科技期刊稿件管理數(shù)字化處理流程與成效
——以《航空制造技術(shù)》為例

張曉眉 王藝源 賈靜宇

（1.中國(guó)航空制造技術(shù)研究院《航空制造技術(shù)》編輯部，北京 100024；2.北京賽西科技發(fā)展有限責(zé)任公司《信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)化》編輯部，北京 100007）

導(dǎo)語(yǔ)

隨著5G、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)廣泛滲透到科技期刊出版的各個(gè)環(huán)節(jié)中，數(shù)字技術(shù)不僅給科技期刊數(shù)字出版業(yè)態(tài)提出了新課題，同時(shí)也從技術(shù)層面提供了強(qiáng)有力支撐。稿件作為科技期刊存在價(jià)值的核心物質(zhì)基礎(chǔ)，稿件管理水平的高低直接影響著科技期刊的辦刊質(zhì)量，利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行稿件管理，對(duì)科技期刊的發(fā)展具有不可忽視的重要作用。

2015年7月，《航空制造技術(shù)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)期刊）正式啟用JournalX： 高安全性、高靈活性、市場(chǎng)占有率最高的期刊稿件采編系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)系統(tǒng)），該系統(tǒng)由北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司根據(jù)期刊的具體要求量身定制。利用該系統(tǒng)管理期刊稿件，不僅完善了稿件從投稿、審稿、編校等數(shù)字化出版流程，在稿件處理效率，編輯與作者、審稿專(zhuān)家、協(xié)同編輯之間的有效互動(dòng)，數(shù)據(jù)收集與分析，欄目策劃等方面都起到了極大的輔助作用。

本文通過(guò)梳理期刊系統(tǒng)的使用經(jīng)驗(yàn)，介紹使用基本流程，根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和心得體會(huì)歸納總結(jié)出當(dāng)前系統(tǒng)有待改進(jìn)和完善的相關(guān)功能；總結(jié)系統(tǒng)在接收投稿、審稿、編校出版、三者（編輯、審稿專(zhuān)家、作者）溝通互動(dòng)等對(duì)提升期刊質(zhì)量所發(fā)揮的積極作用，特別是通過(guò)系統(tǒng)建立起來(lái)的行業(yè)專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)以及系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)分析等功能的合理使用，優(yōu)化期刊數(shù)字化出版流程，體現(xiàn)數(shù)字化稿件管理在科技期刊發(fā)展進(jìn)程中起到的積極輔助作用，同時(shí)對(duì)稿件管理工作本身發(fā)展也具有一定的促進(jìn)作用。[1-8]

1.系統(tǒng)操作基本流程

期刊使用系統(tǒng)管理稿件的主界面如圖1如所示。

圖1 期刊系統(tǒng)處理稿件的主界面

由圖1可見(jiàn)，稿件的綜合處理情況在一個(gè)界面就全部得以呈現(xiàn)，稿件管理編輯（兼初審一）只需根據(jù)每個(gè)處理階段的提示進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新操作即可，不僅能及時(shí)把握稿件的最新動(dòng)態(tài)，跟蹤稿件的處理進(jìn)展，還能在短時(shí)間內(nèi)對(duì)全部在庫(kù)稿件進(jìn)行綜合判斷，并根據(jù)類(lèi)別和輕重緩急處理稿件。

