檔案信息化建設(shè)管理措施分析

陳淑麗

摘要：信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化建設(shè)成為不可阻擋的趨勢(shì)，不同行業(yè)都加強(qiáng)了對(duì)信息化檔案管理的關(guān)注。對(duì)于人事檔案管理而言，有效的信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理效率，還能夠優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理質(zhì)量?；诖?，本文主要通過(guò)探討檔案信息化建設(shè)與人事檔案管理的重要性，從而提出優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);人事檔案管理;重要性

引言

在現(xiàn)代化科技時(shí)代的發(fā)展中，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到有效應(yīng)用。科學(xué)的信息技術(shù)不僅能夠改善管理水平，還能給檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。這給人事檔案管理提出了新的、更高的要求。因此，檔案管理者務(wù)必要高度重視檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案工作的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程信息資源的共享，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.1人事檔案復(fù)合型人才缺乏，信息化管理基礎(chǔ)知識(shí)欠缺

當(dāng)前檔案管理的信息化建設(shè)缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，計(jì)算機(jī)和檔案管理工作均精通的人員更為匱乏。在工程項(xiàng)目上，大多數(shù)擁有豐富檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的管理人員，崗位年齡偏大的職工較多，計(jì)算機(jī)操作能力也偏低，不能熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)。同時(shí)，也存在很多年輕人能夠快速掌握檔案管理系統(tǒng)，但檔案工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解不多[1]。因檔案人員普遍崗級(jí)不高，存在這種既精通專(zhuān)業(yè)知識(shí)又熟悉檔案信息化系統(tǒng)的復(fù)合型優(yōu)秀人才流失的風(fēng)險(xiǎn)。另外，檔案信息化方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)參與度較低，各種培訓(xùn)更多流于形式，缺乏實(shí)踐性經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案信息化方面的基礎(chǔ)知識(shí)欠缺。

1.2基礎(chǔ)設(shè)施落后

第一個(gè)是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件結(jié)構(gòu)。在一些大中型城市，城市建設(shè)文件信息化目標(biāo)可以通過(guò)自主開(kāi)發(fā)或引進(jìn)城市建設(shè)文件信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，但在小城鎮(zhèn)和大多數(shù)縣，城市建設(shè)文件信息化管理目標(biāo)還需要實(shí)現(xiàn)。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也加快了信息建設(shè)的步伐，可以進(jìn)行信息管理的檔案機(jī)構(gòu)數(shù)量也在增加。二是互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、5G、云建設(shè)情況。專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)顯示，只有大部分地級(jí)市的城建檔案館和少數(shù)縣級(jí)城建檔案館可以建立獨(dú)立的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站。但是，根據(jù)百度的研究，100多個(gè)檔案館（只占國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)的十分之一）建立了網(wǎng)站和頁(yè)面。

1.3檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

目前，許多公司沒(méi)有雇用檔案管理員的明確標(biāo)準(zhǔn)，許多檔案管理人員通常兼職從事其他類(lèi)型的工作，而不是全職工作。這就妨礙了對(duì)檔案進(jìn)行全面和深入的管理，與專(zhuān)業(yè)檔案管理員不同的是，他們可以對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理和創(chuàng)新。非全時(shí)工作人員只能按部就班的管理文件[2]。此外，缺乏專(zhuān)業(yè)能力就會(huì)影響檔案管理的發(fā)展。非常多的檔案管理員誤解了檔案管理，認(rèn)為這只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的信息管理行動(dòng)，沒(méi)有太多熱情，從而妨礙了檔案管理的發(fā)展。

2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1提高檔案信息管理水平

檔案電子文件是目前檔案管理中主要的存儲(chǔ)形式。雖然檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但它可以服務(wù)于社會(huì)，并產(chǎn)生潛在的經(jīng)濟(jì)效益。目前檔案記錄的數(shù)量越來(lái)越多，要保證電子文件的安全性和完整性是單位檔案管理中最為重要事情。通過(guò)選擇科學(xué)的管理軟件，有效提高檔案的管理水平。運(yùn)用綜合軟件形成文檔記錄并且發(fā)揮真正的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的科學(xué)化和規(guī)范化。此外，通過(guò)加強(qiáng)檔案工作者的綜合能力，可以提高項(xiàng)目檔案信息化的和諧發(fā)展。在這方面可以看出檔案信息化管理對(duì)工程建設(shè)來(lái)說(shuō)是非常重要的因素。提高檔案信息管理水平可以保障工程項(xiàng)目的順利運(yùn)行。

