PDCA循環(huán)模式在藥品驗收數(shù)量管理中的應用

莊展長 黃瑞紅 盛飛鳳 陳明進

廣東省婦幼保健院藥學部，廣州 511442

持續(xù)質(zhì)量改進（continuous quality improvement，CQI）是在全面質(zhì)量管理基礎上形成的一種新的管理理念，現(xiàn)已被逐漸運用到醫(yī)療機構(gòu)藥事管理體系的各個環(huán)節(jié)［1］。PDCA循環(huán)管理是按照計劃、實施、檢查和行動（plan、do、check、action）4個階段進行的階梯式上升的科學管理過程，各環(huán)節(jié)不斷循環(huán)的管理體系［2-3］。在CQI的過程中，按照PDCA循環(huán)，周而復始的運用，從而達到質(zhì)量改進、科學管理的目的，該方法已被廣泛應用于醫(yī)院質(zhì)量管理體系的各個環(huán)節(jié)。

為了提高藥品配送合格率，CQI小組認為在確保藥品質(zhì)量驗收的前提下，也要提高配送數(shù)量跟采購計劃數(shù)相符率，于是提出了藥品數(shù)量驗收的概念，即在供應商配送藥品到醫(yī)院時，醫(yī)院藥師現(xiàn)場核對采購計劃下單數(shù)量與供應商配送數(shù)量一致性的驗收。本院藥學部供應組于2020年9月至2021年3月圍繞藥品數(shù)量驗收環(huán)節(jié)中存在藥品供應商配送數(shù)量與采購計劃數(shù)量不相符的問題，運用PDCA循環(huán)管理法，提出并實施了對藥品數(shù)量驗收管理改進措施，由此提高了藥品數(shù)量驗收的合格率。

1 資料與方法

1.1 資料收集 本院藥庫于2020年9月至2021年3月實施CQI，針對藥品數(shù)量驗收，采用PDCA循環(huán)管理法，收集、統(tǒng)計、分析PDCA循環(huán)實施后藥品數(shù)量驗收合格率的變化。

1.2 計劃（P）

1.2.1 影響藥品數(shù)量驗收合格率的因素 采用魚骨圖法分析影響藥品數(shù)量驗收合格率的因素，主要包括以下幾點。（1）供應商送來藥品比采購計劃少（少送）：供應商的庫存不夠，廠家控貨、定量發(fā)貨，采購合同數(shù)滿，供應商差錯少發(fā)貨，供應商商業(yè)目的故意少送。（2）供應商送來藥品比采購計劃多（多送）：產(chǎn)品規(guī)格要求整件采購，補送上次計劃，臨床需求量突增出現(xiàn)口頭采購計劃，供應商差錯多發(fā)貨，供應商商業(yè)目的故意多送。（3）供應商未按采購計劃配送（未送）：近效期品種要求不發(fā)貨，供應商斷貨，新合同配送沒有及時確認，采購下單失敗，新合同配送沒有及時確認，供應商毛利不足，其中供應商在1周內(nèi)未配送藥品的視為未送。

1.2.2 計劃設定 CQI小組經(jīng)過討論確定了質(zhì)量改進的目標對象是在2020年1至8月全院藥品配送品次排名前5的供應商，同時對其藥品配送數(shù)量驗收合格率進行持續(xù)的監(jiān)測并改進。同時CQI小組制訂了本次CQI計劃時間表，主要分前期（數(shù)據(jù)搜集整理階段，篩選目標對象）、中期（情況分析，意見反饋，改進措施）、后期（持續(xù)觀察并對發(fā)現(xiàn)的不合理配送進行改進的階段）［4］。CQI計劃時間表見表1。

1.3 藥品數(shù)量驗收（D）

1.3.1 驗收藥品前準備 下載藥品采購計劃單（在供應商配送藥品前）；與采購員溝通，出現(xiàn)臨時采購計劃需及時告知藥庫驗收人員；根據(jù)采購計劃單整理出驗收計劃表，主要內(nèi)容包括：藥品名稱、規(guī)格、配送商、下單數(shù)量、下單時間、驗收數(shù)量、驗收時間；打印采購計劃表。

1.3.2 現(xiàn)場驗收藥品環(huán)節(jié) 在確保藥品質(zhì)量驗收的前提下，驗收員認真核對下單數(shù)量和配送數(shù)量的一致性。當配送數(shù)量與下單數(shù)量一致時，根據(jù)藥庫庫管簽名憑證直接入庫。當配送數(shù)量與計劃表數(shù)量不一致時或存在未配送的某品種（下單后1周內(nèi)），在采購計劃表記1次供應商藥品配送數(shù)量驗收不合格。同時針對藥品數(shù)量驗收環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，分析原因，及時反饋給采購員并提出解決方案，見表2。

