、服務(wù)的內(nèi)容、工程的范圍和售后維修保護(hù)的承諾進(jìn)行審查。技術(shù)部門對合同的技術(shù)條款進(jìn)行核對和審查。財(cái)務(wù)部門要從經(jīng)濟(jì)政策和經(jīng)濟(jì)效益方面對合同進(jìn)行審查。審計(jì)部門要對合同及前期項(xiàng)目資料進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。法律事務(wù)室要從合法合規(guī)性、條款的明確性和可執(zhí)行性進(jìn)行審查。分管院領(lǐng)導(dǎo)要對合同的審查進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。合同審批要設(shè)置時(shí)間期限，各審批部門應(yīng)及時(shí)高效地對審批事項(xiàng)進(jìn)行處理。實(shí)行責(zé)任到人，審批人對本部門審查內(nèi)容負(fù)直接責(zé)任[14]。

3.3.4 合同簽訂

分管院領(lǐng)導(dǎo)審批、合同業(yè)務(wù)主管部門匯總意見修改、法律事務(wù)室核對后，將生成合同二維碼，業(yè)務(wù)主管部門憑此二維碼申請合同用章，院長辦公室印章管理員掃描二維碼即可查看審批流程以及定稿版本，確認(rèn)無誤后加蓋公章。合同主管部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無需在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)重新提交資料進(jìn)行普通的用章申請，節(jié)省了數(shù)據(jù)再次上傳的工作量和時(shí)間，也實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。具備成熟信息技術(shù)的單位，可以在保證用章安全的情況下使用電子印章，進(jìn)一步提高合同簽訂效率。

3.3.5 合同執(zhí)行

合同執(zhí)行是容易被忽視的環(huán)節(jié)。目前有的醫(yī)院部門之間缺乏聯(lián)合動(dòng)態(tài)監(jiān)管，各部門僅注重本部門負(fù)責(zé)的審批程序，對后續(xù)執(zhí)行情況知之甚少。由此可能導(dǎo)致合同相對方履行不完全或者遲延履行，比如貨物交付遲延、貨物和服務(wù)不符合要求、工程實(shí)施進(jìn)度慢等等，產(chǎn)生高額的、難以支付的違約金。在法律層面上，院方雖然有理由充分的賠償請求權(quán)，但實(shí)際損失卻難以使用合適的公式進(jìn)行計(jì)算，若采用合同上約定的賠償基數(shù)和賠償比例，考慮到中小企業(yè)的營商情況，實(shí)際上并無實(shí)現(xiàn)的可能，所以雙方均需耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力進(jìn)行取證、證明和談判，雙方成本持續(xù)攀升。

若合同業(yè)務(wù)主管部門和財(cái)務(wù)部門忽視合同的付款執(zhí)行也會(huì)構(gòu)成違約，產(chǎn)生違約金，給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失。售后承諾的利用和維修優(yōu)惠的使用也是合同執(zhí)行的重要部分，在合同項(xiàng)目的談判過程中，合同相對方為了爭取更大程度的合作，經(jīng)常會(huì)作出優(yōu)惠承諾，醫(yī)院應(yīng)對其進(jìn)行充分利用，避免自身權(quán)利的懈怠和資源的浪費(fèi)。

合同執(zhí)行管理還應(yīng)包括履行評估，即結(jié)合合同文本和實(shí)際履行情況，客觀評價(jià)合同履行在形式和實(shí)質(zhì)上的效果，形式上包括合同資料的完整性和真實(shí)性，實(shí)質(zhì)效果涉及合同表層目的是否實(shí)現(xiàn)，權(quán)利義務(wù)是否完全遵守，是否完成合同立項(xiàng)初期擬定的目的，是否提高醫(yī)院的相關(guān)方面效益等等。

3.3.6 合同歸檔和借閱

合同歸檔屬于合同的后期管理，合同履行完成要及時(shí)辦理合同歸檔手續(xù)，形成完整有效的閉環(huán)。對歸檔管理不夠重視，沒有及時(shí)將合同及雙方往來函件備案，導(dǎo)致合同資料甚至合同正本丟失，一旦產(chǎn)生糾紛，將會(huì)造成維權(quán)困難。在合同管理系統(tǒng)完成歸檔有利于資料的完整保存，減少因部門人員變動(dòng)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人調(diào)整帶來的影響，避免因合同資料在不同部門分別存檔而導(dǎo)致的履行情況不明的問題。

