芻議如何開展檔案管理有效策略

黃玉

摘要：檔案管理是與我國經濟建設相適應的重要數據資源，形成于教育發(fā)展的過程中，擁有鮮明的歷史價值與社會價值。因此，檔案管理者應結合檔案管理內容、性質及原則，通過信息化建設、工作機制完善、宣傳體系構建及檔案價值挖掘的方式，提高檔案管理的整體水平，推動我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理;有效策略;具體策略

引言：在我國檔案事業(yè)健康發(fā)展的背景下，檔案服務職能與服務意識得到了明顯的體現(xiàn)，社會影響與價值也日漸突出。有關檔案管理的學術研究得到了蓬勃發(fā)展，使傳統(tǒng)檔案管理模式、體系、組織及機制得到了更好的優(yōu)化與強化。然而在計算機信息技術快速發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理機制、模式卻難以適應時代發(fā)展的訴求，導致檔案管理的整體水平受到影響。因此，深入探究檔案管理水平提升的策略，是推進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然舉措和基本內容。需要我們在深入探究檔案管理內容、性質及原則的前提下，明確檔案管理水平提升的方向。

1頂層設計謀全局

首先，做好頂層設計。檔案主管部門的職責之一，是要明確檔案事業(yè)未來的發(fā)展思路。按照新《檔案法》規(guī)定，檔案主管部門承擔對檔案事業(yè)“統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導”的責任。要履行好這項責任，就必須準確把握檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和長遠趨勢，找出存在的問題，探尋解決這些問題的辦法，規(guī)劃檔案事業(yè)發(fā)展的路徑，對我國檔案事業(yè)發(fā)展進行全局性、長遠性的謀劃、設計。

其次，確定檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展模式。機構改革后獨立運行的檔案館面臨著如何選擇實現(xiàn)“五位一體功能”的路徑和方法的問題。第一，檔案館應按照時代發(fā)展的要求，凸顯出其公共服務性，并進一步明確自身的服務功能定位。第二，檔案館的轉型發(fā)展同時也是我國政府轉型發(fā)展的一個有機組成部分。例如，多地政府提出“最多跑一次”服務理念的實現(xiàn)就離不開機關檔案工作的支持。第三，處理好內外部關系，積極面向全球檔案治理。

2法治保障明監(jiān)督

首先，加快檔案行政法規(guī)規(guī)章的修訂工作。及時啟動與新《檔案法》配套的《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案館工作通則》《機關檔案工作條例》等法規(guī)規(guī)章的修訂工作，進而推進地方和各領域檔案法規(guī)規(guī)章的修訂。

其次，明確監(jiān)管的渠道。新《檔案法》增設了“監(jiān)督檢查”專章，主要就檔案法在實施過程中，各級檔案主管部門以及有關機關，對涉及檔案的行為活動依法進行檢查和監(jiān)督管理，并相應地對法律責任提出規(guī)定要求，這有助于規(guī)范檔案行政權力的運行，推進檔案主管部門依法行政。具體途徑可從自身監(jiān)管、聯(lián)合監(jiān)管、引入第三方監(jiān)督等三方面展開。再次，推動檔案行政執(zhí)法和檔案行政監(jiān)督工作常態(tài)化。檔案主管部門對所轄區(qū)域內的機關、團體、社會組織和企業(yè)事業(yè)單位的行政執(zhí)法檢查，特別是“雙隨機一公開”工作應當持續(xù)進行，最好將五年一輪的檢查縮短到三年或兩年一輪，并實現(xiàn)檢查對象的全覆蓋。對下級檔案行政管理們的行政監(jiān)督檢查工作也應當加強，實現(xiàn)一年、至少兩年一輪，切實運用好法治手段，依法推進檔案工作的進步和發(fā)展。

最后，做好檔案法治績效的評價工作?？刹扇∩霞墝ο录壍膬炔吭u價和委托第三方，如司法行政管理部門或專家組形式進行的外部評價兩種方式，對檔案法治工作的成效進行總結，查找問題，尋求對策，不斷改進工作方法，進而推動檔案法治工作的持續(xù)、高效發(fā)展。

3平臺建設促轉型

其一，建立檔案信息安全平臺。在電子檔案信息系統(tǒng)與網絡管理方面，要嚴格界定涉密系統(tǒng)與非涉密系統(tǒng)的界限，落實國家信息系統(tǒng)安全管理政策，按照分級保護和等級保護標準對涉密系統(tǒng)與非涉密系統(tǒng)進行檢測，完善檔案行業(yè)網絡與信息安全信息通報機制，開展檔案網站安全監(jiān)控和績效評估，確保檔案系統(tǒng)與網絡的安全。在傳統(tǒng)載體檔案的數字化資源方面，從數字化作業(yè)開始嚴格把關，要形成一套嚴格的技術操作規(guī)范體系，按照不同的載體類型嚴格遵守不同的技術規(guī)范，落實不同的技術要求，作業(yè)過程中時刻調整電子載體的兼容格式，存儲容量等硬性技術要求，轉型后要及時建立后臺數據庫和實時安防系統(tǒng)，根據訪問需求和實時數據進行擴容增容，同時保證平臺不被惡意攻擊和數據泄露。

其二，建立檔案查詢利用服務平臺。2019年起，國家檔案局啟動了全國檔案查詢利用服務平臺建設。近期目標是搭建一個盡可能多地容納各級綜合檔案館的網絡平臺，遠期目標是將全國各級綜合檔案館全部開展互聯(lián)網和移動端，將檔案查詢利用服務融入區(qū)域內“一網通辦”服務體系，推動檔案查詢利用服務延伸到村、社區(qū)基層一線，促進檔案公共服務的均等化和便捷化。

結論：關于檔案工作變革方向和發(fā)展路徑的討論基于三個背景。首先，在機構改革背景下，法律和國家政策明確檔案工作姓黨，局館分設后作出的職責調整，更有利于檔案事業(yè)的轉型和發(fā)展;其次，伴隨著新《檔案法》的施行，檔案工作變革的方向和發(fā)展的路徑愈發(fā)明晰，依法治檔、依法行政將進入新時代、駛入快車道，檔案治理法治化和現(xiàn)代化將成為歷史的必然選擇;最后，隨著《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的印發(fā)，檔案工作在發(fā)展過程中凸顯出來的問題愈發(fā)明顯，如何適應“十四五”時期發(fā)展目標和工作原則就成為促進檔案工作變革和發(fā)展的壓力和動力。

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