具體操作流程：（1）稿件管理編輯登錄主界面，進(jìn)入“接收網(wǎng)絡(luò)來(lái)稿”界面，下載稿件后，登錄中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)不端檢測(cè)界面，對(duì)所下載稿件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)數(shù)據(jù)超出編輯部規(guī)定的稿件視為不合格，直接在系統(tǒng)點(diǎn)擊退稿并給作者發(fā)送退稿函，說(shuō)明退稿原因，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該類(lèi)稿件歸入“未入庫(kù)退稿的稿件”中；（2）將檢測(cè)數(shù)據(jù)合格的稿件登記入庫(kù)，利用系統(tǒng)中自帶的學(xué)術(shù)不端檢測(cè)工具再次進(jìn)行檢測(cè)，不合格稿件處理同上，合格稿件給作者發(fā)送收稿通知函，并在該稿件備注處登記中國(guó)知網(wǎng)的學(xué)術(shù)不端檢測(cè)數(shù)據(jù)；（3）初審審稿（側(cè)重審查稿件是否符合科技論文寫(xiě)作標(biāo)準(zhǔn)和本刊報(bào)道方向），并將合格稿件按序送初審二審稿；（4）初審二審稿不合格的稿件，將稿件退回到稿件管理編輯操作界面，做退稿處理；合格的稿件送主編審稿；（5）主編審稿完成后，將稿件及處理意見(jiàn)一并返回稿件管理編輯；（6）稿件管理編輯按照主編審稿意見(jiàn)進(jìn)行退稿處理或送外審專(zhuān)家審稿，前者則給作者發(fā)送退稿函，后者則下載稿件，將與作者相關(guān)的所有信息刪除，生成盲審稿后上傳至系統(tǒng)中；（7）進(jìn)入送外審界面，選擇與稿件相關(guān)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的外審專(zhuān)家（手工搜索、系統(tǒng)自動(dòng)推薦、主編指定三種匹配審稿專(zhuān)家方式），發(fā)送系統(tǒng)已設(shè)定好的審稿郵件和提醒短信給審稿專(zhuān)家，郵件和短信內(nèi)容在發(fā)送前也可依據(jù)稿件特殊情況做出修改。偶爾需使用系統(tǒng)上專(zhuān)家留言功能（主要是針對(duì)一些個(gè)性化需求的稿件），如在專(zhuān)家登錄審閱該稿件的界面注明加急稿件、希望審回的日期等。（8）外審專(zhuān)家審回的稿件會(huì)在系統(tǒng)主界面“新審回”欄目中顯示，稿件管理編輯依據(jù)審稿專(zhuān)家意見(jiàn)對(duì)稿件進(jìn)行“退回作者修改”“退稿”“錄用”等操作，上述操作均可通過(guò)系統(tǒng)直接反饋給作者，處理流程如圖2所示。

圖2 使用期刊系統(tǒng)單篇稿件處理流程頁(yè)面

具體工作步驟及處理結(jié)果如圖3所示。

圖3 稿件處理基本流程圖

由圖3可見(jiàn)，每篇稿件處理流程完整清楚簡(jiǎn)潔，且每個(gè)處理流程階段都有一個(gè)獨(dú)立界面，在該界面上記錄了稿件處理過(guò)程的所有信息，為稿件管理編輯在處理稿件時(shí)省去了傳統(tǒng)的查找、翻閱過(guò)往處理信息的時(shí)間和精力，也為編輯部決策層在無(wú)需稿件管理編輯協(xié)助的情況下即可自行閱讀所有稿件處理流程信息和狀態(tài)，為統(tǒng)籌和個(gè)性化安排庫(kù)存稿件出版提供了便利，不僅提高了工作協(xié)同效率，而且有效規(guī)避了稿件管理編輯存在的信息傳遞有誤、遺漏等問(wèn)題。

2.傳統(tǒng)與使用系統(tǒng)管理稿件優(yōu)劣比較

科技期刊作者投稿方式大致經(jīng)歷了作者親自或托人將稿件送至編輯部、通過(guò)郵局郵寄紙質(zhì)稿件、E-mail投稿等方式。作者投稿方式見(jiàn)證了科技期刊稿件管理工作的不斷進(jìn)步和規(guī)范化過(guò)程，每一種投稿方式的轉(zhuǎn)變都代表著一個(gè)時(shí)代的進(jìn)步。以下通過(guò)期刊使用Excel與系統(tǒng)管理稿件在信息登記、信息溝通（編輯、審稿專(zhuān)家、作者）、作者跟蹤稿件處理進(jìn)展、費(fèi)用管理等進(jìn)行比較分析。具體過(guò)程和結(jié)論如下。

2.1 稿件信息登記

使用Excel管理流程：接收來(lái)稿后，稿件管理編輯必須對(duì)所有來(lái)稿進(jìn)行手工登記，手工錄入稿件編號(hào)、標(biāo)題、作者姓名、單位、通訊地址等信息，操作過(guò)程繁瑣單調(diào)，因來(lái)稿量大，在登記時(shí)經(jīng)常出錯(cuò)；使用系統(tǒng)管理流程：點(diǎn)擊稿件入庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)按照設(shè)定的程序生成稿件編號(hào)，同時(shí)將稿件的所有信息自動(dòng)記錄在相應(yīng)的稿件編號(hào)內(nèi)，稿件管理編輯只需點(diǎn)擊提交即可，因人為操作出錯(cuò)的情況幾乎為零。

