淺析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案庫(kù)房智能管理的影響

摘? 要：新《檔案法》增設(shè)了檔案信息化專章，體現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)在檔案智能化管理中的重要作用。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用是檔案智能化庫(kù)房發(fā)展的必然趨勢(shì)，提高了檔案實(shí)體安全信息管理的準(zhǔn)確性。為更好地保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用檔案資源，對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的研究具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng);檔案庫(kù)房;智能管理

一、檔案庫(kù)房智能管理的重要性

近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足進(jìn)展。檔案數(shù)量逐漸增多，檔案管理規(guī)模逐步擴(kuò)大。但檔案種類的日趨多樣化，信息量的迅速膨脹，使傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與手段所導(dǎo)致的問(wèn)題也日益凸顯。為深入貫徹習(xí)近平總書(shū)記在建黨百年之際對(duì)檔案工作作出的重要批示精神，切實(shí)履行李克強(qiáng)總理在政府報(bào)告中強(qiáng)調(diào)要繁榮檔案事業(yè)的要求，解決因技術(shù)應(yīng)用為檔案庫(kù)房管理帶來(lái)的問(wèn)題，檔案管理應(yīng)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、庫(kù)聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，打造以“人防為主、物防為輔、技防支撐”的檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化安全管理。[1]檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)的研發(fā)，是服務(wù)推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要工作。

二、傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理現(xiàn)狀

檔案庫(kù)房管理是檔案實(shí)體保管工作的主要體現(xiàn)形式，包括庫(kù)房中進(jìn)行的“維護(hù)秩序”和“保護(hù)實(shí)體”在內(nèi)的一切保管工作。檔案庫(kù)房中收藏著各類珍貴的歷史資料，作為儲(chǔ)藏和保管檔案的空間環(huán)境，不僅直接影響著檔案材料的質(zhì)量及安全保管效果，更關(guān)系到檔案信息資源是否能被高效利用。傳統(tǒng)的庫(kù)房管理主要是根據(jù)檔案實(shí)體的八防工作要求，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期巡查、溫濕度檢查、館藏檔案盤(pán)查等工作。[2]對(duì)檔案的上架、排架、修復(fù)、查閱、借還等工作采用手工方式，并對(duì)檔案進(jìn)行日常的維護(hù)、利用、保管性管理工作。

（二）傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理存在的問(wèn)題

1.管理情況可視化程度低。因檔案庫(kù)房由指定的管理人員專門(mén)負(fù)責(zé)，庫(kù)房館藏等情況全部由指定人員進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)致庫(kù)房管理不直觀的問(wèn)題。部門(mén)負(fù)責(zé)人或主管檔案工作的上級(jí)機(jī)構(gòu)，無(wú)法從簡(jiǎn)單的人工記錄或電子輔助記錄中，全面了解庫(kù)房的整體布局、館藏詳細(xì)情況、各類檔案具體存放位置、定期安全檢查等情況，無(wú)法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行有效監(jiān)管。

2.管理人員工作效率低。檔案的館藏量逐年增多，整理、上架、出入庫(kù)等工作全部由管理人員完成，檔案存放的具體位置主要依靠庫(kù)房管理人員的記錄，而檔案管理隊(duì)伍整體存在文化程度較低、專業(yè)知識(shí)體系欠缺、科研和創(chuàng)新意識(shí)較薄弱等問(wèn)題。如遇大量查借閱工作時(shí)，管理人員很難在短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)判斷檔案存放位置。整理和查借閱工作的時(shí)間增長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低，無(wú)法及時(shí)提供檔案利用服務(wù)。

3.缺乏對(duì)檔案實(shí)體的安全控制。部分單位缺乏足夠的整理室、查借閱室、庫(kù)房等空間，導(dǎo)致一些單位的庫(kù)房不僅專業(yè)管理人員可以進(jìn)入，檔案利用者也可以同時(shí)進(jìn)入。隨之帶來(lái)的檔案實(shí)體存放位置的無(wú)序改變，查借閱、復(fù)印檔案記錄不及時(shí)。以上問(wèn)題均由于庫(kù)房安全監(jiān)控措施不到位引起，給檔案實(shí)體的管理工作帶來(lái)諸多不便。

