文/關(guān)夏(山東省公路橋梁檢測(cè)中心有限公司)
當(dāng)前社會(huì)各種信息技術(shù)高速發(fā)展,催生了大量信息化產(chǎn)品。各行各業(yè)也開始將信息化技術(shù)應(yīng)用到日常經(jīng)營(yíng)管理中,滲透到眾多生產(chǎn)環(huán)節(jié)中,例如管理、銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等。而在企業(yè)信息化發(fā)展進(jìn)程中,企業(yè)的信息化管理重心逐漸有所轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)信息化技術(shù)的核心地位愈加凸顯,并且財(cái)務(wù)信息化技術(shù)的應(yīng)用成熟與否決定著企業(yè)整體核心競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)弱和戰(zhàn)略經(jīng)營(yíng)決策準(zhǔn)確性。但很多企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)時(shí)會(huì)遇到各種問(wèn)題。因此,對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),明確企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)路徑有著重要的現(xiàn)實(shí)意義,探索企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)路徑并與企業(yè)實(shí)際相結(jié)合,有著重要的實(shí)踐作用。
財(cái)務(wù)信息化本質(zhì)上是企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作和制度方面的創(chuàng)新,為企業(yè)信息管理和系統(tǒng)管理融合提供了良好的平臺(tái)。財(cái)務(wù)管理是現(xiàn)代化企業(yè)管理中的重點(diǎn),其核心在于信息技術(shù),主要采用各種合理的方式對(duì)資本運(yùn)行進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理,滲透到企業(yè)業(yè)務(wù)交易活動(dòng)的所有環(huán)節(jié)。此外,可以利用數(shù)據(jù)整合功能,收集處理業(yè)務(wù)和市場(chǎng)用戶數(shù)據(jù),輔助管理者做出準(zhǔn)確的經(jīng)營(yíng)和管理決策[1]。
雖然我國(guó)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化軟件的研究起步較晚,但是到目前為止在理論和實(shí)踐方面也有了突出進(jìn)展。我國(guó)財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展可以具體分為五個(gè)階段,如表1所示。
表1 我國(guó)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展過(guò)程
1981年以前是第一個(gè)發(fā)展階段,可以稱之為財(cái)務(wù)信息化的初步探索階段。在這期間只有少數(shù)企業(yè)家接受了財(cái)務(wù)電算化的想法,并開始試著把電算化概念引入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中。從1981年到1989年是第二個(gè)發(fā)展階段,稱之為財(cái)務(wù)信息化的初次嘗試階段。主要是由國(guó)家擔(dān)任主要領(lǐng)導(dǎo)人職責(zé),帶領(lǐng)著各大企業(yè)研究財(cái)務(wù)類軟件。這期間少數(shù)企業(yè)會(huì)應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件,多數(shù)企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)手工記賬、核對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),而且整體財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用普遍存在著應(yīng)用水平低、數(shù)據(jù)信息重復(fù)性高的問(wèn)題。從1989年到1998年是第三個(gè)發(fā)展階段,稱之為財(cái)務(wù)信息化商業(yè)化發(fā)展的重要階段。這十年主要的成果在于會(huì)計(jì)電算化轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒@期間國(guó)家相繼推出了一系列電算化方面的政策、文件,使得會(huì)計(jì)電算化發(fā)展有了更加系統(tǒng)的參考依據(jù)。從1998年到2008年稱為第四個(gè)發(fā)展階段,是財(cái)務(wù)信息化普及應(yīng)用的階段。這一時(shí)期涌現(xiàn)出了諸多優(yōu)秀的、可行的財(cái)務(wù)信息化軟件,比如金蝶、用友、ERP系統(tǒng)等,這些軟件的出現(xiàn)更加體現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化與企業(yè)發(fā)展的密切相關(guān)。從2008年至今為第五個(gè)發(fā)展階段,是財(cái)務(wù)信息化逐漸成熟化、標(biāo)準(zhǔn)化的階段。這期間財(cái)務(wù)信息化軟件基本能被各大企業(yè)應(yīng)用,但在中小企業(yè)中應(yīng)用十分有限,還有很大的提升空間,未來(lái)應(yīng)聚焦中小企業(yè)的信息化建設(shè)。
企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)過(guò)程中,各部門人員僅僅站在各自部門角度考慮問(wèn)題,提出本部門的數(shù)據(jù)建設(shè)需求,并不清楚其部門在企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中的準(zhǔn)確定位,相應(yīng)的對(duì)信息化建設(shè)職責(zé)和工作權(quán)限也不了解。故在實(shí)際財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)使用后、在進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí),經(jīng)常出現(xiàn)財(cái)務(wù)問(wèn)題。即因?yàn)闄?quán)責(zé)劃分不清晰,出現(xiàn)各部門相互推諉責(zé)任的負(fù)面現(xiàn)象。
財(cái)務(wù)部門在企業(yè)中本來(lái)就擔(dān)當(dāng)著重要的溝通傳輸信息職責(zé),如果與其他各職能部門缺乏溝通交流,將會(huì)產(chǎn)生一系列不良后果:首先,會(huì)使企業(yè)整體業(yè)務(wù)活動(dòng)交易缺少各部門的協(xié)調(diào)配合;其次,各部門只沉浸在自己?jiǎn)为?dú)的系統(tǒng)軟件中,忽略相同數(shù)據(jù)集成轉(zhuǎn)換,從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不對(duì)稱;最后,產(chǎn)生偏差的數(shù)據(jù)信息也無(wú)法追究到具體的責(zé)任人。
