關(guān)于檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用

摘 要：為了提升企業(yè)內(nèi)部控制的效果，本文主要對(duì)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用進(jìn)行研究，文中先分析了企業(yè)檔案和控制重點(diǎn)、檔案管理在內(nèi)控中的作用，之后分析了存在的問(wèn)題，并提出了優(yōu)化措施，包括清楚內(nèi)控環(huán)境中的檔案管理目標(biāo);優(yōu)化檔案管理系統(tǒng);借助信息化平臺(tái)，規(guī)范成本控制;增加投入;注重人才引進(jìn)及培養(yǎng)，提升人員的專(zhuān)業(yè)性，希望可以為有關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè);內(nèi)部控制

內(nèi)控就是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理進(jìn)行控制，確保資產(chǎn)安全性、財(cái)務(wù)報(bào)告和有關(guān)信息的可靠性及真實(shí)性，增加企業(yè)的效益，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。內(nèi)控中的信息可靠性，和檔案管理具有緊密的聯(lián)系。企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到，檔案管理和內(nèi)控間的關(guān)系，采取合理的措施，加強(qiáng)檔案管理工作，充分發(fā)揮出其在內(nèi)部控制中的作用，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

1、企業(yè)檔案和控制重點(diǎn)分析

結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展情況，無(wú)論在哪個(gè)階段，都強(qiáng)調(diào)企業(yè)記錄和其保存的意義，就是突出檔案行為的作用。完整的記錄以及有效的檔案系統(tǒng)，也是企業(yè)的有效管理依據(jù)及控制方式。管理層在內(nèi)控工作中需要考慮對(duì)于企業(yè)目標(biāo)達(dá)成影響范圍最廣、發(fā)揮作用最大以及弊端最多的重要節(jié)點(diǎn)，著重考慮及選擇關(guān)鍵的業(yè)務(wù)活動(dòng)或環(huán)節(jié)、成本費(fèi)用項(xiàng)目、重要的資源及要素，檔案在內(nèi)控中的作用發(fā)揮就體現(xiàn)在這些關(guān)鍵點(diǎn)上[1]。從下面的圖1中可以看到企業(yè)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)，從圖2中可以看到檔案和相關(guān)控制點(diǎn)的關(guān)系圖?？梢?jiàn)，檔案類(lèi)型主要聚焦在企業(yè)管理過(guò)程及方面。

2、檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用

首先，能夠?yàn)閮?nèi)控工作提供完整、可靠的記錄。檔案管理屬于企業(yè)管理中的重要組成部分，是對(duì)相關(guān)工作的記錄，包括數(shù)據(jù)及文字，其中涉及到內(nèi)控過(guò)程的相關(guān)信息，有效地體現(xiàn)了內(nèi)控過(guò)程是否與相關(guān)的法律法規(guī)相符，能夠?yàn)閼?zhàn)略落實(shí)、組織決策以及運(yùn)營(yíng)工作的開(kāi)展提供有效的依據(jù)[2]。當(dāng)相關(guān)部門(mén)審計(jì)以及核查企業(yè)資金應(yīng)用情況時(shí)，可以發(fā)揮出檔案的原始憑證作用，為檢查機(jī)構(gòu)提供可靠的文件及資料，證明資金使用是符合相關(guān)法律法規(guī)的。在對(duì)責(zé)任事故進(jìn)行處理時(shí)，可借助檔案資料，找到有關(guān)的證據(jù)，結(jié)合已有的制度及流程，擬定處理以及處置方案，規(guī)范的追究有關(guān)人員的責(zé)任。其次，能夠發(fā)揮評(píng)價(jià)監(jiān)督的效用，方便企業(yè)強(qiáng)化監(jiān)管工作。完整、規(guī)范、可靠的檔案資料，能夠幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，并采取合理的控制措施，盡可能的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和減少其帶來(lái)的損失?；谌娴臋n案信息，企業(yè)檔案部門(mén)能夠了解內(nèi)控運(yùn)行狀況，與企業(yè)中的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)一起進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)自評(píng)，結(jié)合結(jié)果制定有針對(duì)性的整改方案，并且監(jiān)督相關(guān)責(zé)任部門(mén)的整改狀況，把整改結(jié)果反映給有關(guān)管理部門(mén)，為績(jī)效考核提供依據(jù)。檔案管理部門(mén)在內(nèi)控中和相關(guān)部門(mén)之間可以建立相互制約及監(jiān)督的關(guān)系，提升企業(yè)的監(jiān)管及內(nèi)控水平。

