“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)及演進

劉志巖

摘 要：文章探究“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)及演進規(guī)律，在對“十五”以來各個五年計劃規(guī)劃中數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)進行梳理比較后，指出“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作按照從數(shù)據(jù)庫到檔案數(shù)據(jù)再到數(shù)據(jù)檔案的節(jié)律推進，檔案數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)檔案化和數(shù)據(jù)能力建設(shè)是“十四五”期間檔案數(shù)據(jù)工作高質(zhì)量發(fā)展的核心內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)；目標任務(wù)；演進節(jié)律

自2001年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提出“完善全國明清檔案資料、民國檔案資料、革命歷史檔案資料三個目錄中心的數(shù)據(jù)庫建設(shè)”[1]的數(shù)據(jù)工作目標以來，“十一五”至“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展的各個五年規(guī)劃均對檔案數(shù)據(jù)工作提出了目標、任務(wù)和要求，為規(guī)范檔案數(shù)據(jù)處理活動、保護檔案數(shù)據(jù)安全、促進檔案數(shù)據(jù)開發(fā)與利用、保護公民個人及組織機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)合法權(quán)益提供了參考依據(jù)。本文通過系統(tǒng)歸納、梳理、分析“十五”至“十四五”期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的各個五年計劃規(guī)劃中有關(guān)檔案數(shù)據(jù)工作內(nèi)容的變化，勾勒我國檔案數(shù)據(jù)工作發(fā)展脈絡(luò)和趨勢，探尋檔案數(shù)據(jù)工作演進規(guī)律，聚焦檔案數(shù)據(jù)工作核心內(nèi)容，希望為完善我國檔案資源建設(shè)和管理提供思路。

一、 “十五”以來我國檔案數(shù)據(jù)工作發(fā)展特點及規(guī)律

檔案數(shù)據(jù)工作是檔案基礎(chǔ)性工作之一，始于檔案統(tǒng)計、檔案數(shù)字匯集。本文討論的檔案數(shù)據(jù)工作特指檔案信息化建設(shè)中的檔案數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)檔案三個方面。

1. “十五”——單庫·起步

所謂“單庫”，指單一的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中三個目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)[2]，成為列入檔案五年計劃規(guī)劃的第一項具體數(shù)據(jù)任務(wù)，對檔案工作、檔案學研究意義重大。在檔案管理方面，表明“數(shù)據(jù)工作”已經(jīng)進入管理層的視線，開始受到檔案工作計劃規(guī)劃的規(guī)制和指導。在檔案學理論研究方面，檔案“數(shù)據(jù)工作”的加入，拓展了檔案學研究領(lǐng)域。

2. “十一五”——多庫·進館·災備

《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中數(shù)據(jù)任務(wù)分布在信息化、檔案移交進館、安全保管與保護和檔案科研四方面。檔案信息化方面，數(shù)據(jù)庫建設(shè)從“十五”期間單一的“目錄庫”擴展到“全文庫”“多媒體庫”等多種數(shù)據(jù)庫。檔案進館方面，全文數(shù)據(jù)開始成為機關(guān)、團體、企事業(yè)單位依法按期向國家檔案館移交檔案的內(nèi)容。電子目錄、全文數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案同步進館則標志著進館檔案由單一紙質(zhì)進入電子、紙質(zhì)雙套制階段。檔案安全保管與保護方面，一是數(shù)據(jù)安全成為檔案安全的組成部分，二是建立數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制。檔案數(shù)據(jù)工作從數(shù)據(jù)庫階段，開始進入檔案數(shù)據(jù)階段。數(shù)據(jù)存儲技術(shù)研究納入規(guī)劃范圍，表明檔案數(shù)據(jù)工作進入應(yīng)用與研究同步的新階段。

