國家綜合檔案館檔案數(shù)據(jù)資源智慧化管理路徑及其實現(xiàn)機制研究

張慧穎 曹玉

摘要：在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的政策背景下，從檔案收集、整理、保管的檔案工作業(yè)務流程視角出發(fā)，基于新一代信息技術(shù)提出檔案數(shù)據(jù)資源智慧化管理路徑，通過以數(shù)據(jù)化為導向的協(xié)同統(tǒng)一機制、以數(shù)據(jù)流通為主線的開放共享機制、以人才與技術(shù)為支撐的保障機制三個實現(xiàn)機制，來全面高效地對國家綜合檔案館館藏資源進行智慧管理，深入挖掘檔案資源的潛在價值，為用戶提供智慧服務。

關(guān)鍵詞：國家綜合檔案館 檔案數(shù)據(jù)資源 檔案資源管理 智慧管理

Abstract：Considering the The 14th Five- year Plan for the National Archival Enterprise Develop？ ment， and the archives business process of archives collection， sorting and storage， this paper offers the intelligent management path of archives data re？ sources based on the new generation of information technology. Through the implementation mechanism of data-oriented coordination and unification mecha？ nism， open and sharing mechanism with data circula？ tion and guaranteed mechanism supported by tal？ ents and technology， the national comprehensive ar？ chives can comprehensively and efficiently manage the collection resources， reach the highest potential value of resources， and provide intelligent services for archives users.

Keywords：National General Archives； Archive da？ ta resources； Archives resource management； Intelli？ gent management

（一）政策背景

《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定中央和縣級以上地方各級各類檔案館的職責是“負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）將提升檔案管理的數(shù)字化、智能化水平設(shè)為發(fā)展目標之一，提出了“加快推進檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”及推進檔案資源體系建設(shè)的主要任務。同時，《規(guī)劃》對檔案資源建設(shè)和檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求，多次提出檔案收集、整理和保管任務，從戰(zhàn)略層面明確檔案資源建設(shè)是貫穿于檔案工作流程中的主要角色，新一代信息技術(shù)的應用是檔案資源建設(shè)走向現(xiàn)代化的重要工具，能加速數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。

《規(guī)劃》在檔案資源收集方面對移交、征集、采集做出了明確指導，要求“增量電子化”，對電子檔案應收盡收，并推動電子文件單套制歸檔。在物理空間的限制下，云端存儲電子檔案及檔案數(shù)據(jù)順應了時代發(fā)展的要求，推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在檔案資源整理方面，《規(guī)劃》對檔案數(shù)字化成果的語音、文字識別的指示，本質(zhì)上是對檔案資源開展數(shù)據(jù)化工作；通過加強檔案資源質(zhì)量控制，來挖掘檔案數(shù)據(jù)資源的潛在價值，統(tǒng)籌檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字資源的備份和異地保存是保障檔案數(shù)字資源安全的有效途徑，檔案信息化建設(shè)可加強檔案保管的安全監(jiān)控，健全檔案資源安全體系，推動數(shù)字檔案館的智慧化升級。

（二）研究現(xiàn)狀

自2013年楊來青以青島市檔案館為例，首次提出智慧檔案館的建設(shè)構(gòu)想[1]后，各地檔案館隨之加快了智慧化建設(shè)進程。智慧檔案館的目標是滿足用戶的智慧需求，其建設(shè)的重點為智慧服務及智慧檔案。[2]國內(nèi)檔案學者對檔案智慧服務的研究多是著眼于信息技術(shù)對智慧服務的影響，對最重要的館藏資源卻是一帶而過。在檔案館的建設(shè)與升級過程中，過度關(guān)注信息技術(shù)的應用是“智能”而非“智慧”。莫家莉等[3]構(gòu)建了“3層7子系統(tǒng)”的智慧檔案館頂層架構(gòu)模型，并從需求牽引、協(xié)同競爭、循環(huán)反饋、開放式創(chuàng)新驅(qū)動和主導轉(zhuǎn)換五個方面闡明架構(gòu)運作機理。唐霜[4]提出了檔案整理2.0模型，即“檔案資源數(shù)據(jù)化——檔案歷史及邏輯整理——原始索引信息創(chuàng)建——信息再生產(chǎn)”的檔案整理構(gòu)想。楊茜茜[5]在數(shù)字人文視野下提出了“構(gòu)建還原歷史的概念模型——檔案數(shù)據(jù)深度處理——歷史關(guān)聯(lián)可視化”的歷史檔案資源整理與開發(fā)的路徑。