合同借閱應(yīng)嚴(yán)格遵守借用手續(xù)，登記借用的科室、審批人員、借用用途、日期、歸還日期、借用人姓名和聯(lián)系方式，使用范圍等等。

3.3.7 合同統(tǒng)計(jì)和報(bào)告

合同統(tǒng)計(jì)是指利用現(xiàn)代統(tǒng)計(jì)工具自動(dòng)抓取數(shù)據(jù)形成可視化統(tǒng)計(jì)圖表，各職能部門可根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，設(shè)計(jì)圖表要素，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的挖掘、多維分析和應(yīng)用[15]。

醫(yī)院建立合同年度整理報(bào)告機(jī)制，總結(jié)、分析，查找合同管理中存在的漏洞，及時(shí)督促整改。對合同管理工作中成績突出和避免或挽回醫(yī)院經(jīng)濟(jì)損失部門和個(gè)人應(yīng)予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)根據(jù)情況嚴(yán)重程度追究違反合同管理制度人員的責(zé)任。

4 討論

4.1 效果

4.1.1 提高工作效率

①開發(fā)統(tǒng)一門戶登錄入口。由于醫(yī)院醫(yī)療和管理業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，沒有一家軟件公司能提供全套成熟的業(yè)務(wù)系統(tǒng)[16]。隨著業(yè)務(wù)量的增加和信息化系統(tǒng)建設(shè)的鋪開，醫(yī)院將以財(cái)務(wù)、科研、人事、行政、法務(wù)、后勤等業(yè)務(wù)為核心，建立起一系列智能業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。同一工作人員往往有登錄多個(gè)工作系統(tǒng)的需求，若每個(gè)系統(tǒng)都有特定的登錄網(wǎng)址、賬號和密碼，工作人員需要記住所有登錄信息，并且在工作中反復(fù)切換系統(tǒng)及工作界面，造成勞動(dòng)力的無謂消耗，效率反而被信息化工具所牽制。為提高工作效率，A醫(yī)院致力于集成所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)，開發(fā)統(tǒng)一的門戶登錄入口，工作人員僅需要一個(gè)帳號和密碼就可以登錄所有系統(tǒng)處理相關(guān)工作事宜，審批效率大大提高。②開發(fā)低權(quán)限的用戶入口。合同管理系統(tǒng)中合同范本的使用從整體上看，會(huì)簡化審批環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)審查，但在實(shí)踐中，對于發(fā)起合同的合同業(yè)務(wù)主管部門來說，則會(huì)導(dǎo)致工作量增加。較之沒有系統(tǒng)的時(shí)期，所有合同都只需要將Word文本一鍵上傳，便可流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。而引入系統(tǒng)后，合同范本的使用則通過選擇和填入內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)。對此A醫(yī)院設(shè)計(jì)不同等級用戶入口，開發(fā)低權(quán)限用戶入口給相對方進(jìn)行填寫，合同業(yè)務(wù)主管部門審核后點(diǎn)擊傳入系統(tǒng)，一方面減輕填寫壓力，另一方面實(shí)現(xiàn)甲乙雙方雙重核對。低權(quán)限用戶入口還可以用于相關(guān)方庫的準(zhǔn)入、更新和維護(hù)，由相對方填入社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式、地址、開戶行、銀行賬戶等等。

圖1 醫(yī)院合同管理系統(tǒng)功能板塊建設(shè)

4.1.2 可互動(dòng)的開放平臺

①與院內(nèi)各系統(tǒng)進(jìn)行互動(dòng)。合同管理系統(tǒng)應(yīng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、HIS、HERP進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，并且設(shè)置預(yù)算模塊、資產(chǎn)模塊、支出模塊與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行互動(dòng)，形成閉環(huán)管理推進(jìn)公立醫(yī)院實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合[17]。預(yù)算模塊用于跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況，核銷相應(yīng)預(yù)算數(shù)額。資產(chǎn)模塊鏈接資產(chǎn)編號和資產(chǎn)使用效益評價(jià)體系。支出模塊規(guī)范審批程序，防范支出審批中的超額批準(zhǔn)風(fēng)險(xiǎn)、合同簽訂審批中的超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)、合同執(zhí)行的超期付款違約風(fēng)險(xiǎn)。推動(dòng)各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互和業(yè)務(wù)協(xié)同[18]。A醫(yī)院強(qiáng)化數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)協(xié)同共享，提升數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和關(guān)聯(lián)性[19]。②與第三方平臺進(jìn)行集成和鏈接。A醫(yī)院重視第三方平臺的利用，集成第三方OCR技術(shù)，對PDF、JPG等格式的合同進(jìn)行文字識別，并與目標(biāo)文檔進(jìn)行比對，高亮突出差異；鏈接發(fā)票查驗(yàn)程序、企業(yè)商業(yè)信息查驗(yàn)平臺、信用中國和中國裁判文書網(wǎng)等查詢檢驗(yàn)平臺，對相對方的經(jīng)營信息和現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研。