針對(duì)百米林帶植物群落季相變化單調(diào),植物景觀缺乏特色等問(wèn)題,建議在進(jìn)行群落結(jié)構(gòu)優(yōu)化時(shí)增加色葉樹(shù)種的應(yīng)用,盡量做到四季至少三季有景可觀,營(yíng)造春花、夏蔭、秋葉、冬枝的優(yōu)美植物景觀。同時(shí)根據(jù)各個(gè)區(qū)劃特有的自然稟賦和人文特色,總體把控,分區(qū)指導(dǎo),打造區(qū)域特色性。選擇部分現(xiàn)狀條件較好的標(biāo)段進(jìn)行重點(diǎn)優(yōu)化改造,形成具有鮮明特征的植物景觀單元,提升上海環(huán)城綠帶整體景觀形象。

2.2 信息溝通

2.2.1 與作者溝通審稿意見(jiàn)

期刊在使用系統(tǒng)管理稿件之前，使用Excel管理稿件均為紙質(zhì)送審，其審稿流程為：稿件管理編輯、編輯部主任和主編審稿通過(guò)后，再送外審。審稿專(zhuān)家審閱后，除對(duì)稿件做出錄用、修改后發(fā)表、修改后再審、退稿結(jié)論外，還會(huì)從專(zhuān)業(yè)角度提出或多或少的修改意見(jiàn)或退稿理由。稿件管理編輯需要將編輯部的審稿意見(jiàn)和外審意見(jiàn)一起錄入電腦，以信函方式通過(guò)E-mail發(fā)送給作者。由于稿件量大，重新錄入審稿意見(jiàn)不僅耗時(shí)費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)，特別是書(shū)寫(xiě)潦草的審稿意見(jiàn)更是如此，有時(shí)甚至還需致電審稿專(zhuān)家核實(shí)，給各方都帶去了很多麻煩；使用系統(tǒng)處理流程：所有審稿意見(jiàn)均以電子文本的方式上傳至系統(tǒng)中，稿件管理編輯只需復(fù)制粘貼或在系統(tǒng)直接勾選，進(jìn)行必要的規(guī)范處理后就可隨編輯部審稿意見(jiàn)用郵件一起轉(zhuǎn)發(fā)給作者，不僅提高了工作效率和質(zhì)量，而且轉(zhuǎn)達(dá)審稿意見(jiàn)的出錯(cuò)概率幾乎為零。反之，將作者修改后的稿件和修改說(shuō)明轉(zhuǎn)達(dá)給審稿專(zhuān)家亦同。

2.2.2 審稿效率和質(zhì)量

使用Excel送審流程：（1）審稿效率。稿件管理編輯把稿件打印出來(lái)，將稿件的相關(guān)信息如標(biāo)題、作者單位、聯(lián)系方式等信息填寫(xiě)在審稿簽上，完成初審后，依次送編輯部主任、主編審稿，根據(jù)主編審稿意見(jiàn)進(jìn)行外審和退稿處理。對(duì)需要外審的稿件，稿件管理編輯首先選擇專(zhuān)業(yè)相關(guān)的審稿專(zhuān)家，同時(shí)在稿件登記表中的對(duì)應(yīng)處登記審稿專(zhuān)家信息和稿件狀態(tài)，再將稿件和審稿簽一起放入信封，手寫(xiě)審稿專(zhuān)家的姓名和收件地址，送收發(fā)室轉(zhuǎn)發(fā)。外審專(zhuān)家審稿后，通過(guò)郵寄、自己親送等方式將審稿意見(jiàn)返回編輯部。整個(gè)審稿流程十分繁瑣且環(huán)節(jié)多，審稿效率可想而知，即使一篇稿件在所有環(huán)節(jié)都沒(méi)有滯留的情況下，一篇稿件從接收到最后錄用至也要半個(gè)月以上，而事實(shí)上大多數(shù)情況并非如此，一般從接收到稿件錄用，往往需要兩個(gè)月以上。由于稿件處理的各環(huán)節(jié)都處于分離狀態(tài)，加上稿件數(shù)量龐大，稿件管理編輯很難逐一進(jìn)行跟蹤處理，普遍存在嚴(yán)重滯后現(xiàn)象，如果作者不主動(dòng)向編輯部咨詢(xún)，有些稿件在處理過(guò)程中的某個(gè)環(huán)節(jié)遺失也時(shí)有發(fā)生。（2）審稿質(zhì)量。存在的主要問(wèn)題如下：一是考慮到審稿時(shí)效等，編輯部往往將審稿專(zhuān)家局限于本地和本單位的相關(guān)專(zhuān)家學(xué)者，由于稿件數(shù)量多，審稿專(zhuān)家少，通常只能做到一篇稿件只送一個(gè)外審專(zhuān)家審稿；二是非專(zhuān)職審稿，審稿專(zhuān)家通常只能利用本職工作以外的時(shí)間從事審稿工作，精力和時(shí)間有限；三是存在稿件多外審專(zhuān)家少，專(zhuān)業(yè)無(wú)法做到全覆蓋，由于外審專(zhuān)家自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、眼界等原因，對(duì)各類(lèi)稿件質(zhì)量判斷和把握也存在失誤現(xiàn)象；四是每篇送審的稿件都記錄有作者的具體相關(guān)信息，有些作者與審稿專(zhuān)家系同事、朋友、親屬等關(guān)系，礙于情面，審稿專(zhuān)家在質(zhì)量把關(guān)方面造成主觀偏頗也時(shí)有發(fā)生；五是編輯部未啟用學(xué)術(shù)不端檢測(cè)數(shù)據(jù)篩查，稿件內(nèi)容重復(fù)率高乃至重復(fù)發(fā)稿現(xiàn)象也偶有發(fā)生，加上上述現(xiàn)象普遍存在，客觀上給期刊稿件質(zhì)量造成了不良影響。