3. “十二五”——庫管·歸檔·安全

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中數(shù)據(jù)任務(wù)分布在信息化、檔案館、檔案移交進館三方面。檔案信息化方面，再次聚焦“數(shù)據(jù)庫”，強調(diào)計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，同時要求配備和開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。檔案進館方面，進館內(nèi)容上與“十一五”任務(wù)相同，仍要求電子目錄、全文數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案同步進館。但涉及的歸檔機構(gòu)范圍，剔除了企事業(yè)單位，只涉及機關(guān)、團體。其調(diào)整的原因，筆者認為《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》和《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中所說的檔案館，是指地方國家綜合檔案館。依照現(xiàn)行法律法規(guī)，只有機關(guān)、團體須依法向綜合檔案館移交檔案，而企事業(yè)單位沒有向綜合檔案館移交檔案的義務(wù)，即便是需要移交，也是向企業(yè)事業(yè)單位自身檔案館移交。全文數(shù)據(jù)進館，事實上就是數(shù)據(jù)歸檔。而數(shù)據(jù)歸檔之后成為數(shù)據(jù)檔案，全文數(shù)據(jù)進館意味著檔案數(shù)據(jù)工作從檔案數(shù)據(jù)階段進入到數(shù)據(jù)檔案階段，從檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)檔案化?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中數(shù)據(jù)任務(wù)最大變化有兩處：一是檔案館單獨成為任務(wù)主體和對象；二是任務(wù)指向“數(shù)據(jù)安全”。從檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)檔案化，對檔案工作來說，豐富了檔案來源。在檔案學理論研究方面，“數(shù)據(jù)”的加入，擴大了檔案的屬概念，如有學者認為“大數(shù)據(jù)都是檔案”，這也對檔案界提出了更高要求，使檔案界必須更新升級對檔案概念的認識并積極思考未來對大數(shù)據(jù)的監(jiān)督管理問題。[3]

4. “十三五”——建庫·管理·建章

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中數(shù)據(jù)任務(wù)分布在數(shù)據(jù)庫、信息化、檔案安全三個方面，較《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》略有變化。數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，從利用服務(wù)需求出發(fā)，提出建立國家層面的重點檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫和專題庫。數(shù)據(jù)庫建設(shè)從“全”“多”再上一個臺階，進入“精”“?！睂用?。信息化方面，強調(diào)應(yīng)用、標準、開放。應(yīng)用指大數(shù)據(jù)應(yīng)用，以提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務(wù)水平；標準指制定數(shù)據(jù)歸檔標準，以提升電子檔案管理水平，檔案數(shù)據(jù)工作進入數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)檔案同臺的新階段；開放指數(shù)據(jù)開放。檔案安全方面，強調(diào)建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，表明檔案數(shù)據(jù)不再僅僅是檔案實體的附屬品，而是檔案信息的新承載形式。

5. “十四五”——體系·歸檔·攻關(guān)

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中數(shù)據(jù)任務(wù)分布在治理體系、資源體系、信息化、科技創(chuàng)新四方面。體系建設(shè)涉及治理體系、資源體系。治理體系上，一是加強重點領(lǐng)域檔案工作監(jiān)管；二是創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導方式；三是將數(shù)據(jù)歸檔列入檔案主管部門與業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督指導范圍。三項工作合一說明數(shù)據(jù)已經(jīng)成為檔案的重要來源，數(shù)據(jù)檔案屬于檔案的子集。資源體系上，將數(shù)據(jù)庫建設(shè)聚焦在專題數(shù)據(jù)庫中的重大歷史事件、重大活動、突發(fā)事件應(yīng)對活動三個專項子庫上，邁入“專題數(shù)據(jù)子庫”階段。信息化方面，一是完善檔案信息化發(fā)展保障機制；二是加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，完善機制、流程，推進數(shù)據(jù)歸檔，解決歸檔難題；三是加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。檔案科技創(chuàng)新，是《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》任務(wù)新重點：一是聚焦大數(shù)據(jù)環(huán)境中電子文件與電子檔案一體化管理、檔案數(shù)據(jù)治理研究；二是加大結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔等技術(shù)攻關(guān)。

總之，“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)，總體上沿著數(shù)據(jù)庫建設(shè)到檔案數(shù)據(jù)再到數(shù)據(jù)檔案的順序梯次推進。每一梯次又遵循由少到多，由淺入深，由單到多，由多再到專、精的規(guī)律。任務(wù)與研究互動，點面結(jié)合是最大的特點。

