◎儲(chǔ)向向
(作者單位:江南大學(xué))
隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及運(yùn)用,社會(huì)各行各業(yè)都發(fā)生了巨變,工作方式、工作理念都產(chǎn)生了巨變,能否充分利用信息技術(shù)已經(jīng)成為衡量信息化建設(shè)程度的一項(xiàng)有效指標(biāo),也成為支撐現(xiàn)代企業(yè)跟上時(shí)代發(fā)展潮流的一項(xiàng)引擎。信息技術(shù)的應(yīng)用范圍已經(jīng)深入到企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié),已經(jīng)成為構(gòu)建內(nèi)部集成管理信息系統(tǒng)的一項(xiàng)技術(shù)保證,有效提升了各項(xiàng)工作的工作效率,節(jié)約了辦公成本投入,其中,最為明顯的就是財(cái)務(wù)管理工作,信息技術(shù)有效應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)中,深入到財(cái)務(wù)管理各個(gè)工作模塊內(nèi)部,把分散的子模塊有效整合成為一個(gè)管理體系,便于管理人員及時(shí)審核、查勘與監(jiān)控財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù),確保財(cái)務(wù)資金的安全運(yùn)行,為現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供組為核心的財(cái)務(wù)資金支撐。
現(xiàn)代企業(yè)提升財(cái)務(wù)管理工作效率的關(guān)鍵在于能否采用統(tǒng)一的管理模式,從而有效應(yīng)對(duì)規(guī)?;l(fā)展與管理多層級(jí)拓展的挑戰(zhàn),便于管理階層對(duì)財(cái)務(wù)管理實(shí)施有效控制,這就需要構(gòu)建出財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。這種信息平臺(tái)應(yīng)該包括兩大子模塊,一個(gè)是企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算與核算管理平臺(tái),另外一個(gè)就是各個(gè)部門信息共享平臺(tái),從而有效實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的整合與實(shí)時(shí)共享,很顯然,這種管理信息平臺(tái)就需要通過(guò)信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建。財(cái)務(wù)人員與技術(shù)人員合作打造出財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成平臺(tái),就可以為財(cái)務(wù)人員有效開(kāi)展信息數(shù)據(jù)處理工作,提升財(cái)務(wù)管理信息化程度,實(shí)時(shí)整合、分享母公司、分公司與子公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù),提供完善、系統(tǒng)、詳實(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)表,整理出完善的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)處理日志,供管理階層參考。
現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心工作就是強(qiáng)化資金管理,但是,隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、業(yè)務(wù)的增多,投入的資金數(shù)量越來(lái)越多,加上管理模式的影響,這就出現(xiàn)了一些不利于資金有效運(yùn)行的問(wèn)題,如體外循環(huán)資金數(shù)量增加、資金投向較為隨意、資金周轉(zhuǎn)緩慢與資金利用效率不高等問(wèn)題,這就需要通過(guò)信息技術(shù)的采用,來(lái)優(yōu)化資金配置,提升資金使用效果。信息技術(shù)應(yīng)用于資金管理環(huán)節(jié)中,工作人員可以構(gòu)建出集中管理與資金使用共享平臺(tái),制定出統(tǒng)一的資金管理計(jì)劃,建設(shè)資金使用數(shù)據(jù)庫(kù),涵蓋票據(jù)管理、數(shù)據(jù)管理、信貸管理與財(cái)務(wù)報(bào)表分析等子數(shù)據(jù)庫(kù),這就可以有效規(guī)避資金使用風(fēng)險(xiǎn),優(yōu)化資金管理流程、科學(xué)規(guī)劃資金流向,還有助于母公司強(qiáng)化對(duì)子公司資金使用情況的監(jiān)控,知悉資金流向分布,實(shí)現(xiàn)整體管理,從而確保資金流量的絕對(duì)安全。
現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作另外一項(xiàng)核心模塊就是全面預(yù)算管理,這項(xiàng)工作也貫穿于企業(yè)管理工作的全過(guò)程,從過(guò)程來(lái)看,全面預(yù)算管理由預(yù)算方案編制、預(yù)算方案執(zhí)行、運(yùn)算執(zhí)行過(guò)程控制與績(jī)效管理等四個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成,這四項(xiàng)環(huán)節(jié)相互影響、相互聯(lián)系,形成一個(gè)不可分割的預(yù)算執(zhí)行與管理系統(tǒng),確保各項(xiàng)資金的穩(wěn)定運(yùn)行。但是在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中,由于信息捕捉不及時(shí),導(dǎo)致了預(yù)算執(zhí)行出現(xiàn)不對(duì)稱性局面,有時(shí)一些預(yù)算環(huán)節(jié)難以得到有效貫徹執(zhí)行,這就難以實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理的執(zhí)行效果。信息技術(shù)的采用就可以有效解決這個(gè)問(wèn)題,預(yù)算草案的編制過(guò)程中,信息技術(shù)可以及時(shí)收集、整理各個(gè)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,同時(shí)可以對(duì)預(yù)算方案的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)偏差、滯后、或者是超前趨向及時(shí)反饋給管理階層,然后及時(shí)進(jìn)行糾錯(cuò)、補(bǔ)救工作,做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的預(yù)算管理,確保預(yù)算方案的嚴(yán)格執(zhí)行,提升全面預(yù)算管理的執(zhí)行效果,保證資金穩(wěn)定運(yùn)行。
