設(shè)備集中運(yùn)維管理平臺(tái)合同管理模塊優(yōu)勢(shì)分析

王帥

（大慶油田工程建設(shè)有限公司，黑龍江 大慶 163458）

為了保證油田地面設(shè)施建設(shè)，大慶油田工程建設(shè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）每年需要簽訂大量設(shè)備修理、租賃、運(yùn)輸、機(jī)械加工、技術(shù)改造合同，有效實(shí)現(xiàn)公司自有主要施工生產(chǎn)設(shè)備的維修使用，外租設(shè)備的有效運(yùn)營(yíng)。合同的擬定、修改、審查、簽訂、項(xiàng)目驗(yàn)收、付款、履行終止確認(rèn)、合同糾紛處理以及保管、歸檔等工作更多的是依靠成員單位、工程處、項(xiàng)目部層級(jí)單位管理。公司業(yè)務(wù)主管部門要實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的精細(xì)化管理有很大困難。為了實(shí)時(shí)掌握一手資料，確保合同履行執(zhí)行到位，公司集中力量開發(fā)了設(shè)備集中運(yùn)維管理平臺(tái)合同管理模塊（以下簡(jiǎn)稱合同管理模塊），通過推廣應(yīng)用提升甲方合同管理效率和乙方服務(wù)積極性，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化企業(yè)對(duì)合同履行過程的管控，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)提質(zhì)增效。

1 合同管理存在的主要問題

1.1 起草合同人員多

公司下設(shè)14個(gè)成員單位，各成員單位又下設(shè)數(shù)十個(gè)工程處級(jí)單位。合同由工程處、成員單位2個(gè)層級(jí)的專（兼）職合同管理人員申報(bào)，涉及人員多，未能及時(shí)有效接收、執(zhí)行上級(jí)合同部門和專業(yè)部門的通知要求，導(dǎo)致合同類別、簽約依據(jù)、相關(guān)附件、約定條款難以達(dá)到完全統(tǒng)一。

1.2 流程過長(zhǎng)效率低

工程處層級(jí)發(fā)起的合同需要經(jīng)過成員單位財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、專業(yè)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)，公司經(jīng)營(yíng)、專業(yè)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)，油田公司專業(yè)主管部門審批，至少8個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，流程長(zhǎng)且存在同一專業(yè)重復(fù)審批的情況。

1.3 統(tǒng)計(jì)分析功能弱

合同管理系統(tǒng)重點(diǎn)在于合同管理，并不突出業(yè)務(wù)管理。從合同管理系統(tǒng)直接導(dǎo)出的臺(tái)賬不能滿足各層級(jí)設(shè)備主管部門的業(yè)務(wù)分析需求，每年都要下發(fā)表格，由合同承辦人或業(yè)務(wù)人員填寫臺(tái)賬，手動(dòng)匯總數(shù)據(jù)之后進(jìn)行分析。

1.4 履行情況難掌握

合同內(nèi)容的執(zhí)行在使用單位實(shí)際發(fā)生金額經(jīng)價(jià)格審定程序之后確定，履約情況在合同系統(tǒng)進(jìn)行（不經(jīng)過公司業(yè)務(wù)主管部門），付款審批在財(cái)務(wù)系統(tǒng)申請(qǐng)，線下層層審批。設(shè)備是否修理、租用只能通過相關(guān)單據(jù)和平時(shí)的過程監(jiān)管來實(shí)現(xiàn)，付款是否完成只能通過付款單位財(cái)務(wù)人員反饋。設(shè)備專業(yè)部門難以掌握相關(guān)合同的履行情況。

1.5 信息傳遞不順暢

一是現(xiàn)場(chǎng)使用人員使用信息反饋不及時(shí)，合同管理人員不能準(zhǔn)確掌握合同發(fā)生金額，容易發(fā)生事后增補(bǔ)合同金額、事后延長(zhǎng)合同期限、未留質(zhì)保金付款的情況。二是合同的實(shí)際發(fā)生金額、付款金額，公司財(cái)務(wù)、設(shè)備專業(yè)部門都未能實(shí)時(shí)掌握，只能通過成員單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2 合同管理解決方案

