基于RPA的高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)優(yōu)化研究

林仰晴 （廣東外語外貿(mào)大學(xué) 廣東廣州 510080）

一、引言

人工智能領(lǐng)域中的機(jī)器人流程自動化（Robotic Process Automation，簡稱RPA）技術(shù)是解決當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報銷困境的有力工具之一。RPA通過模擬并增強(qiáng)人與計(jì)算機(jī)的交互過程，能夠?qū)⒒谝?guī)則的常規(guī)操作實(shí)現(xiàn)自動化處理，并自動執(zhí)行低價值的、高重復(fù)、大批量的日常工作。Willcocks L P.et al（2017）認(rèn)為以德勤為代表的國際四大會計(jì)師事務(wù)所相繼推出的RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人和流程自動化解決方案，標(biāo)志著RPA開始在財(cái)務(wù)領(lǐng)域展開應(yīng)用。陳虎等（2019）從分析RPA特點(diǎn)入手，介紹了RPA在費(fèi)用報銷、采購到付款、總賬到報表等幾類典型流程上的應(yīng)用,并指出RPA的財(cái)務(wù)運(yùn)用改變了原有的財(cái)務(wù)工作方式和財(cái)務(wù)人員的觀念,推動了財(cái)務(wù)組織架構(gòu)變革。對于重復(fù)性高、客觀性強(qiáng)的財(cái)會工作，RPA技術(shù)具有獨(dú)特的優(yōu)勢，而高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)具有量大重復(fù)、規(guī)則明確的特點(diǎn)，RPA技術(shù)可以對傳統(tǒng)的票據(jù)核驗(yàn)、填制憑證、審核憑證、資金收付等工作進(jìn)行替代性勞動力補(bǔ)充，為高校實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)優(yōu)化、流程再造等提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，也為高校財(cái)務(wù)智能轉(zhuǎn)型與升級提供新的思路。本文分析高校財(cái)務(wù)報銷模式的現(xiàn)狀及問題，對RPA智能技術(shù)在高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)中的應(yīng)用進(jìn)行研究，有利于促進(jìn)RPA與高校財(cái)務(wù)管理兩者的交叉融合，助力高校財(cái)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展。

二、高校財(cái)務(wù)報銷模式現(xiàn)狀及存在的問題

隨著高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的日益完善，高校財(cái)務(wù)報銷大多從傳統(tǒng)的線下辦理模式轉(zhuǎn)為網(wǎng)上報銷的業(yè)務(wù)模式，這種新的移動互聯(lián)業(yè)務(wù)模式一定程度上緩解了報銷人員與財(cái)會人員工作間的沖突，但仍無法從根本上解決財(cái)務(wù)工作量大等問題，也無法適應(yīng)財(cái)務(wù)工作無紙化、數(shù)字化發(fā)展趨勢。本文以G高校為例分析高校財(cái)務(wù)報銷運(yùn)行模式的現(xiàn)狀以及存在的問題，以為RPA技術(shù)的應(yīng)用提供思路。

（一）G高校財(cái)務(wù)報銷運(yùn)行模式現(xiàn)狀分析。G高校采用的是“以線上為主、以線下為輔”的財(cái)務(wù)報銷模式，特別在新冠肺炎疫情背景下，G高校對線上線下相結(jié)合的模式進(jìn)行了進(jìn)一步優(yōu)化，根據(jù)報銷業(yè)務(wù)分類提出不同的報銷要求，其實(shí)現(xiàn)場景步驟如下：第一步，報銷經(jīng)辦人首先按報銷類別分類在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填報報銷單，內(nèi)容包括報銷事由、金額等，然后提交審批申請；第二步，報銷經(jīng)辦人將發(fā)票、合同等原始憑證按財(cái)會管理文件要求粘貼，連同打印的審批單投遞至財(cái)務(wù)收單箱；第三步，財(cái)務(wù)人員收單后進(jìn)行票據(jù)審核，如審核通過的進(jìn)入賬務(wù)處理與資金支付流程；如審核不通過的通知經(jīng)辦人員取回材料整改，整改完成后重新提交申請。

