事業(yè)單位體育檔案管理的信息化建設(shè)探究

蘆靜

信息化建設(shè)對于事業(yè)單位體育檔案管理的重要價(jià)值首先體現(xiàn)在成本控制和效率提升方面，其次則有助于轉(zhuǎn)變工作觀念、提升服務(wù)品質(zhì)。這種更加先進(jìn)的工作機(jī)制也愈發(fā)反襯出傳統(tǒng)模式下的諸多缺陷，包括過度依賴人工管理降低品質(zhì)、效率;被動(dòng)管理、事后服務(wù)制約價(jià)值發(fā)揮等問題都需要通過加快信息化建設(shè)予以修正。新時(shí)期事業(yè)單位體育檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要完善頂層設(shè)計(jì)，強(qiáng)化制度供給，也需要充分利用技術(shù)提高前瞻性、主動(dòng)性、針對性，還需要堅(jiān)持教育培訓(xùn)，夯實(shí)人才隊(duì)伍基礎(chǔ)。

事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。傳統(tǒng)模式下形成的固有套路不僅與環(huán)境發(fā)展變化產(chǎn)生了愈發(fā)顯著的差距，而且正在不同程度地制約事業(yè)單位體育檔案管理工作品質(zhì)與效率。因此，信息時(shí)代大背景下，事業(yè)單位迫切需要加快體育檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。這也是新形勢下事業(yè)單位管理事務(wù)全局加快轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效的重中之重。

1 事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 降低成本、提高效率

信息技術(shù)能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)全面普及，一個(gè)根本原因就是其具有顯而易見的降本增效技術(shù)優(yōu)勢。同理，事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值之一就是降低成本、提高效率。

最突出的表現(xiàn)就是對人員數(shù)量的控制。在完全依賴人工管理的狀態(tài)下，不斷增加的檔案數(shù)量和基本保持不變的管理人員存在嚴(yán)重沖突。人的時(shí)間精力始終存在上限，一旦超過人的承受范圍，則管理效率勢必大幅降低。傳統(tǒng)模式下，解決此類問題只有增加人員數(shù)量這一個(gè)渠道。

但利用信息技術(shù)則不然。事業(yè)單位檔案管理信息平臺(tái)不僅可以自動(dòng)獲取電子檔案數(shù)據(jù)，而且能夠按照后臺(tái)預(yù)設(shè)程序自動(dòng)整理、歸納、分析、存貯，或在有需要時(shí)提供查詢結(jié)果等。因此，大量簡單重復(fù)的機(jī)械性管理工作都可由機(jī)器代勞。事業(yè)單位不必再通過增加人手應(yīng)對持續(xù)增加的檔案，現(xiàn)在有限的管理人員也能更加從容地開展更具創(chuàng)造性的管理工作。

1.2 轉(zhuǎn)變工作觀念、提升服務(wù)品質(zhì)

傳統(tǒng)模式下，事業(yè)單位檔案管理幾乎等同于保管檔案。不僅管理工作相對被動(dòng)、滯后，而且完全依賴人工管理也始終無法徹底規(guī)避人為疏忽導(dǎo)致的錯(cuò)誤、疏漏問題。這對事業(yè)單位檔案管理工作無疑是巨大的掣肘。

但在信息化管理狀態(tài)下，系統(tǒng)分擔(dān)了絕大部分機(jī)械重復(fù)的工作內(nèi)容，檔案管理人員可著重于信息分析和價(jià)值挖掘。這便為被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變提供了條件。同時(shí)，平臺(tái)管理基礎(chǔ)性工作也有利于防止人為錯(cuò)誤的產(chǎn)生，這將在更大程度上提升事業(yè)單位體育檔案管理服務(wù)品質(zhì)，使體育檔案切實(shí)發(fā)揮價(jià)值再創(chuàng)造的積極作用。