二、 “十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)歸集、演進、展望

1. “十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)歸集

通過對“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)的梳理，其可以歸集如下：《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》是數(shù)據(jù)庫任務(wù)起始，從檔案館目錄數(shù)據(jù)庫任務(wù)起步，開啟檔案數(shù)據(jù)工作新紀元?！稒n案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》是檔案數(shù)據(jù)任務(wù)起始，數(shù)據(jù)庫工作全面推進，以七項任務(wù)爆發(fā)式開啟檔案數(shù)據(jù)規(guī)劃?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》是數(shù)據(jù)檔案任務(wù)起始，數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)工作持續(xù)推進?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》是大數(shù)據(jù)任務(wù)起始。大數(shù)據(jù)以兩項任務(wù)進入檔案數(shù)據(jù)工作的范疇，成為檔案五年規(guī)劃新的關(guān)注點。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》是數(shù)據(jù)治理任務(wù)起始。數(shù)據(jù)治理以研究性任務(wù)第一次進入五年規(guī)劃體系。檔案數(shù)據(jù)工作除了繼續(xù)深耕信息化領(lǐng)域，在治理體系、資源體系、科技創(chuàng)新和國家記憶工程上不斷拓展。

2. 檔案數(shù)據(jù)工作演進規(guī)律

從前述歸納的內(nèi)容中，提煉出數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)歸檔、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)治理五個熱詞。由于大數(shù)據(jù)在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中屬宏觀性、研究性任務(wù)，數(shù)據(jù)治理在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中屬研究性任務(wù)，不具備在全國特別是基層的實際操作性，不宜列入實際任務(wù)范圍。由此，可以認為“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作主要圍繞開始早、數(shù)量多、持續(xù)時間長的數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)歸檔三個任務(wù)關(guān)鍵詞展開。表1為“十五”以來各個五年計劃規(guī)劃中數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)歸檔三個任務(wù)關(guān)鍵詞出現(xiàn)的先后順序和使用頻率列表，可以清晰地看出“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作具有“起始有先后、前后有疊加、內(nèi)容有變化”的規(guī)律。

（1）起始有先后。從各任務(wù)關(guān)鍵詞出現(xiàn)的時間看，“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作任務(wù)，是遵循數(shù)據(jù)庫到檔案數(shù)據(jù)再到數(shù)據(jù)歸檔（數(shù)據(jù)檔案）的先后順序遞進式開展。之所以首先是“檔案數(shù)據(jù)庫”進入五年規(guī)劃，筆者以為，一是檔案工作實踐的需要。檔案信息化建設(shè)工作實踐始于檔案管理，而檔案管理離不開目錄檢索，因而檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)進入五年規(guī)劃成為必然。二是檔案數(shù)據(jù)庫的概念含義較明晰且學界對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃多有研究探討。如早在1992年馮惠玲、李華就指出：“檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)無統(tǒng)一規(guī)劃?！盵4]而此時數(shù)據(jù)檔案和檔案數(shù)據(jù)的概念含義并不清晰。雖然1981年就有學者提出：“數(shù)據(jù)檔案是科技檔案的一個重要組成部分，是科技檔案的主要內(nèi)容之一?！盵5]但這與現(xiàn)在的數(shù)據(jù)檔案概念有相當大的差異。檔案數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)檔案真正進入五年規(guī)劃則是檔案信息化建設(shè)由檔案管理層面進入到檔案信息層面實踐需要的結(jié)果。檔案數(shù)據(jù)概念成熟于對計算機加工處理檔案信息，即傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的認識；數(shù)據(jù)檔案概念成熟于對計算機產(chǎn)生的數(shù)據(jù)歸檔，即數(shù)據(jù)檔案化的認識。這既符合新事物發(fā)展的規(guī)律，也符合對新事物認識的規(guī)律，也是檔案工作實踐的實際反映。

（2）前后有疊加?！笆濉币詠頇n案數(shù)據(jù)工作任務(wù)，遵循數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)歸檔（數(shù)據(jù)檔案）、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)治理的先后順序展開，但相互之間沒有明顯的階段性劃分。先出現(xiàn)的任務(wù)關(guān)鍵詞在后面的規(guī)劃中與后出現(xiàn)的任務(wù)關(guān)鍵詞并存，相互有疊加。因為對這些內(nèi)容的認識也是一個逐步的過程，這一過程并不是涇渭分明的，而是相互疊加、逐步深入。

