縣級(jí)部門檔案管理工作現(xiàn)狀分析

楊樹立

摘 要：縣級(jí)部門檔案管理是部門管理體系生成的重要工作內(nèi)容，因此縣級(jí)部門檔案管理工作非常重要，對(duì)于優(yōu)化部門運(yùn)行及內(nèi)部管理而言具有重要的價(jià)值和意義。針對(duì)縣級(jí)部門檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，不但能夠切實(shí)增強(qiáng)其檔案管理工作的能力水平，同時(shí)還將促使部門對(duì)外提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)縣級(jí)部門的良好發(fā)展。在當(dāng)今科技信息時(shí)代下，縣級(jí)部門檔案管理理念持續(xù)更新與變革，相應(yīng)的檔案管理開始受到高度重視，相應(yīng)的檔案管理方式緊隨時(shí)代發(fā)展潮流催生出全新的變化。為此，本文針對(duì)縣級(jí)部門檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，明確其檔案管理的缺陷和不足，由此推出相應(yīng)的檔案管理優(yōu)化策略，期望能夠促進(jìn)縣級(jí)部門服務(wù)的優(yōu)化與完善。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)部門；檔案管理；創(chuàng)新與優(yōu)化

緊隨我國(guó)縣級(jí)事業(yè)單位發(fā)展，縣級(jí)部門迎來一系列管理方面的改革舉措。在縣級(jí)部門當(dāng)中，檔案管理工作作為部門管理工作的重要內(nèi)容之一，受到縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)們的高度重視。因此，縣級(jí)部門檔案管理工作隨之產(chǎn)生相應(yīng)的改革與變化，因此檔案管理工作開始面臨一系列全新的困難和問題，這些問題的存在也給縣級(jí)部門檔案管理工作發(fā)展帶來全新機(jī)遇與挑戰(zhàn)。所以，就要求縣級(jí)部門檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)把握發(fā)展機(jī)遇，針對(duì)檔案管理進(jìn)行持續(xù)深入的創(chuàng)新探索，從而由此增強(qiáng)縣級(jí)部門檔案管理工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)縣級(jí)部門服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)。

1 縣級(jí)部門檔案管理工作優(yōu)化的重要性

縣級(jí)部門內(nèi)檔案材料主要源于行政管理和信息管理兩個(gè)方面，因此所記錄的檔案信息對(duì)于縣級(jí)部門往后運(yùn)行發(fā)展而言具有重要的指導(dǎo)價(jià)值。具體是因?yàn)樵诳h級(jí)部門檔案信息當(dāng)中，包含多數(shù)具備可靠性及可參與性的內(nèi)容信息，此類內(nèi)容在相應(yīng)的部門建設(shè)、日常運(yùn)行管理及部門文化對(duì)外宣傳方面具備重要的參考價(jià)值。同時(shí)縣級(jí)部門可借助對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化來最大限度的增強(qiáng)部門內(nèi)檔案管理能力水平，由此將促使檔案管理趨于規(guī)范化與嚴(yán)謹(jǐn)化轉(zhuǎn)變。所以，縣級(jí)部門應(yīng)當(dāng)高度重視內(nèi)部檔案管理工作，要求應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上大力開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，要將檔案管理直接納入到縣級(jí)部門的日常管理工作當(dāng)中，并成為檔案部門工作開展的重要內(nèi)容，要致力于推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

2 當(dāng)前縣級(jí)部門檔案管理現(xiàn)狀

2.1 縣級(jí)部門檔案管理工作重視度不高

在縣級(jí)部門管理體系當(dāng)中，檔案管理工作相比其他部門工作，相互間的聯(lián)系并不緊密，一般也只有到被需要時(shí)才會(huì)起到一定重視度。再加上相關(guān)部門工作人員和檔案管理負(fù)責(zé)人員更多將工作時(shí)間和精力置于其他工作方面，因而導(dǎo)致檔案管理工作并未獲得應(yīng)有的重視。最終因此挫傷了縣級(jí)部門檔案管理工作人員的工作積極性，同時(shí)也直接阻礙了縣級(jí)部門檔案管理工作的進(jìn)展。

2.2 縣級(jí)部門檔案管理專業(yè)人員缺失

縣級(jí)部門檔案管理專業(yè)人才缺失的情況，主要是由于縣級(jí)相關(guān)部門并未將檔案管理工作置于高度重視的地位。據(jù)悉，有部分縣級(jí)部門在檔案管理工作方面聘任社會(huì)兼職人員，而這些社會(huì)兼職人員本身缺乏相匹配的專業(yè)素養(yǎng)，再加上對(duì)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用和檔案歸檔的流程、注意事項(xiàng)等不夠了解，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量差，問題頻發(fā)。最主要的是，此類兼職人員的流動(dòng)性非常大，人員更替頻發(fā)，導(dǎo)致檔案管理不斷出錯(cuò)。所以，在縣級(jí)部門當(dāng)中，正是這種不專業(yè)、不正規(guī)的檔案管理，嚴(yán)重阻礙縣級(jí)部門檔案工作穩(wěn)步發(fā)展，甚至在某種程度影響部門整體發(fā)展。

