程序化審核在企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范中的運(yùn)用

張國峰

國浩律師（鄭州）事務(wù)所，河南 鄭州 450000

企業(yè)在簽訂任何一項(xiàng)合同之前，都需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真且細(xì)致地審核，這也是企業(yè)簽訂合同的一道必經(jīng)程序。從本質(zhì)上講，合同審核就是企業(yè)各部門根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同內(nèi)容予以嚴(yán)格把關(guān)，從而有效預(yù)防合同正式履行過程中不必要的問題或麻煩，一旦在合同審核程序中發(fā)現(xiàn)問題，則需要簽訂合同雙方共同協(xié)商并加以解決，這樣能夠最大程度降低企業(yè)的合同履約風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范的內(nèi)涵概述及程序化審核的優(yōu)勢(shì)

（一）企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范的內(nèi)涵

作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體，企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營過程中會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，合同法律風(fēng)險(xiǎn)就占據(jù)較大比例。企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)指的是企業(yè)在訂立合同與履行合同過程中，有可能面臨合同簽訂另一方因違約行為而產(chǎn)生的一系列風(fēng)險(xiǎn)以及因此有可能造成的損害等［1］。合同法律風(fēng)險(xiǎn)具有可防控性、分布廣泛性以及不可避免性等特征。

（二）程序化審核的優(yōu)勢(shì)

企業(yè)合同的程序化審核具有自動(dòng)化、模型化與程序化的突出特征。依托程序化審核，企業(yè)合同審核人員可以根據(jù)確定好的審核流程，做到有條不紊地判定審核合同內(nèi)容，將不必要環(huán)節(jié)予以清除，實(shí)現(xiàn)流程的再造與升級(jí)，既能高質(zhì)高效保障合同質(zhì)量，又能有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)。隨著新時(shí)代企業(yè)數(shù)量與規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)增，合同數(shù)量也迅速膨脹，這就導(dǎo)致程序化審核勢(shì)在必行，且需要保持靈活性、開放性與持續(xù)完善性，以確保能夠與時(shí)俱進(jìn)。

二、企業(yè)合同審核的要點(diǎn)內(nèi)容

（一）審核合同簽訂雙方的資質(zhì)

在程序化審核企業(yè)合同的過程中，要重點(diǎn)對(duì)簽訂合同的另一方資質(zhì)進(jìn)行審核，目的在于對(duì)另一方的民事權(quán)利能力與民事行為能力進(jìn)行精準(zhǔn)化判定，預(yù)估其各方面能力是否符合合同簽訂標(biāo)準(zhǔn)與要求。在集中審核各項(xiàng)資質(zhì)的過程中，需要有效劃分為自然人資質(zhì)審核與組織機(jī)構(gòu)審核。在集中審核組織機(jī)構(gòu)資質(zhì)的過程中，要注重對(duì)相關(guān)證照編號(hào)、專業(yè)資質(zhì)及法定代表人的有效審核，同時(shí)還要詳細(xì)分析組織機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)的市場(chǎng)地位、經(jīng)營范圍與具體位置等，并對(duì)多項(xiàng)信息進(jìn)行集中審核。在核實(shí)合同中所涉及重要自然人的過程中，要重視對(duì)自然人各方面信息的嚴(yán)謹(jǐn)審核，如健康情況、身份證信息、性別、年齡等，確保所了解的各項(xiàng)信息精準(zhǔn)無誤。在對(duì)組織機(jī)構(gòu)、自然人審核的過程中，要格外關(guān)注三年整體情況的審核，具體審核方向是其財(cái)務(wù)情況與項(xiàng)目發(fā)展經(jīng)驗(yàn)。

