人事檔案數(shù)字化建設的前期準備工作

徐麗麗

摘? 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案正在呈現(xiàn)出數(shù)字化的發(fā)展趨勢，這對人事檔案管理工作的高效開展產(chǎn)生了非常積極的影響。本文主要分析人事檔案數(shù)字化建設的前期準備工作，從而為人事檔案數(shù)字化建設工作的高效開展奠定堅實的基礎。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化建設;前期準備

在當前的社會發(fā)展過程中，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了非常廣泛的應用，并取得了非常不錯的應用效果，為各行各業(yè)的發(fā)展灌注了新的生機和活力。在這種時代背景下，檔案管理部門逐漸意識到傳統(tǒng)人事檔案管理的局限性，并積極開展人事檔案數(shù)字化建設工作。

一、籌集建設資金

人事檔案包括個人信息、德才表現(xiàn)以及工作經(jīng)歷等多項內(nèi)容，涵蓋的內(nèi)容非常廣泛，這對計算機、掃描儀以及服務器等基礎設施有著較高層次的要求[1]。因此，在開展人事檔案數(shù)字化建設的前期階段，檔案管理部門必須根據(jù)當前的實際情況和內(nèi)在需求，不斷加大對建設資金的籌集力度，從而為基礎設施建設工作提供強有力的資金支持，進一步促進后續(xù)數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)驗收以及數(shù)據(jù)備份等工作的高效開展。

二、為工作人員提供必要的培訓

人事檔案數(shù)字化建設對工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)有著較高層次的要求，因此，在開展人事檔案數(shù)字化建設的前期階段，檔案管理部門應為工作人員提供必要的培訓，使得工作人員能夠熟練掌握人事檔案數(shù)字化建設的專業(yè)知識和操作技能，并且?guī)椭ぷ魅藛T樹立良好的信息安全意識，切實提高檔案管理隊伍的專業(yè)化水平，使得人事檔案數(shù)字化建設工作能夠呈現(xiàn)出規(guī)范化的發(fā)展趨勢。

三、豐富人事檔案材料收集

在開展人事檔案數(shù)字化建設的工作實踐中，材料收集占據(jù)著非常關(guān)鍵的地位。針對這種情況，檔案管理部門必須結(jié)合當前的實際情況和內(nèi)在需求，科學確定人事檔案的材料收集范圍和內(nèi)部管理權(quán)限，廣泛收集德、能、勤、績、廉等多方面材料，切實提高人事檔案的安全性。除此之外，檔案管理部門還應對近年來形成的職稱材料、學歷材料、年度考核表、人員任前考察檔案審核表、人員任免審批表、獎懲材料以及續(xù)聘合同等材料進行全面收集，并對存在缺失的檔案信息進行有效補充，在經(jīng)過仔細鑒別之后歸檔，使得各項材料能夠切實滿足人事檔案數(shù)字化建設的內(nèi)在需求，進一步提高后續(xù)人事檔案數(shù)字化建設的工作質(zhì)量和工作效率[2]。

四、全面落實人事檔案材料整理工作

為了進一步提高人事檔案數(shù)字化建設的有序性和可靠性，檔案管理部門應全面落實人事檔案材料整理工作。在此過程中，檔案管理部門應以個人為基本出發(fā)點，對檔案材料進行科學合理的鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工以及裝訂，切實提高專門案卷的條理性和系統(tǒng)性。對于檔案材料的鑒別工作而言，工作人員應檢查檔案材料是否滿足齊全完整、填寫規(guī)范、內(nèi)容真實、文字清楚以及手續(xù)完備等內(nèi)在特征[3]。在完成分類和排序工作之后，工作人員應醒目標注檔案編號和檔案頁碼等信息，保證標注位置的科學性和合理性，從而為檔案材料的數(shù)字化錄入提供良好的便利條件。在裝訂檔案的過程中，工作人員應將檔案材料各邊進行有效對齊，并在紙張的左側(cè)進行裝訂打孔，切實提高檔案材料裝訂的齊整性、結(jié)實性和美觀性，有效避免出現(xiàn)倒頁、掉頁、壓字以及文件損壞等不良現(xiàn)象。如果存在左側(cè)空白相對較少的問題，那么工作人員要根據(jù)實際情況，對其進行必要的托裱。