面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),現(xiàn)代企業(yè)在制定戰(zhàn)略規(guī)劃、年度發(fā)展目標(biāo)、確定戰(zhàn)略發(fā)展決策時(shí),需要財(cái)務(wù)部門及時(shí)提供精確的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù),一旦這些信息數(shù)據(jù)的提交存在滯后行為、或者是失真情況,就會(huì)給發(fā)展決策的制定帶來(lái)不利影響,數(shù)據(jù)不及時(shí)、嚴(yán)重滯后、或者是虛假信息會(huì)直接影響管理階層對(duì)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的誤判,不利于企業(yè)的健康發(fā)展。信息技術(shù)的采用就可以有效提升信息數(shù)據(jù)的采集與提交效率,財(cái)務(wù)工作人員使用信息技術(shù),借助于相關(guān)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),按照統(tǒng)一的會(huì)計(jì)政策,對(duì)信息數(shù)據(jù)開(kāi)展監(jiān)督、核算與控制工作,避免財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)失真行為,增強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息管理的全過(guò)程監(jiān)控管理。除此之外,財(cái)務(wù)工作人員運(yùn)用信息技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)縱向管理與橫向管理相結(jié)合,從采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售,再到售后服務(wù)的完成,各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合、無(wú)縫對(duì)接。具體而言,信息技術(shù)可以滲透到車間運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)調(diào)度、原材料采購(gòu)等過(guò)程中,有效采集出每一個(gè)環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù),工作人員然后對(duì)這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)處理、甄別、加工與匯總,實(shí)時(shí)上交到信息中心平臺(tái),管理階層就可以及時(shí)查看到真實(shí)的數(shù)據(jù)信息,從而為正確經(jīng)營(yíng)決策的制定、發(fā)展方向的選擇、戰(zhàn)略目標(biāo)的確定提供真實(shí)、可靠的參考數(shù)據(jù)資料。
信息及時(shí)有效運(yùn)用于現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中,首要的前提就是構(gòu)建出一個(gè)集中、統(tǒng)一的管理信息平臺(tái),為開(kāi)展統(tǒng)一管理做好技術(shù)性支撐。這一平臺(tái)的構(gòu)建出于中小企業(yè)來(lái)說(shuō),難度并不大,但是對(duì)于規(guī)模較大、涉及到不同行業(yè)、在多個(gè)地區(qū)開(kāi)展多重業(yè)務(wù)、下屬有多家子公司的企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō),構(gòu)建統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)就存在一定的難度,因?yàn)楸仨毧紤]到下屬企業(yè)的具體情況,很難滿足下屬企業(yè)個(gè)性化信息反饋需求。信息技術(shù)的使用、通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行反饋財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí),普遍存在單向性特征,管理者只能查閱出不同模塊的數(shù)據(jù),這就影響了信息數(shù)據(jù)的整體利用價(jià)值。與此同時(shí),統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理信息平臺(tái)的構(gòu)建也會(huì)跟現(xiàn)代企業(yè)主推的柔性企業(yè)文化存在一定的沖突,不可否認(rèn)的是,信息技術(shù)的采用、統(tǒng)一財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的搭建有效提升了財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)事宜的工作效率,有效節(jié)約財(cái)務(wù)信息的收集與處理成本,財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)信息化程度不斷提升,一方面對(duì)財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)的要求越來(lái)越嚴(yán)格,另一方面也造成了財(cái)務(wù)人員數(shù)量持續(xù)精簡(jiǎn)的客觀結(jié)果,管理階層不需要同財(cái)務(wù)人員進(jìn)行正面溝通的話,通過(guò)平臺(tái)就可以獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)、報(bào)表、過(guò)于輕信平臺(tái)功能,忽視了財(cái)務(wù)人員的主觀能動(dòng)性,以至于財(cái)務(wù)管理模式越來(lái)越僵硬、單調(diào),人性色彩日益淡化,這就跟柔性企業(yè)文化的構(gòu)建存在沖突,如此,如何將機(jī)械的財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái)的構(gòu)建同以人為本的柔性管理相結(jié)合,也是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。