在企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)管理平臺(tái)中,每個(gè)部門日常業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)單獨(dú)存在、單獨(dú)管理,系統(tǒng)管理是獨(dú)立存在的,各部門系統(tǒng)軟件間并沒有建立良好的數(shù)據(jù)接口,導(dǎo)致系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息不能實(shí)現(xiàn)共享,信息化的產(chǎn)出達(dá)不到預(yù)期。這樣同樣的數(shù)據(jù)可能就會(huì)在不同的部門重復(fù)的錄入、核對(duì)、整理,既增加了工作人員工作量,也降低了員工工作效率。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì),各個(gè)部門軟件系統(tǒng)中有大部分的數(shù)據(jù)都是重復(fù)的。例如,在財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)中,并不涉及員工報(bào)銷系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等,各部門信息融合和共享程度較低,對(duì)于這些部門所產(chǎn)生的信息,財(cái)務(wù)人員要一一進(jìn)行核對(duì)和分析,無(wú)疑增加了企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作量,降低了財(cái)務(wù)管理工作效率[2]。
企業(yè)擁有眾多部門,各個(gè)部門都有單獨(dú)的數(shù)據(jù)采集方式和渠道,所以對(duì)于同樣的業(yè)務(wù)交易活動(dòng),可能也會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)采集方式不同,造成所采集數(shù)據(jù)信息不一致。所以在實(shí)際系統(tǒng)管理中,經(jīng)常會(huì)存在著數(shù)據(jù)信息口徑不一致、信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題。如此大量、凌亂的數(shù)據(jù)信息對(duì)企業(yè)管理人員來(lái)說(shuō),數(shù)據(jù)的可靠程度降低,無(wú)法根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)做出準(zhǔn)確決策和合理的經(jīng)營(yíng)管理方案,進(jìn)而影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展,影響企業(yè)整體效益。比如企業(yè)對(duì)于銀行的數(shù)據(jù)信息可靠性要達(dá)到99.99%,才能便于資本結(jié)算、支付等交易正常進(jìn)行。但是實(shí)際上企業(yè)的銀行數(shù)據(jù)可靠性遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到數(shù)據(jù)質(zhì)量要求,究其原因,主要是在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)時(shí),相關(guān)群體包括數(shù)據(jù)所有者、數(shù)據(jù)生產(chǎn)人員、數(shù)據(jù)管理者、數(shù)據(jù)使用者等,都沒有遵循固定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)則,導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息口徑不一致,數(shù)據(jù)可靠性降低。
財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用雖然會(huì)給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)諸多便利,但是與便利共存的是安全風(fēng)險(xiǎn)。在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過(guò)程中,企業(yè)管理者會(huì)忽略數(shù)據(jù)信息的安全性,沒有對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)信息的重要程度進(jìn)行合理劃分,并制定相應(yīng)的保護(hù)措施,以至于在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)核心數(shù)據(jù)的泄露,比如企業(yè)中長(zhǎng)期戰(zhàn)略決策數(shù)據(jù)、銷售利潤(rùn)、預(yù)算管理數(shù)據(jù)等。這是因?yàn)槠髽I(yè)員工并沒有對(duì)這些數(shù)據(jù)的安全性給予足夠的重視,也沒有依據(jù)科學(xué)的管理方式保護(hù)數(shù)據(jù)信息;在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中也沒有針對(duì)不同層級(jí)員工設(shè)計(jì)相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限;審計(jì)部門在審計(jì)過(guò)程中也存在一定的漏洞,導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)被有心人利用,進(jìn)而給企業(yè)造成極大的損失。
1.數(shù)據(jù)認(rèn)責(zé)
數(shù)據(jù)信息是企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ),對(duì)于上述財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息管理職責(zé)劃分不清晰引起的問(wèn)題,可以通過(guò)明確劃分?jǐn)?shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量和安全相關(guān)負(fù)責(zé)人的職責(zé)來(lái)解決,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理角色和職責(zé)相統(tǒng)一。數(shù)據(jù)管理者一般是企業(yè)各技術(shù)部門負(fù)責(zé)人,其主要職責(zé)是根據(jù)數(shù)據(jù)生命周期進(jìn)行全過(guò)程管控,領(lǐng)導(dǎo)下屬部門編制數(shù)據(jù)信息相關(guān)使用流程、制度,用來(lái)保障企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和安全性。數(shù)據(jù)使用者一般是各業(yè)務(wù)部門員工,其職責(zé)是按照規(guī)定的數(shù)據(jù)管理制度、流程執(zhí)行,依據(jù)相關(guān)要求使用數(shù)據(jù)信息。