3、檔案管理和內(nèi)部控制之間的關(guān)系

第一，能夠證明內(nèi)控活動(dòng)符合相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理可以幫助內(nèi)控證明活動(dòng)運(yùn)營(yíng)是合法的。檔案記錄保存了企業(yè)結(jié)合法律法規(guī)進(jìn)行的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄，帶有法律憑證的作用[3]。如果企業(yè)忽視了檔案的證明作用，就會(huì)給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。第二，健全監(jiān)督控制。部分企業(yè)為檔案管理部門(mén)給予了新的職能，即參與內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)監(jiān)督，給內(nèi)外審計(jì)機(jī)構(gòu)提供有效、完整的規(guī)范運(yùn)行資料。監(jiān)控是企業(yè)內(nèi)控中不可或缺的一部分，健全的監(jiān)控體系，可以最大程度地減少風(fēng)險(xiǎn)。比如國(guó)家環(huán)保部門(mén)提出要針對(duì)重點(diǎn)企業(yè)實(shí)施核查工作，一家企業(yè)檔案管理部門(mén)就體現(xiàn)了內(nèi)控監(jiān)督的效用，組織制定了迎檢方案，查證了有關(guān)運(yùn)行臺(tái)帳以及檔案資料，自我評(píng)價(jià)環(huán)保情況，督促相關(guān)責(zé)任部門(mén)針對(duì)不符合的項(xiàng)目進(jìn)行整改，將整改的進(jìn)度以及成效體現(xiàn)在月度及年度考核系統(tǒng)中。再次，能夠規(guī)范檔案管理要求。內(nèi)控工作中的相關(guān)工作，如信息溝通、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等，要求具備可靠、真實(shí)的活動(dòng)信息。檔案部門(mén)是企業(yè)中各項(xiàng)信息的一個(gè)整合點(diǎn)，在內(nèi)控中具有重要的作用，因此，對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，是強(qiáng)化內(nèi)控工作的要求[4]。但是一些企業(yè)在檔案工作中的問(wèn)題較多，比如缺乏細(xì)致的管理方法，方法不夠規(guī)范等，并未對(duì)檔案資料劃分類(lèi)型，甚至存在丟失的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，反映了企業(yè)對(duì)于檔案工作缺乏重視程度，管理呈現(xiàn)出無(wú)序的狀態(tài)，使得檔案信息的真實(shí)性及可靠性無(wú)法得到保障，可能會(huì)泄露企業(yè)中的關(guān)鍵信息以及機(jī)密，提升內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的概率，不利于企業(yè)的發(fā)展。最后，能夠優(yōu)化檔案管理的模式。為了提升內(nèi)控工作的水平，就要優(yōu)化檔案管理工作模式。以往的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的要求，主要體現(xiàn)在：檔案管理方式受到了影響，管理模式的效率及效果不理想，比如一些企業(yè)應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，反映出了較多的問(wèn)題，企業(yè)中出現(xiàn)了很多的電子檔案，卻依然使用傳統(tǒng)管理方式，給管理運(yùn)營(yíng)帶去了消極影響。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)制度的發(fā)展，需要構(gòu)建動(dòng)態(tài)優(yōu)化、管理合理、權(quán)責(zé)清楚的現(xiàn)代內(nèi)控體系，對(duì)此，需要對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行優(yōu)化。強(qiáng)化檔案管理工作，可以促進(jìn)內(nèi)控工作的落實(shí)，內(nèi)控發(fā)展可以提升檔案管理的水平，因此，二者之間具有緊密的聯(lián)系，是相互作用和促進(jìn)的。