就當(dāng)前信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的使用情況來(lái)看,通過(guò)信息技術(shù)搭建的資金管理系統(tǒng)同資金使用流程的有效對(duì)接也存在一些需要完善的環(huán)節(jié)。資金管理的目的主要是管理階層通過(guò)有效配置資金自愿,嚴(yán)格流程管理,從而達(dá)到降低財(cái)務(wù)成本、增加利潤(rùn)空間的目的。基于信息技術(shù)搭建的資金管理系統(tǒng)可以有效監(jiān)管資金結(jié)算過(guò)程,強(qiáng)化對(duì)資金流向結(jié)果的監(jiān)控與管理,但是卻很難以對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、中長(zhǎng)期投融資項(xiàng)目等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理,僅僅看重結(jié)果,而忽視了資金具體流動(dòng)過(guò)程的管理,就容易產(chǎn)生資金流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn),不利于資金管理整體效果的提升。除此之外,資金管理系統(tǒng)側(cè)重于對(duì)母公司資金流量的總體監(jiān)管,對(duì)于下屬子公司的各項(xiàng)資金的具體使用過(guò)程、流向的監(jiān)管還存在一定的盲區(qū),當(dāng)然,這種問(wèn)題的產(chǎn)生與形成,并不是短期現(xiàn)象,也不單單因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的使用而形成的,隨著母公司業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大、子公司的權(quán)限也相應(yīng)管理,資金獨(dú)立管理的權(quán)力也不斷增加,一些子公司甚至完全掌握資金使用與分配權(quán)限,下屬子公司的財(cái)務(wù)工作人員就難以及時(shí)上傳子公司的資金管理數(shù)據(jù)信息,總公司、母公司有時(shí)很難真實(shí)掌握集團(tuán)總公司的真實(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用數(shù)據(jù)信息,這也是需要反思的一個(gè)問(wèn)題。
不可否認(rèn)的是,信息技術(shù)的使用、信息技術(shù)系統(tǒng)的引進(jìn),有效提升財(cái)務(wù)管理實(shí)施效果,大幅度提升了工作效率,這就造成了一種假象,誤認(rèn)為多使用幾種不同的軟件系統(tǒng),就可以徹底取代財(cái)務(wù)人員,實(shí)現(xiàn)徹底財(cái)務(wù)管理無(wú)紙化、智能化辦公,其實(shí),這種觀念十分片面,信息技術(shù)的使用效果、背后的理論依據(jù)依然需要進(jìn)一步完善,信息技術(shù)的負(fù)面效應(yīng)所產(chǎn)生的后果與影響,需要實(shí)踐來(lái)檢驗(yàn),最簡(jiǎn)單的一個(gè)情況就是,不同的信息軟件系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)信息資料并不完全相同、不同軟件的使用功能并不能完善兼容,這就出現(xiàn)了信息過(guò)度加載的結(jié)果,變相增加了財(cái)務(wù)人員的工作壓力。比如,OA、CRM、財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)等不同的軟件的有效使用,每種系統(tǒng)都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息,這些信息數(shù)據(jù)累加起來(lái)就行產(chǎn)生信息爆炸,工作人員還得甄別、挑戰(zhàn)、重新分類整理,這就違背了信息技術(shù)來(lái)提升財(cái)務(wù)管理工作效率的初衷,所以如何選擇信息技術(shù)、購(gòu)置哪一套財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)軟件,也需要做好充分準(zhǔn)備,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)做出抉擇。
隨著信息技術(shù)的有效使用,現(xiàn)代企業(yè)基本上都構(gòu)建了成熟的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng),但是,僅僅只購(gòu)置財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)絕對(duì)不夠,還應(yīng)搭建運(yùn)行通暢的財(cái)務(wù)集中管理平臺(tái),這個(gè)平臺(tái)就可以為各類財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)提供完善的存儲(chǔ)、交流與分享空間,為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊提供詳實(shí)的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù),這一平臺(tái)還應(yīng)具備雙向運(yùn)轉(zhuǎn)功能,確保各種信息數(shù)據(jù)的交流與分享過(guò)程具備可逆性,具備良性雙向互動(dòng)功能,徹底消除信息不對(duì)稱行為,管理人員能夠有效開(kāi)展數(shù)據(jù)倒查工作。這一財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的搭建,工作人員與技術(shù)人員還用結(jié)合企業(yè)的主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)模塊,管理階層就可以參考主營(yíng)業(yè)務(wù)在平臺(tái)上統(tǒng)一調(diào)度資金,實(shí)現(xiàn)一建鍵管理;技術(shù)人員還應(yīng)提升平臺(tái)反饋工程的靈活性,以備管理人員及時(shí)查詢各種數(shù)據(jù)信息資料,及時(shí)接收與發(fā)布信息反饋指示,為管理階層實(shí)時(shí)監(jiān)控主營(yíng)業(yè)務(wù)、次要業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況提供真實(shí)的運(yùn)維數(shù)據(jù),開(kāi)展行之有效的過(guò)程監(jiān)控,確保主營(yíng)、次要業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn),為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供相關(guān)支撐。財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的實(shí)施效果圖見(jiàn)圖1-1。
圖1-1 財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)施效果圖