使用系統(tǒng)管理稿件：（1）審稿效率。稿件管理編輯履行完成初審，直接通過(guò)系統(tǒng)提交給編輯部主任、主編審稿，每個(gè)環(huán)節(jié)處理完成后，通過(guò)釘釘或微信提示下一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間觀察總結(jié)得出，編輯部當(dāng)天就能完成新投稿件的全部審稿流程，并精準(zhǔn)送達(dá)至外審專(zhuān)家手中，同時(shí)通過(guò)手機(jī)短信和專(zhuān)門(mén)郵件提示外審專(zhuān)家及時(shí)審稿。因每篇稿件都設(shè)有審稿返回時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如果審稿專(zhuān)家接收到送審郵件時(shí)工作繁忙無(wú)法及時(shí)審稿，可以在送審郵件里點(diǎn)擊“不便審稿”上傳至稿件系統(tǒng)，稿件管理編輯會(huì)再次匹配加送審稿專(zhuān)家；如果審稿超時(shí)未審回，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送催審或提醒郵件；稿件管理編輯的主界面也會(huì)有“需要催審”的提示，管理編輯可根據(jù)情況及時(shí)與無(wú)反饋的審稿專(zhuān)家取得聯(lián)系了解情況，酌情做出轉(zhuǎn)送其他外審專(zhuān)家等處理。總體來(lái)看，審稿周期一般在10天內(nèi)均能返回，最快的甚至幾個(gè)小時(shí)就能完成審稿，普遍審稿返回及時(shí)有效。編輯部在接到外審專(zhuān)家返回的審稿意見(jiàn)后，在退修界面將編輯部和審稿專(zhuān)家意見(jiàn)通過(guò)寫(xiě)留言、發(fā)郵件和提示短信3種方式反饋給作者，一般5分鐘左右就能處理完成1篇稿件。此外，稿件管理編輯通過(guò)系統(tǒng)中的“過(guò)濾器”功能實(shí)時(shí)監(jiān)控所有滯后稿件進(jìn)展，根據(jù)“當(dāng)前流程階段”迅速找到滯后稿件并進(jìn)行相應(yīng)處理，即使稿件管理編輯、編輯部的相關(guān)審稿責(zé)任人、外審專(zhuān)家、作者等外出，只要能上網(wǎng)，就能對(duì)自己負(fù)責(zé)的稿件進(jìn)行處理，不受時(shí)間、空間、地域限制，大大提高了稿件處理的靈活性和效率。自從2015年使用系統(tǒng)管理稿件以來(lái)，一般情況下，一篇稿件從接收到錄用最快只需一個(gè)星期，最長(zhǎng)也不超過(guò)兩個(gè)月，沒(méi)有發(fā)生過(guò)一篇稿件中途遺漏和丟失情況。（2）審稿質(zhì)量。主要表現(xiàn)如下：一是利用學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)進(jìn)行初審，篩掉了一批質(zhì)量明顯不達(dá)標(biāo)的稿件，從而最大程度保證了送外審的稿件質(zhì)量，減少了外審專(zhuān)家因?yàn)楦寮|(zhì)量太低而產(chǎn)生的反感和抱怨，降低了因常稿件質(zhì)量水平低而影響到外審專(zhuān)家在評(píng)審過(guò)程中的興趣和積極性概率；二是通過(guò)系統(tǒng)審稿，解決了地域限制問(wèn)題，國(guó)內(nèi)外所有同行業(yè)專(zhuān)家學(xué)者都可納入到外審專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)中，大大提升了審稿專(zhuān)家的數(shù)量和質(zhì)量，每篇稿件能夠做到送兩個(gè)以上有資質(zhì)的同行進(jìn)行評(píng)議；依靠數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以更準(zhǔn)確的將稿件送至專(zhuān)業(yè)對(duì)口的同行進(jìn)行評(píng)審，提高了審稿質(zhì)量和效率；三是執(zhí)行雙盲審稿制度，審稿專(zhuān)家和作者相互之間不能直接了解溝通，使外審專(zhuān)家可以無(wú)壓力審稿，在質(zhì)量把關(guān)方面更為客觀、準(zhǔn)確；四是系統(tǒng)可以看到每個(gè)外審專(zhuān)家接收到審稿的頻率和周期情況，稿件管理編輯可以依據(jù)專(zhuān)家接收稿件數(shù)量和頻次，更合理地安排送審工作，以避免外審專(zhuān)家頻繁接收稿件影響本職工作從而導(dǎo)致審稿積極性不高，影響審稿質(zhì)量等情況。

