醫(yī)院智慧管理建設(shè)背景下印章管理系統(tǒng)構(gòu)建實(shí)踐

摘? 要：在智慧醫(yī)院建設(shè)背景下，醫(yī)院逐步開(kāi)展印章管理信息化工作。印章管理是醫(yī)院管理的重要組成部分之一，是有效開(kāi)展醫(yī)院各項(xiàng)工作的前提。為了規(guī)范印章管理流程，降低印章風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步提升醫(yī)院管理水平，廣州市花都區(qū)人民醫(yī)院通過(guò)分析研究醫(yī)院印章管理現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)流程、系統(tǒng)功能，構(gòu)建符合醫(yī)院實(shí)際情況的印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人章分離、管控及時(shí)、過(guò)程留痕等管理功能。實(shí)踐證明，構(gòu)建印章管理系統(tǒng)可以助力印章管理。

關(guān)鍵詞：印章管理;信息系統(tǒng);智慧醫(yī)院

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2096-4706（2022）04-0012-05

Construction Practice of Seal Management System under the Background of Hospital Smart Management Construction

LI Ling

（Computer Network Technology Center， Huadu District Peoples Hospital of Guangzhou， Guangzhou? 510800， China）

Abstract： Under the background of smart hospital construction， the hospital gradually carries out informatization work of seal management. Seal management is one of the important parts of hospital management and the premise of of effectively carrying out each work in the hospital. In order to standardize the seal management process， reduce the risk of seal， and further improve the level of hospital management， Huadu District Peoples Hospital of Guangzhou designs the system structure， system process and system function to build a seal management system in line with the actual situation of the hospital by analyzing and studying the current situation of hospital seal management， which realizes the management functions of the separation of human and seal， timely management and control， process marks and so on. Practice proves that constructing the seal management system can help the seal management.

Keywords： seal management; information system; smart hospital

0? 引? 言

印章是企事業(yè)單位運(yùn)用權(quán)限進(jìn)行管理工作的一種憑證，具有合法性和權(quán)威性[1]。一旦一份文書(shū)材料加蓋單位印章，就標(biāo)志著其內(nèi)容取得了單位的認(rèn)可，在獲得相關(guān)職權(quán)實(shí)行的同時(shí)，也必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任與義務(wù)[2]。若印章被盜用等問(wèn)題發(fā)生，單位則需要處理其引起的各類(lèi)不良后果。鑒于印章具有此種特殊性，印章管理質(zhì)量直接影響單位運(yùn)營(yíng)及發(fā)展。醫(yī)院工作性質(zhì)不同于各類(lèi)機(jī)關(guān)企事業(yè)機(jī)構(gòu)，以從事醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)為主，根據(jù)開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)而形成各自不同的專(zhuān)用印章[3]。比如，法人章、部門(mén)章、簽字章。不同的章因應(yīng)用效力和范圍不同而具體管理方式不同。隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理不斷深入，醫(yī)院印章管理難度不斷增加，人為管控模式不足日益凸顯。同時(shí)，智慧醫(yī)院建設(shè)背景下，醫(yī)院信息化建設(shè)范圍也逐步從臨床擴(kuò)展到行政后勤管理。信息技術(shù)滲入到醫(yī)院印章管理已是一種必然趨勢(shì)，其勢(shì)必重塑印章管理價(jià)值進(jìn)而提升醫(yī)院整體管理水平。