2.規(guī)劃數(shù)據(jù)全生命周期
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的全生命周期管理主要流程包括數(shù)據(jù)信息的創(chuàng)建、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、遷移、訪問(wèn)和查詢、共享、信息歸檔、信息停用。企業(yè)要做好每個(gè)環(huán)節(jié),才能確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的安全、完整,進(jìn)而提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用效率和質(zhì)量[3]。
3.構(gòu)建數(shù)據(jù)治理相關(guān)考核體系
企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)治理評(píng)估時(shí)要注意以下幾點(diǎn):搭建完善的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)治理評(píng)估體系;建立健全財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)治理的監(jiān)管、評(píng)估流程;合理制定數(shù)據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn);對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全監(jiān)督和質(zhì)量監(jiān)管進(jìn)行評(píng)價(jià)和監(jiān)督。
1.制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)
企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化涉及的數(shù)據(jù)要按照合理的類別劃分,進(jìn)行詳細(xì)記錄,然后建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)信息不僅僅局限于物資管控、業(yè)務(wù)交易項(xiàng)目、人力、財(cái)力等方面的管理,還要考慮財(cái)務(wù)信息化相關(guān)聯(lián)的安全性能、系統(tǒng)運(yùn)行、數(shù)據(jù)信息的綜合規(guī)劃等各環(huán)節(jié)。制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí),還要考慮各部門使用數(shù)據(jù)范圍、定義、頻率以及相關(guān)聯(lián)的法律法規(guī)、制度體系[4]。
2.執(zhí)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)
建立了完善的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)工作人員就要在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中,按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,包括數(shù)據(jù)創(chuàng)建、數(shù)據(jù)信息傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中,財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用者會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中存在的問(wèn)題,不斷完善財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù),并規(guī)范員工日常工作行為。
3.維護(hù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)
隨著企業(yè)后期業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大、業(yè)務(wù)需求的增加,現(xiàn)有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)可能無(wú)法滿足其實(shí)際需求,這就需要對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)做進(jìn)一步升級(jí)和改進(jìn)。由各部門人員提出申請(qǐng),并解釋變更詳情,經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)所有者、管理者、使用者等的一致評(píng)估后方可進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的更改。
4.開展數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)
企業(yè)要定期對(duì)財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施考核,對(duì)系統(tǒng)涉及的每一個(gè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)都給出公正合理的評(píng)價(jià)。
評(píng)價(jià)方式可以采用定性方式,從數(shù)據(jù)管理者、使用者等多個(gè)層面收集諸多數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),并由財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理部門對(duì)其做出相應(yīng)反饋,考評(píng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是否適應(yīng)業(yè)務(wù)需求。也可以采用定量方式,側(cè)重點(diǎn)在于考察依據(jù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)質(zhì)量結(jié)果。比如考察財(cái)務(wù)信息化流程執(zhí)行率,可以通過(guò)考察系統(tǒng)流程中沒有完成事件占全部申請(qǐng)事件的比例。
1.明確數(shù)據(jù)質(zhì)量要求