2 事業(yè)單位體育檔案管理傳統(tǒng)模式的常見問題

2.1 過度依賴人工管理降低品質(zhì)、效率

對大多數(shù)事業(yè)單位來說，檔案管理不僅是相對后端的管理服務(wù)，且受到人員編制制約，多年來檔案部門始終存在過度依賴人工管理且人少事多的困境。這種相對不利的局面常常造成檔案管理工作低質(zhì)低效的顯著缺陷。也就是隨著檔案數(shù)量持續(xù)增加，有限的管理人員終究無法承受巨大的工作量，進(jìn)而在日常管理工作中越來越多地出現(xiàn)檔案缺失、張冠李戴、破損遺漏等問題。不僅如此，其他部門或人員提出查詢檔案的要求還會(huì)進(jìn)一步加大檔案人員進(jìn)退失據(jù)的問題。久而久之，各種問題日積月累之下，組織內(nèi)檔案管理的缺陷問題積重難返，最終嚴(yán)重阻礙各項(xiàng)工作提質(zhì)增效。

2.2 被動(dòng)管理、事后服務(wù)制約價(jià)值發(fā)揮

作為珍貴的歷史信息，檔案本質(zhì)上具有無可限量的潛在價(jià)值挖掘作用。但一些事業(yè)單位陳舊落后的檔案管理模式存在十分突出的被動(dòng)管理、事后服務(wù)現(xiàn)象。長期的被動(dòng)與滯后性不僅會(huì)打擊、降低組織內(nèi)部成員查詢、搜索檔案的興趣與熱情，也會(huì)逐漸干擾和阻礙事業(yè)單位各類檔案持續(xù)發(fā)揮價(jià)值再創(chuàng)造作用。這也是不少事業(yè)單位各種珍貴檔案逐漸塵封、價(jià)值湮滅的重要原因之一。

3 事業(yè)單位體育檔案管理的信息化建設(shè)途徑

3.1 完善頂層設(shè)計(jì)，強(qiáng)化制度供給

信息化建設(shè)的有序推進(jìn)既要基于互聯(lián)網(wǎng)思維的系統(tǒng)性指導(dǎo)，也要充分利用網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用。這就需要事業(yè)單位體育檔案管理事先完善頂層設(shè)計(jì)，通過不斷強(qiáng)化制度供給提升信息化建設(shè)實(shí)踐的規(guī)范性。

比如制定標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理制度。與傳統(tǒng)人工管理存在較大隨意性問題不同，信息化管理基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與信息技術(shù)的要求更加嚴(yán)苛。特別是在平臺(tái)獲取電子檔案信息時(shí)，任何未按規(guī)則要求記錄的數(shù)據(jù)都將無法識(shí)別。因此，事業(yè)單位需要事先針對體育檔案管理出臺(tái)一整套規(guī)章制度，而這些規(guī)則不僅要涉及基本原則、根本目標(biāo)、流程步驟，也要包括更加具體的操作辦法，尤其要對傳統(tǒng)模式下熟視無睹的細(xì)節(jié)加強(qiáng)說明，明確要求。

以最簡單的登記日期為例。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式下，不少人常常根據(jù)個(gè)人習(xí)慣隨心所欲地填寫年月日。有些人仿照國際慣例按“月-日-年”的順序填寫，但另一些人則傾向于使用中國人更加熟悉的“年月日”。還有一些人只填“月-日”而不寫年份，或者只有年份與月份卻沒有具體日期等。如此林林總總、各式各樣的日期填寫在紙質(zhì)檔案上似乎無傷大雅，然而在信息化平臺(tái)系統(tǒng)中，混亂的日期格式往往就是系統(tǒng)無法識(shí)別的主要原因之一。

可見，從最直接和表相的角度看，制定標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理制度是事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)順利推進(jìn)的前提和保障。但從更深層次講，標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理制度也是從根源上突破管理粗放、隨意瓶頸的重中之重。嚴(yán)格執(zhí)行體育檔案管理規(guī)章制度有助于事業(yè)單位構(gòu)建一套更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)權(quán)威的整體架構(gòu)，進(jìn)而促使組織內(nèi)全體成員提高對于體育檔案管理的認(rèn)識(shí)水平，進(jìn)而在各種管理實(shí)踐中更加有意識(shí)地規(guī)范操作行為。

