基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的醫(yī)院科研設(shè)備采購管理體系研究

王增，黃進(jìn)，吳曉東，羅冰潔，李霄

（四川大學(xué)華西醫(yī)院，四川 成都 610041）

科研設(shè)備作為重要的基礎(chǔ)資源，是醫(yī)院提高科研能力的必備手段和重要物質(zhì)條件。近年來，在科技強(qiáng)國戰(zhàn)略下，醫(yī)院對科研設(shè)備投入不斷增大，為加強(qiáng)醫(yī)院科研設(shè)備管理，各醫(yī)院陸續(xù)開始借助信息化手段，通過構(gòu)建院內(nèi)科研公共服務(wù)平臺，合理調(diào)度、安排科研設(shè)備，達(dá)到資源合理使用的目的。但目前各項(xiàng)研究主要局限于科研設(shè)備采購后在院使用管理，在前期采購過程中，由于科研設(shè)備種類多、專業(yè)性強(qiáng)且醫(yī)院缺乏相關(guān)信息系統(tǒng)支撐，醫(yī)院普遍面臨著科研設(shè)備采購效率低、采購風(fēng)險防控措施不足等問題，傳統(tǒng)采購模式已不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展需要。本文從傳統(tǒng)醫(yī)院科研采購過程中面臨的問題出發(fā)，借助信息化技術(shù)，通過構(gòu)建基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科研設(shè)備采購平臺，優(yōu)化了醫(yī)院科研設(shè)備采購模式，提升了采購工作的科學(xué)性、及時性，有效防控了采購風(fēng)險，為其他醫(yī)院開展相關(guān)工作提供了參考。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院科研設(shè)備采購過程中面臨的問題

1.1 采購需求差異大，前期調(diào)研花費(fèi)大量時間

由于科學(xué)實(shí)驗(yàn)的差異性，同類科研設(shè)備在不同的使用環(huán)境中需要滿足的需求也可能不同。如低溫冰箱，在不同實(shí)驗(yàn)中，需要達(dá)到的保存試劑和血漿對溫度穩(wěn)定性的要求也不一樣，由于缺乏有效的溝通機(jī)制，導(dǎo)致采購前期醫(yī)院采購人員需與使用人員進(jìn)行多次溝通，前期流程煩瑣，占用大量時間。

1.2 采購計劃性差，采購頻次多

由于科研工作以及科研經(jīng)費(fèi)申請獲批的不確定性，醫(yī)院難以在年初制定完整的或覆蓋大部分使用需求的科研設(shè)備采購計劃。為了保證科研工作開展，科研設(shè)備通常需臨時采購，采購工作開展的計劃性較差，導(dǎo)致同類科研設(shè)備，特別是基礎(chǔ)類科研設(shè)備，如離心機(jī)、顯微鏡、移液器等短時間內(nèi)反復(fù)、多次采購，浪費(fèi)人力資源的同時影響采購效率。

1.3 采購周期長，到貨及時性要求高

采購過程包含計劃制定、供應(yīng)商選擇、合同簽訂等環(huán)節(jié)，采購周期長。但另一方面，科研項(xiàng)目和實(shí)驗(yàn)通常有時間限制，如科研設(shè)備到貨不及時，可能造成實(shí)驗(yàn)中斷或不能按期完成科研項(xiàng)目，影響整體研究進(jìn)度。

1.4 采購過程追溯存在難度，不利于內(nèi)部管控

傳統(tǒng)采購模式下，通常以紙質(zhì)采購資料為主，采購各環(huán)節(jié)涉及需審批簽字部門眾多，各類資料繁雜，由于缺少有效的信息系統(tǒng)支持，采購全過程不能做到及時、有效的痕跡管理，不利于監(jiān)督及防范采購風(fēng)險。

2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的醫(yī)院科研設(shè)備采購體系建設(shè)

利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行科研設(shè)備線上采購工作，最先由中山大學(xué)在2006年試行并推廣。考慮到醫(yī)院與高校在機(jī)構(gòu)性質(zhì)、政策要求、采購審批流程等方面的不一致，以及傳統(tǒng)醫(yī)院科研設(shè)備采購過程中面臨的問題，我院在引入高校線上采購平臺的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了定制優(yōu)化，形成了滿足醫(yī)院實(shí)際需求的“互聯(lián)網(wǎng)+”科研設(shè)備采購體系。具體情況如下。

2.1 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的網(wǎng)上競價模塊設(shè)計

網(wǎng)上競價是一種在線比較價格并選擇供應(yīng)商的采購方式。我院基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的醫(yī)院科研設(shè)備采購主要以網(wǎng)上競價為主。進(jìn)行網(wǎng)上競價時，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及實(shí)驗(yàn)室管理小組共同負(fù)責(zé)，在平臺中的網(wǎng)上競價模塊內(nèi)提出擬采購科研設(shè)備預(yù)算、對應(yīng)技術(shù)參數(shù)等資料，經(jīng)科研主管部門在系統(tǒng)平臺內(nèi)審核擬采購設(shè)備需求的科學(xué)性、合理性以及科研經(jīng)費(fèi)是否滿足采購預(yù)算后，提交至醫(yī)院采購部門，由醫(yī)院采購部門再次審核后直接在平臺中發(fā)布采購公告，經(jīng)供應(yīng)商在線報名并提供不低于對應(yīng)技術(shù)參數(shù)的產(chǎn)品和報價后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及實(shí)驗(yàn)室管理小組在線選擇符合要求的產(chǎn)品，經(jīng)醫(yī)院采購部門審核后，發(fā)布中標(biāo)公告。具體流程如圖1所示。

