淺談社會保險檔案的管理

■盧 丹

近年來，隨著我國社會保險事業(yè)各項改革的深入推進(jìn)，一大批社會覆蓋面廣、人民群眾關(guān)切的社保業(yè)務(wù)和管理職能進(jìn)行了跨行業(yè)跨部門的劃轉(zhuǎn)調(diào)整，特別是探索施行的社會保險服務(wù)綜合柜員制經(jīng)辦模式等，都對做好新時期社保檔案管理工作提出了新的課題和新的挑戰(zhàn)。從我省實際看，盡管我省社保檔案管理工作在各級檔案部門的共同努力下取得了一定成效，但管理意識落后、服務(wù)機構(gòu)短缺、創(chuàng)新能力薄弱、信息化進(jìn)程滯后等問題仍不同程度存在，嚴(yán)重制約了我省社保檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。做好新時期社保檔案管理工作，必須立足社保改革大勢，明確社保檔案管理目標(biāo)任務(wù)，進(jìn)一步健全制度機制、加強組織領(lǐng)導(dǎo)、強化安全管理、提升服務(wù)水平，持續(xù)推進(jìn)全省社保檔案管理工作邁上新臺階、取得新進(jìn)展。

一、社會保險檔案管理存在的問題

（一）社保檔案管理意識淡薄

一些社保單位領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案管理工作認(rèn)識不到位，存在“重完成參保繳費任務(wù)、輕后續(xù)檔案管理”的觀念。實際工作中，在經(jīng)費的投入、軟硬件的配置和檔案管理人員的調(diào)配上還不能滿足目前社保檔案管理的需求。

（二）社保檔案管理制度還不健全

社保檔案是民生檔案的重要組成部分，是參保百姓社保權(quán)益的真實記錄。整理好、保管好、利用好社保檔案是社保部門的職責(zé)所在，是踐行服務(wù)承諾的內(nèi)在要求，是對歷史負(fù)責(zé)、為當(dāng)前服務(wù)、替未來著想的使命擔(dān)當(dāng)。社保檔案政策策性強、涉及面廣、標(biāo)準(zhǔn)要求高，需要建立健全標(biāo)準(zhǔn)化的社保檔案管理制度體系，提升社保檔案管理工作效率，實現(xiàn)新時期對社保檔案工作的新需求。

（三）社保檔案管理信息化程度還不夠

隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，保險業(yè)務(wù)量的增加，在社保檔案的管理模式上，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理模式管理效率低下，已不能滿足新時代的發(fā)展需求，急需實現(xiàn)社保檔案的信息化管理。一些社保機構(gòu)雖然也進(jìn)行了社保檔案的信息化管理，但是由于缺乏相應(yīng)的軟件和專業(yè)人才，因此還沒有實現(xiàn)真正意義上的社保檔案信息化管理。

（四）社保檔案的收集歸檔工作質(zhì)量不高

社保檔案的收集歸檔環(huán)節(jié)多，加上社保檔案管理人員變動頻繁，嚴(yán)重影響了社保檔案收集歸檔的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

（五）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大、涉及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多、政策性強、專業(yè)要求高，要做好社保檔案管理工作，要求社保檔案管理人員不僅要熟悉社保工作相關(guān)政策和業(yè)務(wù)流程，還要掌握其他相關(guān)的綜合知識和檔案管理專業(yè)知識。一些社保單位的檔案管理工作人員都是兼職，不具備專業(yè)的檔案管理技能，影響了檔案管理工作效率和管理質(zhì)量。

二、社會保險檔案規(guī)范管理的路徑

（一）強化制度建設(shè)，健全完善社保檔案管理法規(guī)程序

要依據(jù)國家法律法規(guī)，結(jié)合自身實際情況，深入推進(jìn)社保檔案管理相關(guān)法規(guī)文件的立改廢釋，加快構(gòu)建社保業(yè)務(wù)檔案管理體系，確保社保檔案管理工作有章可循、有法可依，確保各類社保檔案依法依規(guī)應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。要持續(xù)深化對現(xiàn)有政策法規(guī)的闡釋解讀和推進(jìn)落實，加快推動《綜合柜員制改革期間檔案處理工作方法》《做好社保平臺上線后電子材料歸檔工作的原則和要求》等配套文件的落地實施，加強督促考核檢查，細(xì)化實化工作要求，確保社保檔案管理工作有法必依、違規(guī)必究。

（二）強化組織領(lǐng)導(dǎo)，有力有序推進(jìn)社保檔案管理工作

社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險檔案是辦理社會保險業(yè)務(wù)的真實記錄，是確定參保人員享受社會保險待遇的重要依據(jù)。各地各部門要高度重視社保檔案管理工作，把社保檔案管理的各項具體任務(wù)納入本地本部門工作部署，成立工作專班，做好跨區(qū)域、跨行業(yè)、跨部門之間具體工作的組織、協(xié)調(diào)和溝通等，切實幫助解決在推進(jìn)社保檔案管理工作中遇到的實際困難和具體問題，在機構(gòu)編制、崗位設(shè)置，人員配置、經(jīng)費投入等方面給予支持，確保社保各項檔案管理工作順利實施。

（三）強化底線思維，確保社保實體和信息檔案絕對安全

要積極開展宣傳宣講，大力推進(jìn)社保檔案安全教育，全面提升檔案工作者和全社會的社保檔案安全意識。要壓實檔案安全責(zé)任，制定社保檔案安全管理制度，明確責(zé)任人和責(zé)任部門，完善突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，經(jīng)常性地開展安全隱患排查和應(yīng)急演練。要加強電子檔案安全保管，落實信息化防護(hù)各項安全措施，嚴(yán)防失泄密事件發(fā)生。要加強檔案信息備份管理，做好過程數(shù)據(jù)存儲檢測，開展定期自動備份、離線備份、異地備份。

（四）強化服務(wù)利用，不斷提升社保檔案為民服務(wù)能力和水平

社保檔案管理和建設(shè)的最終目的是實現(xiàn)社保檔案信息資源的開發(fā)與利用，使其更好地服務(wù)社會、服務(wù)人民群眾。社保檔案在開展利用服務(wù)過程中，要對其利用權(quán)限進(jìn)行明確規(guī)定，妥善處理好深化開放利用與嚴(yán)防失密泄密之間的關(guān)系，確保不給保密工作留下死角死面。要建立一體化管理服務(wù)平臺，推動社保檔案管理服務(wù)工作與其他各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，在推進(jìn)社保檔案查詢利用便捷化、高效化的同時，兼顧滿足個性化利用需求，真正以優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)展示檔案價值、贏得社會贊譽。

（五）強化社保檔案信息化管理，提升社保檔案管理的現(xiàn)代化水平

為確保社會保險檔案管理工作的順利進(jìn)行，在進(jìn)行檔案管理信息化改革與創(chuàng)新過程中，要不斷嘗試多樣化的信息化管理方式，找出適合自身發(fā)展的有效管理方式。通過靈活運用多種信息化技術(shù)，不斷提升管理工作的安全性與準(zhǔn)確性，以實現(xiàn)社保檔案規(guī)范化、信息化管理。與此同時，借助于現(xiàn)階段應(yīng)用最為廣泛的公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，加強社保檔案管理信息化的水平。

提升社保檔案的現(xiàn)代化管理水平，就要加強對社保檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，要重視對信息化管理人才的引進(jìn)，特別是那些具有綜合性素質(zhì)的社保檔案信息化管理人才。通過人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，促進(jìn)社保檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。