暢想大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)科學(xué)

王建娥

（山東省招遠市溫泉街道辦事處，山東 招遠 265400）

大數(shù)據(jù)時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機，但同時也面臨著諸多挑戰(zhàn)。檔案管理工作作為社會發(fā)展過程中極為重要的基礎(chǔ)性工作，在各個領(lǐng)域中的作用也越來越突出，在檔案管理工作開展過程中，需要對不斷更新與增加的檔案信息數(shù)據(jù)進行實時收集整理，并對各類信息進行完整妥善儲存與保管，為需求者查閱和瀏覽提供便利。大數(shù)據(jù)模式主要指的是在特定范圍時間之內(nèi)，利用計算機軟件對數(shù)據(jù)進行收集、分析與處理，從而實現(xiàn)高效管理的目的，屬于一種現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息管理模式。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，計算機信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透進社會領(lǐng)域的方方面面，對人們的生活和工作產(chǎn)生了巨大的影響。基于人們對效率的要求越來越高，數(shù)據(jù)處理速度和計算能力也大幅度提升。大數(shù)據(jù)模式對海量的信息數(shù)據(jù)能夠進行及時處理，并有效解決儲存問題，但由于互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的環(huán)境，導(dǎo)致信息安全存在一定的隱患。

一、正確認識大數(shù)據(jù)

（一）大數(shù)據(jù)是社會發(fā)展高科技的產(chǎn)物

現(xiàn)在的社會是一個高速發(fā)展的社會，科技發(fā)達，信息流通，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，大數(shù)據(jù)就是這個高科技時代的產(chǎn)物。牛津大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院互聯(lián)網(wǎng)研究所舍恩伯格教授認為，大數(shù)據(jù)是人們獲得新的知識、創(chuàng)造新的價值的源泉；大數(shù)據(jù)還是改變市場、組織機構(gòu)和關(guān)系結(jié)構(gòu)的工具。我們也可以將它定義為記錄人類社會活動的、具有規(guī)模效應(yīng)的數(shù)據(jù)集合。

（二）大數(shù)據(jù)的特性和原理

大數(shù)據(jù)有數(shù)據(jù)量巨大、數(shù)據(jù)種類繁多、價值密度相對低、處理速度特別快的特點，也具有規(guī)模性、多樣性以及高速性的特性；大數(shù)據(jù)的原理是運用云計算處理和其數(shù)據(jù)庫、云存儲、虛擬化的主要技術(shù)手段，對海量數(shù)據(jù)開展數(shù)據(jù)挖掘，從而快速獲得有價值的信息。其核心價值在于對海量數(shù)據(jù)進行存儲和分析。

（三）大數(shù)據(jù)已融入社會發(fā)展各個領(lǐng)域

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)時代廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)也吸引了越來越多的關(guān)注。大數(shù)據(jù)因為實時的大型數(shù)據(jù)集分析需要像MapReduce一樣的框架來向數(shù)十、數(shù)百甚至數(shù)千的電腦分配工作。在現(xiàn)今的社會，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用越來越彰顯它的優(yōu)勢，它占領(lǐng)的領(lǐng)域也越來越大，電子商務(wù)、O2O、物流配送等，各種利用大數(shù)據(jù)進行發(fā)展的領(lǐng)域正在協(xié)助企業(yè)不斷地發(fā)展新業(yè)務(wù)、創(chuàng)新運營模式。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過海量、動態(tài)數(shù)據(jù)的有效集成，推動社會治理的精細化和科學(xué)化進程，并有效節(jié)約社會治理的成本。

二、大數(shù)據(jù)時代在檔案管理工作中的優(yōu)勢

（一）提升檔案管理效率

檔案管理工作涉及大量的數(shù)據(jù)信息分析與整合，而大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理提供了各種便捷的功能服務(wù)，從而極大提升了工作效率，節(jié)省了人力資源，檔案管理成本也有所降低。傳統(tǒng)檔案管理工作開展過程中需要大量的人力資源，同時檔案數(shù)量也非常龐大，而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效節(jié)省儲存空間，提升資源利用率，從而保障檔案管理工作穩(wěn)步有序開展[1]。

（二）提升檔案存儲保管質(zhì)量

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)與普及，使得資料儲存更加便捷高效，改善了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息保存效率低下的問題，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)可有效節(jié)省儲存空間，同時也能夠提升檔案的存儲保管質(zhì)量。許多檔案信息是需要長期保存管理的，而傳統(tǒng)檔案管理工作中主要以紙質(zhì)為載體，在長期保存之后便會出現(xiàn)字跡模糊、紙質(zhì)老化等問題，這些因素對檔案數(shù)據(jù)信息的保存質(zhì)量產(chǎn)生了極大的影響。大數(shù)據(jù)時代，檔案存儲的方式發(fā)生了巨大的改變，逐漸以電子信息和網(wǎng)絡(luò)空間存儲為主，信息管理方式也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