檔案資源管理在理論探討層面的研究取得了多方面的成果，學者們能夠基于多種技術(shù)視角對各行業(yè)的檔案管理進行信息化構(gòu)建，明確在信息化時代中對檔案資源進行電子化、智慧化管理的重要性。但現(xiàn)階段的研究在檔案工作的業(yè)務流程中較為理想化，將人工智能、云計算等技術(shù)應用于檔案管理平臺的相關(guān)研究中更多的是對技術(shù)功能的陳述，少有結(jié)合實際情況對檔案數(shù)據(jù)資源管理的實現(xiàn)路徑進行檔案工作協(xié)同研究。

浙江省檔案館憑借其規(guī)范的系統(tǒng)建設(shè)、先進的技術(shù)應用，構(gòu)建了數(shù)字檔案資源體系，在全國范圍內(nèi)率先通過全國示范數(shù)字檔案館測試。[6]蘇州市工商檔案管理中心擴大檔案征集范圍，開展檔案編研開發(fā)，于2017年10月完成的“近現(xiàn)代中國蘇州絲綢檔案”入選聯(lián)合國教科文組織《世界記憶名錄》。[7]因此，筆者以浙江省檔案館、蘇州市工商檔案管理中心以及最先提出智慧檔案館理念的青島市檔案館為對象開展網(wǎng)絡與實地調(diào)研，充分了解實踐層面的建設(shè)現(xiàn)狀，以提出檔案數(shù)據(jù)資源智慧化管理的合理化路徑與實現(xiàn)機制。

檔案館傳統(tǒng)的工作流程，主要是面向?qū)嶓w檔案，接收立檔單位形成的檔案后按來源、時間等特征分類整理并保管于庫房。部分檔案館雖已實施“雙軌制”，保管電子化、數(shù)字化的檔案資源，但僅支持計算機閱讀的數(shù)字化檔案資源仍是“重藏輕用”理念的延伸，無法被計算機理解和處理。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，海量異構(gòu)的檔案資源極大程度上推動檔案工作流程和思維的轉(zhuǎn)變。[8]本文以《規(guī)劃》為背景，在檔案收集、整理、保管的傳統(tǒng)業(yè)務工作的基礎(chǔ)上，應用智慧工具，以檔案資源數(shù)據(jù)化為開端提出檔案數(shù)據(jù)資源智慧化管理路徑。

（一）檔案收集智慧化

檔案收集作為國家綜合檔案館豐富館藏資源的重要來源之一，是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源管理智慧化的開端。根據(jù)不同的收集對象，從面向機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案移交工作、面向社會及個人的檔案征集工作和面向互聯(lián)網(wǎng)的檔案采集工作三個方面實現(xiàn)檔案收集智慧化，如圖1所示。

1.檔案移交。在電子檔案的移交接收過程中，云技術(shù)是實現(xiàn)館室一體化的基本要求，立檔單位通過政務云與檔案館建立聯(lián)系，按照相關(guān)業(yè)務標準，以遠端操作的形式完成檔案的移交工作。在結(jié)合相關(guān)政策及標準的要求下，以元數(shù)據(jù)管理技術(shù)明確規(guī)定歸檔的元數(shù)據(jù)類型及相應約束性、字段類型等，規(guī)范立檔單位的歸檔格式，實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)化，從源頭上控制檔案數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量。電子檔案移交系統(tǒng)中提供文字識別功能，自動錄入立檔單位的掃描版檔案資源，并分類著錄電子檔案元數(shù)據(jù)的固定模板中，實現(xiàn)移交檔案標準的統(tǒng)一，便于后續(xù)電子檔案數(shù)據(jù)管理工作智慧化的開展。

2.檔案征集。在云技術(shù)的支持下，通過官方網(wǎng)站建設(shè)專題檔案征集模塊，實現(xiàn)在線與離線狀態(tài)下的檔案接收工作。借助移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立移動終端平臺，開設(shè)檔案征集功能，主動面向社會公眾設(shè)立檔案征集服務，拓展檔案征集渠道，豐富檔案資源。在線下場景中，使用“訊飛檔案機”“訊飛智錄”等智能終端、智能感知設(shè)備[9]，利用人工智能和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)征集檔案并存于云端，以高效地完成檔案收集工作。