1? 存在問(wèn)題

印章管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是有效開(kāi)展醫(yī)院各項(xiàng)工作的前提[4]。然而，在信息技術(shù)支持不足的前提下，醫(yī)院一般采用人為管控模式。這種模式存在以下不足：（1）違規(guī)用章風(fēng)險(xiǎn)較大。人工管理印章，印章使用痕跡保存不足，監(jiān)管不足，容易滋生違規(guī)用章現(xiàn)象，進(jìn)而可能給醫(yī)院帶來(lái)各種有形和無(wú)形損失。比如：名譽(yù)受損、醫(yī)患糾紛、合同糾紛、人事糾紛。（2）工作效率不高。層層純?nèi)藶閷徟鞒倘狈η逦闹笇?dǎo)作用，且實(shí)際操作過(guò)程不僅耗時(shí)還十分煩瑣。這樣容易激化印章審批與實(shí)際用章需求之間的矛盾。同時(shí)，在缺乏有效監(jiān)管下，若印章管理人員內(nèi)控水平不足，則其夾在審批流程和用章需求之間很容易選擇“審批存在瑕疵情況下使用印章”。（3）工作監(jiān)管不足。印章審批與印章使用是否匹配缺乏有效監(jiān)管。事實(shí)上，人為管控很難做到實(shí)時(shí)監(jiān)管和動(dòng)態(tài)監(jiān)管，印章外帶場(chǎng)景監(jiān)管不足尤其明顯。但是，醫(yī)院因醫(yī)患糾紛、財(cái)務(wù)管理等各種實(shí)際工作需求時(shí)常出現(xiàn)印章外帶現(xiàn)象。（4）歸檔管理困難。醫(yī)院印章檔案主要是將印章刻印信息、保管信息、使用信息以及移交信息等記錄到特定的文檔中，保證印章從刻印到銷(xiāo)毀的整個(gè)流程都有比較完整的記錄[5]。缺乏信息技術(shù)支持下，印章管理整個(gè)流程的記錄很難歸檔保存。若沒(méi)有印章申請(qǐng)信息、審批信息、使用信息等，則無(wú)法實(shí)現(xiàn)印章閉環(huán)追蹤管理，進(jìn)而促使醫(yī)院處于印章管理高風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879

2? 建設(shè)實(shí)踐

我院2021年引入印章管理系統(tǒng)，基于該系統(tǒng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)印章管理業(yè)務(wù)及操作更加規(guī)范化和便捷化，對(duì)印章申請(qǐng)、審批、使用、保管、監(jiān)控實(shí)現(xiàn)全面閉環(huán)管理?，F(xiàn)就針對(duì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)流程、系統(tǒng)功能三方面闡述建設(shè)實(shí)踐。

2.1? 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

醫(yī)院印章管理系統(tǒng)采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，依托定位技術(shù)、無(wú)線技術(shù)、電子設(shè)備，以可行性、實(shí)用性、安全性和穩(wěn)定性為基本原則，采用B/S混合架構(gòu)和APP應(yīng)用架構(gòu)構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)。借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將印章設(shè)備、印章智能柜、攝像設(shè)備等接入應(yīng)用服務(wù)。同時(shí)，立足于印章涉及的中心機(jī)房、辦公現(xiàn)場(chǎng)、用印現(xiàn)場(chǎng)和外網(wǎng)場(chǎng)景環(huán)節(jié)，最終形成適合醫(yī)院的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，如圖1所示。

2.2? 系統(tǒng)流程

傳統(tǒng)印章管理包含申請(qǐng)用章、審批申請(qǐng)、選擇印章、取出印章、核對(duì)文件、執(zhí)行蓋章、歸還印章。申請(qǐng)印章環(huán)節(jié)注重申請(qǐng)個(gè)人信息自動(dòng)獲取、用途信息字典化。審批申請(qǐng)環(huán)節(jié)注重審批信息字典化和審批操作流程化。選擇印章環(huán)節(jié)和取出印章環(huán)節(jié)以印章分類(lèi)及用途匹配為基礎(chǔ)結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和安全校驗(yàn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)“一碼一取”。執(zhí)行蓋章環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)采集蓋章文件、蓋章位置、蓋章人信息補(bǔ)充印章檔案。同時(shí)，借助電子圍欄技術(shù)和藍(lán)牙技術(shù)限制蓋章執(zhí)行區(qū)域保障安全性。鑒于用途與具體文件智能匹配較為困難，系統(tǒng)要求申請(qǐng)時(shí)提供蓋章文件電子版做事前審查，再根據(jù)執(zhí)行蓋章留存信息人工事后校驗(yàn)前后一致性。基于以上基礎(chǔ)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，結(jié)合現(xiàn)有技術(shù)特點(diǎn)和醫(yī)院業(yè)務(wù)管控要求，最終形成符合醫(yī)院實(shí)際的系統(tǒng)流程，如圖2所示。