（二）G高校財(cái)務(wù)報銷模式存在的弊端。

1.記賬憑證的會計(jì)信息形式單一且內(nèi)容單薄，不利于財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化、無紙化發(fā)展。G高校采用的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)是由財(cái)會人員人工采集票據(jù)上的數(shù)據(jù)，記賬憑證僅記錄摘要、金額等少量經(jīng)濟(jì)信息，原始憑據(jù)上的其他信息仍以紙質(zhì)形式與記賬憑證一起存檔，無法在核算系統(tǒng)中體現(xiàn)。這種模式存在著諸多缺陷：大量原始票據(jù)上的重要信息被篩濾和忽略，記賬憑證無法與發(fā)票、合同等原始憑證一一關(guān)聯(lián)，造成大量原始單據(jù)信息與記賬憑證在電子化上的分離，信息數(shù)據(jù)無法獲得有效應(yīng)用，增加了管理者的有效決策成本；由于原始憑證仍以紙質(zhì)形式進(jìn)行存檔，調(diào)閱成本較高，且在檔案保存或移動過程中如有原始憑證發(fā)生遺漏，無法返回確認(rèn)并匹配記賬憑證，就會出現(xiàn)無法核對的風(fēng)險等。

2.發(fā)票審核依賴人工，存在重復(fù)報銷、連號報銷的風(fēng)險。當(dāng)前報銷模式下，財(cái)務(wù)人員在審核資料時需人工對原始單據(jù)分類整理和統(tǒng)計(jì)金額，要求報銷人員通過文字、簽字承諾降低風(fēng)險。由于上述工作可能由不同人員完成，對票據(jù)的填寫審核均可能包含個人的主觀意見，存在規(guī)范化不足問題，給報銷人員帶來了繁瑣、不愉快的報銷體驗(yàn)。在報銷過程中，由財(cái)務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)查詢方式查驗(yàn)發(fā)票的真實(shí)性，基于EXCEL登記等確認(rèn)發(fā)票不存在連號、重復(fù)等問題，這種方式費(fèi)時費(fèi)力，執(zhí)行成本較高；如果報銷經(jīng)辦人員有意更換連號發(fā)票的批次或更換財(cái)務(wù)人員報銷，則難以及時發(fā)現(xiàn)，加大了財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)風(fēng)險。

3.報銷審核工作滯后性強(qiáng)。報銷經(jīng)辦人員涉及群體廣，財(cái)務(wù)專業(yè)知識有限，對報銷制度理解有偏，存在信息不對稱，經(jīng)常會出現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)欄目填寫錯誤、提交票據(jù)不合規(guī)、材料不齊全等問題；另外，項(xiàng)目經(jīng)辦人是否有權(quán)限辦理報銷業(yè)務(wù)、驗(yàn)證人是否符合要求、審批人是否有變化、報銷金額統(tǒng)計(jì)是否正確、特定費(fèi)用是否允許報銷等問題，皆需財(cái)務(wù)人員在收到報銷單據(jù)之后進(jìn)行逐一審核，票據(jù)審核工作的滯后性增加了雙方的時間成本與溝通成本。

三、基于RPA的高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)優(yōu)化設(shè)計(jì)

RPA具有數(shù)據(jù)檢索與記錄、圖像識別與處理、平臺上傳與下載、數(shù)據(jù)加工與分析、信息監(jiān)控與產(chǎn)出五大功能。將RPA技術(shù)應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)優(yōu)化中，可以助力高校會計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化與智能化發(fā)展，推動預(yù)算控制前置化與自動化，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的電子化、無紙化，從而達(dá)到提高財(cái)務(wù)報銷效率、降低會計(jì)工作成本、改善會計(jì)信息質(zhì)量、提升會計(jì)合規(guī)能力、促進(jìn)會計(jì)檔案無紙化發(fā)展等智能財(cái)務(wù)建設(shè)目標(biāo)。

（一）OCR技術(shù)采集單據(jù)信息。針對高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)模式的原始單據(jù)整理及統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)，利用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)實(shí)現(xiàn)發(fā)票內(nèi)容的自動識別與歸納整理。首先將發(fā)票等原始票據(jù)掃描或拍照成圖片，通過OCR技術(shù)智能提取發(fā)票上的摘要、銷售方、金額等信息并分類歸集，自動匯總統(tǒng)計(jì)附件張數(shù)和報銷金額，人工僅需對自動采集的信息進(jìn)行核對，節(jié)省了報銷人員與審核人員雙方的行為成本。

（二）發(fā)票自動查驗(yàn)。通過ORC技術(shù)采集單據(jù)信息后，可以利用RPA模擬人工操作國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)，并在已報銷發(fā)票數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行自動“查重”與排序。RPA替代人工實(shí)現(xiàn)發(fā)票自動查驗(yàn)真?zhèn)闻c完成發(fā)票查重和連號檢查工作，從而減少財(cái)務(wù)人員大量的低附加值化的投入，解放碎片化勞動力。這將大大地縮短原來的人工操作時間，節(jié)約重復(fù)性工作成本，提高財(cái)務(wù)工作者的工作效率與精準(zhǔn)度、降低業(yè)務(wù)風(fēng)險，同時也降低報銷經(jīng)辦人的違規(guī)風(fēng)險。