依托設(shè)備集中運(yùn)維管理平臺(tái)合同管理模塊，公司設(shè)專職合同管理人員集中簽訂合同，在合同管理模塊內(nèi)維護(hù)合同信息。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，分析租用設(shè)備的進(jìn)退場(chǎng)信息、路徑信息，維修設(shè)備的進(jìn)出站和結(jié)算單數(shù)據(jù)、履約驗(yàn)收情況、付款確認(rèn)情況，實(shí)現(xiàn)合同精細(xì)化管理。通過權(quán)限設(shè)置實(shí)現(xiàn)部門間協(xié)同辦公、上下級(jí)整體聯(lián)動(dòng)，信息實(shí)時(shí)傳遞和共享，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息化程度和實(shí)用性，提升設(shè)備業(yè)務(wù)整體運(yùn)行效率。

3 合同管理模塊功能

3.1 合同基礎(chǔ)信息管理

通過合同系統(tǒng)批量導(dǎo)出臺(tái)賬，再批量導(dǎo)入到設(shè)備集中運(yùn)維管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“設(shè)備數(shù)據(jù)存庫，一次操作錄入，終生調(diào)取使用”，所需信息“自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，實(shí)時(shí)查看，一鍵導(dǎo)出”，各層級(jí)單位用戶可根據(jù)權(quán)限設(shè)置，掌握合同類別、合同金額、標(biāo)的物、選商方式、服務(wù)期限、結(jié)算方式、剩余合同額度、超合同預(yù)警、超年初預(yù)算指標(biāo)預(yù)警、相對(duì)人聯(lián)系方式等信息。

3.2 履行過程管理

所屬單位根據(jù)公司分配的額度直接使用，減輕了成員單位、工程處單位選商、簽訂合同工作。合同分配額度達(dá)到90%時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警，避免超合同額度使用；額度不足時(shí)，使用單位申請(qǐng)，公司業(yè)務(wù)主管部門采取調(diào)配其他單位剩余額度或申請(qǐng)?jiān)鲅a(bǔ)合同的方式解決，提升使用合同的預(yù)見性；合同到期自動(dòng)終止，避免超合同期限問題的發(fā)生。利用GPS定位、門禁系統(tǒng)讀取車牌等信息化手段跟蹤過程管理，實(shí)時(shí)查看執(zhí)行按照合同約定進(jìn)行。

3.3 付款進(jìn)度管理

用戶只需填寫付款金額，平臺(tái)自動(dòng)調(diào)取合同名稱、地區(qū)企業(yè)合同編號(hào)、系統(tǒng)編號(hào)、付款單位、合同相對(duì)人、合同金額，智能計(jì)算累計(jì)付款金額、占實(shí)際金額與合同金額的比例，生成《合同履約情況驗(yàn)收單》。將線下審批流程轉(zhuǎn)為線上，減少承辦人員往返公司簽字環(huán)節(jié)，加快了履約辦理進(jìn)度。確認(rèn)付款后，使用單位以合同相對(duì)人開具的收據(jù)為附件，在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)付款，自動(dòng)累計(jì)付款金額，相關(guān)部門實(shí)時(shí)掌握合同付款進(jìn)度。平臺(tái)可根據(jù)合同約定付款條件設(shè)置，主動(dòng)提醒合同承辦人員辦理付款，降低付款違約風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 合同可視化管理

一是直觀統(tǒng)計(jì)設(shè)備各類合同簽訂數(shù)量、合同金額、可用合同額度、分公司合同占比、合同種類占比、各單位計(jì)劃合同剩余額度等數(shù)據(jù)；二是根據(jù)設(shè)備使用情況，平臺(tái)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各單位設(shè)備修理、租用費(fèi)用，對(duì)比設(shè)備歷史維修記錄，準(zhǔn)確掌握設(shè)備維修實(shí)際情況，費(fèi)用波動(dòng)異常報(bào)警，有效控制成本，實(shí)現(xiàn)合規(guī)管理；三是指引企業(yè)建立合同管理的后評(píng)估制度，輔助合同管理人員對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析和評(píng)估。

圖1 合同臺(tái)賬界面

圖2 合同可視化界面

4 創(chuàng)新點(diǎn)

