崗位交接制度規(guī)范化的重要性

黃春玲 曾光 李高

摘? 要：崗位的順利交接是人員交替下工作持續(xù)性的重要保證。文章分析了崗位交接制度存在于實(shí)際工作中的問(wèn)題、影響及產(chǎn)生的原因，闡述了實(shí)施崗位交接的必要性、崗位交接的主要內(nèi)容及對(duì)崗位交接的一些建議。

關(guān)鍵詞：法律規(guī)范崗位交接 ;流程

崗位交接是指人員因調(diào)動(dòng)、職責(zé)變動(dòng)或其他原因不再?gòu)氖略ぷ?，將本人所?fù)責(zé)的工作全部移交給員工。人員因生病、出差等其他原因暫時(shí)離開(kāi)工作崗位，交接本人所負(fù)責(zé)的工作的全部或一部分。日常業(yè)務(wù)處理流程中各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)交接。在實(shí)際工作中，崗位交接方式包括書面交接、口頭交接、系統(tǒng)操作演示等，但是在交接崗位的過(guò)程中存在著很多需要改善的問(wèn)題。

一、崗位交接不足的影響

（一）“新官不理舊債，難以處理舊債”?，F(xiàn)在的崗位交接，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的交接，一般由人力資源部門或直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)離任和繼任者（特別是領(lǐng)導(dǎo)干部）分別進(jìn)行對(duì)話，雙方根據(jù)人力資源部門或直接領(lǐng)導(dǎo)指定的地點(diǎn)和時(shí)間進(jìn)行崗位交接。有的是禮節(jié)性的見(jiàn)上一面，有的是你走后我再來(lái)，根本不見(jiàn)面，需要的認(rèn)證和第三方監(jiān)督不夠。另外，個(gè)別離開(kāi)崗位的管錢管物人員，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部工作期間的經(jīng)濟(jì)責(zé)任意識(shí)薄弱，單位財(cái)務(wù)管理不規(guī)范，制度不完備，有突擊簽名集中報(bào)銷等現(xiàn)象。對(duì)于繼任者來(lái)說(shuō)，因?yàn)闆](méi)有有效的交接，所以面對(duì)舊賬進(jìn)退維谷。一種情況是，面對(duì)前任留下的時(shí)間長(zhǎng)，情況復(fù)雜，不容易處理的多方面利益相關(guān)的項(xiàng)，容易采取回避、消極的態(tài)度，“新官不理舊債”，導(dǎo)致相關(guān)利益者的權(quán)益無(wú)法解決，不知不覺(jué)成為了不穩(wěn)定的要素，同時(shí)繼任者負(fù)擔(dān)也增加了。另一種情況是，即使解決了遺留問(wèn)題，也會(huì)加重繼任任期內(nèi)的負(fù)擔(dān)，分散精力，增加任期內(nèi)的支出，從而無(wú)法保證繼任任期內(nèi)的收支平衡。

（二）影響正常業(yè)務(wù)開(kāi)展。少數(shù)部門財(cái)經(jīng)法制意識(shí)薄弱，為了某種利益，對(duì)交接業(yè)務(wù)推遲，不監(jiān)督，不交接，采取“鐵路警察各管各段”的態(tài)度，相關(guān)資料隨人走。交接時(shí)沒(méi)有以書面形式總結(jié)過(guò)去的工作、經(jīng)費(fèi)收支、債權(quán)債務(wù)、賬外負(fù)債、對(duì)外擔(dān)保經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、固定資產(chǎn)管理以及重要未完成事項(xiàng)的進(jìn)展等，因此繼任者無(wú)法掌握職場(chǎng)的現(xiàn)狀和工作進(jìn)展情況，特別是部分專業(yè)技術(shù)比較強(qiáng)的職位交接，交接內(nèi)容不完整，對(duì)單位業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。交接的本質(zhì)不是文件送達(dá)，而是風(fēng)險(xiǎn)檢查。很多人覺(jué)得交接很簡(jiǎn)單。在文件上簽名，然后繼承資料。絕不能小看交接這件事。單位在評(píng)價(jià)業(yè)績(jī)時(shí)，往往不會(huì)根據(jù)接收后的表現(xiàn)追究前任的責(zé)任。如果在交接的時(shí)候疏忽大意的話，就完全不知道前任會(huì)留下什么樣的“爛攤子”。如果前任不太可靠，在交接時(shí)沒(méi)有馬上發(fā)現(xiàn)，或者交接后，原本隊(duì)伍的軌道發(fā)生了異常，會(huì)對(duì)繼任者的能力產(chǎn)生疑問(wèn)。交接過(guò)程中最大的問(wèn)題是不能確認(rèn)前任留下了多少攤子。其中存在業(yè)務(wù)進(jìn)展不清楚、團(tuán)隊(duì)合作不穩(wěn)定、財(cái)務(wù)預(yù)算超標(biāo)、違法等問(wèn)題。交接一般會(huì)檢查日常工作文件，但問(wèn)題總是隱藏在文件的背面。比如說(shuō)，前任的工作計(jì)劃交接了嗎？人際關(guān)系繼承了嗎？風(fēng)險(xiǎn)繼承了嗎？在部下中，誰(shuí)表現(xiàn)得好？還是誰(shuí)的業(yè)績(jī)不好？這些是需要共同交接，直接說(shuō)清楚情況。