（二）集中審核合同內(nèi)容

合同簽訂的重要目標(biāo)就是確保簽署合同雙方都能獲得經(jīng)濟(jì)收益，且合同受法律保護(hù)的前提是合法。為保障合同簽訂雙方企業(yè)均能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，則需要對(duì)合同內(nèi)容的實(shí)際合法性開展嚴(yán)格審核。在審核合同及其內(nèi)容的合法性階段，需要高度重視對(duì)各方面操作的有力控制，第一，有效判定相關(guān)合同內(nèi)容對(duì)國家利益是否存在損害部分，即杜絕合同內(nèi)容牽涉第三方利益；第二，要觀察審核合同內(nèi)容是否對(duì)社會(huì)公共利益存在損害部分；第三，還要依法維護(hù)自身的發(fā)展利益，有效判定合同內(nèi)容是否適應(yīng)企業(yè)應(yīng)用要求或存在歧義［2］。當(dāng)合同內(nèi)容中的一些問題未能在審核過程中發(fā)現(xiàn)，則要重視集中開展溝通與調(diào)控手段，最大程度降低企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)，避免因合同問題對(duì)企業(yè)的長期發(fā)展或相關(guān)利益產(chǎn)生較大的負(fù)面影響。

（三）判定合同簽訂程序的合法性

合同簽訂并不一定會(huì)為企業(yè)帶來效益，甚至還會(huì)因?yàn)楹贤炗喎綋袢〔缓侠矶鴮?dǎo)致企業(yè)合同首付款與資金不相對(duì)應(yīng)的問題。例如，當(dāng)企業(yè)的發(fā)展技術(shù)要求與合同內(nèi)容中的相關(guān)技術(shù)要求不匹配的時(shí)候，會(huì)對(duì)企業(yè)的信譽(yù)與形象產(chǎn)生不良影響，甚至?xí)屍髽I(yè)在市場(chǎng)經(jīng)營中面臨較大危機(jī)。另外，如果合同簽訂的另一方自身不符合合同簽訂條件，也會(huì)造成合同法律保護(hù)的丟失，從而導(dǎo)致合同規(guī)定的實(shí)際成效大打折扣。由此可見，在企業(yè)和部門精確化審核合同的過程中，要重視對(duì)合同合法性的集中判定，以此確保合同簽署的標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）審核合同訂立標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性

在審核合同的過程中，除了簽訂合同本文的合法性需要嚴(yán)格審核以外，判定其合規(guī)性也是重要一環(huán)。具體而言，企業(yè)合同的合規(guī)性審核包括：供應(yīng)商篩選過程的廉潔性與合規(guī)性，合同立項(xiàng)依據(jù)的合理性，合同經(jīng)費(fèi)與財(cái)務(wù)資金計(jì)劃的一致性，合同審核流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，合同約定時(shí)間期限與項(xiàng)目要求的一致性，合同中的產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格與生產(chǎn)需要的對(duì)接性，合同雙方簽訂人是否具備簽字授權(quán)等［3］。另外，部分特定行業(yè)的合同內(nèi)容還會(huì)涉及專用許可證或市場(chǎng)轉(zhuǎn)入條件等，對(duì)此需要嚴(yán)格予以審核。例如，航空制造類企業(yè)往往需要簽訂一些涉及飛機(jī)專用試驗(yàn)件或裝機(jī)件等相關(guān)產(chǎn)品的合同，這些產(chǎn)品規(guī)格在合同內(nèi)容中必須明確規(guī)定要符合國家或國際適航標(biāo)準(zhǔn)與要求。以上因素都是相關(guān)企業(yè)需要謹(jǐn)慎予以審核的合同內(nèi)容。

三、企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范中程序化審核體系構(gòu)成

（一）明確劃分企業(yè)各部門合同審核職責(zé)

