對數(shù)字檔案館的理性思考

桑吉江初

摘 要：與傳統(tǒng)檔案作為檔案保存的重要基礎不同，數(shù)字檔案是電子信息的重要儲存庫，信息的獲取和存儲不受時間和空間的限制。與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字檔案有很大的不同，同時又有一定的關系：數(shù)字檔案是傳統(tǒng)檔案的開創(chuàng)性創(chuàng)新和延伸，管理水平大大提高，管理技術大大改善。但是，在檔案維護方面，數(shù)字歸檔不能禁止傳統(tǒng)歸檔，打印文檔優(yōu)先于電子文檔。

關鍵詞：數(shù)字檔案;檔案維護;管理水平

引言

數(shù)字檔案的定位過程面臨著難以達到預期結(jié)果的問題，由于數(shù)字檔案的技術缺陷，以及難以保證其文獻性和原創(chuàng)性。數(shù)字檔案可以是傳統(tǒng)檔案的一部分，但不能成為辦公自動化和電子政務的一部分，必須科學合理地放置在數(shù)字檔案系統(tǒng)中。

1 對傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的比較分析

傳統(tǒng)檔案館傾向于收集不同類型的信息，并對其進行有效的處理和存儲。此外，檔案館還結(jié)合用戶需求提供檔案信息服務。傳統(tǒng)檔案的一個顯著缺陷是檔案發(fā)展過于注重檔案的加工、收集和儲存。當存儲安全與用戶需求不一致時，需要確保安全性。此外，傳統(tǒng)檔案的檢索能力相對較低，存在許多不足之處，進一步直接影響著信息的發(fā)展。檔案的發(fā)展需要完善，但傳統(tǒng)檔案不能提供這些。傳統(tǒng)的檔案材料更豐富，離使用者更近，仍然受到大眾的廣泛歡迎。因此，在未來很長一段時間內(nèi)，傳統(tǒng)的檔案也會有一個基本的格式。與傳統(tǒng)檔案不同的是，數(shù)字檔案基本上是對不同類型、不同格式的信息進行合理的處理，并以數(shù)字形式存儲。數(shù)字檔案是網(wǎng)絡和信息技術時代的重要產(chǎn)物，數(shù)字檔案隨著信息技術和網(wǎng)絡的發(fā)展而迅速發(fā)展。由于計算機技術的發(fā)展導致各個領域的發(fā)展和數(shù)字檔案的出現(xiàn)，數(shù)字檔案最顯著的特點是數(shù)字存儲、網(wǎng)絡廣播、多媒體處理的多樣性，更方便，不受地點和時間的限制，比傳統(tǒng)的歸檔更高效，服務更快[]。

2 數(shù)字檔案的功能

2.1使用分析

數(shù)字歸檔是以數(shù)字形式對檔案信息進行收集（包括相關檔案信息資源的定位、檢索和用戶訪問等服務），組織排序和“工作方法”，為檔案信息領域的用戶提供信息服務。因此，數(shù)字檔案應實現(xiàn)以下主要功能：檔案信息多媒體的數(shù)字化;檔案信息的存儲與管理;為廣大用戶有效獲取檔案信息;數(shù)字檔案信息的檢索、發(fā)布、傳輸、管理和維護;數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的保護與檔案信息保護等。

2.2管理角度分析

數(shù)字化歸檔是建立在檔案內(nèi)部操作高度自動化的基礎上的。在線用戶和遠程用戶都可以訪問OPAC（交互式公共目錄）。它可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問檔案館中的數(shù)字檔案資源以及檔案館內(nèi)外可用的其他多媒體工具。

2.3技術支持角度分析

數(shù)字檔案資源、服務和技術是數(shù)字檔案的三大要素之一。數(shù)字存檔技術是支持信息的關鍵。一方面數(shù)字檔案依靠互聯(lián)網(wǎng)絡系統(tǒng)，需要信息技術的支持。網(wǎng)絡技術、信息處理與傳輸技術、分布式信息處理技術、安全與隱私技術、可靠性技術、海量用戶訪問文件技術、新型搜索方法、海量信息存儲技術等，而數(shù)字歸檔則以計算機可訪問的格式在多媒體工具中表示、存儲、處理和傳輸數(shù)字歸檔信息資源。因此，除了需要信息技術支持外。數(shù)字歸檔還需要有規(guī)范的標準，如元數(shù)據(jù)標準、數(shù)字歸檔信息形成標準、數(shù)字歸檔信息格式標準、數(shù)字歸檔信息檢索標準、數(shù)據(jù)庫標準等。從技術的角度來看，技術和標準構成了數(shù)字檔案館存在的基礎。

3 對數(shù)字檔案館成本效益的理性思考

目前，我國大多數(shù)檔案工作人員對成本效益沒有一個高性價比的概念，檔案管理傳統(tǒng)上不重視檔案管理的成本效益比。德欽縣國家綜合檔案館在檔案維護過程中，對于檔案維護和保存的費用是否超過了檔案本身的成本，一直沒有引起足夠的重視。這通常會導致兩種現(xiàn)象。由于信息本身的價值，或者一些已經(jīng)失去價值的檔案仍然保存，資金的嚴重浪費，一方面是財政資源的利用效率低下，另一方面是許多最有價值的檔案沒有得到充分的保護，而像正常的材料一樣儲存，以及由于缺乏經(jīng)濟效益，材料與投入之間的不平衡，都不可避免地對檔案工作產(chǎn)生重大影響。在建設數(shù)字檔案的過程中，需要花費大量的資金。數(shù)字檔案不是一次性投資，這并不奇怪。數(shù)字檔案需要后續(xù)維護，維護成本很高。與傳統(tǒng)檔案館相比，檔案館的正常、穩(wěn)定運作需要不斷投入。數(shù)字存檔的成本更高，值得建立一個數(shù)字存檔嗎？結(jié)果究竟有多有效，這個問題值得冷靜地考慮[]。

4 關于建設數(shù)字檔案館的思考

在數(shù)字檔案的建設中，要充分認識到，數(shù)字檔案的存檔并非永不落伍的。數(shù)字化檔案的建設是一個復雜的、大規(guī)模的工程。大型工程的成功要求新技術和充足的資金的支持，這樣的理念促使人們就目前的情況達成一致并進行分析。目前，我國大部分的檔案館都認為，目前的問題與困難在于經(jīng)費不足。然而，在數(shù)字檔案的建設中，存在著諸多問題，不僅僅有經(jīng)費的問題，也有技術問題和非技術問題。

5 結(jié)束語

然而，創(chuàng)建數(shù)字檔案要想立即取得成功，幾乎是不可能的，這需要考慮各種因素，考慮數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案之間的差異，并監(jiān)測數(shù)字檔案管理的定位和成本。還應注意建立數(shù)字檔案的有效、循序漸進的過程。必須對優(yōu)先事項作出明確區(qū)分，只要建設有可能，一切都需要做。

參考文獻

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