（三）智能化自動審核。針對報銷申請中的超報銷標(biāo)準(zhǔn)、超支預(yù)算、審批人不恰當(dāng)?shù)葐栴}，利用RPA技術(shù)可以提前設(shè)置報銷標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算控制等報銷制度、規(guī)則及各類限制條件，對報銷單據(jù)進(jìn)行自動審查和常規(guī)化的數(shù)據(jù)比較和分析，實(shí)現(xiàn)自動稽核。比如預(yù)算控制上，RPA根據(jù)報銷內(nèi)容及金額的分布可以進(jìn)行資金預(yù)算占用控制，與之前設(shè)定的限度金額進(jìn)行匹配，拒絕超預(yù)算并提請調(diào)整，以達(dá)到預(yù)算控制的前置化、自動化。同時，RPA將通過報銷標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算控制檢驗(yàn)的申請單自動推送至網(wǎng)上審批系統(tǒng)和相應(yīng)的審核人員，實(shí)現(xiàn)審核分配自動化，避免錯誤風(fēng)險。

（四）實(shí)現(xiàn)用戶信用等級機(jī)制。報銷業(yè)務(wù)量節(jié)節(jié)攀升，等待支付審批時間長，資金結(jié)算環(huán)節(jié)存在一定的滯后性。RPA模式下，可基于報銷人員報銷歷史中是否存在虛假發(fā)票、連號發(fā)票、預(yù)算超支、附件不齊全等因素綜合考量，建立報銷人員信用等級評價機(jī)制，并內(nèi)嵌于RPA系統(tǒng)中，有助于合理安排審核級別與資金支付；同時可將報銷審簽與資金支付環(huán)節(jié)相掛鉤，對于不同信用等級的人員實(shí)施不同的審核流程。

（五）記賬憑證細(xì)節(jié)化、數(shù)字化。RPA的圖像識別功能將智能識別不同類型發(fā)票影像，使其以電子資料形式保存于數(shù)據(jù)庫中，將原始憑據(jù)與記賬憑證建立關(guān)聯(lián)性，并從經(jīng)辦人員、審批人員、財(cái)務(wù)記賬人員、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來源等多維度形成緊密關(guān)聯(lián)，滿足隨時調(diào)閱需求，這樣有助于高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)從單純保留記賬憑證的會計(jì)信息向可以保存發(fā)票、合同等憑證附件的完整會計(jì)信息鏈條發(fā)展，擴(kuò)展了會計(jì)核算信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了電子查賬，推動了財(cái)務(wù)會計(jì)檔案數(shù)字化、無紙化發(fā)展。

四、基于RPA的高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程

引入RPA對高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化后，基于RPA的高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程如下頁圖1所示。

圖1 基于RPA的高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程圖

具體包括以下子流程：

接收報銷單據(jù)。報銷人員通過手機(jī)、掃描儀等設(shè)備采集發(fā)票、合同等原始單據(jù)影像，通過OCR技術(shù)自動識別票據(jù)中的文字信息，自動提取發(fā)票、合同等信息并進(jìn)行歸集分類、金額匯總，由人工補(bǔ)充信息，自動按照審批權(quán)限規(guī)則向不同審批者發(fā)出審批申請。

智能審核。預(yù)先設(shè)定財(cái)務(wù)報銷審核規(guī)則，將經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制、發(fā)票驗(yàn)真、查重、連號控制規(guī)則內(nèi)嵌于系統(tǒng)，比如自動檢測發(fā)票真?zhèn)?、發(fā)票是否存在連號報銷或重復(fù)報銷、報銷是否超出標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)是否超出預(yù)算等，并自動記錄合規(guī)性檢查結(jié)果，實(shí)現(xiàn)自動稽核；如通過，則自動推送至財(cái)務(wù)審核；對于未通過票據(jù)審核的報銷單申請，則退回并自動發(fā)郵件等方式通知報銷人員提供問題說明和整改建議。

自動付款。通過建立與報銷合規(guī)性檢查結(jié)果相掛鉤的用戶信用等級評價機(jī)制，對報銷人員進(jìn)行信用評價。RPA優(yōu)化安排用戶信用等級高的報銷人員報銷單進(jìn)入待付款中心；用戶信用等級評價較低的則另需設(shè)置財(cái)務(wù)人員二次審核環(huán)節(jié)后再進(jìn)入待付款中心，同時根據(jù)報銷單返工率不斷修正信用評價等級，RPA再依據(jù)付款計(jì)劃自動執(zhí)行付款操作。