2.3? 系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能從印章保管、使用申請(qǐng)、使用審批、印章使用、印章歸檔、環(huán)節(jié)監(jiān)控和業(yè)務(wù)安全六大方面設(shè)計(jì)。經(jīng)過(guò)周密功能設(shè)計(jì)，系統(tǒng)主要分為印章管理、流程管理、用印管理、安全管理、報(bào)表管理五大模塊，以下為具體闡述：

2.3.1? 印章管理

印章管理主要是以印章實(shí)體為中心開(kāi)展的身份、狀態(tài)和位置管理，包括印章信息、外借歸還、印章分類(lèi)、印章軌跡、印章監(jiān)控，涉及印章智能柜、用印專(zhuān)用臺(tái)、印章專(zhuān)業(yè)設(shè)備等智能設(shè)備。工作實(shí)踐中，根據(jù)印章效力和用途不同，我院專(zhuān)設(shè)公章、合同章、法人章，分別歸屬醫(yī)院辦公室、審計(jì)科、人事科管理。為了實(shí)現(xiàn)印章專(zhuān)人管理和區(qū)分權(quán)責(zé)，系統(tǒng)建立印章信息檔案后綁定專(zhuān)屬印章管理員，并支持人員更換的同時(shí)自動(dòng)留存更換記錄方便追蹤管理。鑒于印章實(shí)物存在啟用、作廢、丟失等現(xiàn)象，根據(jù)印章刻印管理要求系統(tǒng)支持新增同類(lèi)型印章檔案并明確啟用和作廢狀態(tài)，如圖3所示。同時(shí)，支持印章印刻申請(qǐng)、審批、備案，以進(jìn)一步提高印章印刻管理規(guī)范程度。另外，印章位置管理主要借助物聯(lián)網(wǎng)定位技術(shù)實(shí)時(shí)推送印章位置形成印章軌跡，并在引入二維碼技術(shù)基礎(chǔ)上借助智能設(shè)備功能實(shí)現(xiàn)印章外借歸還的同時(shí)還補(bǔ)充印章潛在位置信息。最后，結(jié)合視頻監(jiān)控技術(shù)，支持印章?tīng)顟B(tài)監(jiān)控提高印章物理安全性。

2.3.2? 流程管理

流程管理主要是以審批管控為中心開(kāi)展的業(yè)務(wù)管理，包括設(shè)計(jì)、申請(qǐng)、審批、變更、中止、重啟、結(jié)束等流程環(huán)節(jié)，其功能設(shè)計(jì)注重流程信息管理和流程靈活設(shè)計(jì)。我院依據(jù)印章應(yīng)用業(yè)務(wù)將流程分為合同類(lèi)別、人事類(lèi)別、成本類(lèi)別和行政類(lèi)別，并支持添加備注說(shuō)明流程業(yè)務(wù)應(yīng)用范圍。對(duì)流程進(jìn)行維護(hù)時(shí)，系統(tǒng)支持審批節(jié)點(diǎn)信息設(shè)置、節(jié)點(diǎn)審批權(quán)限設(shè)置和節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)設(shè)置。其中，流程基礎(chǔ)信息設(shè)置包括審批圖標(biāo)、流程名稱(chēng)、流程分組、流程可見(jiàn)性和流程描述，如圖4所示，并將信息關(guān)聯(lián)于流程申請(qǐng)頁(yè)面以便指引流程申請(qǐng)者選擇合適流程。