4、檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中應(yīng)用存在的問(wèn)題

第一，檔案管理和內(nèi)部控制的聯(lián)系不足?，F(xiàn)階段，企業(yè)中的一些檔案管理部門(mén)注重記錄經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息，但是缺乏針對(duì)性，并未結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況以及方法，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，無(wú)法為內(nèi)控提供有效的引導(dǎo)。第二，檔案管理方式落后。檔案資料雖然具有重要的價(jià)值，但是需要注意的是，并非是所有的檔案資料都有價(jià)值，這就需要在管理中合理的篩選有價(jià)值的檔案信息。為了發(fā)揮檔案管理在內(nèi)控中的作用，就要做到有側(cè)重點(diǎn)、保管安全以及方便查詢(xún)?，F(xiàn)階段，一些企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的管理方式，電子化及信息化水平較低，不便于查找檔案資料，導(dǎo)致檔案的利用率不高，容易出現(xiàn)丟失的情況[5]。除此之外，在管理工作中，缺乏合理的分類(lèi)，使得管理的效果受到了消極的影響。第三，資金投入有限，人員業(yè)務(wù)能力不足。檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)資金及人才保障，這是提升工作有效性及規(guī)范性的基礎(chǔ)和保證，對(duì)于內(nèi)控規(guī)范性具有重要的影響。然而一些企業(yè)由于預(yù)算缺乏，導(dǎo)致投入檔案管理工作中的資金有限，限制了工作的高效開(kāi)展。另外，一些檔案人員缺乏較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，無(wú)法及時(shí)有效的解決工作中的問(wèn)題，限制了檔案在內(nèi)控中的作用發(fā)揮。部分企業(yè)甚至并未安排專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案工作，使得缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理不連續(xù)。要想改善現(xiàn)狀，企業(yè)就要增加對(duì)工作的投入，優(yōu)化資源配置，構(gòu)建規(guī)范、有效的檔案管理體系，提升內(nèi)控的水平。

5、檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用策略

5.1清楚內(nèi)控環(huán)境中的檔案管理工作目標(biāo)

為了優(yōu)化檔案管理的效果，在工作實(shí)踐中可以與內(nèi)控工作實(shí)施融合，在內(nèi)控環(huán)境的前提下，記錄關(guān)鍵的信息，確保收集到的檔案是真實(shí)、完整的。在收集以及管理檔案時(shí)需要具備針對(duì)性，檔案資料應(yīng)該真實(shí)的體現(xiàn)相關(guān)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的情況，而非是對(duì)整個(gè)工作及經(jīng)營(yíng)過(guò)程的記錄，更好的發(fā)揮出檔案在內(nèi)控中的作用。企業(yè)應(yīng)該依據(jù)內(nèi)控環(huán)境及目標(biāo)，劃分檔案類(lèi)型，分別進(jìn)行管理，利用檔案考察內(nèi)控工作的落實(shí)狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足及問(wèn)題，依據(jù)內(nèi)控要求進(jìn)行糾正和解決[6]。

5.2優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

健全的檔案管理制度，能夠?yàn)楣ぷ鲗?shí)踐提供依據(jù)和約束，因此，企業(yè)應(yīng)該建立管理制度，并且堅(jiān)持對(duì)其進(jìn)行完善，針對(duì)各個(gè)部門(mén)、工程項(xiàng)目以及實(shí)際需求，有目的性的建立檔案管理系統(tǒng)。具體來(lái)說(shuō)，第一，企業(yè)應(yīng)該在和安全目標(biāo)管理制度銜接的情況下，建立檔案安全指標(biāo)體系，清楚安全管理、信息收集等要求，制定合理的檔案安全收集和管理工作計(jì)劃，把責(zé)任落實(shí)到部門(mén)及崗位上，清楚劃分檔案資料收集及上報(bào)職責(zé)。第二，企業(yè)需要結(jié)合不同部門(mén)及項(xiàng)目的要求，加強(qiáng)電子化檔案管理，進(jìn)一步細(xì)化管理過(guò)程，為內(nèi)控提供有效的檔案管理方法。