1.4 監(jiān)測（C）選取2020年1月至8月全院藥品配送品次排名前5的供應商為監(jiān)測目標對象，分別是廣州醫(yī)藥股份有限公司、廣州國盈醫(yī)藥有限公司、國藥控股廣州醫(yī)藥有限公司、廣州欣特醫(yī)藥有限公司和華潤廣東醫(yī)藥有限公司。在按照CQI計劃時間表完成2020年9月份驗收情況后，CQI小組將驗收報告反饋給采購員和供應商，同時對該5家供應商的藥品數(shù)量驗收合格率進行持續(xù)的監(jiān)測，每月統(tǒng)計1次各供應商的配送品次、不合格數(shù)量驗收次數(shù)，并計算各供應商的藥品數(shù)量驗收合格率，持續(xù)監(jiān)測5個月。某供應商藥品數(shù)量驗收合格率=（配送總品次－不合格數(shù)量驗收次數(shù)）/配送總品次×100%。

完成2020年9月份藥品數(shù)量驗收后，發(fā)現(xiàn)廣州欣特醫(yī)藥有限公司存在多送現(xiàn)象較為常見，將該情況反饋給采購員和供應商，分析原因是供應商人為操作導致，要求供應商做出書面檢討并保證下次不多送。隨后10月份再次對該供應商藥品配送的數(shù)量驗收合格率監(jiān)測，由9月份的78.33%提高到88.67%，效果顯著。

1.5 改進與標準化（A）針對如何進一步改進、進入下一個PDCA循環(huán)的問題，CQI小組討論了藥品數(shù)量驗收時出現(xiàn)的問題，分析原因并提出解決方案，總結(jié)上一階段實施效果良好的措施，擬成標準化的規(guī)章制度和操作規(guī)程，最終將制訂的標準化流程運用到實際工作中，并持續(xù)執(zhí)行下去。標準化的流程包括：（1）采購計劃單制定的標準化；（2）藥品數(shù)量驗收流程的標準化；（3）撰寫藥品驗收報告的標準化。

2 結(jié) 果

按照CQI計劃時間表，完成了2020年9月至2021年3月對5家供應商的藥品數(shù)量驗收情況的監(jiān)測，監(jiān)測結(jié)果見表3。由表3可以得出，2020年10月份5家供應商的藥品配送數(shù)量驗收合格率由9月份的小于80.00%提升到大于85.00%以上，表明質(zhì)量改進措施已經(jīng)逐步成型，采用藥品數(shù)量驗收模式大大提高了藥品的配送合格率。之后幾個月5家供應商的配送合格率一直維持在85.00%以上并穩(wěn)步提升，2021年3月5家供應商的配送合格率均大于95.00%。

表1 CQI計劃時間表

表2 藥品數(shù)量驗收問題分析及解決方案

表3 2020年9月至2021年3月各供應商的配送合格率情況（%）

3 討 論

醫(yī)院藥品驗收工作是醫(yī)院藥品管理的重要一環(huán)，直接關乎到整個醫(yī)院的藥品質(zhì)量和臨床用藥的穩(wěn)定供應。當醫(yī)院購進藥品時，藥庫驗收藥品的重點環(huán)節(jié)是對藥品的質(zhì)量和數(shù)量進行驗收。質(zhì)量驗收項目包括購入日期、藥品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、供藥單位、生產(chǎn)單位、批準文號、批號、有效期、外觀、價格及包裝質(zhì)量等檢查項目［5］，藥品合格方可入庫。而目前的現(xiàn)狀是醫(yī)院藥師對購進藥品重在質(zhì)量的驗收，卻忽略了對藥品數(shù)量的驗收。這恰恰是驗收環(huán)節(jié)的漏洞，當藥品供應商少送或未送都會導致臨床科室斷貨而不能正常供應，當藥品供應商多送會存在藥品周轉(zhuǎn)率不達標甚至滯銷現(xiàn)象，嚴重影響到醫(yī)院藥品的管理。

本院藥庫于2020年9月至2021年3月實施CQI，針對藥品數(shù)量驗收，采用PDCA循環(huán)管理法，藥品的數(shù)量驗收合格率由小于80.00%提升到大于95.00%。為了確保藥品供應管理工作有條不紊地進行，藥庫采購員需根據(jù)庫存情況、臨床對藥品的需求量來進行藥品購進，藥庫驗收人員需根據(jù)《藥品數(shù)量驗收操作規(guī)程》進行驗收，充分認識到藥品數(shù)量驗收工作對于藥品供應的重要性，針對目前藥品驗收中存在的各種問題，及時、有效地加以分析總結(jié)，并制定出科學合理的改進措施，從而保證安全、穩(wěn)定的藥品供應。

利益沖突：作者已申明文章無相關利益沖突。