事業(yè)單位干部人事檔案管理的問題及對策

趙文鐸 雷曉麗

摘? 要：在現(xiàn)階段社會發(fā)展環(huán)境下，越來越多的事業(yè)單位開始進(jìn)行轉(zhuǎn)型，這會對以往的人事管理體系造成不小的影響。隨著檔案管理工作步伐的加快，多個問題開始出現(xiàn)。針對這些問題，相關(guān)單位必須要深入分析問題出現(xiàn)的原因，并在此基礎(chǔ)上采取合理的對策，以此進(jìn)一步提升單位人事干部檔案管理水平，順應(yīng)社會發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;干部人事檔案;管理;策略

事業(yè)單位干部人事檔案，有效記錄了干部的個人成長過程，同時也見證了單位的發(fā)展歷程。對于事業(yè)單位而言，干部人事檔案能否規(guī)范化管理，關(guān)乎個人的發(fā)展以及事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行。因此，各級事業(yè)單位要提高干部人事檔案管理的認(rèn)知及重視程度，并采取一切有效手段，強(qiáng)化干部人事檔案規(guī)范化管理，以更好地發(fā)揮出檔案的作用。

1 做好事業(yè)單位干部人事檔案管理的意義

高質(zhì)量的干部人事檔案是高水平的人事檔案管理的必然結(jié)果，能夠提高其在組織決策過程中的價值，提高決策的合理性和規(guī)范性。因此，在實(shí)際工作中，充分重視干部人事檔案管理，不斷適應(yīng)新時期事業(yè)單位發(fā)展的需要，具有十分重要的意義。干部人事檔案是事業(yè)單位相關(guān)部門在干部日常工作中逐漸形成的系列檔案材料，對干部的德、能、勤、績、廉等情況進(jìn)行了如實(shí)記載，是客觀、準(zhǔn)確記錄干部情況的有效文字載體。事業(yè)單位依靠干部人事檔案，可以較為全面了解干部的工作履歷、道德品質(zhì)、個人能力以及特長和業(yè)績等信息，結(jié)合對干部的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)考察，經(jīng)過綜合分析，能夠給予干部較為全面的評價。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理意識薄弱

通過調(diào)查了解到，目前我國大多數(shù)事業(yè)單位對人事檔案管理的定位認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理對本單位的發(fā)展影響不大。因此，他們不重視這項(xiàng)工作的開展，長期以來，他們沒有形成良好的檔案管理意識，最終導(dǎo)致事業(yè)單位未能有效推進(jìn)干部人事檔案管理。此外，事業(yè)單位管理者在工作中更加注重運(yùn)營，對涉及的檔案存在錯誤認(rèn)識，使得工作期間，經(jīng)常面臨信息搜集不全、檔案利用率比較低等問題。針對此問題，若不及時進(jìn)行調(diào)整和改變，勢必會對工作開展造成影響，同時也不利于單位進(jìn)一步發(fā)展。因而，單位要對此有正確認(rèn)識，積極推進(jìn)檔案管理改革工作。

2.2 缺乏專職檔案管理人員

干部人事檔案管理的日常固定工作包括檔案建立、資料收集、分析評價、整理歸檔、保管交接等工作程序。工作量大，任務(wù)復(fù)雜，有一定的組織紀(jì)律和保密性，需要專門的檔案管理人員來完成。然而，目前事業(yè)單位的人事檔案管理嚴(yán)重缺乏專職人員。干部人事檔案的管理屬于專業(yè)性工作，紙質(zhì)材料在歸檔時要求管理人員熟悉打孔和裝訂等技術(shù)流程，專職人員的缺乏，極大地影響了人事檔案管理的效率。此外，由于缺乏對專職人員的專業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)有的管理人員往往無法及時跟進(jìn)最新的政策文件要求，整體工作水平有待進(jìn)一步提高。

