環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用

文/吳 健

環(huán)保檔案是各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其直屬單位在生態(tài)環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中形成的各種形式的歷史記錄。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代辦公的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、信息化等特征明顯，在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，也存在一些問題，其中一個(gè)重要問題是環(huán)保檔案信息資源的共享與利用。實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案信息資源的共享與利用，能夠促進(jìn)環(huán)保檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值，滿足生態(tài)環(huán)保事業(yè)發(fā)展的需求，促進(jìn)生態(tài)文明建設(shè)。

1 環(huán)保檔案信息資源及共享概述

環(huán)保檔案內(nèi)容涉及對國家和社會(huì)比較有價(jià)值的文字、圖表、聲音和影像等，有較大的廣泛性，來源渠道也比較多。在環(huán)保檔案信息資源中，涉及不同時(shí)期各個(gè)地方、各有關(guān)單位發(fā)生的環(huán)境污染事件以及環(huán)境糾紛等問題，包含環(huán)保工作人員收集整理的大量環(huán)保工作過程的真實(shí)記錄。有的環(huán)保檔案可以作為有關(guān)環(huán)保行政執(zhí)法部門的執(zhí)法依據(jù)，也能為環(huán)保決策提供可靠的依據(jù)。還有一些重復(fù)的環(huán)境污染事故，環(huán)保檔案信息可以再次還原此前的污染問題以及產(chǎn)生原因，有利于環(huán)境污染事件的查處?？梢哉f，環(huán)保檔案是我國生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作的一項(xiàng)重要資料庫。

目前，我國環(huán)保檔案信息資源還缺乏共享性。環(huán)保檔案信息資源的建立主要由各級生態(tài)環(huán)境部門及單位負(fù)責(zé)，也就將某些環(huán)保檔案內(nèi)容分割開來，不便于檔案信息資源的共享。為了滿足生態(tài)環(huán)保工作對檔案服務(wù)的要求，我們應(yīng)對環(huán)保檔案信息資源進(jìn)行整合和有序利用。應(yīng)針對我國生態(tài)環(huán)境部門對檔案信息資源的管理和利用要求，提出相關(guān)的支撐體系和構(gòu)建環(huán)保檔案信息資源共享利用的框架，促進(jìn)環(huán)保檔案管理、利用的可持續(xù)發(fā)展，更好地實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案信息的價(jià)值。

2 環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用支撐體系

從環(huán)保檔案的價(jià)值來說，如果搞好環(huán)保檔案信息資源共享，就能更好地體現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮其作用。

2.1 環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的理論基礎(chǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，資源共享已成為環(huán)保檔案信息資源管理的發(fā)展趨勢。檔案信息資源共享簡單來說就是在一定的開放條件下，讓同一個(gè)信息被多個(gè)用戶使用，且多個(gè)用戶可以在特定條件下對同一信息進(jìn)行編輯和處理。比如現(xiàn)在常用的金山文檔，其中的編輯模式就可以實(shí)現(xiàn)多人編輯。與此類似，環(huán)保檔案信息資源共享也可以認(rèn)為檔案文件存在于多元環(huán)境中。這個(gè)使用的過程被認(rèn)為是動(dòng)態(tài)的運(yùn)動(dòng)。對文檔的使用也有了很多不可控因素，不同環(huán)境下使用的內(nèi)容或者使用目的也都有所不同。在這種動(dòng)態(tài)背景下，對環(huán)保檔案信息的保存與使用被看成反映全過程的一系列階段記錄。相應(yīng)地，相關(guān)環(huán)保檔案管理不再局限于紙質(zhì)版的文件管理，這種檔案學(xué)背景下的文件管理可通過一定的技術(shù)手段和工作流程，囊括電子文件管理與非電子文件管理。環(huán)保檔案中的連續(xù)性就能夠與這種動(dòng)態(tài)的檔案信息管理模式相吻合，這也是實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案信息資源共享與利用框架的現(xiàn)實(shí)可能性。因?yàn)槠錂n案內(nèi)容并不是獨(dú)立存在，有著連續(xù)性的作用和影響，所以當(dāng)對檔案內(nèi)容進(jìn)行共享和利用時(shí)，不會(huì)破壞原有的檔案內(nèi)容，原有的檔案信息也支持各單位各部門對該信息的共享使用。