圖1 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的科研設(shè)備網(wǎng)上競價流程

2.2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的其他采購模式

在網(wǎng)上競價的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步精細(xì)化科研設(shè)備線上采購方案，我院對近兩年科研設(shè)備配置、需求情況進(jìn)行了分析，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，按照擬采購科研設(shè)備的配置需求（同一型號配置是否一致）以及需求頻率（全年持續(xù)需求還是零星需求），可以將科研設(shè)備分為以下三類：（1）需求頻率低。主要以各類?？菩≡O(shè)備為主。（2）需求頻率高、配置多樣。主要以分析觀察設(shè)備為主，如常規(guī)顯微鏡、離心機(jī)等。（3）需求頻率高、配置有限。主要以基礎(chǔ)類科研設(shè)備為主，如生物安全柜、二氧化碳培養(yǎng)箱等。

若單純只采用網(wǎng)上競價一種采購模式，對于需求頻率高的科研設(shè)備，可能出現(xiàn)同品牌短時間內(nèi)價格波動大、存在多個中標(biāo)供應(yīng)商的情況，為后續(xù)管理、使用維護(hù)帶來了困難，同時多次重復(fù)采購也造成了人力資源的浪費(fèi)，不利于采購效率的進(jìn)一步提高?；诖耍以喊凑沼嘘P(guān)部門關(guān)于協(xié)議供貨、邀請招標(biāo)等采購方式的管理規(guī)定，對于采購需求頻率低的科研設(shè)備，利用采購平臺內(nèi)網(wǎng)上競價方式進(jìn)行采購；對于需求頻率高、配置確定的科研設(shè)備，通過統(tǒng)一招標(biāo)的方式，與設(shè)備供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議（一般為1～2年），并納入采購平臺，采購部門可在線查詢供應(yīng)商信息，及時利用采購平臺通知供應(yīng)商供貨；對于需求頻率高、配置多樣的設(shè)備，結(jié)合前期同類設(shè)備網(wǎng)上競價采購情況，邀請中標(biāo)頻率較高的供應(yīng)商直接應(yīng)邀參與采購，最終形成了考慮不同設(shè)備類型的基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科研設(shè)備采購體系，如圖2所示。

圖2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的科研設(shè)備采購體系

3 應(yīng)用效果

如表1所示，自我院“互聯(lián)網(wǎng)+”采購平臺正式上線以來，應(yīng)用效果明顯，主要表現(xiàn)在：

表1 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的科研設(shè)備采購實(shí)施效果對比

（1）科室通過“互聯(lián)網(wǎng)+”采購平臺直接填寫采購明細(xì)需求，經(jīng)醫(yī)院科研管理部門在線審核后轉(zhuǎn)采購部門，同時，平臺內(nèi)設(shè)置節(jié)點(diǎn)提醒功能，及時更新未審核信息，保證了信息傳遞的連續(xù)性，減少了信息傳遞延遲的情況。各采購項(xiàng)目前期調(diào)研時間由原來的平均2周/項(xiàng)縮短至1個工作日/項(xiàng)。

（2）采用協(xié)議供貨方式，有效降低了采購頻次，對于協(xié)議供貨商，可直接在平臺內(nèi)采購下單，減少了不必要的人力資源浪費(fèi)，協(xié)議供貨帶來的批量效應(yīng)使得簽約設(shè)備的實(shí)際采購價格均較原有采購價格實(shí)現(xiàn)了1%～18%的下浮，同時，科研設(shè)備供應(yīng)商數(shù)量相對有限，為后續(xù)供應(yīng)商的精細(xì)化管理提供了基礎(chǔ)。

（3）利用“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺進(jìn)行網(wǎng)上競價、簽訂長期協(xié)議、邀請招標(biāo)的采購方式，有效縮短了采購周期，采購效率大幅度提高，平均科研設(shè)備到貨周期由平均8周/項(xiàng)縮短至2周/項(xiàng)，月平均采購執(zhí)行數(shù)量由平均13項(xiàng)/月提高至45項(xiàng)/月。

（4）系統(tǒng)內(nèi)采購全程透明，數(shù)據(jù)可追溯可查詢，需求信息完全開放，投標(biāo)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照審計要求管理，避免了人為干預(yù)風(fēng)險，有效降低了廉潔風(fēng)險。

4 結(jié)語

科研設(shè)備的科學(xué)、高效采購，對于醫(yī)院提高科研能力具有十分重要的意義。我院構(gòu)建的基于“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的科研設(shè)備采購體系，通過實(shí)踐驗(yàn)證，結(jié)果表明，運(yùn)行效果良好，不僅顯著提升了科研設(shè)備采購效率，同時，全程公開透明，達(dá)到了有效規(guī)避采購過程中廉潔風(fēng)險的目的。該采購體系具體較強(qiáng)的可操作性，可為其他醫(yī)院科研設(shè)備采購工作開展提供參考。