（3）內(nèi)容有變化。從檔案規(guī)劃任務(wù)內(nèi)容來看，整體上是在不斷充實變化中發(fā)展。以數(shù)據(jù)庫任務(wù)為例，從目錄數(shù)據(jù)起步，經(jīng)過全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，到專題數(shù)據(jù)庫，再到專題數(shù)據(jù)庫中的專項數(shù)據(jù)庫。類型逐步增加，內(nèi)容逐漸豐富。伴隨檔案數(shù)據(jù)任務(wù)的良好延續(xù)性，檔案五年規(guī)劃中的數(shù)據(jù)任務(wù)總量呈現(xiàn)出明顯的上升趨勢。數(shù)據(jù)檔案逐漸成為檔案的主要形式之一，檔案數(shù)據(jù)工作也逐漸成為檔案工作的重要任務(wù)。檔案大數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)治理內(nèi)容也在不斷變化充實。

3. 檔案數(shù)據(jù)工作展望

遵循檔案數(shù)據(jù)工作演進規(guī)律，聚焦檔案數(shù)據(jù)工作核心內(nèi)容，是檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。通過對“十五”以來檔案數(shù)據(jù)工作目標任務(wù)梳理歸集，總結(jié)演進規(guī)律，在厚植資源、優(yōu)化管理、高效服務(wù)的愿景下，檔案數(shù)據(jù)工作應(yīng)重視“一庫兩化三能”全面發(fā)展?！耙粠臁敝笖?shù)據(jù)庫建設(shè)，“兩化”指檔案數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)檔案化，“三能”指檔案資源整合能力、檔案服務(wù)能力和檔案治理能力。

（1）數(shù)據(jù)庫活力不減。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案數(shù)據(jù)工作基本建設(shè)，將是一個長期甚至永久性的工作，隨著國家經(jīng)濟社會發(fā)展對檔案工作的需求和數(shù)據(jù)庫技術(shù)更新發(fā)展而不斷擴充。需要有長期作戰(zhàn)的心理準備及充足的人力、物力、財力準備。

（2）檔案數(shù)據(jù)化持續(xù)推進。檔案數(shù)據(jù)源自存量檔案的數(shù)據(jù)化，是檔案信息化進程中的主要任務(wù)之一，工作較為繁重，存量紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化是一個長期持續(xù)的過程。

（3）數(shù)據(jù)檔案化方興未艾。數(shù)據(jù)檔案源自增量數(shù)據(jù)的檔案化。在數(shù)據(jù)成為檔案重要來源的今天，對檔案工作全流程各環(huán)節(jié)發(fā)起挑戰(zhàn)，需要推進各級各類檔案館與其職屬范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接。而檔案數(shù)據(jù)化與數(shù)據(jù)檔案化整體上又反映出檔案館的資源建設(shè)與整合能力。

（4）大數(shù)據(jù)應(yīng)用提升服務(wù)體驗。大數(shù)據(jù)應(yīng)用依托檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案數(shù)據(jù)化與數(shù)據(jù)檔案化兩極“加持”，反映出檔案工作者應(yīng)用新技術(shù)與提供檔案服務(wù)的能力。提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力，可使利用者無論何時、何地、何處都能快速準確查閱所需檔案信息，大幅提升利用者的服務(wù)體驗。

（5）數(shù)據(jù)治理推動轉(zhuǎn)型升級。檔案數(shù)據(jù)治理是指檔案部門、社會組織和公民等多元主體協(xié)同合作，依據(jù)一定的法規(guī)標準，充分利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)生成、收集、管理、存儲、利用整個生命周期進行科學規(guī)范的全程管理，挖掘檔案數(shù)據(jù)價值，滿足社會利用需求，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)善治的活動和過程。[6]其既是檔案數(shù)據(jù)工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案治理的組成部分。檔案數(shù)據(jù)治理能力的提升，將有效推動檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

注釋與參考文獻

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