賬務(wù)處理及會計(jì)報告。RPA依據(jù)預(yù)先設(shè)置的記賬規(guī)則自動生成憑證，并進(jìn)行常態(tài)化的數(shù)據(jù)比較和驗(yàn)證分析，生成財(cái)務(wù)分析報告和稽核報告，定期反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等管理層。

在這一業(yè)務(wù)流程中，RPA新模式以智能化工作流程減少人工干預(yù)程度，降低錯誤率，提高財(cái)務(wù)報銷效率和會計(jì)信息質(zhì)量，提升財(cái)務(wù)報銷標(biāo)準(zhǔn)化程度，并摒除傳統(tǒng)報銷模式的“線下跑”問題，能突破時間與空間限制，真正體現(xiàn)“網(wǎng)上報銷”快速化的優(yōu)勢，從而推動高校會計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化與智能化，預(yù)算控制的前置化與自動化，會計(jì)檔案管理的數(shù)字化、無紙化發(fā)展。

五、RPA技術(shù)下高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)優(yōu)化管理對策

（一）配備專業(yè)的RPA專業(yè)技術(shù)人才。RPA的運(yùn)用使得軟件工具成為高?；A(chǔ)的、重要的資產(chǎn)。Julia Kokina和Shay Blanchette（2019）的研究表明確保技術(shù)能力是 RPA實(shí)施過程的重要部分，故高校有必要配備專業(yè)對口的RPA專業(yè)技術(shù)人員組成技術(shù)團(tuán)隊(duì)，以減少軟件運(yùn)行中的突發(fā)故障，保障RPA的正常運(yùn)行。RPA專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)專門負(fù)責(zé)軟件工具的日常維護(hù)，收集運(yùn)營過程中的障礙反饋，根據(jù)運(yùn)營階段反饋調(diào)整RPA配置等，不斷跟蹤和優(yōu)化RPA，使得RPA技術(shù)下的高校財(cái)務(wù)報銷模式穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）健全、完善相關(guān)制度規(guī)范。將RPA運(yùn)用于高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)，對報銷流程進(jìn)行梳理重構(gòu)，這對報銷經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)人員、監(jiān)管者的工作皆會產(chǎn)生一定的影響。健全、完善的高校財(cái)務(wù)制度規(guī)范體系是高校財(cái)務(wù)工作流程優(yōu)化后良好運(yùn)行的有力制度保障。故高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)牽頭，針對財(cái)務(wù)報銷操作規(guī)范、財(cái)務(wù)人員稽核與核算規(guī)范、RPA軟件維護(hù)管理規(guī)范等方面，健全或完善相關(guān)制度規(guī)范和管理辦法，建立一套完整的高校財(cái)務(wù)工作制度規(guī)范，繼續(xù)推進(jìn)高校內(nèi)部控制工作建設(shè)，使得運(yùn)用RPA技術(shù)的高校財(cái)務(wù)報銷模式管理有規(guī)可循、穩(wěn)步發(fā)展。

（三）優(yōu)化高校財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)體系。RPA的運(yùn)用將使得高校財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容、工作方式及其崗位設(shè)置、職責(zé)等發(fā)生較大變化。RPA一定程度上促使基礎(chǔ)財(cái)務(wù)人員比重減少，從事決策分析與支持的財(cái)務(wù)人員比重上升。在當(dāng)前高質(zhì)量發(fā)展要求下，未來高校財(cái)務(wù)部門需要更多的精通數(shù)據(jù)分析和預(yù)測、具備跨界知識、擅長分析與管理的各類復(fù)合型人才。故高校應(yīng)當(dāng)對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行多維培訓(xùn)，培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員樹立跨界學(xué)習(xí)思維，在掌握財(cái)務(wù)知識、財(cái)經(jīng)政策之外加強(qiáng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、預(yù)算管理、數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督等知識，向精通會計(jì)、擅長管理、熟知信息技術(shù)的復(fù)合型人才發(fā)展。

六、結(jié)語

RPA技術(shù)為高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供了有力的技術(shù)支撐，為完善報銷模式、緩解財(cái)務(wù)報銷困境提供新的思路。本文探討了RPA在高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中的應(yīng)用，推動財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)自動化、規(guī)范化，并從配備專業(yè)的RPA技術(shù)人才、健全完善相關(guān)制度規(guī)范、優(yōu)化高校財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)體系等多個方面提出RPA技術(shù)下的高校財(cái)務(wù)報銷業(yè)務(wù)優(yōu)化管理舉措，但實(shí)施過程中仍可能遇到技術(shù)人才團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定、人員結(jié)構(gòu)重組與升級實(shí)施困難等多種現(xiàn)實(shí)問題，需要更深一步進(jìn)行實(shí)踐研究。