4.1.3 靈活的個(gè)性化設(shè)置

智能化的主要特點(diǎn)是個(gè)性化，系統(tǒng)的個(gè)性化定制需要實(shí)現(xiàn)的是讓非軟件設(shè)計(jì)專業(yè)人士擁有設(shè)計(jì)和配置能力的工具。合同管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)根據(jù)用戶角色需求，自定義各類待辦事宜卡片的呈現(xiàn)方式和順序，包括但不限于待起草、待審批、待簽訂、履行中、待處理、待歸檔。

根據(jù)提醒需求可預(yù)設(shè)提醒條件和信息內(nèi)容，包括但不限于待辦提醒、合同審批提醒、付款提醒、合同到期提醒、質(zhì)保期到期提醒、合同履行異常提醒、合同歸檔提醒。

系統(tǒng)可根據(jù)一定篩選條件，條件包括但不限于時(shí)間段、發(fā)起人、乙方、金額、合同類別、預(yù)算項(xiàng)目、采購方式、付款進(jìn)度，調(diào)出符合條件的合同相關(guān)信息，勾選信息類別欄目，一鍵導(dǎo)出Excel表格，個(gè)性化定制圖表顯示內(nèi)容。個(gè)性化導(dǎo)出功能對于完成上級部門的不同合同統(tǒng)計(jì)、合同管理情況檢查任務(wù)，提供了極大的便利。

4.1.4 利用可視化工具

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的利用和分析能幫助單位實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高準(zhǔn)度的管理?？梢暬谋举|(zhì)是視覺對話，通過圖形符號、色彩的手段，清晰直觀地表達(dá)信息，提高數(shù)據(jù)識別和信息傳遞的效率，幫助管理層洞察數(shù)據(jù)內(nèi)涵、理解數(shù)據(jù)蘊(yùn)藏價(jià)值。系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)用數(shù)字和項(xiàng)目列表形式展示待處理工作，數(shù)字可設(shè)置顏色，待辦事項(xiàng)越多，顏色越深，用視覺感官刺激督促工作的完成。將合同相關(guān)數(shù)據(jù)經(jīng)過“收集、梳理、建模、服務(wù)”為管理層賦能，充分激活大量“沉睡”信息，發(fā)揮數(shù)據(jù)“儀表盤”的作用[20]。

4.2 展望

以高質(zhì)量發(fā)展為目標(biāo)的合同管理系統(tǒng)建設(shè)不是一蹴而就的事情，應(yīng)密切關(guān)注安全性、準(zhǔn)確性和平衡性，應(yīng)從重點(diǎn)著手，再全面鋪開，應(yīng)協(xié)調(diào)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)度，一步一步統(tǒng)籌推進(jìn)。

合同管理系統(tǒng)的開放互動(dòng)，提高了靈活度的同時(shí)也增加了安全風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)的安全問題主要出現(xiàn)在信息安全管理、技術(shù)控制、系統(tǒng)設(shè)計(jì)3個(gè)方面。管理方面可能存在信息安全保護(hù)制度和流程的不完善、應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制不健全、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置不合理等問題。技術(shù)方面的問題可能是未進(jìn)行安全域劃分、缺少風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控技術(shù)、使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)不規(guī)范，易引入病毒及黑客攻擊程序等。在系統(tǒng)自身方面，由于交互平臺較多，導(dǎo)致系統(tǒng)開放接口增多，各種用戶的訪問容易引來惡意攻擊。公立醫(yī)院應(yīng)通過加強(qiáng)對本地?cái)?shù)據(jù)的保護(hù)、用戶權(quán)限的設(shè)置等，實(shí)現(xiàn)信息的管控。

決策的重要依據(jù)是信息，信息的關(guān)鍵來源是數(shù)據(jù)，為了發(fā)揮數(shù)據(jù)的工具價(jià)值，在建設(shè)合同管理系統(tǒng)過程中，要平衡各個(gè)系統(tǒng)以及板塊開發(fā)進(jìn)度，避免數(shù)據(jù)在交互過程中發(fā)生錯(cuò)誤，設(shè)置信息異常的警示，保證紙質(zhì)原始資料與電子資料的統(tǒng)一性。

提高合同管理水平是大勢所趨，公立醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展情況，選擇合適的建設(shè)方式，加快推進(jìn)合同管理系統(tǒng)建設(shè)，推動(dòng)效率的提高和結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)[21]。