五、選擇優(yōu)質(zhì)的技術(shù)服務公司

在開展人事檔案數(shù)字化建設的具體實踐中，僅僅依靠自身的力量來開展各項工作是遠遠不夠的。針對這種情況，檔案管理部門應從人事檔案數(shù)字化建設的具體需求出發(fā)，選擇優(yōu)質(zhì)的技術(shù)服務企業(yè)。在選擇技術(shù)服務企業(yè)的過程中，檔案管理部門應對以下幾方面內(nèi)容進行全面考察：其一，技術(shù)服務企業(yè)是否具備完善的涉密資質(zhì);其二，技術(shù)服務企業(yè)是否能夠正確把握人事檔案數(shù)字化建設的發(fā)展方向和內(nèi)在需求;其三，技術(shù)服務企業(yè)是否擁有專業(yè)的工作團隊和先進的技術(shù)支持;其四，技術(shù)服務企業(yè)是否專注于研究探索檔案和標準信息資源領(lǐng)域;其五，技術(shù)服務企業(yè)是否能夠熟練完成高清圖形制作、原始圖像制作、檔案材料掃描、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)審核等工作;其六，技術(shù)服務企業(yè)是否能夠根據(jù)國家的法律規(guī)定，完成對項目合同書的起草;其七，技術(shù)服務企業(yè)是否具備安全保密、軟件升級以及軟件維護等工作能力;其八，技術(shù)服務企業(yè)是否具備良好的工作經(jīng)驗，在行業(yè)內(nèi)是否具備完善的口碑[4]。

六、創(chuàng)新人事檔案管理制度

在當前社會的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理制度已經(jīng)無法滿足數(shù)字化建設的內(nèi)在需求。因此，檔案管理部門必須結(jié)合人事檔案數(shù)字化建設的內(nèi)在特征和具體需求，有效創(chuàng)新人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作能夠朝著數(shù)字化、制度化和高效化的方向不斷行進。在此過程中，檔案管理部門要深入分析人事檔案管理的工作現(xiàn)狀，根據(jù)實際情況制定科學合理的人事檔案管理規(guī)章制度和數(shù)字檔案查閱審批制度，實現(xiàn)對檔案查詢?nèi)藛T具體行為的全面監(jiān)測，并對檔案閱讀過程進行詳盡可靠的日志記錄，從而提高人事檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

七、結(jié)束語

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代社會，傳統(tǒng)模式下人事檔案管理的弊端正在逐漸顯現(xiàn)出來，全面落實人事檔案數(shù)字化建設工作，已經(jīng)成為檔案管理部門實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要舉措。在此過程中，檔案管理部門應結(jié)合人事檔案管理的實際情況和發(fā)展需求，積極做好建設資金籌集、工作人員培訓、人事檔案材料收集、人事檔案材料整理、技術(shù)服務公司選擇、人事檔案管理制度創(chuàng)新等前期準備工作，從而為后續(xù)數(shù)字化建設的高效開展提供良好的先決條件。

參考文獻：

[1]馬云娜.干部人事檔案數(shù)字化前期準備流程[J].辦公自動化，2020，25（24）：25-26.

[2]楊璐.簡述干部人事檔案數(shù)字化建設的前期準備工作[J].辦公室業(yè)務，2020（03）：153+155.

[3]黃華陽.干部人事檔案數(shù)字化建設準備工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（05）：75-76.

[4]唐萍萍.企業(yè)檔案數(shù)字化前期準備工作應注意的幾個問題[J].蘭臺世界，2017（S1）：75-76.