不僅如此，標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理制度還有助于組織成員全面轉(zhuǎn)變對于體育檔案管理的錯(cuò)誤定位、認(rèn)識(shí)偏見。例如一些人始終認(rèn)為體育檔案管理屬于后端管理工作，對于單位各項(xiàng)主體事務(wù)的影響相對有限，甚至認(rèn)為檔案管理工作缺乏實(shí)質(zhì)性價(jià)值，因而在日常工作中往往相對忽視、漠視體育檔案管理，且?guī)缀醪粫?huì)主動(dòng)為提高檔案管理工作效能提供幫助或協(xié)作。而在更加標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化的管理規(guī)則體系中，各種認(rèn)識(shí)偏見或誤解往往能夠得以厘清或消除。這對于事業(yè)單位內(nèi)部營造更加健康、良好的管理工作業(yè)態(tài)同樣具有非常重要的意義。CB9D15CF-157F-441D-8AAC-15910BCC95BB

又如，在規(guī)章制度體系中明確非檔案部門及其成員的協(xié)助責(zé)任、合作義務(wù)。這是由于事業(yè)單位體育檔案管理不是檔案部門一門的事務(wù)，而是涉及每個(gè)部門、崗位和人員的分內(nèi)事。因此，本單位內(nèi)部成員應(yīng)當(dāng)自覺主動(dòng)地配合檔案部門做好體育檔案管理日常工作，還應(yīng)為信息化建設(shè)積極建言獻(xiàn)策。同時(shí)，要將此類協(xié)助、合作義務(wù)體現(xiàn)在績效考核評價(jià)體系中。即，各部門、崗位、人員在本單位體育檔案管理信息化建設(shè)中的配合程度應(yīng)當(dāng)通過績效管理得以展示，要對主動(dòng)積極配合且成效良好者給予適當(dāng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)，而敷衍塞責(zé)的行為則要通過績效懲罰進(jìn)行警示、處罰。

再如，要針對信息化建設(shè)制定常態(tài)化的資源投入制度。信息化是與主客觀多重因素息息相關(guān)的系統(tǒng)性建設(shè)工作。一方面，構(gòu)建體育檔案管理信息化體系離不開包括終端、線路等硬件設(shè)施設(shè)備。另一方面，實(shí)現(xiàn)信息化管理也需要為網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)配套相應(yīng)操作軟件、設(shè)置適宜后臺(tái)程序等。不僅如此，信息技術(shù)是更新速度最快的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)之一。短短數(shù)十年間，網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的更新迭代速度就從五至十年縮短到三至六個(gè)月。這種極致的推陳出新不僅需要使用者及時(shí)購置軟硬件設(shè)施設(shè)備，也需要結(jié)合實(shí)際需求加大對技術(shù)漏洞的修補(bǔ)與彌合。而這一切都需要規(guī)模不等、數(shù)額不菲的投入。

因此，事業(yè)單位體育檔案管理的信息化建設(shè)也需要伴隨著持之以恒的資金和資源投入。這種投入或許可以適當(dāng)縮減體量與數(shù)額，但核心在于保持持續(xù)性。只有形成常態(tài)化和長效化的投入機(jī)制，體育檔案管理信息化才能始終緊跟時(shí)代發(fā)展速度、滿足現(xiàn)實(shí)客觀要求。

3.2 充分利用技術(shù)提高前瞻性、主動(dòng)性、針對性

傳統(tǒng)行業(yè)熱衷于信息化管理的最根本原因在于信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)顛覆性改變。具體而言就是幫助各行各業(yè)突破長期存在的管理瓶頸、形成具有超越性的新機(jī)制、新模式。就事業(yè)單位體育檔案管理而言，加快信息化建設(shè)的核心價(jià)值就在于促使檔案保管向全面利用飛躍。因此，新時(shí)期事業(yè)單位體育檔案管理的信息化建設(shè)還需要充分利用技術(shù)提高前瞻性、主動(dòng)性。