2.3 縣級(jí)部門缺乏統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

這一情況主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：1）缺乏統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，當(dāng)前縣級(jí)部門檔案管理系統(tǒng)并不完善，并非所有類型檔案材料都可融入一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，通常都是借助管理系統(tǒng)實(shí)施檔案目錄的管理，而難以實(shí)現(xiàn)檔案目錄和檔案信息內(nèi)容的關(guān)聯(lián)。2）檔案分類不統(tǒng)一，縣級(jí)部門檔案管理方法駁雜，通常都是多種方法交叉使用，整體管理較為混亂。盡管部分部門制定了綜合檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，但多數(shù)仍采用老方法來歸檔管理。3）檔案集中管理不統(tǒng)一，縣級(jí)部門負(fù)責(zé)處理事項(xiàng)繁多，因此檔案管理類目也同樣多樣化，在檔案管理方面通常需要設(shè)立相應(yīng)的檔案室進(jìn)行精準(zhǔn)分類管理。但多數(shù)縣級(jí)部門檔案管理散亂，集中管理不夠統(tǒng)一。

3 縣級(jí)部門檔案管理優(yōu)化策略

3.1 全面優(yōu)化檔案管理體系

通常檔案管理工作的優(yōu)劣，大部分影響因素在于檔案管理體制的全面與否方面，其具體體現(xiàn)在檔案管理工作人員在檔案資料整理、歸整和收集等方面的科學(xué)性。因此，要想切實(shí)解決此類檔案管理不良的問題，就必須促使內(nèi)部檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)化轉(zhuǎn)變，由此生成一種嚴(yán)格化的循環(huán)體系。比如在檔案管理體系方面，需選擇專業(yè)檔案人員，以有經(jīng)驗(yàn)的工作人員帶素質(zhì)偏低新手，這樣才能保證工作人員從業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，促使檔案管理有序進(jìn)行。整個(gè)過程還需保障檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性，這樣才能彰顯縣級(jí)部門檔案管理本身所具備的價(jià)值。再就是檔案借閱時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好記錄工作，這樣能夠避免檔案流動(dòng)管理不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏檢索情況。

3.2 建立專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍

大多數(shù)人認(rèn)為縣級(jí)部門檔案管理工作是一項(xiàng)低級(jí)管理任務(wù)，不需要花費(fèi)太多的人力或資源。因此，大多數(shù)縣級(jí)部門很少關(guān)注在檔案管理中建立管理人才隊(duì)伍。主要是由于縣級(jí)部門不重視檔案管理，因而降低了檔案管理人員的積極性，并導(dǎo)致檔案管理混亂和使用效率降低等問題。因此，需要建立一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。作為管理人員，特別是在檔案管理人員的日常管理工作當(dāng)中，有必要對(duì)相關(guān)部門的文件進(jìn)行嚴(yán)格管理，并進(jìn)行切實(shí)可行的評(píng)估。根據(jù)誰損壞誰負(fù)責(zé)的原則，應(yīng)嚴(yán)格審查由于個(gè)人疏忽造成的文件丟失機(jī)制，如損失，破壞，并應(yīng)受到必要的懲罰。只有實(shí)施嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查機(jī)制，才能從切實(shí)保障檔案工作的有序行為。

3.3 實(shí)施檔案綜合化、集中化管理

其中綜合化管理也即是將不同專業(yè)檔案資源實(shí)施優(yōu)化整合，以此來達(dá)成整合管理、資源共享、管理成本控制的目標(biāo)。綜合化管理直接突破了以往縣級(jí)部門常用檔案管理模式，其以部門為單位，要求嚴(yán)格依照分類標(biāo)準(zhǔn)來針對(duì)不同檔案實(shí)施數(shù)字化采集、編碼，通過統(tǒng)一化的管理模式、流程來實(shí)現(xiàn)集中管理，由此形成一個(gè)集中管控、信息互動(dòng)共享的綜合檔案管理平臺(tái)。這樣借助統(tǒng)一管理和編碼的形式，操作簡(jiǎn)便，直接形成檔案材料生成、歸檔、保管、利用、銷毀的統(tǒng)一管理體系，最終將由此實(shí)現(xiàn)檔案資源的增值和最大化利用。而集中化管理也即是縣級(jí)部門為單位，建設(shè)統(tǒng)一的綜合檔案室，以此來對(duì)多種不同檔案實(shí)施集中管理。具體通過一室存放、分類、分區(qū)管理的形式來實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前行政體制改革不斷深入，一些基層事業(yè)單位的職能開始上升，這就為縣級(jí)部門綜合檔案集中化管理提供的重要的實(shí)施條件?？h級(jí)部門檔案管理涵蓋了多方面的工作內(nèi)容，最終歸整到綜合檔案室實(shí)施集中化管理。

4 結(jié)語

綜上所述，縣級(jí)部門檔案管理是整個(gè)縣級(jí)部門管理體系當(dāng)中的重要內(nèi)容。針對(duì)縣級(jí)部門檔案管理進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，能夠切實(shí)增強(qiáng)內(nèi)部檔案工作管理能力，促使部門對(duì)外提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)縣級(jí)部門的良好發(fā)展。因此，要求縣級(jí)部門檔案管理必須持續(xù)深入探索，以此來不斷增強(qiáng)縣級(jí)部門檔案管理工作。

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