2.2深刻認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，重視檔案管理

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理基本上被拋在后面，缺乏關(guān)注和實(shí)際成果使檔案更容易被忽視。在這種新的背景下，檔案管理部門(mén)必須將檔案管理視為一項(xiàng)長(zhǎng)期和艱巨的任務(wù)，同時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性及在工作場(chǎng)所的合理決策和可持續(xù)企業(yè)發(fā)展中的重要作用[3]。因此，檔案管理人員應(yīng)在實(shí)踐中把檔案管理列為優(yōu)先事項(xiàng)之一，有序地開(kāi)展所有檔案管理活動(dòng)，及時(shí)查明不足之處，并采取有效措施防止和糾正這些不足之處，以確保有效和高質(zhì)量地發(fā)展檔案管理。此外，檔案管理人員本身也必須在日常工作中保持正確的態(tài)度，自覺(jué)執(zhí)行該部門(mén)規(guī)定的工作任務(wù)，認(rèn)真對(duì)待檔案管理的細(xì)節(jié)，才能避免檔案管理工作形式化。

2.3完善檔案管理制度

關(guān)于檔案管理制度的不足，檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到該制度的重要性，并在工作實(shí)踐中積極發(fā)展和完善，為檔案管理提供依據(jù)。在特定操作中，地方企業(yè)和機(jī)構(gòu)應(yīng)建立與其工作現(xiàn)實(shí)相適應(yīng)的管理制度，并在管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，作為檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)地方企業(yè)和機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立與其工作相適應(yīng)的管理制度，并且充分考慮國(guó)家法律法規(guī)和政府政策的要求，確保檔案管理制度的運(yùn)行和可行性。對(duì)檔案管理有序發(fā)展的機(jī)構(gòu)給予支助，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和實(shí)施有助于避免檔案管理方面的缺陷，減少許多安全問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)檔案管理制度的突出問(wèn)題，建立合理的激勵(lì)與制裁機(jī)制，在實(shí)踐中考核績(jī)效，嚴(yán)格按照工作要求完善所有檔案管理人員的工作，定期考核檔案管理人員的績(jī)效，為檔案管理行業(yè)營(yíng)造良好的氛圍。對(duì)記錄管理不善的，要具體處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，要實(shí)行懲罰性調(diào)離，要考慮制度的雙重壓力和激勵(lì)因素，確保記錄管理始終遵循公平原則，激勵(lì)記錄管理人員，調(diào)動(dòng)檔案管理工作的積極性，同時(shí)為長(zhǎng)期做好檔案管理工作提供保障。

2.4人事檔案管理的安全化

檔案管理系統(tǒng)如果不采取加密措施，信息就很容易被泄露。比如一些企業(yè)使用的檔案管理系統(tǒng)客戶(hù)端既沒(méi)有安裝防火墻，也沒(méi)有定期殺毒，存在一定程度上的安全隱患。從網(wǎng)絡(luò)角度深度考慮，檔案管理系統(tǒng)不僅要設(shè)置系統(tǒng)加密措施，還要提高檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴?/p>

2.5提高檔案管理人員素質(zhì)

第一，檔案工作者不僅要掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要增加理論知識(shí)的多樣性。在檔案管理中有效利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者不僅需要更好地理解和學(xué)習(xí)各種理論和管理知識(shí)，而且需要掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)和數(shù)學(xué)知識(shí)等，以便為以后的信息和現(xiàn)代檔案管理奠定基礎(chǔ)。第二，為了獲得更全面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，檔案管理的重點(diǎn)是管理和配置優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案管理中涉及的各種知識(shí)，無(wú)論是檔案管理還是檔案著錄、復(fù)制和裝裱，都必須準(zhǔn)確掌握和熟練操作[4]?？梢哉f(shuō)，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力。通過(guò)對(duì)檔案管理過(guò)程的研究，推進(jìn)檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步。檔案管理者應(yīng)掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，深化對(duì)檔案信息資源的分析，逐步提高檔案咨詢(xún)信息服務(wù)和開(kāi)發(fā)利用服務(wù)水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了檔案的管理。使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建專(zhuān)用的文件管理平臺(tái)，不僅可以有效地動(dòng)態(tài)管理檔案文件和提高文件管理效率，還可以節(jié)省大量人力和物力。確保檔案信息建設(shè)和社會(huì)信息建設(shè)同步發(fā)展，提供快速有效的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。

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