5.3借助信息化平臺(tái)，加強(qiáng)成本控制

對(duì)工作實(shí)施信息化創(chuàng)新管理，除了要管控不同類(lèi)型的檔案之外，還要注重檔案管理的成本控制工作，其是檔案管理工作中的構(gòu)成部分，同樣是內(nèi)控環(huán)境建設(shè)中的一部分。企業(yè)需要提升檔案管理信息化水平，注重檔案信息化創(chuàng)新中的成本，把握好細(xì)節(jié)方面，健全成本控制體系，加大成本控制的力度。運(yùn)用信息化的傳播途徑及溝通方式，綜合考察及分析不同類(lèi)型檔案需要的成本，細(xì)化相關(guān)部門(mén)檔案管理工作的預(yù)算，大概掌握不同部分檔案管理的收入及支出狀況，及時(shí)分析未來(lái)內(nèi)控及管理的情況，做好市場(chǎng)調(diào)查研究，有效的收集及分析檔案，確保企業(yè)可以適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展要求，提升成本預(yù)算的有效性。

5.4增加檔案管理工作的投入

企業(yè)需要結(jié)合內(nèi)控環(huán)境發(fā)展，及時(shí)優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件，促進(jìn)檔案管理工作自動(dòng)化的提升，提高內(nèi)控效率。企業(yè)應(yīng)該設(shè)置單獨(dú)的資料室，用于整理檔案資料，提升檔案的利用率。還要給檔案室中配備有關(guān)的設(shè)備，如空調(diào)、打印機(jī)、檔案專(zhuān)用柜、計(jì)算機(jī)、專(zhuān)用庫(kù)房、專(zhuān)用軟件等等，為檔案的儲(chǔ)存奠定良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)信息化建設(shè)。企業(yè)需要結(jié)合檔案資料變化情況，及時(shí)地對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，應(yīng)用更加安全、反應(yīng)效率更高、存儲(chǔ)量更大的設(shè)備，滿足檔案儲(chǔ)存要求，提升內(nèi)控工作的效率。

5.5注重檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提升人員的專(zhuān)業(yè)性

信息化時(shí)代背景下，對(duì)檔案工作人員提出了新的要求，作為檔案管理工作的落實(shí)主體，其素質(zhì)水平關(guān)系到工作的開(kāi)展效率及效果，因此，企業(yè)應(yīng)該重視提升工作人員的專(zhuān)業(yè)性，通過(guò)引進(jìn)人才及培訓(xùn)人才，提升檔案管理人才隊(duì)伍的整體水平。企業(yè)要組織現(xiàn)有的檔案管理人員實(shí)施教育培訓(xùn)，讓其及時(shí)了解最新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作方法，掌握有效的工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，促進(jìn)其和企業(yè)中其他人員間的聯(lián)系，提升檔案管理人員對(duì)于工作的認(rèn)知水平。除此之外，企業(yè)需要結(jié)合檔案管理需求，加強(qiáng)人才引進(jìn)，提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，確保招聘的檔案管理人員符合崗位對(duì)人員提出的要求，為檔案管理工作隊(duì)伍加入新鮮的血液，為內(nèi)控環(huán)境優(yōu)化提供支撐。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理和內(nèi)控間的關(guān)系緊密，企業(yè)在現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展中，應(yīng)該提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，確保各項(xiàng)活動(dòng)信息的可靠性及真實(shí)性，采取多樣化的措施，優(yōu)化檔案管理工作，完善管理機(jī)制，提升內(nèi)部控制的水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：張萍（1991.5-）， 女，湖南吉首人，土家族，助理館員，本科，研究方向：公司文書(shū)檔案管理。