企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理中,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的最終所有權(quán)歸數(shù)據(jù)管理者所有,對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量要求越高,在后期財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中,相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可靠性上才更加有保障。如果企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中涉及的數(shù)據(jù)質(zhì)量并不能精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化,后期在數(shù)據(jù)生成、處置、查詢、訪問(wèn)、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)問(wèn)題[5],影響財(cái)務(wù)管理工作的順利進(jìn)行。所以為了保障財(cái)務(wù)信息化管理過(guò)程可以順利進(jìn)行,要明確各環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量要求,每個(gè)環(huán)節(jié)都要建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)則,從源頭做起,保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整體的質(zhì)量。
2.開展數(shù)據(jù)質(zhì)量考評(píng)
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的考評(píng)主要是通過(guò)人工或自動(dòng)化的方式進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查,多角度考核后對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量作出科學(xué)合理的評(píng)價(jià),準(zhǔn)確辨別整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期中任一環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)質(zhì)量情況。只有保障了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量,才能進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)管理的整體效率。
1.進(jìn)行數(shù)據(jù)安全分級(jí)
企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性按照重要性程度可以分為公開數(shù)據(jù)、內(nèi)部數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)和核心數(shù)據(jù)四個(gè)層次。重要程度不同的數(shù)據(jù)信息受損對(duì)企業(yè)造成的影響和修復(fù)時(shí)間都不同:若公開數(shù)據(jù)信息被惡意破壞,會(huì)給當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)造成輕微損害,但在短時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)信息可以修復(fù);若企業(yè)核心數(shù)據(jù)遭受破壞,就會(huì)給企業(yè)造成極大的影響,當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)會(huì)被迫中止,甚至給企業(yè)造成致命打擊,在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法恢復(fù)元?dú)狻?/p>
2.設(shè)置數(shù)據(jù)訪問(wèn)授權(quán)
要保障企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性,可以設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限,對(duì)不同用戶進(jìn)行準(zhǔn)確定義,再根據(jù)各用戶實(shí)際工作崗位及工作內(nèi)容,規(guī)定其可以使用、瀏覽、編輯等的數(shù)據(jù)范圍,然后對(duì)應(yīng)地賦予不同崗位員工相應(yīng)的權(quán)限。而且在設(shè)置數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限時(shí),也要充分考慮財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的安全等級(jí)標(biāo)準(zhǔn),切實(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)授予權(quán)限,也可以在一定程度上增加重要數(shù)據(jù)信息的安全性。
部分授權(quán)規(guī)則示例:核心數(shù)據(jù)的訪問(wèn)要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層,或者由領(lǐng)導(dǎo)直接委托任命的專員批準(zhǔn);關(guān)鍵數(shù)據(jù)的訪問(wèn)要各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可訪問(wèn);內(nèi)部數(shù)據(jù)的訪問(wèn)要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)專員的批準(zhǔn)[6]。
本文在梳理了我國(guó)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展過(guò)程的基礎(chǔ)上,分析了企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)其實(shí)際財(cái)務(wù)管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題,本文結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)中多種理論知識(shí)指導(dǎo)和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),提出了解決這些問(wèn)題的對(duì)應(yīng)措施,認(rèn)為財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)需要考慮業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)規(guī)劃,建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理體系和數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系,完善數(shù)據(jù)安全管理體系,全面提升企業(yè)數(shù)據(jù)治理能力,充分應(yīng)用信息化技術(shù),使企業(yè)財(cái)務(wù)信息化水平得到進(jìn)一步提高。希望本文的研究可以為其他企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供一定的參考價(jià)值。
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