三、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案庫(kù)房智能管理的影響

1.保障檔案實(shí)體安全性，提升檔案實(shí)體管理效率。

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，要全面推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作安全責(zé)任制。物聯(lián)網(wǎng)被視為建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的業(yè)務(wù)與應(yīng)用，在檔案庫(kù)房管理方面的使用，能夠?qū)n案實(shí)體進(jìn)行智能化識(shí)別、追蹤、定位、監(jiān)管，使檔案實(shí)體的安全性和可靠性得到了充分的保障。檔案管理人員能夠利用物聯(lián)網(wǎng)的跟蹤功能，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、全面的統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的漏洞并立行整改。實(shí)時(shí)監(jiān)控的信息能夠第一時(shí)間傳遞給管理人員，促使管理人員有針對(duì)性的進(jìn)行檔案出入庫(kù)檢查、溫濕度信息監(jiān)測(cè)、庫(kù)房安全情況檢查，有效地保障了檔案實(shí)體的安全，提升了檔案實(shí)體管理效率。

2.推動(dòng)檔案庫(kù)房管理技術(shù)升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案的互聯(lián)共享。

信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，促使檔案管理人員不斷地適應(yīng)工作模式、改進(jìn)工作方法、創(chuàng)新工作理念。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫(kù)房中的應(yīng)用，得到了包括RFID傳感技術(shù)和Zigbee協(xié)議技術(shù)在內(nèi)的支持。RFID傳感技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換和目標(biāo)識(shí)別，達(dá)到了讓檔案利用者獲取所需信息更便捷的目的。Zigbee協(xié)議技術(shù)和RFID傳感技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用，不僅解決了RFID技術(shù)通信距離存在局限性的問(wèn)題，而且有效的促進(jìn)了RFID技術(shù)應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，推動(dòng)檔案庫(kù)房管理技術(shù)升級(jí)。[3]全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議報(bào)告中指出，要引導(dǎo)檔案平臺(tái)資源有序流通、共享共用，脫貧攻堅(jiān)、疫情防控、民生檔案要實(shí)現(xiàn)區(qū)域共享。物聯(lián)網(wǎng)具有互通性，能夠?qū)崿F(xiàn)在任意地點(diǎn)、時(shí)間、物體上的互通，不受時(shí)空與物體的限制。幫助檔案利用者從大量信息中準(zhǔn)確搜索所需信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)共享。

3.拓寬檔案庫(kù)房管理平臺(tái)廣度，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體精細(xì)化管理。

檔案管理系統(tǒng)和RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是檔案管理平臺(tái)構(gòu)建的重要組成部分。檔案管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理，主要包括庫(kù)房的溫濕度和消防監(jiān)測(cè)、檔案資料的日常查借閱等工作。RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)為檔案管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持，[4]實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體與管理系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，拓寬了檔案庫(kù)房智能管理平臺(tái)的廣度。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的可靠傳遞等特點(diǎn)，在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體流轉(zhuǎn)全過(guò)程精細(xì)化管理發(fā)揮了重要作用。RFID的應(yīng)用基本對(duì)檔案流轉(zhuǎn)全過(guò)程實(shí)現(xiàn)了智能監(jiān)控，利于儲(chǔ)存檔案利用者查借閱權(quán)限設(shè)置信息，更便于精確儲(chǔ)存檔案信息，為檔案管理人員全面、系統(tǒng)、實(shí)時(shí)掌握檔案管理情況提供了極大的便捷，也有效保障了檔案實(shí)體的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉開(kāi)元.檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)建設(shè)探索[J].城建檔案，2016（9）：13—14.

[2]馬唯唯.檔案庫(kù)房智能化管理的思考與實(shí)踐[J].檔案學(xué)研究，2015（1）：105—108.

[3][4]謝璽.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案庫(kù)房管理的影響分析[J].中國(guó)管理信息化，2016（6）：191.

作者簡(jiǎn)介：畢鵬瑤，女，33歲，館員，碩士研究生，牡丹江師范學(xué)院，現(xiàn)主要從事檔案管理、高校檔案文化研究。

注：*本文系《高校檔案館“一站式”云服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建研究》（項(xiàng)目編號(hào)：HGDK2020-3）階段性研究成果。