（三）提升崗位資料泄露概率。近年來(lái)，關(guān)于崗位交接中的資料泄密事件見(jiàn)諸報(bào)端。崗位交接過(guò)程中，雙方未對(duì)需要交接的資料進(jìn)行系統(tǒng)性清點(diǎn)，或者存在違規(guī)操作，直接導(dǎo)致崗位交接中的資料處理違規(guī)現(xiàn)象。一旦崗位資料因?yàn)榻唤硬簧贫孤叮笕喂ぷ魅藛T承擔(dān)交接后果，也會(huì)對(duì)單位造成嚴(yán)重?fù)p失。當(dāng)前常見(jiàn)的崗位交接資料泄密現(xiàn)象包括設(shè)備泄密、電子文件泄密和紙質(zhì)文件泄密，也對(duì)崗位交接的全面性提出較高要求。必須在崗位交接中妥善處理全部資料的交接工作，方可在保證資料安全的前提下順利交接。

二、問(wèn)題的原因

一是領(lǐng)導(dǎo)不重視。有些崗位與財(cái)務(wù)和物資管理無(wú)關(guān)，相對(duì)于這些崗位，領(lǐng)導(dǎo)不重視交接工作。一般認(rèn)為這是移交者和接交者的事情，與己無(wú)關(guān)。實(shí)際交接工作是關(guān)系到將來(lái)職場(chǎng)工作能否順利進(jìn)行的重要事情。

二是交接制度還沒(méi)有建立。單位沒(méi)有制定適合該單位的交接業(yè)務(wù)規(guī)范制度，沒(méi)有明確交接崗位的程序和移交者需要履行的權(quán)利和義務(wù)。所以一般不認(rèn)真對(duì)待崗位的交接，總是敷衍了事。即便是建立了崗位交接制度，其中的很多條文要求相對(duì)空泛，沒(méi)有觸及到崗位交接的實(shí)際問(wèn)題。例如在崗位交接過(guò)程如何清點(diǎn)物資？如何擬定資料移交的目錄清單？如何辦理手續(xù)？在具體的制度內(nèi)容中僅僅是簡(jiǎn)略涉及，實(shí)際操作標(biāo)準(zhǔn)性不足，直接降低崗位交接制度的執(zhí)行效力，崗位交接處理不當(dāng)也在意料之中。

三是離任者有意為之。有些崗位的人對(duì)前任沒(méi)有任何交接，所以也不愿意對(duì)后任進(jìn)行交接，于是惡性循環(huán)。新的繼任者也像前任那樣，一開(kāi)始就自己摸索，做了些沒(méi)用的事情。雖然一部分崗位人員有交接，但有可能因?yàn)楣ぷ鞑徽J(rèn)真而被解職。有的可能是退休了希望被返聘，但沒(méi)被返聘。出現(xiàn)這些情況的離崗人員往往帶有情緒地離職，交接時(shí)不認(rèn)真，有遺漏，對(duì)重要的、未完成的事項(xiàng)不能清楚說(shuō)明。有時(shí)即使問(wèn)了也會(huì)找各種借口不說(shuō)出來(lái)。這是缺乏職業(yè)道德的表現(xiàn)。

四是繼任者和監(jiān)交者不知道交接的內(nèi)容。繼任者是外面職場(chǎng)的新遷入者，由于對(duì)職責(zé)和特殊事項(xiàng)不了解，對(duì)崗位存在的問(wèn)題無(wú)法關(guān)注，監(jiān)交者也不熟悉職責(zé)內(nèi)容，所以離任者交什么，繼任者就接受什么，剩下的工作只能被動(dòng)地做。