2.3 檔案管理方式落后且不規(guī)范

干部人事檔案管理是一項(xiàng)長期的工作，但受傳統(tǒng)觀念的影響，目前許多事業(yè)單位在干部人事檔案管理上仍然依靠手工管理，缺乏對尋求更高效的管理方法的重視，尤其是對現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)。這種單一落后的管理方式不利于檔案管理效率的提高，不利于干部人事檔案價值的有效發(fā)揮。除此之外，也存在檔案管理不規(guī)范的問題，部分檔案管理人員在對干部人事檔案收集和整理時，并不能有效保證資料信息的完整性和真實(shí)性，在檔案信息安全保密上也缺乏關(guān)注，存在較大管理漏洞，勢必會降低干部人事檔案管理的效率及服務(wù)水平。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理的具體策略

3.1 增強(qiáng)工作人員的人事檔案管理意識

為了有效提高檔案人員的管理意識，事業(yè)單位管理人員要根據(jù)具體情況進(jìn)行培訓(xùn)，制定科學(xué)合理的各部門人員培訓(xùn)方案。事業(yè)單位要結(jié)合具體情況，加強(qiáng)人員內(nèi)部培訓(xùn)，更新知識，調(diào)動學(xué)習(xí)積極性，使人員相互交流、學(xué)習(xí)。實(shí)踐證明，開展內(nèi)部培訓(xùn)活動不僅可以降低人員培訓(xùn)成本，而且可以提高員工的綜合素質(zhì)。同時，施工單位還應(yīng)重視對員工的激勵，根據(jù)績效合理制定薪酬體系。通過這種方式，既能夠在最大程度上調(diào)動員工工作積極性，又能有效保證工作質(zhì)量。因而，事業(yè)單位在檔案管理工作中要注重加強(qiáng)對工作人員能力的提升，從整體上提高干部人事檔案管理水平，促進(jìn)單位穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 積極開展宣傳，建立干部主動配合工作機(jī)制

檔案的收集和管理是干部最主要的工作，也是最重要的工作。但是，這一聯(lián)系離不開干部自身的大力配合。因此，要積極宣傳干部人事檔案管理對干部個人發(fā)展、黨的建設(shè)和國家建設(shè)的重要性，讓各級干部充分重視，實(shí)事求是，與專業(yè)人士扎實(shí)合作，形成干部積極配合的工作機(jī)制。此外，隨著干部人事檔案相關(guān)材料越來越多，收集整理的難度也在逐漸加大。這就要求管理人員對不合格的文件材料及時返回本人修改，對程序缺乏完備的材料退回原檔案歸檔部門重新處理，從而切實(shí)提高檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

3.3 加快信息化建設(shè)

在信息時代背景下，事業(yè)單位要改變以往單一落后的檔案管理模式，注重引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，建立完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化管理平臺，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的雙重管理，提高干部人事檔案管理的效率和質(zhì)量。與此同時，注重干部人事檔案內(nèi)容的建設(shè)，應(yīng)通過動態(tài)化管理的方式，及時更新干部人事檔案的信息，并建立科學(xué)精準(zhǔn)的檔案搜索系統(tǒng)，從技術(shù)層面為干部人事檔案的利用提供有力支持。不僅如此，還需要加強(qiáng)干部人事檔案信息的安全保護(hù)，應(yīng)在數(shù)字化管理平臺中設(shè)置各層級的訪問權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3.4 進(jìn)一步提高人事檔案利用率

一是檔案管理人員要注意豐富檔案內(nèi)容，在原有檔案的基礎(chǔ)上適當(dāng)增加其他相關(guān)信息，可以從干部經(jīng)濟(jì)收入和工作業(yè)績兩個方面入手。這不僅能充分體現(xiàn)檔案的整體利用價值，而且能有效保證人事檔案的作用。二是科學(xué)建立檔案利用機(jī)制。在此環(huán)節(jié)中，需要檔案負(fù)責(zé)人將在職人員的職稱審核、入職退休等內(nèi)容結(jié)合人事檔案進(jìn)行，以此發(fā)揮檔案作用，增強(qiáng)利用效率。

結(jié)束語

在現(xiàn)階段社會發(fā)展背景下，人事檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，對其整體發(fā)展產(chǎn)生重要影響，因而需要單位對此有正確認(rèn)識，做好檔案管理工作。針對人事干部檔案管理存在的問題，負(fù)責(zé)人需要積極完善現(xiàn)有的管理機(jī)制，結(jié)合問題出現(xiàn)的原因，采取針對性的改進(jìn)措施，深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，以此增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量和效率，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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