基于遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的內(nèi)部控制信息化構(gòu)建探索①

張 昕

（中華人民共和國重慶海事局，重慶 400000）

引言

隨著我國公共財(cái)政體系的深化改革和國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的全面推進(jìn)，財(cái)政部連續(xù)出臺了《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)我國會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見》（財(cái)會(huì)〔2009〕6號）、《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號）及《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財(cái)會(huì)〔2015〕24號）等，旨在全面提升我國會(huì)計(jì)工作水平，建立會(huì)計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和內(nèi)部控制規(guī)范體系，健全內(nèi)部控制并逐步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)是行政事業(yè)單位面臨的新挑戰(zhàn)和新任務(wù)。

2020年新冠肺炎疫情的爆發(fā)導(dǎo)致全國范圍停工停產(chǎn)，為防止疫情反彈，國務(wù)院聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制公布了《企事業(yè)單位復(fù)工復(fù)產(chǎn)疫情防控措施指南》，提倡彈性工作制或居家辦公方式，這不僅大大推動(dòng)了遠(yuǎn)程協(xié)作技術(shù)的進(jìn)步，同時(shí)改變了職工傳統(tǒng)的工作方式和習(xí)慣。對于行政事業(yè)單位而言，遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)開發(fā)更如雨后春筍般迅速發(fā)展起來，內(nèi)部控制信息化建設(shè)顯得迫在眉睫，針對內(nèi)部控制信息化的研究已成為現(xiàn)階段的熱點(diǎn)。

程平[1]等從內(nèi)部控制單位層面討論了如何完善單位組織架構(gòu)、設(shè)定操作權(quán)限、重構(gòu)內(nèi)控流程，以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)在內(nèi)部控制活動(dòng)中的價(jià)值。陳佳[2]從財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式理論的基礎(chǔ)上分析了遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則和思路。綜觀上述文獻(xiàn)的研究，關(guān)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化在遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中的具體實(shí)現(xiàn)方式和操作方法研究較少。本文鑒于此，從單位層面和業(yè)務(wù)層面分別探討了實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化的具體方法，并對內(nèi)部控制信息化下一步的發(fā)展方向進(jìn)行了簡單的論述。

一、遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中建立內(nèi)部控制的必要性

（一）遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀

遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展依賴于現(xiàn)代三個(gè)技術(shù)條件的日臻成熟：一是硬件條件，由于遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)需要整合多個(gè)終端的數(shù)據(jù)，高效、集中進(jìn)行信息處理，配載高性能的中心服務(wù)器和PC終端是十分必要的，如果該系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)互聯(lián)，能夠?qū)崿F(xiàn)移動(dòng)報(bào)銷、移動(dòng)審批等功能，還需要配置相應(yīng)的移動(dòng)終端；二是軟件條件，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及人工智能等技術(shù)，和貝葉斯網(wǎng)絡(luò)、馬爾科夫鏈及隨機(jī)森林等算法為遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)提供了必要的技術(shù)支撐；三是安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)主權(quán)是國家主權(quán)的自然延伸，網(wǎng)絡(luò)安全是國家安全的重要組成部分，對于行政事業(yè)單位來說，遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的是重要的財(cái)務(wù)和資產(chǎn)數(shù)據(jù)，要實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程報(bào)賬和移動(dòng)審批，必須要以安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為前提。

（二）現(xiàn)階段內(nèi)部控制的薄弱性

在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，國內(nèi)外大型企業(yè)早已利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段搭建起了各自的遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)，比如華為的SSE（Self Service Expense）費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、Amazon的遠(yuǎn)程辦公流程等。然而對于行政事業(yè)單位而言，該領(lǐng)域仍然處于起步階段，許多單位剛剛開始大膽嘗試，探索求新，現(xiàn)有遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)逐漸建立起了跨空間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞方案和突破時(shí)間的全面信息集成管理，對于傳統(tǒng)手工報(bào)賬而言，這的確是一種突破和進(jìn)步，但同時(shí)也產(chǎn)生了更多的風(fēng)險(xiǎn)控制缺口。現(xiàn)有遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)僅僅停留在解決遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞和網(wǎng)絡(luò)審批問題的層面，不僅難以做到內(nèi)部控制的信息化，還因數(shù)據(jù)傳輸手段的客觀局限性產(chǎn)生了更多的風(fēng)險(xiǎn)漏洞。內(nèi)部控制的薄弱必將導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性和可靠性。

（三）預(yù)算單位建立健全內(nèi)部控制的重要性

《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》中指出，內(nèi)部控制是保障組織權(quán)力規(guī)范有序、科學(xué)高效運(yùn)行的有效手段，也是組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的長效保障機(jī)制，是貫徹黨的十八屆四中全會(huì)精神的具體要求。預(yù)算單位建立健全內(nèi)部控制能夠強(qiáng)化對內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行的制約，防止內(nèi)部權(quán)力濫用，促進(jìn)單位公共服務(wù)效能和內(nèi)部治理水平不斷提高，為實(shí)現(xiàn)國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)、提供有力支撐。