五是交接工作雙方缺乏責(zé)任心。前任工作人員在工作中存在違規(guī)處理單位資料的行為，在崗位交接過(guò)程中沒(méi)有將全部情況交待給接任者。與此同時(shí)，接任者對(duì)于單位資料的重要性認(rèn)識(shí)不足，在崗位交接過(guò)程中沒(méi)有詳細(xì)詢問(wèn)崗位資料情況。這實(shí)際上反映出雙方都沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待崗位交接，在交接過(guò)程中存在過(guò)多含糊其辭、敷衍了事的行為，最終導(dǎo)致不良后果。

六是準(zhǔn)備工作不到位。崗位交接并非一蹴而就的過(guò)程，前任工作人員的態(tài)度和準(zhǔn)備工作對(duì)于崗位順利交接有重要意義。部分工作人員在即將交接的情況下，對(duì)待本職工作不再盡心盡力，不再推進(jìn)很多未完成的工作，直接將這些工作交接給接任者。同時(shí)沒(méi)有說(shuō)明這些工作的要求，導(dǎo)致接任者需要較長(zhǎng)的時(shí)間適應(yīng)工作，降低單位工作效率。如果確實(shí)無(wú)法在交接前完成工作，也應(yīng)當(dāng)提供關(guān)于工作的詳細(xì)報(bào)告，讓接任者知曉當(dāng)前工作的推進(jìn)狀況。在前任工作人員準(zhǔn)備工作不足的情況下，資料、設(shè)備的交接不夠順暢，登記手續(xù)不夠完善，直接導(dǎo)致崗位交接中的很多“盲點(diǎn)”，提升單位的運(yùn)作成本。

七是監(jiān)督制度缺位。崗位順利交接，監(jiān)督力量至關(guān)重要。雖然在崗位交接理念中強(qiáng)調(diào)監(jiān)交人的重要性，但是如何使用監(jiān)交人、使得監(jiān)交人發(fā)揮更重要的作用，是很多單位面對(duì)的重要課題。如果沒(méi)有配套的監(jiān)督制度，對(duì)于監(jiān)交人的職責(zé)不夠明確，意味著監(jiān)交人在崗位交接過(guò)程中無(wú)法發(fā)揮監(jiān)督作用，監(jiān)交人角色形同虛設(shè)。另一方面，監(jiān)督制度缺位，也會(huì)對(duì)監(jiān)交人的工作狀態(tài)產(chǎn)生微妙影響。監(jiān)交人不會(huì)重視個(gè)人本職工作，在崗位交接中僅僅是象征性的簽字，導(dǎo)致崗位交接缺乏應(yīng)有監(jiān)督。

三、實(shí)施崗位交接制度的必要性

（一）有助于加強(qiáng)人員的合規(guī)和責(zé)任意識(shí)。推進(jìn)崗位交接制度，對(duì)前任者是權(quán)力的制約，必須在交接前全面整理負(fù)責(zé)的相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)處理未了的債權(quán)債務(wù)事項(xiàng)。通過(guò)交接，將前任未完成的事項(xiàng)正式移交給繼任者，在有關(guān)人員簽證的情況下，繼任者原以為與我無(wú)關(guān)的事情，之后應(yīng)該由己解決。如果有效地實(shí)行崗位交接制度，無(wú)論是對(duì)前任還是對(duì)繼任者，都可以依法加強(qiáng)合規(guī)和責(zé)任意識(shí)，明確地改善“新官不理舊賬、難理舊賬”的狀況。

（二）有助于繼續(xù)工作。推進(jìn)崗位交接制度，尤其是專業(yè)技術(shù)性比較強(qiáng)的崗位，交接工作可以使業(yè)務(wù)的處理效率和質(zhì)量得以延續(xù)。許多業(yè)務(wù)趨向于越來(lái)越多樣化，最終反映在業(yè)務(wù)處理方法流程的多樣化上。工作前后的持續(xù)性很重要。例如，一些已經(jīng)走得比較順暢且合理的業(yè)務(wù)處理流程，前任對(duì)此未進(jìn)行交接時(shí)，無(wú)視重要事項(xiàng)和關(guān)鍵點(diǎn)，破壞業(yè)務(wù)處理前后的連續(xù)性，導(dǎo)致效率降低。要強(qiáng)化業(yè)務(wù)處理前后的持續(xù)性，交接工作是必不可少的。工作交接可以對(duì)工作起到承上啟下、精益求精的作用。在交接過(guò)程中，可以讓后任發(fā)現(xiàn)并改善當(dāng)前的崗位管理和內(nèi)部控制的缺陷。

