淺析智能會(huì)議管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文｜薄輝 張小杰

在大型企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)發(fā)展從國(guó)內(nèi)的重組兼并轉(zhuǎn)向了海外市場(chǎng)，“走出去”成為了未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，部分企業(yè)已經(jīng)成為了國(guó)家“一帶一路”建設(shè)的排頭兵。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，對(duì)外交流和研討的增加，各類(lèi)型會(huì)議數(shù)量逐漸增加，而會(huì)議室資源越發(fā)緊張。因此為進(jìn)一步提高會(huì)議管理信息化工作水平，建立一套全集團(tuán)統(tǒng)一的會(huì)議管理平臺(tái)，支持會(huì)議預(yù)約、會(huì)議顯示屏、會(huì)議評(píng)價(jià)、會(huì)議電子材料管理及會(huì)場(chǎng)智能管理等功能，實(shí)現(xiàn)會(huì)議全生命周期管理，串聯(lián)線(xiàn)上線(xiàn)下，集成信息系統(tǒng)，達(dá)到便捷、高效、安全的會(huì)議管理。

一、會(huì)議管理現(xiàn)狀

會(huì)議管理主要包括幾部分內(nèi)容：會(huì)議內(nèi)容，參加人員及時(shí)間地點(diǎn)的安排；現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議室的確定，投影儀，需要的文件；現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議桌簽的擺放；現(xiàn)場(chǎng)茶水準(zhǔn)備；會(huì)議資料整理。大部分企業(yè)應(yīng)對(duì)上述內(nèi)容還處于傳統(tǒng)模式之中，辦公室預(yù)約還停留在傳統(tǒng)的手工登記方式，工作人員要應(yīng)對(duì)來(lái)自電話(huà)、面詢(xún)、即時(shí)通訊等多渠道的問(wèn)詢(xún)，不僅被消耗大量的精力和時(shí)間，還有可能面臨登記錯(cuò)誤和因?yàn)闀?huì)議的臨時(shí)取消，信息不對(duì)稱(chēng)，而造成的會(huì)議室資源的閑置。同時(shí)，由于缺乏信息化手段的支撐，會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議室資源管理、會(huì)議信息和會(huì)議材料的電子化、會(huì)議信息實(shí)時(shí)顯示、會(huì)議效果評(píng)價(jià)等問(wèn)題無(wú)法解決。

二、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)及挑戰(zhàn)

構(gòu)建智能會(huì)議管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高企業(yè)會(huì)議管理信息化工作水平，節(jié)省成本，提升效率，同時(shí)響應(yīng)國(guó)家提出的科學(xué)發(fā)展和低碳環(huán)保的要求和倡議，應(yīng)開(kāi)發(fā)建設(shè)智能會(huì)議管理系統(tǒng)，從會(huì)議資料電子化出發(fā)，在會(huì)議過(guò)程中使用電子文檔的方式，減少紙張的使用，倡導(dǎo)低碳會(huì)議，同時(shí)解決對(duì)會(huì)議資料的管理過(guò)程，提高會(huì)議效率。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)滿(mǎn)足以下原則：

安全性：整個(gè)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)要求確保系統(tǒng)的安全，將系統(tǒng)所受到的外來(lái)破壞降低到最低限度。

先進(jìn)性和成熟性：采用國(guó)際上成熟的、先進(jìn)的、具有多廠(chǎng)商廣泛支持的硬件技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，保證整體架構(gòu)在未來(lái)幾年內(nèi)不落后。

可靠性和穩(wěn)定性：系統(tǒng)方案必須具有較高的可靠性，關(guān)鍵設(shè)備關(guān)鍵部件應(yīng)有冗余配置和容錯(cuò)功能，提供各種故障的快速恢復(fù)保證，整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)有災(zāi)難恢復(fù)功能。

易于實(shí)施、管理與維護(hù)：整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)必須具有良好的可實(shí)施性與可管理性，同時(shí)還要具有較佳的易維護(hù)性。

具有較好的可擴(kuò)展性：具有良好的可擴(kuò)展性。整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)中的關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)具有在線(xiàn)升級(jí)的能力，其他設(shè)備也應(yīng)具有平滑升級(jí)的能力。以適應(yīng)將來(lái)工程規(guī)模拓展的需要。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

本項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容包括智能會(huì)議管理系統(tǒng)和系統(tǒng)集成服務(wù)。其中智能會(huì)議管理系統(tǒng)由智能會(huì)議管理系統(tǒng)后臺(tái)、智能會(huì)議管理系統(tǒng)移動(dòng)端、會(huì)議效果評(píng)價(jià)子系統(tǒng)、會(huì)議情況統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)、會(huì)議席次圖生成子系統(tǒng)以及會(huì)議資源管理子系統(tǒng)組成；系統(tǒng)還應(yīng)與辦公系統(tǒng)、即時(shí)通訊和會(huì)議信息實(shí)時(shí)顯示終端，提供并預(yù)留與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的標(biāo)準(zhǔn)接口方案。