2.3 作者稿件跟蹤

使用Excel流程：由于稿件管理過(guò)程無(wú)法做到與作者同頻共進(jìn)，作者想要了解其稿件進(jìn)展動(dòng)態(tài)，就必須致電編輯部咨詢(xún)，稿件管理編輯根據(jù)作者提供的稿件編號(hào)等信息在Excel表中查找，再將相關(guān)信息轉(zhuǎn)達(dá)給作者。由于稿件數(shù)量多，作者的咨詢(xún)電話不斷，稿件管理編輯工作十分繁重單調(diào)。

使用系統(tǒng)流程：系統(tǒng)中設(shè)置有“在線查稿”功能，作者只需登錄系統(tǒng)，點(diǎn)擊“在線查稿”即可隨時(shí)隨地查詢(xún)稿件的全部處理流程信息，既方便快捷又經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，如果對(duì)稿件處理進(jìn)展有疑問(wèn)，還可給通過(guò)系統(tǒng)直接給編輯部留言詢(xún)問(wèn)，稿件管理編輯根據(jù)工作安排及時(shí)查看處理回復(fù)即可，省去了給作者回復(fù)郵件和接待電話咨詢(xún)等，稿件管理編輯從中解脫出來(lái)，將時(shí)間和精力用在更有價(jià)值的事情上。

2.4 費(fèi)用管理

收取發(fā)放審稿費(fèi)和稿費(fèi)也是期刊編輯部工作的主要事項(xiàng)之一。使用Excel費(fèi)用管理流程：編輯部定期統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，提交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)審核報(bào)賬完成后，再將處理結(jié)果反饋給編輯部。由于實(shí)際工作運(yùn)行中環(huán)節(jié)較多，兩個(gè)部門(mén)經(jīng)常不能及時(shí)協(xié)調(diào)工作，很多稿件的審稿費(fèi)、稿費(fèi)等得不到及時(shí)處理，如有些稿件已經(jīng)見(jiàn)刊，作者卻未將審稿費(fèi)寄來(lái)；又如審稿費(fèi)和稿費(fèi)等經(jīng)常不能及時(shí)發(fā)放，一定程度上影響了外審專(zhuān)家的積極性和編輯部的服務(wù)質(zhì)量。使用系統(tǒng)費(fèi)用管理流程：系統(tǒng)中設(shè)置專(zhuān)門(mén)的“費(fèi)用管理”功能，財(cái)務(wù)部門(mén)定期根據(jù)設(shè)定賬號(hào)登錄系統(tǒng)，即可對(duì)審稿費(fèi)等進(jìn)行處理，處理完成后的稿件均有已支付標(biāo)識(shí)，且在稿件相關(guān)流程界面上有體現(xiàn)，編輯部登錄相應(yīng)稿件界面點(diǎn)擊“費(fèi)用”一欄即可了解相關(guān)情況，從而規(guī)避了傳統(tǒng)費(fèi)用管理因兩個(gè)部門(mén)信息不對(duì)稱(chēng)等產(chǎn)生的弊端。