（三）有助于有效界定前后雙方的責(zé)任。推進(jìn)崗位交接制度，明確規(guī)定離任者對(duì)賬簿上沒(méi)有反映的問(wèn)題、收支和任期內(nèi)沒(méi)有完成的相關(guān)事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)書面交付給繼任者并說(shuō)明。經(jīng)繼任者和有關(guān)監(jiān)交部門、人員批準(zhǔn)后，繼任者對(duì)交接事項(xiàng)繼續(xù)處理，在交接過(guò)程中發(fā)生損失的，仍將追究離任者責(zé)任。這是在制度上明確有效地規(guī)定前任、后任雙方的責(zé)任，防止交接過(guò)程中發(fā)生“糊涂賬”。

（四）有助于進(jìn)一步深化經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作。經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)對(duì)于被審計(jì)的領(lǐng)導(dǎo)干部在履行經(jīng)濟(jì)責(zé)任過(guò)程中存在的問(wèn)題，需要區(qū)別不同情況，并根據(jù)其應(yīng)承擔(dān)的直接責(zé)任和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任來(lái)規(guī)定。交接崗位，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的交接，是領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的重要內(nèi)容之一，是前任和后任責(zé)任區(qū)分的最有效的方法，是從規(guī)定制度界定前后經(jīng)濟(jì)責(zé)任的有效機(jī)制。有機(jī)地結(jié)合崗們交接制度和經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，將崗位交接情況納入領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的評(píng)價(jià)范圍，有助于正確評(píng)價(jià)領(lǐng)導(dǎo)干部任期內(nèi)的工作業(yè)績(jī)，拒絕干部“帶病”上崗，也為新官不理“舊賬”提供了制度保障，使得經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作進(jìn)一步深化。

四、實(shí)施崗位交接制度的幾個(gè)建議

（一）強(qiáng)化制度保障。目前，各級(jí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的交接有一定的規(guī)定和要求。如要求對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等，而對(duì)一般的崗位沒(méi)有過(guò)多的要求。一般崗位往往是推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利運(yùn)行的根本和基礎(chǔ)。加快出臺(tái)規(guī)范崗位交接法規(guī)，將崗位交接制度法制化是正規(guī)各個(gè)行業(yè)秩序有力的制度保障，規(guī)范相關(guān)程序和要求，確定雙方責(zé)任的交接是確保工作的有效銜接和穩(wěn)定轉(zhuǎn)移，確保崗位工作的有效延續(xù)。做到交得清楚，接得明白，防止前任遺留問(wèn)題難以得到解決及“新官不理舊賬”等問(wèn)題發(fā)生。

（二）將交接制度確立為單位的剛性規(guī)定。對(duì)未建立崗位交接制度的單位和部門，應(yīng)盡快建立崗位交接制度，有機(jī)地結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)干部的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)和崗位交接，在將崗位交接作為人員離開(kāi)崗位前必須履行的義務(wù)并作為硬性規(guī)定，確保對(duì)前任工作的客觀公正評(píng)價(jià)。讓繼任者入門即上手，保證工作發(fā)展的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行崗位交接制度，避免交接形式主義。確立了崗位交接制度后，必須嚴(yán)格執(zhí)行。否則，交接就成了“走過(guò)場(chǎng)”，人員沒(méi)有約束力，也就無(wú)法體現(xiàn)崗位交接制度的意義和作用。單位區(qū)別崗位，細(xì)化對(duì)應(yīng)的交接流程和內(nèi)容，防止由于交接時(shí)間短，造成資料準(zhǔn)備不充分，重點(diǎn)內(nèi)容不突出。為了避免交接清單中反映的“問(wèn)題”和工作“教訓(xùn)”少，在正式交接之前通過(guò)座談會(huì)形式，征集離任者、繼任者及監(jiān)督交各方面的意見(jiàn)，在交接內(nèi)容、深度、廣度等方面提出具體要求，并進(jìn)一步改進(jìn)深化，監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)熟悉職責(zé)任務(wù)。明確必要的工作流程和工作重點(diǎn)，有責(zé)任審查交接工作的內(nèi)容和流程等。如果有遺漏的話，及時(shí)促進(jìn)修改，改善后再進(jìn)行交接。避免形式主義。

（四）加強(qiáng)崗位交接的監(jiān)督力度。崗位交接作為單位運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，必須堅(jiān)定落實(shí)崗位交接監(jiān)督工作，保證崗位交接按照既定流程運(yùn)轉(zhuǎn)。崗位交接監(jiān)督要結(jié)合崗位的實(shí)際特征，原則上由上級(jí)部門或者領(lǐng)導(dǎo)人監(jiān)督崗位交接過(guò)程，也為交接后工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。通常情況下，單位人事部門、監(jiān)察部門都要參與到崗位交接的監(jiān)督過(guò)程中，嚴(yán)格審定各項(xiàng)交接環(huán)節(jié)，確保交接工作的有效性。人事與監(jiān)察部門參與崗位交接的過(guò)程，也是深入掌握部門狀況和工作開(kāi)展情況的過(guò)程，為其今后擬定工作方案提供有效依據(jù)，后續(xù)工作更有針對(duì)性。崗位交接監(jiān)督要結(jié)合單位的實(shí)際情況，確保監(jiān)督人員選派足夠合理。涉及到崗位交接的部門，應(yīng)當(dāng)派一名人員監(jiān)督交接過(guò)程，多方面保證崗位交接妥當(dāng)。針對(duì)崗位交接過(guò)程做好詳實(shí)記錄，交接雙方與監(jiān)督人員在崗位交接記錄中簽字，對(duì)崗位交接的內(nèi)容負(fù)責(zé)。

