設備數(shù)字化管理系統(tǒng)在EPC 項目中的設計

陳曉敏

（中信重工工程技術有限責任公司，河南洛陽 471039）

0 引言

設備管理是EPC（Engineering Procurement Construction，工程總承包模式）項目管理的核心業(yè)務之一。EPC 項目實施的每個環(huán)節(jié)，如初步工藝設計、設備采購、施工圖設計、現(xiàn)場安裝、調試、投料試運行、竣工驗收等都與設備管理密不可分。EPC 項目設備管理的主要內容包括技術管理、進度管理、經濟管理、質量管理。為保證EPC 項目的順利開展，設備管理過程中涉及的諸多數(shù)據(jù)、文件需要在不同專業(yè)和參建單位之間進行傳遞。設備管理信息采用紙質函件依托于人工進行傳遞和控制，暴露出一些不足：紙質資料在需要查詢使用的時候很難迅速找到，而且容易丟失；業(yè)務流轉進展緩慢，經常出現(xiàn)業(yè)務流程停滯的現(xiàn)象；跨部門的流程規(guī)范性不足，進度管控薄弱，各方協(xié)調性差等。計算機和局域網技術的快速發(fā)展，使得信息化與工業(yè)化的融合成為提升企業(yè)設備管理能力的必經之路。數(shù)字化管理平臺能夠使設備管理信息從源頭開始便實現(xiàn)各有關方的共享，從而保證實時管理和協(xié)同工作。

1 設備數(shù)字化管理系統(tǒng)的創(chuàng)建內容

按國內項目和海外項目，對中信重工工程技術有限責任公司（以下簡稱“公司”）的EPC 項目進行分類，對每個項目實施信息化管理（圖1）。在對設備管理業(yè)務流程分析并優(yōu)化的基礎上，開發(fā)了進度管理、設計管理、招標管理、分包合同、資金預算、設備管理、商機管理等共7 個設備管理功能模塊。

圖1 EPC 項目數(shù)字化管理系統(tǒng)首頁

1.1 進度管理模塊

進度管理包括進度維護和進度文檔，提供計劃編制、計劃自動審批、計劃跟蹤、進展報告和現(xiàn)場圖片功能。根據(jù)EPC 項目合同工期要求，各個專業(yè)在系統(tǒng)里導入一級計劃、二級計劃、三級計劃和里程碑計劃，自動審批后的以上所有計劃可供查詢使用，進而項目實施計劃在各專業(yè)間能夠得到共享，各專業(yè)所涉及的設備管理進度可得到協(xié)調控制。進度管理模塊中的邏輯關系可顯示當前任務的緊前作業(yè)和后續(xù)作業(yè)。計劃開始時間和實際開始時間導入后，可對這兩種時間進行統(tǒng)計比對，找到延誤進度的具體任務和上游任務。通過對延誤任務的實際完成時間進行統(tǒng)計，可以找到影響EPC 項目進度的關鍵任務和非關鍵任務。信息化的計劃跟蹤表單如圖2 所示。

圖2 信息化的計劃跟蹤表單

1.2 設計管理模塊

設計管理不僅是設備提/返資的臺賬管理，還涵蓋了設備提/返資計劃管理、流程規(guī)范化管理、技術資料管理，包括采購提資清單的編制、審批、發(fā)布，提/返資狀態(tài)登記以及設計變更的增加、刪除、發(fā)布和取消發(fā)布，并提供分類、查詢、統(tǒng)計功能。在具體的EPC 項目實施過程中，針對每種設備編制一個唯一的請購單號，將設計數(shù)據(jù)（提/返資料，如技術規(guī)格書、設備圖紙等）按請購單號導入系統(tǒng)中，可實時查詢參考。設計部門在系統(tǒng)中根據(jù)設計計劃發(fā)布采購提資清單并發(fā)布要求返資時間，返資部門根據(jù)已發(fā)布的采購提資清單進行采購并按已發(fā)布的返資時間開展返資工作。實際返資時間、提/返資狀態(tài)（正常或延期）也根據(jù)業(yè)務流轉進程自動記錄在系統(tǒng)中，為設計進度評估提供可靠依據(jù)。信息化的提資表單如圖3 所示。

圖3 信息化的提資表單

該系統(tǒng)具有計劃糾偏功能，如提資時間已經在系統(tǒng)中顯示延遲，返資部門則需要把返資時間提前，從而保證設計進度按預定計劃執(zhí)行。

1.3 招標管理模塊

EPC 項目采用的設備采購方式一般為公開招標、邀請招標、商務談判和比價。采購計劃的編制、審批，招標文件的編制，供應商資格預審，投標登記，評標記錄，比價管理，商務談判，定標管理等均可在招標管理模塊中實施，提高了設備采購的效率；招標資料（商務文件和技術文件）、投標資料、評標資料、比價資料、商務談判資料、中標資料均在系統(tǒng)中備案，增強了監(jiān)督審核力度，同時在招標管理模塊根據(jù)工作崗位設置了不同的瀏覽權限。