二、內(nèi)部控制信息化的實(shí)施方法

（一）建立“業(yè)財(cái)一體化”的信息管理系統(tǒng)

內(nèi)部控制并非是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)層面的控制，而是以整個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、公共服務(wù)事業(yè)為主體的控制?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中的全面性原則提到“內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全面控制”，建立“業(yè)財(cái)一體化”的信息管理系統(tǒng)是內(nèi)部控制信息化建設(shè)的必然要求。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來源于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，但現(xiàn)實(shí)中，行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門往往各自采用一套軟件處理其數(shù)據(jù)，系統(tǒng)之間平臺不同、技術(shù)不同、語言不同，信息無法互聯(lián)、共享，數(shù)據(jù)被隔離、信息流程被割裂，從而形成信息孤島。顯然，忽略前端的決策、執(zhí)行等業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程，僅僅從終點(diǎn)的會(huì)計(jì)信息層面進(jìn)行內(nèi)部控制，并非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程控制，已經(jīng)不能滿足單位管理的需要。只有建立了“業(yè)財(cái)一體化”的信息管理系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)信息孤島的治理，推動(dòng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的全面發(fā)展。

（二）合理選擇內(nèi)控信息化系統(tǒng)的開發(fā)方式

對于行政事業(yè)單位而言，內(nèi)部控制的信息化建設(shè)既要考慮到實(shí)用性，也要考慮性價(jià)比，控制成本、減少預(yù)算。常見的開發(fā)方式有三種：一是自主研發(fā)；二是選擇與軟件公司合作開發(fā)新系統(tǒng)；三是對原有系統(tǒng)進(jìn)行升級、重建，嵌入內(nèi)控點(diǎn)。

第一種方式的優(yōu)點(diǎn)是成本低、實(shí)用性強(qiáng)，缺點(diǎn)是技術(shù)力量薄弱，開發(fā)周期往往較長，短時(shí)間內(nèi)難以投入使用。第二種方式可以完美規(guī)避第一種方式的缺點(diǎn)，保障技術(shù)力量，縮短開發(fā)周期，又可以保證信息系統(tǒng)與單位實(shí)際相結(jié)合，不至于流于形式，而缺點(diǎn)則是成本偏高，并且需要和原有系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口，將舊數(shù)據(jù)兼容集成。第三種方式的優(yōu)點(diǎn)是員工接受度高，培訓(xùn)成本低，缺點(diǎn)則是無法改變舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)框架，維護(hù)工作量巨大。無論采取哪一種方式，都應(yīng)當(dāng)考慮單位具體情況，選擇最適合本單位的開發(fā)方式來實(shí)現(xiàn)。

三、基于遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

（一）單位層面設(shè)計(jì)

在遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中建立內(nèi)部控制是建立健全單位內(nèi)部控制體系的重要環(huán)節(jié)，《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中指出“單位應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其內(nèi)部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中，減少或消除人為操縱因素，保護(hù)信息安全”。遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中單位層面的設(shè)計(jì)包括建立組織架構(gòu)、梳理內(nèi)控流程和設(shè)置權(quán)限管理三個(gè)方面。

1.建立組織架構(gòu)

遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中的組織架構(gòu)建立首先應(yīng)當(dāng)明晰牽頭部門或人員，擯棄傳統(tǒng)的以財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)整個(gè)單位內(nèi)部控制的狹隘認(rèn)知，明確財(cái)會(huì)、審計(jì)、紀(jì)檢、政府采購、基建和資產(chǎn)管理等部門或崗位在內(nèi)部控制中的角色和作用，促進(jìn)單位業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的高效配合。

2.梳理內(nèi)控流程

內(nèi)部控制流程的梳理應(yīng)當(dāng)以單位的具體生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)為基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)有的業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，建立風(fēng)險(xiǎn)控制文檔，記錄符合實(shí)際的風(fēng)險(xiǎn)事實(shí)和錯(cuò)誤隱患，同時(shí)將已建立的控制與相應(yīng)制度規(guī)范對應(yīng)，確定科學(xué)的內(nèi)控政策，從而在遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中建立關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)，規(guī)范內(nèi)部控制流程。

3.設(shè)置權(quán)限管理

遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)主要是申請、授權(quán)、執(zhí)行和記錄四個(gè)步驟，通過每個(gè)步驟的關(guān)鍵崗位設(shè)置、不相容崗位相分離，可以實(shí)現(xiàn)不同人員與部門間的協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督，建立授權(quán)審批制度能明確不同崗位的權(quán)限范圍，更清晰地劃分責(zé)任，從而大大提高管理效率，減少錯(cuò)誤和舞弊行為的產(chǎn)生。

（二）業(yè)務(wù)層面設(shè)計(jì)

業(yè)務(wù)層面分六個(gè)方面，分別是預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、建設(shè)項(xiàng)目、資產(chǎn)與合同控制。業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控實(shí)施是以單位層面設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)的，通過嵌入內(nèi)控點(diǎn)、建立數(shù)據(jù)庫和實(shí)時(shí)預(yù)警機(jī)制等方法來實(shí)現(xiàn)。