（五）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，實(shí)行長(zhǎng)期監(jiān)督管理。崗位交接有著豐富的內(nèi)涵。一直都是個(gè)敏感現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視，不斷加強(qiáng)宣傳指導(dǎo)，讓全體人員充分認(rèn)識(shí)崗位交接的重要性和必要性。必須定期對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行必要的培訓(xùn)，讓他們認(rèn)識(shí)到崗位交接的重要性，并使他們?cè)诮唤舆^(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督作用，而不是只簽簽名字。對(duì)后續(xù)工作實(shí)施長(zhǎng)期監(jiān)督管理，有效結(jié)合責(zé)任追究措施，充分發(fā)揮離任審計(jì)制度，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，在評(píng)價(jià)使用、監(jiān)督約束、管理教育干部中發(fā)揮長(zhǎng)期有效作用，進(jìn)一步促進(jìn)單位持續(xù)健康發(fā)展。

（六）規(guī)范崗位文件交接管理。目前大多數(shù)單位的“交接表”都是一式四份，經(jīng)交接雙方和監(jiān)交人員確認(rèn)簽署后，交接雙方和所在單位各留一份，報(bào)有關(guān)部門記錄一份，作為區(qū)分離任和繼任責(zé)任的重要依據(jù)。因?yàn)闆](méi)有明確交接文件的管理要求，所以有時(shí)查找資料很不方便。要明確要求將“交接表”分別存到本級(jí)和上級(jí)機(jī)關(guān)的保密室，納入重要文件歸檔管理，并列入永久保管資料。

（七）建立離任公示制度?！饵h政主要領(lǐng)導(dǎo)干部和國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)規(guī)定》提出，要逐步探索和推進(jìn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果公告制度。相應(yīng)地，離任公示制度也是有效監(jiān)督各級(jí)干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的方法之一。以前的離任交接只有少數(shù)繼承雙方所在機(jī)關(guān)和部門的人知道，很多腐敗現(xiàn)象發(fā)生在單位和部門之外，要明確崗位交接情況在特定范圍內(nèi)公示，設(shè)立專門的溝通反映渠道，有效發(fā)揮群眾監(jiān)督作用。

（八）注意交接資料保密。在崗位交接過(guò)程中，需要注意資料的安全性，在交接制度的支撐下，認(rèn)真履行交接程序，確保資料安全交接。在崗位交接過(guò)程中，需要清理前任人員曝光的全部載體，隨后進(jìn)行崗位移交。新接任的人員要確保資料移交完整，履行交接制度的各項(xiàng)要求，避免企業(yè)因?yàn)閸徫唤唤硬划?dāng)發(fā)生泄密事件。換言之，在崗位交接過(guò)程中時(shí)刻繃緊“保密弦”。崗位交接不能操之過(guò)急，必須搞清楚交接資料的全部情況，保證設(shè)備資料順利交接，避免其中存在差錯(cuò)。

五、結(jié)束語(yǔ)

崗位交接事關(guān)單位的規(guī)范化建設(shè)持續(xù)發(fā)展，只有將崗位交接的內(nèi)容、形式、流程、要求和責(zé)任劃分等制度化，并在實(shí)踐工作中加以重視和嚴(yán)格執(zhí)行，符合單位內(nèi)控管理的要求，才能確保不因交接不清，人為造成的爛攤子，嚴(yán)重影響接任者正常開(kāi)展業(yè)務(wù)，同時(shí)接任者也可以從規(guī)范的交接制度中快速掌握業(yè)務(wù)計(jì)劃，檢查清楚業(yè)務(wù)、組織、法務(wù)等風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)掃除新崗位不熟悉的障礙，有利于快速找到業(yè)務(wù)的突破口和發(fā)力點(diǎn)。

作者簡(jiǎn)介：黃春玲，1976年 2月，女，廣西桂林人，本科，中級(jí)會(huì)計(jì)師，財(cái)務(wù)管理方向