4.1 結(jié)合公司實(shí)際的管理需求，搭建了合同管理模塊

在不能打破集團(tuán)公司合同系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)壁壘，線上合同履行驗(yàn)收與線下合同執(zhí)行監(jiān)管難的情況下：一是利用信息化手段改變傳統(tǒng)管理方式，把合同管理模塊建設(shè)成為靈活高效的載體、模式創(chuàng)新的工具，進(jìn)一步夯實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)管理，提升管理水平；二是推進(jìn)一體化建設(shè)。通過平臺(tái)協(xié)同管理，解決設(shè)備合同全過程管理涉及部門多的問題，分析平臺(tái)反饋數(shù)據(jù)，掌握設(shè)備的運(yùn)行、維修等業(yè)務(wù)全過程，提高合同效益，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理。

4.2 集成正在使用的各個(gè)系統(tǒng)，搭建了數(shù)據(jù)溝通橋梁

集成大慶油田地理信息系統(tǒng)、GPS系統(tǒng)部分功能，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)條件下地圖查看、定位、軌跡查詢、運(yùn)行監(jiān)測(cè)、技術(shù)狀況監(jiān)測(cè)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備實(shí)時(shí)調(diào)配、異常狀態(tài)報(bào)警、保養(yǎng)提醒和智能故障分析。利用合同系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)導(dǎo)出臺(tái)賬，一鍵導(dǎo)入合同管理模塊，達(dá)到現(xiàn)有數(shù)據(jù)、功能充分利用，減少重復(fù)性工作，改變?cè)镜暮贤芾磉\(yùn)作方式，為傳統(tǒng)企業(yè)帶來轉(zhuǎn)型升級(jí)。

4.3 借鑒國(guó)內(nèi)外技術(shù)，提升平臺(tái)先進(jìn)性能

秉持“讓機(jī)器多干活、讓人員少干活”的原則，一是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。根據(jù)系統(tǒng)維護(hù)維修計(jì)劃、租賃審批單、選商結(jié)果，主動(dòng)提醒合同相關(guān)業(yè)務(wù)人員在要求期限內(nèi)簽訂合同，合同終止前綜合分析合同使用情況主動(dòng)提醒合同是否延期，確保合同簽訂及時(shí)；二是通過建模數(shù)據(jù)（租賃設(shè)備使用率、設(shè)備維修費(fèi)用率）對(duì)比，計(jì)算設(shè)備的配套需求，實(shí)現(xiàn)輔助決策、甚至準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，為公司設(shè)備管理帶來效益回饋，為合同簽訂帶來計(jì)劃性；三是應(yīng)用可視化、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將設(shè)備過程數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)反饋到系統(tǒng)中，促進(jìn)合同過程合規(guī)管理。

4.4 拓展互聯(lián)網(wǎng)思維，提升用戶體驗(yàn)

注重系統(tǒng)界面簡(jiǎn)約、操作簡(jiǎn)單，流程到位，信息推送及時(shí)；發(fā)生重大事故，彈出警示信息；違反安全操作規(guī)程，進(jìn)行警報(bào)提醒等，確?；鶎訂T工通過使用平臺(tái)減輕自己的工作量，減少重復(fù)性的工作。

5 與現(xiàn)有合同系統(tǒng)對(duì)比

5.1 使用對(duì)象不同

合同模塊為線上全員參與，包括公司、成員單位、工程部、項(xiàng)目部層級(jí)的管理人員及操作駕駛?cè)藛T，合同履行過程發(fā)生的數(shù)據(jù)都在平臺(tái)進(jìn)行處理；合同管理系統(tǒng)主要為油田所屬單位的合同承辦人員和審批人員使用。

5.2 覆蓋范圍不同

合同模塊覆蓋公司及所屬單位簽訂的設(shè)備修理合同、租賃合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)改造合同、機(jī)械加工合同、客運(yùn)合同等6類合同，以及未上線的應(yīng)急維修。合同管理系統(tǒng)覆蓋整個(gè)油田所有類別上線合同。相比較合同劃分，名稱進(jìn)一步簡(jiǎn)化，全面而實(shí)用。

5.3 管控對(duì)象不同

合同模塊是合同生效之前錄進(jìn)平臺(tái)，以合同生效為起點(diǎn)，設(shè)備修理、設(shè)備租用為過程管控，費(fèi)用結(jié)算、合同評(píng)審為終點(diǎn)。合同管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)合同簽訂、變更、審批、終止確認(rèn)、履約驗(yàn)收單以及臺(tái)賬等工作。