根據(jù)當(dāng)前普遍存在的情況來(lái)看,信息技術(shù)使用于現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理中存在的最大挑戰(zhàn)就是資金管理系統(tǒng)一些模塊的功能不玩完善,存在資金管理系統(tǒng)跟資金使用流程關(guān)聯(lián)度不夠高的陳舊性難題,這就需要技術(shù)人員加大創(chuàng)新力度,不斷拓展資金管理系統(tǒng)的衍生功能,覆蓋到資金使用過(guò)程,便于管理人員加強(qiáng)資金使用過(guò)程管理。具體而言,技術(shù)人員做好功能模塊的設(shè)計(jì)工作,向上延伸到資金使用全過(guò)程,向下拓展到各類業(yè)務(wù)活動(dòng),力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)全面管理。資金管理系統(tǒng)應(yīng)該與公司資金結(jié)算中心實(shí)現(xiàn)有效銜接,只有這樣管理階層才能夠?qū)镜馁Y金流量、資金存量進(jìn)行有效監(jiān)控,防范與化解資金運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn);還應(yīng)與銀行實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接,及時(shí)監(jiān)控本公司大批量資金的動(dòng)向及流向,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。通過(guò)財(cái)務(wù)人員與技術(shù)人員共同合作打造的完善的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng),最終成為財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)控制實(shí)現(xiàn)有機(jī)溝通的樞紐,管理階層利用財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)就是實(shí)時(shí)掌握真實(shí)的財(cái)務(wù)資金運(yùn)維數(shù)據(jù),為制定政策決策提供數(shù)據(jù)支撐。
全面預(yù)算管理體制貫穿于企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的整個(gè)過(guò)程,在企業(yè)資源配置以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)中具有較強(qiáng)的滲透性。全面預(yù)算管理體制的構(gòu)建一方面要從企業(yè)的戰(zhàn)略定位入手,通過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)算這一手段來(lái)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的具體化和細(xì)節(jié)化,另一方面,將各種先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用到全面預(yù)算管理工作之中,通過(guò)經(jīng)營(yíng)性預(yù)算與資本預(yù)算相互結(jié)合的方式對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控與管理,然后進(jìn)行軋差處理,發(fā)現(xiàn)前后預(yù)算差異中存在的根本性問(wèn)題,從而為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)定位提供有力的支持。因此,在具體的應(yīng)用過(guò)程中,在建立雙向、動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)技術(shù)上,通過(guò)信息技術(shù)將預(yù)算管理、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行等內(nèi)容添加進(jìn)入整個(gè)管理技術(shù)平臺(tái)之中,從而豐富企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化體制的內(nèi)容。信息化全面預(yù)算管理流程圖見(jiàn)圖1-2。
圖1-2 信息化全面預(yù)算管理流程圖
財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要需要解決基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的集成化問(wèn)題以及數(shù)據(jù)信息處理的智能化問(wèn)題,在這樣的技術(shù)背景下,首先要實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化管理,這是實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)集成的重要條件之一,要求企業(yè)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)全企業(yè)在線管理的模式。其次,可以將商業(yè)智能的相關(guān)內(nèi)容引入到財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)中來(lái),首先將各類業(yè)務(wù)的一手?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中,然后使用財(cái)務(wù)管理理論中的相關(guān)模型將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行模型化處理,并且借助當(dāng)前強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理能力,對(duì)這些源數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理,從而得到初步的統(tǒng)計(jì)結(jié)果,結(jié)合數(shù)據(jù)所反映的信息對(duì)企業(yè)的管理事項(xiàng)進(jìn)行綜合性分析與診斷,生成相應(yīng)的診斷報(bào)告,從而呈現(xiàn)給企業(yè)的管理者,為管理者戰(zhàn)略決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作也越來(lái)越朝著信息化的方向發(fā)展,在目前的應(yīng)用過(guò)程中,大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)完成了信息化財(cái)務(wù)體系的建設(shè),但是從應(yīng)用情況來(lái)看,其中依然還存在著一些不盡人意的地方,本文從實(shí)際出發(fā),對(duì)目前企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究與分析,針對(duì)其中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的改進(jìn)思路,旨在進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的信息化發(fā)展。