3.檔案采集。移動互聯(lián)網(wǎng)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，使人們傾向于直接在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布信息，且部分信息具有一定憑證作用和保存價值，國家綜合檔案館應及時采集并鑒定、整理、保存，以完整記錄專題事件。大數(shù)據(jù)技術(shù)可實時關(guān)注重大活動、突發(fā)事件，并跟蹤網(wǎng)絡熱點，實現(xiàn)對網(wǎng)絡信息的智慧感知。面對異構(gòu)的信息資源，應用“數(shù)據(jù)魔方”理念，將爬蟲、API技術(shù)等多種數(shù)據(jù)采集技術(shù)組合，靈活應對多樣的數(shù)據(jù)源[10]，有針對性地爬取相關(guān)新聞及公眾反饋數(shù)據(jù)，并通過數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)分析得出具有真實性、完整性的電子分析報告，根據(jù)相關(guān)標準及時歸檔。

（二）檔案整理智慧化

結(jié)合相關(guān)研究基礎(chǔ)及《規(guī)劃》中的要求，本文將從檔案資源數(shù)據(jù)化、檔案資源質(zhì)量控制、特色檔案資源建設(shè)三個方面實現(xiàn)檔案整理智慧化，如圖2所示。

1.檔案資源數(shù)據(jù)化。對于館藏實體檔案和數(shù)字化檔案資源需要以檔案數(shù)據(jù)化作為檔案整理工作的開端。目前，OCR技術(shù)已普遍應用于檔案數(shù)據(jù)化的實踐中，該技術(shù)能夠快速、高效地對紙質(zhì)全文進行文字識別，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的全文檢索。對于外文語種記錄的檔案資源，應用機器翻譯技術(shù)，自動將外文檔案翻譯成中文，并自動著錄中外雙語元數(shù)據(jù)，保存于數(shù)據(jù)庫中，提高檔案檢索的查全率。除紙質(zhì)檔案外，國家綜合檔案館還保管了大量其他載體的檔案資源。對于實物檔案可采用3D掃描技術(shù)，來獲得物體的三維信息，并詳細著錄相關(guān)元數(shù)據(jù)，保存到對應的數(shù)據(jù)庫中，以便實現(xiàn)檔案檢索、虛擬展廳、自助展覽等場景。[11]圖像、音頻、視頻檔案數(shù)據(jù)化需要運用人臉識別、文字識別、語音識別等技術(shù)，對其中的人、物、字、語音進行識別，提取檔案中的重要信息，還原歷史事件經(jīng)過。

2.檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制。檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制是對檔案數(shù)據(jù)完整性、準確性、規(guī)范性、關(guān)聯(lián)性等質(zhì)量問題，進行識別、檢測、分析、預警、整改，以控制檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)質(zhì)量問題的因素，提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。[12]在紙質(zhì)資源模糊、字體難以辨認等各種因素的限制下，OCR技術(shù)識別的正確率仍有缺陷，對全文檢索的查全率和查準率有一定影響。另外，因檔案的專業(yè)性較強及其原始記錄的本質(zhì)屬性，要求對外文檔案要嚴格翻譯出其原始含義，而機器翻譯技術(shù)雖能做到語句通順，但仍存在領(lǐng)域識別困難、專業(yè)背景知識不足等問題，因此機器翻譯尚不能獨立運用，還需要人工干預。[13]

在開展檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制工作前，國家綜合檔案館需充分考慮檔案資源的特性，在規(guī)范和體系的指導下，開發(fā)適用于檔案資源的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制工具。首先，在國家綜合檔案館發(fā)展規(guī)劃中明確檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量標準，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制范式；其次，成立專題項目組，豐富不同類別檔案資源的語言規(guī)則和知識基礎(chǔ)，在字、詞、句等語言、語法和專業(yè)知識上建立規(guī)則庫；再者，在項目、課題科研過程中，總結(jié)案例，用以標注語料，完善語料庫；最后結(jié)合ETL理念，基于規(guī)則庫、語料庫，在神經(jīng)網(wǎng)絡算法的支持下，提高OCR技術(shù)、機器翻譯技術(shù)的準確率，實現(xiàn)對檔案資源的抽取、清洗、轉(zhuǎn)換。針對已經(jīng)數(shù)字化的檔案資源數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，一方面要重視在利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，另一方面，利用OCR等技術(shù)識別數(shù)字化成果并與數(shù)據(jù)庫中已錄入的數(shù)據(jù)進行對比，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不準確不完整，則發(fā)出預警，及時通知數(shù)據(jù)管理人員進行修正。