表1 合同模塊類別與合同管理系統(tǒng)劃分層級(jí)對(duì)照表

修理合同承攬合同 修繕修理 活動(dòng)設(shè)備修理承攬合同 修繕修理 固定設(shè)備修理機(jī)械加工 承攬合同 加工定做 機(jī)械加工技術(shù)改造 承攬合同 其他 其他租賃合同建設(shè)工程合同 其他 工程車輛作業(yè)服務(wù)租賃合同 資產(chǎn)租賃 固定資產(chǎn)租賃其它合同 其他 外部項(xiàng)目租賃運(yùn)輸合同運(yùn)輸合同 公路運(yùn)輸 /其它合同 其他 外部項(xiàng)目運(yùn)輸客運(yùn)合同 服務(wù)合同 生產(chǎn)生活服務(wù) 通勤車服務(wù)

5.4 服務(wù)目的不同

合同模塊服務(wù)于公司所有項(xiàng)目管理相關(guān)部室，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全成本核算。合同管理系統(tǒng)為確保合同簽訂、驗(yàn)收以及文本的合規(guī)性。

6 應(yīng)用效果分析

6.1 合同數(shù)量大幅減少

合同業(yè)務(wù)上移到公司設(shè)備主管部門，同一法人單位合同由公司集中簽訂，實(shí)現(xiàn)專人干專事。合同數(shù)量減少達(dá)60%，避免了同質(zhì)性、重復(fù)性工作。審批環(huán)節(jié)減少4個(gè)，提升審批效率50%。合同承辦質(zhì)量大幅提高。

6.2 要素?cái)?shù)據(jù)“精準(zhǔn)推送”

由過去的人找數(shù)據(jù)演變成數(shù)據(jù)找人，節(jié)約大量的數(shù)據(jù)處理時(shí)間及成本，根據(jù)個(gè)人需求，通過后臺(tái)自動(dòng)分析、智能匹配，實(shí)現(xiàn)要素?cái)?shù)據(jù)精準(zhǔn)推送，月度、季度等各類合同臺(tái)賬自動(dòng)生成，設(shè)備費(fèi)用預(yù)算化管理，提高設(shè)備費(fèi)用支出的監(jiān)管能力。

6.3 合同評(píng)審提質(zhì)增效

通過平臺(tái)的智能分析和預(yù)警，企業(yè)相關(guān)部門組成的合同評(píng)審小組，依據(jù)企業(yè)有關(guān)合同管理辦法、對(duì)履約完成的合同進(jìn)行評(píng)審，具體包括合同的簽訂、審核、履行、爭(zhēng)議解決、付款方式等內(nèi)容，對(duì)分析評(píng)估發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足及時(shí)改進(jìn)，促進(jìn)合同合規(guī)管理，管理方式與時(shí)俱進(jìn)。

6.4 甲乙雙方實(shí)現(xiàn)雙贏

通過大數(shù)據(jù)分析，用數(shù)據(jù)量化各服務(wù)商的服務(wù)水平；服務(wù)商積極主動(dòng)為使用單位服務(wù)，使用單位可以在公司簽訂的服務(wù)商范圍內(nèi)根據(jù)距離、服務(wù)水平的因素選擇服務(wù)商。系統(tǒng)結(jié)合施工項(xiàng)目生產(chǎn)設(shè)備需求情況，合同實(shí)時(shí)發(fā)生金額優(yōu)化匹配，實(shí)現(xiàn)資源科學(xué)合理配置，提升綜合創(chuàng)效能力。

7 結(jié)語

在設(shè)備集中運(yùn)維管理平臺(tái)合同管理模塊的支持下，設(shè)備合同實(shí)現(xiàn)了集中簽訂、專人管理、履行跟蹤、評(píng)審改進(jìn)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地分析和處理各類數(shù)據(jù)資源，以合同全生命周期為主線，形成了覆蓋整個(gè)服務(wù)體系和業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，切實(shí)提升了雙方工作效率，節(jié)省企業(yè)成本，促進(jìn)設(shè)備管理工作流程合規(guī)、提質(zhì)增效，為公司生產(chǎn)運(yùn)行保駕護(hù)航。