3.系統(tǒng)存在的問(wèn)題及建議

綜上，使用系統(tǒng)進(jìn)行稿件管理后，期刊稿件管理工作有了質(zhì)的飛躍。通過(guò)工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，該系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)首發(fā)輔助功能、學(xué)術(shù)不端檢測(cè)、盲審處理、合理設(shè)計(jì)外審專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)、定期自動(dòng)分析庫(kù)存稿件數(shù)據(jù)、稿件庫(kù)設(shè)計(jì)等功能有待進(jìn)一步完善優(yōu)化。具體歸納如下：

3.1 缺網(wǎng)絡(luò)首發(fā)輔助功能

系統(tǒng)目前尚無(wú)網(wǎng)絡(luò)首發(fā)輔助功能設(shè)置，錄用稿件無(wú)法做到及時(shí)單篇簽發(fā)優(yōu)先網(wǎng)絡(luò)首發(fā)，存在縮短論文網(wǎng)絡(luò)首發(fā)進(jìn)度和加快成果轉(zhuǎn)化滯后等問(wèn)題。

3.2 學(xué)術(shù)不端檢測(cè)不完善

系統(tǒng)中自帶的學(xué)術(shù)不端檢測(cè)鏈接數(shù)據(jù)庫(kù)不完善，造成檢測(cè)數(shù)據(jù)達(dá)不到客觀全面，需要下載稿件后借助中國(guó)知網(wǎng)等進(jìn)行再次權(quán)威檢測(cè)，由于是手工操作，存在操作失誤導(dǎo)致相似度數(shù)據(jù)備注不準(zhǔn)確等風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 盲審流程繁瑣

期刊稿件采編系統(tǒng)的屏蔽信息功能尚不成熟，要徹底做到雙盲審稿，稿件管理編輯必須下載稿件，并將稿件中與作者相關(guān)的所有信息如姓名、單位、地址、Email、電話、基金項(xiàng)目等通過(guò)手工刪除，保存后重新上傳至系統(tǒng)中。存在另存后的稿件因刪除了作者信息內(nèi)容，稿件格式或版本另存后有所變動(dòng)，導(dǎo)致稿件公式或圖片顯示不完全的情況，影響審稿質(zhì)量和效率。有時(shí)因?yàn)榫W(wǎng)速慢導(dǎo)致稿件無(wú)法下載或上傳速度太慢等，給稿件管理編輯增加了不必要的工作量，影響了工作效率。此外，因?yàn)槭侨斯げ僮?，存在作者信息清除不徹底、清除后的稿件未能成功覆蓋原稿。由于編輯部接收來(lái)稿數(shù)量大，還存在清除后的稿件上傳至錯(cuò)誤稿號(hào)的等風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 稿件庫(kù)設(shè)計(jì)不明確

一是退稿庫(kù)。目前系統(tǒng)只有兩個(gè)退稿庫(kù)：未入庫(kù)稿件退稿和入庫(kù)稿件退稿。在編輯部的實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中，入庫(kù)稿件退稿又分為編輯部退稿和外審專(zhuān)家審閱后決定退稿的稿件。將入庫(kù)稿件退稿歸于一個(gè)庫(kù)中，稿件管理編輯和編輯部決策層如想了解兩類(lèi)退稿信息，就需要花上一定時(shí)間去統(tǒng)計(jì)，由于稿件數(shù)量都在動(dòng)態(tài)中不斷增加，時(shí)間越長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)所費(fèi)時(shí)間也就相應(yīng)延長(zhǎng)，加上稿件處在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)變化中，很難保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；二是投稿錄用稿件庫(kù)和約稿庫(kù)。目前系統(tǒng)中的投稿和約稿在錄用后分別被歸檔至“錄用待發(fā)表”和“約稿庫(kù)”，如果在“錄用待發(fā)表”和“約稿庫(kù)”中按照期刊錄用稿件的專(zhuān)業(yè)創(chuàng)建相應(yīng)的優(yōu)、良、合格等子庫(kù)，可供編輯部決策層在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)各專(zhuān)業(yè)的稿件庫(kù)存狀況有一個(gè)清晰了解，及時(shí)根據(jù)稿件投稿內(nèi)容、投稿時(shí)間、涉及專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域、作者所在單位等數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析判斷相關(guān)專(zhuān)業(yè)前景，從而做好期刊欄目設(shè)計(jì)、專(zhuān)題策劃等工作。