具體流程設(shè)計(jì)時(shí)，以開(kāi)始、審批、結(jié)束三個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)展開(kāi)，支持將節(jié)點(diǎn)拖拽進(jìn)入流程設(shè)計(jì)區(qū)再通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊進(jìn)行連線實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)關(guān)聯(lián)。為了適應(yīng)多層審批需要，節(jié)點(diǎn)設(shè)置支持多層嵌套。每個(gè)流程設(shè)計(jì)還包含節(jié)點(diǎn)設(shè)置和表單設(shè)置，前者指節(jié)點(diǎn)名稱(chēng)、審批人、指定抄送人、是否可以轉(zhuǎn)辦、審批方式等節(jié)點(diǎn)信息及權(quán)限設(shè)置，后者指表單內(nèi)容是否可讀、是否可編輯、是否必填等內(nèi)容權(quán)限設(shè)置。鑒于實(shí)踐中有多部門(mén)審批和緊急用章需要，審批方式專(zhuān)設(shè)“簽即一個(gè)人審批同意即可、會(huì)簽即須所有人審批同意才行、處理即標(biāo)記該節(jié)點(diǎn)為業(yè)務(wù)處理節(jié)點(diǎn)、補(bǔ)簽即用印后審核”這四種方式。另外，不同的印章有不同的業(yè)務(wù)審批流程，且同一個(gè)印章因用途不同也需要設(shè)計(jì)不同的審批流程。事實(shí)上，流程過(guò)于復(fù)雜不便于操作。同時(shí)，在精簡(jiǎn)行政背景下，印章審批也需要適度放權(quán)于中層管理干部才能真切提高效率。因此，流程流轉(zhuǎn)專(zhuān)門(mén)區(qū)分雙層審批機(jī)制，即院領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)審批和中層干部審批，并關(guān)聯(lián)于用章類(lèi)別和用章用途之中。比如，合同章就必須是院領(lǐng)導(dǎo)審批層次流程，而其他章則需根據(jù)用章用途區(qū)分審批層次。

2.3.3? 用印管理

用印管理主要以印章使用為中心開(kāi)展檔案管理，包括用印申請(qǐng)、用印審批、用印文件、用印日志、用印歸檔等。用印申請(qǐng)支持隨意搜索定位流程，并指引申請(qǐng)者填寫(xiě)申請(qǐng)，后續(xù)流程狀態(tài)等信息變更系統(tǒng)自動(dòng)通知整個(gè)流程已經(jīng)手人員。同時(shí)，系統(tǒng)在用印申請(qǐng)環(huán)節(jié)要求申請(qǐng)人提供用印文件電子版為實(shí)現(xiàn)蓋章文件事前審查提供基礎(chǔ)。另外，用印申請(qǐng)審批通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生唯一的流程用印授權(quán)碼，且改授權(quán)碼有且只能申請(qǐng)人有權(quán)限獲知以提高申請(qǐng)人與用印人匹配程度。一旦用印完成，用印授權(quán)碼立即失效。對(duì)已完成的流程系統(tǒng)支持進(jìn)行最后一次審查，可以對(duì)蓋章文件缺失等情況進(jìn)行照片的補(bǔ)傳，如圖5所示，最后歸檔留存。針對(duì)每次用印申請(qǐng)系統(tǒng)生成一份用印檔案供在線查閱、追蹤和歸檔。其中，歸檔文件中包含流程信息、蓋章時(shí)的用印照片、印控臺(tái)補(bǔ)拍的照片信息等，如圖6所示。