傳統(tǒng)模式下，事業(yè)單位檔案管理工作的重心在于存貯和保管，而對檔案的使用、檔案信息的潛在價(jià)值挖掘則是相對次要、邊緣的實(shí)踐應(yīng)用項(xiàng)目。而在信息化管理模式下，事業(yè)單位體育檔案要更加側(cè)重于價(jià)值挖掘與信息利用，也就是要充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)越來越多的價(jià)值再創(chuàng)造。

比如，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等前沿技術(shù)實(shí)現(xiàn)對體育檔案的自動(dòng)整理、歸納、分析，并將所得結(jié)果與特定部門、崗位、人員相匹配，繼而結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作狀態(tài)、效果等提出改進(jìn)工作的意見建議。借助機(jī)器計(jì)算的強(qiáng)大算力，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對各崗位或事務(wù)的全程跟蹤和分析，從而使檔案數(shù)據(jù)中可供利用的信息實(shí)時(shí)或提前傳送至對應(yīng)人員端口。這將有助于該人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在工作的缺陷、漏洞，或從檔案信息分析結(jié)果中發(fā)現(xiàn)可供優(yōu)化的途徑、形式等內(nèi)容。顯然，系統(tǒng)能夠在該崗位成員意識(shí)到自身短板之前給予提示，從而將改進(jìn)與優(yōu)化充分提前。而這種事前干預(yù)顯然使體育檔案管理的信息挖掘服務(wù)具備了高度前瞻性與預(yù)見性。這不僅使事業(yè)單位檔案管理工作從根本上改變了滯后、延遲的缺陷，更可基于信息技術(shù)的輔助促進(jìn)組織內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)、實(shí)務(wù)全面優(yōu)化。

又如，傳統(tǒng)模式下，組織內(nèi)部成員在查詢檔案時(shí)往往不同程度存在盲目性，也就是在翻閱歷史檔案時(shí)傾向于全面撒網(wǎng)，試圖通過擴(kuò)大搜索范圍避免遺漏或缺失。然而盲目搜索的后果不僅是極大地增加工作量、消耗了過多的時(shí)間成本、隨機(jī)成本，且數(shù)量過多的檔案信息反而容易分散查詢者的注意力，導(dǎo)致其查詢目標(biāo)與最終結(jié)果之間出現(xiàn)程度不同的差異。顯然，這種完全依賴人力搜索的形式不僅耗時(shí)費(fèi)力，且質(zhì)量和效果都難以得到保障。

因此，事業(yè)單位在加快體育檔案管理信息化建設(shè)過程中還當(dāng)著力提高系統(tǒng)服務(wù)的主動(dòng)性和針對性。即，要充分發(fā)揮信息平臺(tái)自動(dòng)化、智能化的技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合查詢者所在部門、崗位、工作形式、崗位等客觀要求及其搜索的關(guān)鍵字，系統(tǒng)可在最短時(shí)間內(nèi)提供縮小范圍、精煉內(nèi)容后的結(jié)果。查詢者只需要在這些極為有限的搜索對象中進(jìn)一步篩選，最終得到的答案不僅最接近查詢目標(biāo)，還能得到后臺(tái)程序提供的優(yōu)化建議等附加內(nèi)容。

3.3 堅(jiān)持教育培訓(xùn)，夯實(shí)人才隊(duì)伍基礎(chǔ)

無論是體育檔案管理還是信息化建設(shè)，人的主觀能動(dòng)性都是確保工作質(zhì)量、提高管理效率的決定性因素。因此，事業(yè)單位在探索體育檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，人的因素都應(yīng)當(dāng)被置于不可或缺的核心地位。因此，堅(jiān)持教育培訓(xùn)，夯實(shí)人才隊(duì)伍基礎(chǔ)不容忽視。