1.嵌入內(nèi)控點(diǎn)

內(nèi)部控制的信息化落地，可以將傳統(tǒng)的人工審核、繁重的臺賬登記轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)的內(nèi)置條件和運(yùn)行程序，用“機(jī)控”代替“人控”，不光可以大大節(jié)約時(shí)間成本、提高工作效率，還能大幅提高審核的準(zhǔn)確性和完整性，抑制腐敗滋生。業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控實(shí)施，應(yīng)當(dāng)從嵌入內(nèi)控點(diǎn)著手，通過經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全面梳理，將內(nèi)控點(diǎn)逐一嵌入相應(yīng)模塊，示例如表1。

表1 遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中的內(nèi)控點(diǎn)嵌入示例

2.建立數(shù)據(jù)庫

遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)信息采集系統(tǒng)，可以獲取一手的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)便能夠?qū)崿F(xiàn)分析、處理和反饋。但現(xiàn)有的行政事業(yè)單位遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)僅能做到前者——實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的采集，而無法做到后者——整合數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、處理，為內(nèi)部控制服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的精細(xì)化動(dòng)態(tài)管控。而突破這一局限性的方法就是建立數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，為各級領(lǐng)導(dǎo)提供管理決策支持。通過數(shù)據(jù)庫的建立，利用數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)清洗和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，可以將零散的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過甄別、整合形成綜合、全局的分析與評價(jià)結(jié)果，全流程、全方位的實(shí)時(shí)監(jiān)督，切實(shí)的將內(nèi)部控制融入遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)中去。

3.創(chuàng)建實(shí)時(shí)預(yù)警監(jiān)控平臺

正如第1點(diǎn)中所提到的，內(nèi)部控制信息化的核心思想是用“機(jī)控”代替“人控”，除嵌入內(nèi)控點(diǎn)、建立數(shù)據(jù)庫等手段外，“機(jī)控”應(yīng)當(dāng)不僅僅停留在簡單的被動(dòng)控制層面，還應(yīng)創(chuàng)建實(shí)時(shí)預(yù)警平臺，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)監(jiān)控。因?yàn)橛辛藘?nèi)控點(diǎn)和數(shù)據(jù)庫的支撐，預(yù)警監(jiān)控平臺可以做到主動(dòng)疑點(diǎn)核查、定期分級推送。例如，預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度超序時(shí)進(jìn)度或緩序時(shí)進(jìn)度時(shí)，預(yù)警監(jiān)控平臺根據(jù)超過（或緩于）百分比判斷風(fēng)險(xiǎn)程度，發(fā)布相應(yīng)等級的預(yù)警信號；經(jīng)濟(jì)合同事項(xiàng)超過執(zhí)行期限未收款（或付款）時(shí)，根據(jù)逾期時(shí)間推送合同經(jīng)辦人和經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人。預(yù)警監(jiān)控平臺的建立依賴于內(nèi)控點(diǎn)和數(shù)據(jù)庫的完善，同時(shí)也是被動(dòng)控制方法的補(bǔ)充，是內(nèi)部控制信息化的發(fā)展方向。

四、內(nèi)部控制信息化的未來發(fā)展方向

（一）實(shí)現(xiàn)與稅務(wù)系統(tǒng)和政府采購網(wǎng)站等對接

現(xiàn)有內(nèi)部控制的信息化建設(shè)是基于單位范疇的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來進(jìn)行討論的，是以原始數(shù)據(jù)已清洗、挖掘干凈為假設(shè)前提的，對于數(shù)據(jù)源頭的控制仍然依靠人工審核。內(nèi)部控制信息化建設(shè)下一步的研究方向?qū)⑹桥c稅務(wù)系統(tǒng)和政府采購網(wǎng)站等的對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)源頭審核的信息化和自動(dòng)化。

（二）財(cái)務(wù)機(jī)器人與人工智能

內(nèi)部控制信息化的未來發(fā)展方向應(yīng)當(dāng)是更加高效、便捷，更少的人工，更多的智能化流程，將簡單、機(jī)械、重復(fù)的工作量減到最低。財(cái)務(wù)機(jī)器人的概念剛剛興起不久，現(xiàn)階段主要依賴光學(xué)字符識別系統(tǒng)（OCR：Optical Character Recognition）、機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA：Robotic Process Automation）和電子財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)三個(gè)功能來完成原始的信息錄入和預(yù)處理，使信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)能更高效、更規(guī)范地采集到數(shù)據(jù)庫中。人工智能則是信息“識別”向信息“理解”的發(fā)展，現(xiàn)階段的內(nèi)部控制信息化歸根結(jié)底只是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的識別，是交互的優(yōu)化，是效率的提升，而不是經(jīng)驗(yàn)的形成和對復(fù)雜問題的思考，現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)匯總問題、分析問題，但無法形成經(jīng)驗(yàn)、解決問題，人工智能的發(fā)展將會(huì)使內(nèi)部控制信息化走向更高層次的位面。