3.特色檔案資源建設(shè)。特色檔案資源建設(shè)是將檔案數(shù)據(jù)資源存放于相應的數(shù)據(jù)庫中，借助新一代信息技術(shù)對計算機可識別的檔案數(shù)據(jù)進行提煉、整理、開發(fā)、挖掘的深層次處理過程，實現(xiàn)知識的增值和延伸。在海量的歷史檔案資源中，文本挖掘、機器學習等能夠促進深度開發(fā)，以關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)形成知識關(guān)聯(lián)，將不同要素串聯(lián)成知識圖譜，以多元化視角完善歷史事件的原始面貌。[14]如對以新冠疫情、鄭州大水為例的突發(fā)事件，健全規(guī)范的收集、整理、保管工作機制，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫，并應用自然語言處理、文本挖掘等技術(shù)從國家、社會、個人等多角度還原事件經(jīng)過，分析事件影響，保存事件憑證，強化應對突發(fā)事件的檔案整理及開發(fā)利用，以在類似事件發(fā)生時及時警醒并提供文獻參考和決策支持。

（三）檔案保管智慧化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案的保管對象從單一的實體檔案轉(zhuǎn)變成實體與電子檔案的并行，國家綜合檔案館的建設(shè)重點不再只局限于檔案庫房，還將電子檔案、檔案數(shù)據(jù)資源的保管與存儲納入重要關(guān)注范圍。因此對于電子檔案、檔案數(shù)據(jù)資源的保管需要建立長期保管系統(tǒng)，以在長時間內(nèi)對電子檔案、檔案數(shù)據(jù)進行存儲、維護。蘇州市工商檔案管理中心建立的電子檔案長期保存系統(tǒng)，接收并保存立檔單位移交的電子檔案，系統(tǒng)能夠監(jiān)管人員對電子檔案的操作，在增加、刪除、修改出現(xiàn)問題時及時恢復原始信息，以防電子檔案的原始性遭到破壞。

檔案的保管期限決定了檔案開放的時間，在檔案開放的相關(guān)政策要求下，基于深度學習模型，融合背景知識，從鑒定方法和算法中入手，開發(fā)檔案保管期限管理工具，能夠有效提高保管期限劃分的準確率，為檔案數(shù)據(jù)資源的保管和開放共享提供決策支持。[15]在云技術(shù)的支持下，建立異地備份中心，實時動態(tài)保存檔案數(shù)據(jù)并定期遷移備份，達到對檔案資源全生命周期的長久保存和有效恢復檔案數(shù)據(jù)的目的，保證電子檔案及檔案數(shù)據(jù)資源的安全。如浙江省檔案局成立的省電子政務數(shù)據(jù)災難備份中心承擔了重要電子檔案與檔案數(shù)字化成果、館際數(shù)字檔案資源的備份，防止自然災害和網(wǎng)絡災害造成的檔案數(shù)據(jù)資源泄漏帶來的損失。

檔案數(shù)據(jù)資源智慧化管理路徑是在以數(shù)據(jù)化為導向的協(xié)同統(tǒng)一、以數(shù)據(jù)流通為主線的開放共享、以人才與技術(shù)為支撐的運行保障的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，本文從上述三個方面闡述檔案數(shù)據(jù)資源智慧化管理實現(xiàn)機制。

（一）以數(shù)據(jù)化為導向的協(xié)同統(tǒng)一機制

檔案資源的數(shù)據(jù)化是實現(xiàn)智慧管理的基礎(chǔ)，也是提供智慧服務的首要條件。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的理念發(fā)生了改變：從實體檔案的收集、整理、鑒定、保存、開發(fā)利用走向檔案數(shù)據(jù)的采集、處理、維護、服務。[16]彼時數(shù)據(jù)并非僅是數(shù)字或文本，更是一種資產(chǎn)，具有不可估量的價值。檔案智慧服務是在新一代信息技術(shù)的支持下實現(xiàn)的，其核心是借助智慧工具對檔案資源的開發(fā)利用和深度挖掘，以智慧化的方式感知、匯編檔案資源中潛在的知識成果，是知識服務的升華。

智慧工具的應用是在數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，國家綜合檔案館要以檔案資源數(shù)據(jù)化為導向，一是加速檔案數(shù)據(jù)資源的量化建設(shè)，二是各部門共同協(xié)作，在檔案數(shù)據(jù)生命周期的全過程處理工作中，嚴格按照元數(shù)據(jù)管理相關(guān)標準統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)類型、格式等信息，提高檔案資源結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的質(zhì)量，簡化以文本挖掘為主要技術(shù)工具的信息抽取處理環(huán)節(jié)，為檔案資源的智慧管理和深度開發(fā)奠定基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)以檔案用戶需求為導向的智慧服務。