三、大數(shù)據(jù)與檔案

（一）從檔案概念看大數(shù)據(jù)

《檔案法》規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。單從檔案的定義來看，除電子檔案外，其他載體形式的檔案與大數(shù)據(jù)沒有任何關(guān)系，只有檔案記錄的信息可以稱之為數(shù)據(jù)。

（二）從檔案特性看大數(shù)據(jù)

從檔案的特征來分析，檔案具有社會性、歷史性、確定性及原始記錄性。而大數(shù)據(jù)也具有類似的特征，大數(shù)據(jù)也是人類社會活動的原始記錄，其內(nèi)容也具有確定性，且其記錄的內(nèi)容只反映事物已經(jīng)完成的狀態(tài)，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系僅是具有相似的特征，大數(shù)據(jù)是具有鮮明檔案特性的數(shù)據(jù)集合。

（三）從檔案價值看大數(shù)據(jù)

從數(shù)據(jù)的保存價值來講，有些數(shù)據(jù)集合對國家和社會沒有永久的保存價值，不需要永久保存。而檔案本身的價值在于歷史性和記錄性，如何借助信息化手段，將有形的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，將電子檔案歸集利用好大數(shù)據(jù)，使檔案的保存價值得以放大，這是檔案今后發(fā)展與大數(shù)據(jù)的真正關(guān)系所在。

四、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的機遇

（一）實現(xiàn)挖掘檔案的價值最大化

隨著當(dāng)前檔案數(shù)字化進程的推進，檔案信息數(shù)量越來越龐大，面對海量的檔案信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以快速地篩選出有價值的檔案信息，不僅實現(xiàn)了人力、物力和財務(wù)的節(jié)約，而且為檔案信息的開發(fā)利用提供了全新的思路。同時還能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行深度挖掘，更好地發(fā)揮出檔案信息的重要價值。

（二）實現(xiàn)共享檔案信息資源的最大化

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下可以有效地促進檔案信息資源的利用和共享，在實際工作中，通過利用云存儲技術(shù)將有用的檔案信息在云平臺上進行存儲，構(gòu)建云檔案系統(tǒng)，可以為檔案利用者提供更為便捷的檔案信息服務(wù)。云存儲不僅能夠為檔案信息資源共享提供更多的便利，而且還能夠有效地節(jié)約檔案信息開發(fā)利用的時間和存儲成本。通過將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，用戶在查詢檔案信息時只需要輸入關(guān)鍵詞即可獲取到自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。

（三）實現(xiàn)檔案管理變革的最大化

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越無法滿足電子檔案發(fā)展的需求。特別是大數(shù)據(jù)特有的碎片化、及時性和非結(jié)構(gòu)化的特點，這也迫切要求檔案工作要加快自身的變革，摒棄落后的管理模式，加快推進檔案工作的升級，特別是要重視檔案信息挖掘技術(shù)和檢索技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的智能化水平，放大檔案的價值。

五、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)時代，從事檔案管理工作的人員管理的理念相對落后，大多數(shù)人員還存在著“重管理、輕利用”的理念，嚴(yán)重缺乏先進的工作思路和專業(yè)的知識體系，對掌握現(xiàn)代化信息手段和大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)不積極、不主動，部分檔案系統(tǒng)員工老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，不能適應(yīng)全新的檔案管理模式，不能適應(yīng)信息化技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。

2.對檔案資源管理的挑戰(zhàn)。隨著大數(shù)據(jù)時代來臨，傳統(tǒng)檔案管理工作已無法適應(yīng)原始數(shù)據(jù)處理，檔案存儲能力和檢索能力受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。尤其是從實體檔案到檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，管理手段和工具已難以滿足大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源管理的需求。目前歸檔內(nèi)容龐大、檔案信息泛濫，這種環(huán)境下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性，并在海量數(shù)據(jù)中實現(xiàn)對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)。

3.數(shù)據(jù)資源安全性是檔案管理工作當(dāng)中的一項重要內(nèi)容，檔案涉及大量的黨和國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密和個人隱私。隨著檔案信息化程度越來越高，現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用的同時，致使檔案更容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，造成信息丟失、泄漏或者篡改的后果，很難保證檔案的保密性。在檔案的提取利用中，容易被非法盜取、復(fù)制、修改或者偽造等，影響檔案的真實性、合法性。