據(jù)悉，采氣三廠(chǎng)在9月初就開(kāi)始編制冬季保供方案，倒排生產(chǎn)計(jì)劃，產(chǎn)量精細(xì)到井口，管理下沉一級(jí)，廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)輪流到作業(yè)區(qū)蹲點(diǎn)，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部署；地質(zhì)、開(kāi)發(fā)技術(shù)干部進(jìn)駐班組，制定產(chǎn)能提速、老井增產(chǎn)措施，確保每一口井通暢“吐氣”。

項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容主要內(nèi)容包括會(huì)議室智能管理系統(tǒng)、會(huì)議智能管理移動(dòng)端、會(huì)議效果評(píng)價(jià)子系統(tǒng)、會(huì)議信息實(shí)時(shí)顯示終端集成等多個(gè)功能模塊。

四、系統(tǒng)技術(shù)方案

（一）系統(tǒng)總體框架

結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際需求，系統(tǒng)總體框架如下：

基礎(chǔ)支撐層：提供系統(tǒng)運(yùn)行所需的軟硬件環(huán)境，包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、系統(tǒng)存儲(chǔ)、安全設(shè)備、支撐軟件平臺(tái)、服務(wù)器等，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

數(shù)據(jù)層：建立會(huì)議室?guī)?、?huì)議材料庫(kù)、評(píng)價(jià)庫(kù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)等。系統(tǒng)還需實(shí)現(xiàn)與單位OA等信息系統(tǒng)和企業(yè)微信進(jìn)行對(duì)接。

應(yīng)用支撐層：支撐層負(fù)責(zé)為應(yīng)用產(chǎn)品提供底層的業(yè)務(wù)服務(wù)能力，包括報(bào)表引擎、移動(dòng)門(mén)戶(hù)引擎、智能表單、系統(tǒng)管理等。

應(yīng)用層：應(yīng)用層是對(duì)業(yè)務(wù)平臺(tái)的業(yè)務(wù)服務(wù)能力進(jìn)行的封裝、匯聚和整合，融合后將以各種應(yīng)用產(chǎn)品的形態(tài)面向最終受眾。應(yīng)用層是在支撐層基礎(chǔ)上搭建的業(yè)務(wù)功能模塊，通過(guò)業(yè)務(wù)服務(wù)層提供的支撐，定制實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)功能模塊的需求。包括提供會(huì)議室管理、智能會(huì)議管理、會(huì)議效果評(píng)價(jià)、會(huì)議情況分析、會(huì)議席次圖生成、會(huì)議信息實(shí)時(shí)顯示等應(yīng)用系統(tǒng)功能服務(wù)。

用戶(hù)層：用戶(hù)層，為最終表現(xiàn)層，為其提供服務(wù)。

體系層：運(yùn)行管理機(jī)制貫穿于以上這幾層，提供全面完備的運(yùn)行管理。縱向兩部分分別為安全保障、相關(guān)法律政策法規(guī)以及系統(tǒng)接口，在法律政策法規(guī)的指導(dǎo)下，形成安全保障，成為整個(gè)系統(tǒng)的支撐框架。

（二）系統(tǒng)建設(shè)需求與要求

本系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，在技術(shù)架構(gòu)上采用J2EE多層架構(gòu)體系，以JAVA作為開(kāi)發(fā)語(yǔ)言。在開(kāi)發(fā)過(guò)程中采用成熟的組件技術(shù)，系統(tǒng)接口采用先進(jìn)的RESTful風(fēng)格，預(yù)留豐富的接口。確保系統(tǒng)架構(gòu)先進(jìn)、系統(tǒng)穩(wěn)健，數(shù)據(jù)交互方便。

基于Web的B/S結(jié)構(gòu)應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，采用Web模式后，輕松實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，這樣就使系統(tǒng)操作瀏覽、信息生成、數(shù)據(jù)傳輸整理和信息發(fā)布變得十分容易。Web系統(tǒng)可伸縮性的特點(diǎn)使得它既可以應(yīng)用于Intranet，也可以應(yīng)用于Internet。除此之外，應(yīng)用Web體系和開(kāi)放協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)了系統(tǒng)的可操作性、可移植性和可擴(kuò)展性；所有維護(hù)工作均集中在服務(wù)器端，增強(qiáng)了系統(tǒng)的可維護(hù)性和數(shù)據(jù)一致性，大大減輕系統(tǒng)維護(hù)的工作量。