企業(yè)的合同審核工作需要各部門之間的相互協(xié)助與配合，這樣才能保證合同審批任務(wù)的科學(xué)合理完成。鑒于此，企業(yè)管理人員在運(yùn)作與合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，其必須按照公司各部門承擔(dān)合同業(yè)務(wù)范圍一一對(duì)應(yīng)承擔(dān)職責(zé)予以確定。第一，公司行政部門需要將合同審核任務(wù)分別發(fā)送給各部門，在此過程中需要確保審核任務(wù)發(fā)布的規(guī)范性與合理性，保障各部門自身作用的發(fā)揮，并按照規(guī)定按時(shí)按量完成工作任務(wù)。企業(yè)專門服務(wù)合同管理的部門需要掌握普通合同和重大合同的差異性，在審核流程中要對(duì)合同的合法合規(guī)性予以全方位觀察，保證企業(yè)法人與合同簽訂人保持一致。第二，企業(yè)法務(wù)部門需要對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核；財(cái)務(wù)部門也需要認(rèn)真細(xì)致地審核合同中的各項(xiàng)條款，如結(jié)算方式、收支占比、酬金等，并對(duì)合同的實(shí)際可行性與實(shí)效性進(jìn)行審核；紀(jì)檢部門需要檢查與監(jiān)督合同的審批過程，并對(duì)審核流程中出現(xiàn)的各種違法違規(guī)違紀(jì)問題及時(shí)開展調(diào)查與處理。目前，我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制愈發(fā)完善，企業(yè)內(nèi)控嚴(yán)謹(jǐn)程度也隨之迅速提高，廉潔公正也作為一項(xiàng)重要內(nèi)容被列入供應(yīng)商篩選參考標(biāo)準(zhǔn)之中。對(duì)此，企業(yè)專門負(fù)責(zé)供應(yīng)商篩選的歸口管理部門在審批工作過程中，必須嚴(yán)格審核所選合同供應(yīng)商的合規(guī)性，力爭(zhēng)將供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)降至最低，從而在整體上減小合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同審核流程的規(guī)范

合同的程序化審核指的是工作人員通過對(duì)合同的合法性進(jìn)行分析，對(duì)合同內(nèi)容作出具體規(guī)劃。這里所包含的具體工作內(nèi)容量非常大，如合同指引審核、實(shí)際流程審核、合同示范文本審核、信息化系統(tǒng)審核等。在程序化審核過程中，需要將企業(yè)即將面臨的一系列法律風(fēng)險(xiǎn)因素充分考慮在內(nèi)，并嚴(yán)格按照審核模式予以執(zhí)行。在實(shí)施程序化合同審核工作時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)流程的審核和合同的審計(jì)引導(dǎo)是重中之重，信息化系統(tǒng)和合同示范工作僅是輔助性工具。大部分情況下，企業(yè)的程序化合同審核僅包括一般合同審核與重大合同審核兩項(xiàng)工作。然而，一般合同審核任務(wù)比較輕松，由企業(yè)業(yè)務(wù)部門初審?fù)瓿珊螅f交給企業(yè)法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核，然后由管理部門負(fù)責(zé)最終審批，只要明確了合同審核流程符合標(biāo)準(zhǔn)就可以審批與聯(lián)簽［4］。但重大合同審核流程嚴(yán)格且繁瑣復(fù)雜，究其原因在于關(guān)乎企業(yè)重大利益。企業(yè)通常會(huì)在重大合同審核之前，向合同有關(guān)各部門征求書面意見，通過后再由企業(yè)管理層詳細(xì)審批，由企業(yè)高層管理者完成最終決議。絕大部分情況下在合同的最后審批階段，都必須用文件、規(guī)章制度等形式予以表述，以保證合同審批的關(guān)鍵環(huán)節(jié)不被遺失，并將無關(guān)緊要的審核程序部分予以剔除，運(yùn)用表單形式對(duì)合同審核過程進(jìn)行記錄。

（三）合同審核指引的制定

合同審核指引其實(shí)指的就是以合規(guī)性、合法性為基礎(chǔ)，綜合審核人員工作經(jīng)驗(yàn)而成的針對(duì)特定合同類型而形成的一套審核標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)合同審核指引的核心在于明確審核流程，但仍需要對(duì)特定的、具體的合同審核程序中的重點(diǎn)部分進(jìn)行量化與細(xì)化。同時(shí)，合同審核指引可用表單形式進(jìn)行編制，通過參照一些審核指引單對(duì)合同進(jìn)行審核［5］。由于所有合同兼具共性與個(gè)性特征，因此針對(duì)不同種類合同有必要編制個(gè)性化的合同審核指引。以買賣合同為例，此類合同作為最重要、最常見的一種合同種類，掌握企業(yè)買賣合同的審核要點(diǎn)能夠?yàn)閷徍似渌愋偷暮贤於ɑA(chǔ)。下表1就是買賣合同審核指引范本。