3.5 操作時(shí)有設(shè)備的限制

稿件系統(tǒng)的操作都需電腦登錄后操作，比如審稿時(shí)，專(zhuān)家需要電腦登錄系統(tǒng)下載稿件后再審閱稿件，再填寫(xiě)意見(jiàn)或上傳批注稿。如果可以開(kāi)通或優(yōu)化手機(jī)相關(guān)的App或程序，專(zhuān)家可以利用碎片的時(shí)間直接用手機(jī)界面打開(kāi)閱讀并使用手機(jī)在線批注審稿，這樣可以縮短審稿周期，提高工作效率，提升期刊服務(wù)的滿意度。

4.使用系統(tǒng)后取得的成效

綜上所述，可以看到期刊使用系統(tǒng)后，不僅讓稿件管理編輯從繁瑣單調(diào)的工作中解脫出來(lái)，杜絕了稿件登記時(shí)信息重復(fù)錄入、作者一稿多投和重復(fù)投稿、審稿滯后和質(zhì)量不高、審稿專(zhuān)家專(zhuān)業(yè)覆蓋不全面、作者頻繁咨詢(xún)稿件進(jìn)展影響正常工作、費(fèi)用管理不清及滯后、稿件處理滯后和遺失稿件、編輯外出無(wú)法辦公等弊端，而且稿件管理工作效率得到了大幅度提高。更為重要的是，通過(guò)使用系統(tǒng)中的稿件管理、組版管理、費(fèi)用管理、統(tǒng)計(jì)分析、信息維護(hù)和人員信息等功能，編輯部日常工作及編輯出版模式、手段、流程、運(yùn)作和管理方式也相應(yīng)發(fā)生了全新變化，可喜變化體現(xiàn)在期刊的優(yōu)質(zhì)稿件逐年提高，2015年到2021年期間，期刊影響力不斷提升，在中國(guó)知網(wǎng)航空航天科學(xué)與工程學(xué)科57種期刊中，2017年、2018年、2019年、2020年影響力指數(shù)（CI）學(xué)科排序分別為第13位、第11位、第9位、第5位。2021年3月8日，期刊接到《中文核心期刊要目總覽》2020年版編委會(huì)通知，入編《中文核心期刊要目總覽》2020年版（即第9版）航空、航天類(lèi)的核心期刊。

綜上所述表明，使用系統(tǒng)進(jìn)行稿件管理對(duì)提高辦刊質(zhì)量和影響力方面都起到了積極的推動(dòng)作用，在實(shí)現(xiàn)期刊采編業(yè)務(wù)的流程化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化以及縮短投、審稿周期、擴(kuò)充作者及外審專(zhuān)家數(shù)據(jù)資源庫(kù)以及編輯出版質(zhì)量和效率方面都得到顯著提升，對(duì)期刊全流程數(shù)字化建設(shè)方面起到了積極的促進(jìn)作用，為數(shù)字化出版乃至智慧出版的實(shí)現(xiàn)提供了輔助作用。

結(jié)語(yǔ)

本文介紹了期刊利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)稿件管理數(shù)字化處理流程和取得的業(yè)績(jī)成效；對(duì)利用系統(tǒng)在學(xué)術(shù)不端檢測(cè)、同行評(píng)議、審稿專(zhuān)家匹配、三方溝通（編輯、審稿、作者）、編校排版和網(wǎng)絡(luò)首發(fā)為一體的稿件管理數(shù)字化流程方面進(jìn)行了探討；通過(guò)對(duì)使用系統(tǒng)管理稿件的工作實(shí)踐，總結(jié)得出稿件內(nèi)容質(zhì)量、審稿專(zhuān)家匹配、稿件錄用與見(jiàn)刊速度、編輯協(xié)同辦公等方面均得到了優(yōu)化和提升。綜上，為推進(jìn)我國(guó)科技期刊數(shù)字化乃至智能出版做出了有益探索，為科學(xué)化管理稿件和提升辦刊質(zhì)量提供可借鑒方法。