適用多層次分布式應(yīng)用模型，采用基于組件的方式來(lái)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、組裝和部署企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)，以及基于可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（XML）的數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一的安全模式和靈活的事務(wù)控制。憑借這些技術(shù)，不但可以面對(duì)快速變化的市場(chǎng)提供嶄新的解決方案。而且，開(kāi)發(fā)出來(lái)的是與平臺(tái)無(wú)關(guān)的J2EE組件的解決方案，它不依賴(lài)于某個(gè)特定廠(chǎng)商提供的產(chǎn)品或者API。這意味著不管是開(kāi)發(fā)商還是最終用戶(hù)都有最大的自由去選擇那些更能滿(mǎn)足他們業(yè)務(wù)或技術(shù)需求的產(chǎn)品或組件，不但有利于降低信息系統(tǒng)擁有成本，也有利于適用快速變化的市場(chǎng)需求。

Restful風(fēng)格的API是一種軟件架構(gòu)風(fēng)格，設(shè)計(jì)風(fēng)格而不是標(biāo)準(zhǔn)，只是提供了一組設(shè)計(jì)原則和約束條件。它主要用于客戶(hù)端和服務(wù)器交互類(lèi)的軟件。基于這個(gè)風(fēng)格設(shè)計(jì)的軟件可以更簡(jiǎn)潔，更有層次，更易于實(shí)現(xiàn)緩存等機(jī)制。。

應(yīng)以穩(wěn)定、安全為首要原則，服務(wù)器由于對(duì)并發(fā)性、持續(xù)性運(yùn)行要求較高，操作系統(tǒng)的穩(wěn)定性非常重要，應(yīng)結(jié)合所選擇的應(yīng)用軟件選擇相對(duì)健壯的操作系統(tǒng)，使用Linux操作系統(tǒng)，基于Linux操作系統(tǒng)穩(wěn)定可靠、故障率非常低、幾乎不會(huì)被病毒和惡意代碼感染和破壞、運(yùn)行速度非常快、具有多任務(wù)、多用戶(hù)的能力。

一方面要考慮基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，因?yàn)闀?huì)議管理系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)是會(huì)議室信息數(shù)據(jù)、會(huì)議材料信息、組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)、權(quán)限數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)，因此選擇的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件平臺(tái)要有較好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的能力；另外要考慮數(shù)據(jù)庫(kù)軟件平臺(tái)的安全運(yùn)行，需要數(shù)據(jù)庫(kù)軟件平臺(tái)具有可靠的系統(tǒng)恢復(fù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)的能力，并可以提供及時(shí)有效的技術(shù)支持。系統(tǒng)采用目前主流的Mysql數(shù)據(jù)庫(kù)。

部署在公司機(jī)房，進(jìn)行統(tǒng)一管理與維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃為服務(wù)器區(qū)、外網(wǎng)移動(dòng)辦公區(qū)域和異地備份區(qū)域，分別以不同顏色進(jìn)行區(qū)分。

從系統(tǒng)未來(lái)的業(yè)務(wù)需求，及用戶(hù)數(shù)量、使用頻率、辦件數(shù)量綜合考慮，在系統(tǒng)部署方案上，采用比較成熟的負(fù)載均衡方案，應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器都采用可伸縮的部署方式。應(yīng)用服務(wù)器的負(fù)載均衡采用Nginx作為代理，后端部署多臺(tái)應(yīng)用服務(wù)器（以目前的用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)量，建議兩臺(tái)即可）。應(yīng)用服務(wù)器包含：一臺(tái)Nginx負(fù)載均衡服務(wù)器和兩臺(tái)應(yīng)用服務(wù)器。數(shù)據(jù)服務(wù)器負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和附件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，包含一臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。移動(dòng)辦公為移動(dòng)端提供服務(wù)，需要單獨(dú)部署一臺(tái)服務(wù)器。備份服務(wù)器，考慮到系統(tǒng)安全性，有條件最好建立異地備份服務(wù)器，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和用戶(hù)文件進(jìn)行定期冷備份。

五、結(jié)語(yǔ)

建設(shè)智能會(huì)議管理系統(tǒng)，可有效提升企業(yè)會(huì)議室相關(guān)資源利用率，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)前有預(yù)約，會(huì)中有管理，會(huì)后有評(píng)價(jià)的全生命周期的閉環(huán)式管理。但是管理的提升不僅是信息系統(tǒng)功能的完善，還應(yīng)加強(qiáng)管理制度建設(shè)，讓信息化和管理相互促進(jìn)，共同發(fā)展。