2.2 環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的體系結(jié)構(gòu)

環(huán)保檔案信息資源作為關(guān)系到社會(huì)乃至國家生態(tài)環(huán)保工作的一個(gè)龐大信息庫，其來源廣，涉及內(nèi)容復(fù)雜。對其進(jìn)行信息資源共享，無疑是一項(xiàng)非常浩大的工程，如何梳理好環(huán)保檔案中復(fù)雜的內(nèi)部系統(tǒng)，如何化解檔案管理中各部門的利益沖突，是需要考慮到的大問題。如果只依靠信息處理以及信息共享技術(shù)，上述問題是難以得到完全解決的。因此，要做到對環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的信息處理，就應(yīng)處理好幾個(gè)方面的問題。首先是用戶需求問題。應(yīng)清晰地明確每一個(gè)使用檔案信息的用戶利用檔案目的是什么，能夠根據(jù)用戶要求提供數(shù)據(jù)內(nèi)容。其次是組織管理。在環(huán)保檔案信息資源管理中做到對每個(gè)牽涉部門的組織管理，加強(qiáng)各個(gè)組織之間的聯(lián)系，保障組織之間的關(guān)聯(lián)性，組織之間的互相影響因素也要充分考慮。再次是共享規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，沒有規(guī)矩不成方圓。因此在環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用中應(yīng)建立數(shù)據(jù)共享和利用的規(guī)則，為了對數(shù)據(jù)做到充分保護(hù)，也避免檔案信息的濫用，在共享和利用規(guī)則上要明確不同目的使用者數(shù)據(jù)使用的方法。最后是檔案資源以及共享技術(shù)，共享技術(shù)也是實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)，沒有核心技術(shù)做支撐，檔案信息也難以展開數(shù)據(jù)分享。根據(jù)用戶的需求做出判斷，制定清楚檔案使用的資源共享框架，從而清晰信息的資源整合方向，在共享平臺(tái)上，確定使用的共享規(guī)則和約束內(nèi)容。以上幾個(gè)方面在檔案資源共享和有序利用中相輔相成?？梢哉f每個(gè)條件都很關(guān)鍵，正是根據(jù)這幾個(gè)條件相互制約，才能最終確定檔案信息資源共享的推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)，形成環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用體系。

3 環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的框架

環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的基本框架關(guān)系到信息資源共享的效果以及可利用率。因此，在整體的框架研究中應(yīng)注意結(jié)合環(huán)保檔案的頂層設(shè)計(jì)，根據(jù)環(huán)保檔案的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，強(qiáng)調(diào)檔案的保管以及使用，在框架編寫中突出有效性和完整性。另外框架結(jié)構(gòu)應(yīng)明確在環(huán)保部門中每個(gè)部門的職責(zé)和可以使用資源共享的工作內(nèi)容。為了做到檔案數(shù)據(jù)之間的交換，還可以構(gòu)建對上下級環(huán)保檔案的信息監(jiān)督指導(dǎo)，將共享的交換標(biāo)準(zhǔn)、共享標(biāo)準(zhǔn)以及其他基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步明確，防止因框架結(jié)構(gòu)不明而出現(xiàn)資源共享效果不佳的問題。下面對框架的構(gòu)成以及總體模式和標(biāo)準(zhǔn)體系展開相關(guān)說明。

3.1 框架構(gòu)成

在框架構(gòu)成中，要具備能夠?qū)嵤┉h(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的整體解決方案，結(jié)合環(huán)保文件運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律，將共享模式中可能要涉及的規(guī)則體現(xiàn)在框架結(jié)構(gòu)中，還要在框架結(jié)構(gòu)下體現(xiàn)不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容。為了確保整體的資源共享有效性，還應(yīng)梳理好環(huán)保檔案采集、檔案保管、檔案使用者等多個(gè)方面的工作職能和工作權(quán)益。在結(jié)構(gòu)的初步構(gòu)成中，要注意及時(shí)模擬，及時(shí)實(shí)踐，根據(jù)實(shí)踐所反饋的內(nèi)容再及時(shí)做出調(diào)整。最終以最能夠?qū)崿F(xiàn)的方式確定框架的內(nèi)容，建立框架形成的初步模型。還有環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的框架會(huì)直接使用到后期的軟件開發(fā)指導(dǎo)中，在標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范編制下，展開最完整的資源整合，強(qiáng)調(diào)其軟件開發(fā)的作用，也是框架模擬的目的和注意事項(xiàng)。