表1 買賣合同審核指引

四、程序化審核在企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范中的運(yùn)用舉措

（一）程序化合同審核工作的實(shí)施內(nèi)容

由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)程序化合同審核流程的發(fā)起任務(wù)，并為其辦理有關(guān)合同管理工作。當(dāng)項(xiàng)目對(duì)接部門作出任務(wù)指令后，則企業(yè)的具體業(yè)務(wù)部門會(huì)隨之收到相應(yīng)任務(wù)，并按照具體任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行供應(yīng)商篩選工作，在必選供應(yīng)商的過程中需要進(jìn)一步明確工作職責(zé)，將各家供應(yīng)商的實(shí)際報(bào)價(jià)考慮進(jìn)去，并就供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量開展談判，然后敲定產(chǎn)品交付時(shí)間，其中供應(yīng)商提供的綜合服務(wù)水平是審核的重中之重。當(dāng)確定好供應(yīng)商后，企業(yè)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人就能夠起草合同，并將完成的合同草稿交由企業(yè)相關(guān)部門予以審核，但在合同起草過程中，企業(yè)的經(jīng)辦人需要綜合考慮合同的預(yù)期審核效率和駁回等問題，為確保合同駁回次數(shù)最低，則經(jīng)辦人需要在合同起草完成之后予以認(rèn)真細(xì)致的初審，當(dāng)確定不存在任何問題之后再將合同遞交給企業(yè)其他各部門予以審核，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最后負(fù)責(zé)簽字確定。

（二）企業(yè)各部門程序化合同審核

企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同起草完成之后，則其他各部門要全方位確保合同內(nèi)容的高質(zhì)量、高效率審核。在合同內(nèi)容的規(guī)范性與合理性得到精確化判定的基礎(chǔ)上，才能正式進(jìn)行合同會(huì)簽。企業(yè)有關(guān)部門完成合同會(huì)簽之后，專門的合同管理部門需要對(duì)會(huì)簽結(jié)果和對(duì)應(yīng)的一系列會(huì)簽內(nèi)容開展有效總結(jié)，對(duì)簽訂合同的實(shí)施合法性予以判定。尤其是針對(duì)一些重大事項(xiàng)、重大決策的合同，在由企業(yè)相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同會(huì)簽之后，有必要將合同交給審計(jì)監(jiān)察部門和重點(diǎn)管理部門實(shí)施合同內(nèi)容評(píng)審，再上交給決策部門審批，最大程度保障合同的平穩(wěn)、有序?qū)嵤?］。同時(shí)，企業(yè)要高度重視合同駁回機(jī)制的改進(jìn)與優(yōu)化，以確保對(duì)合同中存在問題的集中管理與控制。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)合同審核成效的全面提升，則需要相關(guān)管理人員加大對(duì)合同非原則性錯(cuò)誤等設(shè)置多個(gè)駁回層級(jí)，從而有效加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的整體工作成效，提高多項(xiàng)活動(dòng)的穩(wěn)定與安全運(yùn)行。

總而言之，無論是企業(yè)合同審核流程還是企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范流程，在具體操作中都比較繁瑣。因此，在起草與審核合同內(nèi)容過程中，要嚴(yán)格按照有關(guān)制度要求執(zhí)行，全方位強(qiáng)化企業(yè)合同各項(xiàng)審核操作流程的合理性與規(guī)范性。這就需要企業(yè)對(duì)其內(nèi)部各職能部門的職責(zé)與權(quán)力進(jìn)行明確劃分，將審核流程予以規(guī)范化與固定化，保障各部門都能夠在審核合同過程中履職盡責(zé)。只有這樣才能最大限度降低企業(yè)面臨的合同法律風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防控體系，確保企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害，從而推進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定、健康、有序發(fā)展。