2.3.4? 安全管理

安全管理主要以系統(tǒng)涉及的用戶(hù)、設(shè)備和系統(tǒng)為中心開(kāi)展，包含設(shè)備預(yù)警管理、區(qū)域預(yù)警、賬戶(hù)預(yù)警、文件預(yù)警等。設(shè)備預(yù)警管理是指設(shè)備用電不足、未規(guī)范操作智能設(shè)備自身預(yù)警并將預(yù)警信息傳遞給系統(tǒng)生成設(shè)備預(yù)警記錄。區(qū)域預(yù)警包括電子圍欄技術(shù)劃分的區(qū)域預(yù)警和藍(lán)牙技術(shù)控制的遠(yuǎn)程區(qū)域預(yù)警。其中，電子圍欄區(qū)域預(yù)警是指用戶(hù)可以通過(guò)設(shè)置電子圍欄名稱(chēng)、電子圍欄中心、電子圍欄半徑劃分具體預(yù)警區(qū)域結(jié)合智能設(shè)備定位實(shí)現(xiàn)預(yù)警，而遠(yuǎn)程區(qū)域預(yù)警則在手機(jī)藍(lán)牙基礎(chǔ)上結(jié)合中國(guó)地圖構(gòu)造遠(yuǎn)程驗(yàn)證區(qū)域安全程度。當(dāng)使用遠(yuǎn)程預(yù)警功能時(shí)，印章管理員與用印人員需同時(shí)使用系統(tǒng)并建立遠(yuǎn)程監(jiān)控聯(lián)系。為了提高遠(yuǎn)程用章安全性，系統(tǒng)自動(dòng)生成遠(yuǎn)程過(guò)程文件供事后審查。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879

2.3.5? 報(bào)表管理

報(bào)表管理以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)為理念展示印章管理關(guān)注的數(shù)據(jù)指標(biāo)及報(bào)表。實(shí)踐中，我院將報(bào)表分為兩類(lèi)，其一是運(yùn)營(yíng)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)報(bào)表如圖7所示，其二是各類(lèi)具體數(shù)據(jù)報(bào)表。前者重在宏觀展示印章整體業(yè)務(wù)情況，后者重在具體展現(xiàn)印章使用情況、印章使用科室情況等具體統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。

3? 實(shí)施成效

隨著印章系統(tǒng)不斷被員工熟知，其實(shí)施成效日益凸顯，主要在以下幾方面體現(xiàn)：（1）人章分離：通過(guò)部署并應(yīng)用系統(tǒng)，真切塑造員工與印章之間的鴻溝，一方面提高印章物理安全性，另一方面杜絕人為不規(guī)范的用章風(fēng)險(xiǎn)。（2）管控及時(shí)：?jiǎn)T工可以實(shí)時(shí)通過(guò)系統(tǒng)規(guī)范申請(qǐng)用章，相關(guān)管理人員可以實(shí)時(shí)通過(guò)系統(tǒng)查閱申請(qǐng)人員提交的申請(qǐng)文件并及時(shí)留痕審批，不僅提高工作效率，還可以實(shí)時(shí)控制用章風(fēng)險(xiǎn)。（3）過(guò)程留痕：系統(tǒng)記錄使用人員信息、使用時(shí)間、申請(qǐng)文件內(nèi)容、使用印章、蓋章后的影像資料等所有印章應(yīng)用過(guò)程痕跡，并按照印章檔案管理要求規(guī)范歸檔進(jìn)一步提升痕跡可追蹤性和可閱讀性。（4）安全用章：不僅通過(guò)智能設(shè)備保障印章物理安全，還通過(guò)流程管控保障印章應(yīng)用安全。

4? 結(jié)? 論

隨著醫(yī)院智慧管理深化改革不斷深入，醫(yī)院管理服務(wù)不斷規(guī)范，醫(yī)院提供各類(lèi)線上管理服務(wù)已是一種趨勢(shì)。醫(yī)院順勢(shì)構(gòu)建印章管理系統(tǒng)并取得一定實(shí)施成效，比如印章申請(qǐng)流程更加規(guī)范、印章應(yīng)用更加安全、印章檔案更加完善。但是，系統(tǒng)仍存在不足，比如系統(tǒng)暫時(shí)未與院內(nèi)員工人臉識(shí)別系統(tǒng)對(duì)接，系統(tǒng)只能采集人臉圖像但不能根據(jù)醫(yī)院人事定位到具體員工。今后將從醫(yī)院智慧管理需求出發(fā)繼續(xù)完善系統(tǒng)，爭(zhēng)取進(jìn)一步提升印章業(yè)務(wù)管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：李玲（1989—），女，漢族，湖南宜章人，工程師，碩士研究生，研究方向：醫(yī)院信息管理及項(xiàng)目管理。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879