3.2 框架總體模式

一般來說，環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的框架模式為分布式的共享模式，主要是通過物理上的分布和邏輯上的統(tǒng)一管理展開管理系統(tǒng)的運(yùn)行，在環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用中實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的安全交換、分級共享，以及資源的自治管理。為了保證上級對下級的監(jiān)督作用，在框架擬定上要設(shè)置權(quán)限，下級單位要通過數(shù)據(jù)交換才能獲取上級信息，各個(gè)部門里還有一些重要環(huán)保信息要求雙方進(jìn)行信息資源的數(shù)據(jù)互換才能實(shí)現(xiàn)信息共享，還有社會(huì)公眾則需通過公眾渠道，也就是環(huán)保檔案信息共享系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門對環(huán)保檔案的利用查詢檢索。據(jù)分析，當(dāng)前環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的主要用戶是環(huán)保部門內(nèi)部工作人員、環(huán)保直屬單位上下級，政府相關(guān)單位機(jī)構(gòu)，以及社會(huì)公眾查詢檢索。因此根據(jù)用戶定位，可以將框架和檔案信息共享利用平臺(tái)入口分為四類：內(nèi)部使用、上下級部門使用、政府相關(guān)單位機(jī)構(gòu)使用、社會(huì)公眾使用。做好類別區(qū)分，就能夠讓框架內(nèi)容更加完整和系統(tǒng)。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系貫穿于環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用建設(shè)的始終，標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范體系是保障數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)安全、權(quán)限使用、檢索利用等的核心。結(jié)合一般的框架規(guī)定，規(guī)范體系架構(gòu)可以分為三方面，一是指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)。主要強(qiáng)調(diào)環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的依據(jù)。二是通用性標(biāo)準(zhǔn)。是指檔案信息分享的通用條款，在通用性標(biāo)準(zhǔn)下，環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用能夠用于更多行業(yè)和更多的應(yīng)用領(lǐng)域中。三是專用性標(biāo)準(zhǔn)。一般是指某一專業(yè)應(yīng)用，具體是指專用性條款標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)這三個(gè)方面呈現(xiàn)對框架的標(biāo)準(zhǔn)化管理，強(qiáng)化框架的可使用性，從而在社會(huì)公眾以及環(huán)保系統(tǒng)直屬單位用戶使用中突出環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的作用和便利。

上文對環(huán)保檔案信息資源共享與有序利用的理論研究與體系中所涵蓋的內(nèi)容，以及與普通檔案管理相比的不同之處展開分析，對環(huán)保檔案信息資源工作的借鑒和參考內(nèi)容進(jìn)行了探討。在環(huán)保檔案信息資源共享與利用支撐體系中，結(jié)合理論基礎(chǔ)和體系結(jié)構(gòu)做出相應(yīng)判斷，在可利用框架里，對框架的構(gòu)成、框架總體模式以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系進(jìn)行了分別說明。此次研究有助于進(jìn)一步完善環(huán)保檔案信息資源共享與利用的框架，讓環(huán)保檔案能夠打破此前相互獨(dú)立的狀態(tài)，促進(jìn)環(huán)保檔案信息資源的共享，逐步實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案分類檢索，利用體系的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，也讓環(huán)保檔案信息更好地服務(wù)于生態(tài)環(huán)境保護(hù)事業(yè)和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)。在針對環(huán)保檔案信息資源的共享和有序利用框架結(jié)構(gòu)上，我們還會(huì)繼續(xù)開展分析研究，增強(qiáng)環(huán)保檔案的信息融合度，發(fā)揮好環(huán)保檔案作用，讓環(huán)保檔案信息資源更好地為社會(huì)服務(wù)，最大限度地發(fā)揮環(huán)保檔案信息的整體價(jià)值和效益，更好地為環(huán)保事業(yè)和生態(tài)文明建設(shè)服務(wù)。