這種教育培訓(xùn)實(shí)踐至少需要著眼于兩個(gè)基本方向。其一是重點(diǎn)培養(yǎng)關(guān)鍵人才。也就是集中各方資源要素打造一支能夠發(fā)揮主導(dǎo)作用的核心人才隊(duì)伍。正所謂企業(yè)中80%的價(jià)值是由20%的關(guān)鍵人才創(chuàng)造。事業(yè)單位體育檔案管理同樣由少數(shù)幾個(gè)核心人員主導(dǎo)整個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程和狀態(tài)。只要重點(diǎn)培養(yǎng)這支精干優(yōu)異的核心力量，事業(yè)單位在探索體育檔案管理信息化建設(shè)過程中就能基本實(shí)現(xiàn)有序推進(jìn)和健康發(fā)展。

而要培養(yǎng)這支關(guān)鍵人才隊(duì)伍，可以嘗試“引進(jìn)來、走出去”的雙向策略。即，結(jié)合本單位實(shí)際情況面向社會(huì)招聘高端人才，使其能夠成為推動(dòng)體育檔案管理信息化建設(shè)的中流砥柱。同時(shí)，挑選現(xiàn)有管理人員隊(duì)伍中的佼佼者，由第三方專業(yè)教育機(jī)構(gòu)采取委培等方式強(qiáng)化檔案管理信息化方面的知識(shí)和技能。由于被選中的優(yōu)秀人才已具備一定理論基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此第三方的強(qiáng)化訓(xùn)練通常不需要耗費(fèi)漫長時(shí)間，這便能夠在節(jié)省事業(yè)單位有限經(jīng)費(fèi)的同時(shí)盡快實(shí)現(xiàn)返崗工作。顯然，這種雙向發(fā)展的舉措可在較短時(shí)間內(nèi)夯實(shí)組織內(nèi)部核心人才基礎(chǔ)，有助于事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)盡快基于關(guān)鍵人才引領(lǐng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性發(fā)展。

其二，保持常態(tài)化儲(chǔ)備人才培養(yǎng)。任何組織中的人才隊(duì)伍都存在新老交替問題。老一輩人才離退休之后都需要后來者繼續(xù)其未盡之事業(yè)。而新一輩人才則要在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新與創(chuàng)造。因此，儲(chǔ)備人才對于任何組織與單位都具有影響未來發(fā)展方向的重要作用。事業(yè)單位體育檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性工程，其對人才隊(duì)伍的要求具有長期性和一貫性。保持常態(tài)化儲(chǔ)備人才培養(yǎng)不僅是做好信息化建設(shè)的根本要求，對事業(yè)單位整體人才隊(duì)伍的建設(shè)也具有至關(guān)重要的積極意義。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位體育檔案管理的信息化建設(shè)涉及到大量技術(shù)層面的制度創(chuàng)新和模式優(yōu)化，因此在信息化建設(shè)實(shí)踐中要積極應(yīng)用多種手段構(gòu)建更加立體和全面的管理體系與機(jī)制。然而這并不意味著事業(yè)單位只需要關(guān)注體育檔案管理技術(shù)手段的改良，也不等同于各種信息化技術(shù)手段的簡單堆砌和疊加。相反，信息時(shí)代基于技術(shù)創(chuàng)新促進(jìn)產(chǎn)業(yè)升級的前提條件是管理思想信息化。即，只有率先樹立信息化管理理念，事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)才能基于互聯(lián)網(wǎng)思維引導(dǎo)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)有序推進(jìn)、持續(xù)發(fā)展。因此，事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)的根本在于以互聯(lián)網(wǎng)思維促進(jìn)檔案信息挖掘、基于信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案潛在價(jià)值再輸出。故，事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)不能僅僅停留在管理方法的表面，而是要深入到具體應(yīng)用的深層次。即，要利用信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對體育檔案潛在信息的深入挖掘和持續(xù)挖掘，并基于歷史信息的參考與借鑒促進(jìn)當(dāng)下管理事務(wù)提質(zhì)增效。這不僅是事業(yè)單位體育檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)與立足點(diǎn)，也是新形勢下事業(yè)單位依托信息化建設(shè)加快管理工作系統(tǒng)性升級的必由之路。

（作者單位：唐山市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校）CB9D15CF-157F-441D-8AAC-15910BCC95BB