4.大數(shù)據(jù)時代，檔案管理對信息技術(shù)的應(yīng)用已是現(xiàn)實，現(xiàn)代化檔案管理人離不開掌握先進的信息化技術(shù)，需要既懂信息化技術(shù)又懂檔案管理專業(yè)的人才進行實際操作。但當(dāng)前我國檔案管理數(shù)據(jù)分析類人才相對較少，制約了檔案管理工作發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)有人員隊伍現(xiàn)狀，相應(yīng)的人員素質(zhì)急需提升檔案數(shù)據(jù)分析、操作和應(yīng)用的能力，來適應(yīng)檔案管理信息化的應(yīng)用。

六、大數(shù)據(jù)時代下加強檔案管理的具體策略

（一）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由檔案管理人員進行操作，其個人的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)會直接影響工作效率與質(zhì)量。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其必須要掌握基本的數(shù)據(jù)分析與處理能力，同時還應(yīng)當(dāng)熟練應(yīng)用計算機等現(xiàn)代化工具。因此，可以引進專業(yè)的數(shù)據(jù)處理人才，并且對檔案管理人員定期開展培訓(xùn)工作，從而不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，更好地應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)[2]。

（二）加大檔案管理信息化建設(shè)力度

大數(shù)據(jù)時代下，為了使得信息技術(shù)與檔案管理工作有效融合，更好地服務(wù)于檔案管理工作，相關(guān)部門就必須要全面推進檔案管理信息化建設(shè)工作，及時更新相關(guān)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，積極采用現(xiàn)代化管理設(shè)備，以期不斷提升檔案管理工作效率。所以，在檔案管理工作開展過程中，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并對現(xiàn)有的資源進行有效整合與利用，在完善基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施的前提下，逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫模式。此外，還可以針對檔案管理人員及用戶的綜合需求開發(fā)相關(guān)的檔案管理軟件，不斷更新與優(yōu)化管理模式與手段，從而進一步提升檔案管理工作效率。

（三）構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合時代發(fā)展需求，不斷更新工作理念和方法，積極采用新的方式去收集與管理檔案信息，使得檔案管理的方式更加多元化，讓檔案管理工作層次分明。在具體管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的工作計劃，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理模式，針對檔案數(shù)據(jù)信息的整合與處理制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。再者，要對相關(guān)數(shù)據(jù)信息實施精細化管理，不斷強化自身的計算機操作能力，從而能夠高效處理海量的檔案信息。相關(guān)部門要逐步完善檔案管理體系，盡可能提高檔案信息的實際處理效率。為了實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與高效化，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，不斷增強檔案管理人員自身的責(zé)任意識，使其逐漸形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，從而更好地應(yīng)對檔案管理工作[3]。

（四）優(yōu)化檔案管理人才架構(gòu)

就目前現(xiàn)狀來看，檔案管理人員大多年齡偏大，年輕力量比較匱乏，且這一問題尚未得到有效解決。造成這種情況的主要原因是當(dāng)前檔案管理工作不受重視，許多年輕群體對檔案管理工作缺乏認知和了解，因此不愿意參與到檔案管理工作中。所以，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)從年輕群體的角度出發(fā)，加大宣傳力度，鼓勵其投入到檔案管理工作中，這樣才能夠為檔案管理事業(yè)輸入源源不斷的新生力量，不斷優(yōu)化檔案管理人才架構(gòu)，從而保障檔案管理工作能夠健康、可持續(xù)發(fā)展。

（五）重視大數(shù)據(jù)應(yīng)用解決方案

大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，相關(guān)人員也認識到信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性。但是，當(dāng)前相當(dāng)一部分企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，這樣的方式導(dǎo)致工作效率低下。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用則有效提升了工作效率和質(zhì)量，為檔案管理人員帶來了極大的幫助，但仍然有部分檔案管理人員尚未完全熟悉和適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)。因此，需要對該問題引起高度重視，并及時采取相應(yīng)的措施，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的真正作用[4]。

大數(shù)據(jù)時代，海量的信息數(shù)據(jù)使得檔案管理工作更加復(fù)雜化，檔案管理工作面臨著各種問題與挑戰(zhàn)。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式，處理方式發(fā)生了巨大的改變，與傳統(tǒng)管理方式相比有著顯著的不同，這對檔案管理人員也是一種全新的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員要積極掌握和探索現(xiàn)代化管理手段，更好地應(yīng)對新時代下的檔案管理工作。