1.4 分包合同模塊

在EPC 項目執(zhí)行過程中，外采設備數(shù)量和種類較多，導致設備采購合同管理的工作量很大。設備分包合同管理方面，包括優(yōu)化的合同管理流程：執(zhí)行狀態(tài)（新建、審批、執(zhí)行、中止、完成）可進行系統(tǒng)臺賬管理和自動化審批；另外，在設備采購合同執(zhí)行過程中，涉及到的財務、法務、商務管理工作比較多：合同變更及審批、合同發(fā)票收回情況登記、合同付款登記、合同執(zhí)行文檔處理。財務、法務和商務部門可根據(jù)職能使用不同的信息化管理流程。

1.5 設備管理模塊

設備管理模塊，旨在解決設備采購合同簽訂前后以及合同執(zhí)行過程中的各種問題，設計提資時間、采購方式、招標時間、招標編號、定標時間、技術協(xié)議簽訂人、技術協(xié)議簽訂時間、商務合同簽訂時間、是否開具預付款保函、預付款保函開具時間、信用證開具時間及有效期、在制期間監(jiān)理情況、通知發(fā)貨時間、提貨款支付時間、實際到貨時間、通知服務時間、實際到場服務時間、調試期間設備質量情況、是否驗收合格、驗收說明、是否開具質量保函、質保期內設備質量及服務情況、扣款及索賠、扣款及索賠的說明。上述設備執(zhí)行臺賬，能夠記錄執(zhí)行過程中的各項工作，包括技術、商務、監(jiān)理、財務以及現(xiàn)場管理等。例如，如果供應商的設備在安裝調試期間被發(fā)現(xiàn)有質量問題，現(xiàn)場管理部門將發(fā)布設備質量信息，商務部門與供貨單位核實后決定是否發(fā)布扣款及索賠信息；扣款及索賠信息一經審批發(fā)布，財物部門可根據(jù)設備執(zhí)行臺賬進行扣款，或法務部門收集證據(jù)發(fā)起索賠。

如果簽訂設備采購合同后EPC 項目暫?；駿PC 項目執(zhí)行過程中將現(xiàn)場未用的剩余設備材料運回公司集中管理，則上述設備材料須掛接到庫存管理。首先按EPC 項目類型對入庫的設備材料分類并建立物資檔案（項目名稱、單價、采購時間、物資檔案編碼、物資檔案名稱、規(guī)格型號、出廠日期、質保期、生產商等信息）。如果暫停的項目重新啟動或其他項目現(xiàn)場需要同類設備材料可以直接查詢調用庫存物資，并利用系統(tǒng)內的出庫申請表單及審批流程，起到降本增效的目的。

1.6 資金預算模塊和商機管理模塊

資金預算模塊，對于外購設備，根據(jù)EPC 項目實施進度，按買賣合同約定的付款方式制訂付款計劃，填報預計付款時間，并向公司逐級自動報批。商機管理模塊，構建了設備供應商信息庫，設備供應商的公司名稱、公司地址、稅務登記號、供應商類型（臨時或合格）、注冊資本金、資本金幣種、成立日期、企業(yè)性質（國有或民營等）、員工人數(shù)、注冊地址、營業(yè)執(zhí)照到期日、資質等級、開戶行、帳號、去年營業(yè)額、去年稅前利潤、組織機構代碼證有效期、產品代理授權到期時間、特種設備制造許可證到期時間、質量體系認證到期時間、環(huán)境體系認證到期時間、職業(yè)健康安全體系認證到期時間等。資金預算模塊和商機管理模塊實行滾動式維護，為降低外購設備的管理風險而專門設置。

2 結束語

數(shù)字化的設備管理系統(tǒng)在運轉機制方面促進了工作效率和工作質量的提高。以往以人為中心、紙質流轉機制，團隊協(xié)作性差。標準的信息化工作流程在不同部門之間傳輸信息實現(xiàn)零滯后，每項工作都能夠落實到具體人員實時管理，而且系統(tǒng)工作日志記錄了每項工作的完成時間。另外，“無紙化辦公”也減少了資源浪費，保護環(huán)境。

設備管理信息透明化，公司內部實現(xiàn)資源共享。設備管理系統(tǒng)的信息登記、維護、分類和檢索功能有助于迅速查詢到相關信息，為工作的開展提供便利。同時，對歷史設備管理信息進行統(tǒng)計分析，可為EPC 項目的執(zhí)行積累經驗，降低設備管理的風險。權限設置使系統(tǒng)的實際使用又具有一定的保密性。