（二）以數(shù)據(jù)流通為主線的開放共享機制

在檔案數(shù)據(jù)環(huán)境混亂、檔案資源開放爭議等因素的影響下，檔案部門存在滯后的“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象，各自掌握著不完全、不對稱的檔案數(shù)據(jù)，致使檔案工作效率低下，影響檔案研究、開發(fā)利用等進程。

以數(shù)據(jù)流通為主線的開放共享機制要求國家綜合檔案館依據(jù)全國統(tǒng)一的管理辦法，規(guī)范檔案資源的元數(shù)據(jù)著錄法則，運用云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)打破空間和時間壁壘，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)環(huán)境，實現(xiàn)跨地區(qū)、跨層級、跨部門間的元數(shù)據(jù)管理統(tǒng)一，保證檔案數(shù)據(jù)的流通。同時，國家綜合檔案館要全面整合檔案數(shù)據(jù)，完善檔案數(shù)據(jù)共享的標準與制度，明確檔案數(shù)據(jù)的開放共享是在社會參與理念下的協(xié)同合作，促使各個領(lǐng)域的社會公眾參與到檔案的收集、利用和監(jiān)管工作當中，并以合作、外包等方式與不同組織、團隊、個人建立聯(lián)系，以多元化視角挖掘檔案資源，實現(xiàn)協(xié)同共贏，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。[17]如浙江省檔案館開放民生檔案API，聯(lián)合浙江省民政廳推進婚姻登記檔案數(shù)據(jù)共享，將查檔服務納入補辦結(jié)婚證業(yè)務流程，構(gòu)建業(yè)務協(xié)同新方式，實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)共享與業(yè)務協(xié)同。

（三）以人才與技術(shù)為支撐的運行保障機制

檔案工作者既要具備歷史、檔案、法律等專業(yè)知識素養(yǎng)，又需要一定計算機操作技術(shù)、翻譯能力等。目前，國家綜合檔案館普遍存在編制不足、人手不夠等問題，甚至無法自主招聘工作剛需的專業(yè)對口型人才。針對人才缺失的問題，國家綜合檔案館通常以與高校或其他組織合作、招聘編外工作人員等方式來解決，但如此方法治標不治本，難以從根源上解決缺少人才的問題。

機器學習等新一代信息技術(shù)的應用能夠幫助檔案工作人員完成繁雜無意義的工作任務，從而有余力投身到檔案事業(yè)的進一步建設(shè)當中。國家綜合檔案館應以進階學習為目標，通過學科交叉培養(yǎng)的方式對在編工作人員進行培訓，完善工作人員晉升標準，鼓勵在職人員提升學歷，提高其技術(shù)素養(yǎng)、知識素養(yǎng)等，同時要明確數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)標記等檔案工作技術(shù)需求，理性選擇數(shù)字技術(shù)工具[18]，以適應大數(shù)據(jù)時代下檔案館工作的轉(zhuǎn)變。

技術(shù)設(shè)備的安全保障是檔案數(shù)據(jù)資源智慧化管理的支撐，因涉密檔案數(shù)據(jù)的特殊性質(zhì)，需要嚴格按照檔案防控體系進行保密工作。在檔案數(shù)據(jù)資源的管理流程中均存在安全風險，為防止檔案數(shù)據(jù)泄露、破壞、入侵，國家綜合檔案館要利用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、入侵檢測技術(shù)等，智慧防控檔案數(shù)據(jù)安全問題。另外，對檔案數(shù)據(jù)進行異地備份，提高云服務器的可靠性，一旦檢測到盜取風險，立即銷毀相關(guān)檔案數(shù)據(jù)資源，以防對社會公眾造成有害影響。同時，服務器、存儲設(shè)備、備份機等基礎(chǔ)設(shè)備也是檔案數(shù)據(jù)資源安全存儲的重要保障。

國家綜合檔案館豐富的館藏資源，全面記錄了歷史面貌和經(jīng)濟、社會等發(fā)展進程，在云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的幫助下，對檔案數(shù)據(jù)資源進行智慧化管理可以更全面、更高效地挖掘檔案價值，編研成順應現(xiàn)代用戶使用偏好的知識成果，主動、快速、精準地提供檔案智慧服務，使檔案工作在相關(guān)政策的指引下走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化。

*本文系2020年國家社會科學基金青年項目“社會責任視角下國家綜合檔案館服務能力提升路徑研究”（項目編號：20CTQ035）階段性研究成果之一。

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作者單位：天津師范大學管理學院