淺析生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理

欒蘭

摘? 要：為有效地解決環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理中存在的一些問(wèn)題，本文首先簡(jiǎn)要介紹了生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的重要作用，其次深入分析環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理存在問(wèn)題，最后提出相關(guān)對(duì)策，以供借鑒與參考。

關(guān)鍵字：生態(tài)環(huán)境保護(hù);環(huán)境監(jiān)測(cè);檔案管理

1 引言

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是聯(lián)系昨天、今天和明天的橋梁。檔案，可以讓歷史留住記憶的根，讓未來(lái)找到回家的路。沒有檔案或檔案不全，就會(huì)遺失那段歷史。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案詳實(shí)且完整地記載了歷史上的環(huán)境質(zhì)量狀況以及有關(guān)的保護(hù)環(huán)境經(jīng)驗(yàn)與做法，可為以后的科學(xué)研究、環(huán)境管理等提供可靠的決策依據(jù)。然而，當(dāng)前環(huán)境監(jiān)測(cè)部門的檔案管理員并不是很重視環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理，管理體系的規(guī)范程度不夠高，歸檔材料的收集、整理與甄別水平不夠?qū)I(yè)，易造成歸檔材料不完整等問(wèn)題出現(xiàn)，也為日后資料數(shù)據(jù)的查詢帶來(lái)許多不便。因此，需要探究?jī)?yōu)化環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的有效途徑，努力做到“收齊、管好、用活”環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案。

2 生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的重要作用

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案中詳實(shí)地記載不同階段監(jiān)測(cè)環(huán)境的相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)與環(huán)境治理的成效，不僅能體現(xiàn)當(dāng)時(shí)的監(jiān)測(cè)水平，還能夠再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的環(huán)境狀況。通過(guò)不同歷史時(shí)期環(huán)境質(zhì)量狀況的對(duì)比，了解環(huán)境狀況的變化，剖析環(huán)境質(zhì)量的演變過(guò)程，深入探尋影響環(huán)境的因素，預(yù)測(cè)環(huán)境變化趨勢(shì)，為當(dāng)前的環(huán)境管理提供決策依據(jù)，也是制定環(huán)境規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)，進(jìn)而提高生態(tài)環(huán)境保護(hù)的工作效率。另外，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案中還記錄了技術(shù)人員的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)與做法、專項(xiàng)治理成效及相關(guān)環(huán)境保護(hù)工作的開展過(guò)程，為開展生態(tài)環(huán)境保護(hù)研究提供了必要的條件。

3 生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理存在問(wèn)題

3.1 組織機(jī)制不完善

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，部分監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理員更換頻繁，兼職過(guò)多，影響檔案工作正常開展。由于在生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)的工作當(dāng)中，不同的環(huán)境監(jiān)測(cè)任務(wù)對(duì)個(gè)人能力的提高有著十分大的差異，因而監(jiān)測(cè)人員基本上把絕大多數(shù)的時(shí)間和精力放在開展監(jiān)測(cè)工作與提高監(jiān)測(cè)能力方面，但是對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理方面的工作重視程度不高。另外，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案涉及整個(gè)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員對(duì)整個(gè)機(jī)構(gòu)的運(yùn)作流程不熟悉，不了解質(zhì)量管理體系，檔案管理專業(yè)素質(zhì)不高，就會(huì)存在環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案中的一些關(guān)鍵性文件丟失的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，在環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理方面組織機(jī)制不完善，也在很大程度上影響著環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案開發(fā)運(yùn)用工作的順利進(jìn)行。

3.2 分類管理規(guī)范性不高

目前部分檔案管理員在歸檔時(shí)，僅僅根據(jù)前任的歸檔目錄，按部就班的將環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、監(jiān)測(cè)報(bào)告、原始記錄、儀器設(shè)備材料等按照經(jīng)驗(yàn)歸檔，但是環(huán)境監(jiān)測(cè)過(guò)程中需要?dú)w檔的材料還有很多，比如生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作計(jì)劃、監(jiān)測(cè)方案、工作總結(jié)、質(zhì)量保證的計(jì)劃和要求、考核情況、突發(fā)事件監(jiān)測(cè)文件材料、各類專項(xiàng)監(jiān)測(cè)和咨詢服務(wù)監(jiān)測(cè)等文件材料，檔案管理員不知道這些材料需要?dú)w檔，即使知道需要?dú)w檔，又不知道怎么分類，保存期限是多久，另外有時(shí)還會(huì)把非環(huán)境監(jiān)測(cè)類的文書類的材料放在環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案中一起歸檔，因此迫切需要建立有效的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案分類管理體系，收齊、管好環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案。

3.3利用效率較低

當(dāng)前部分檔案管理員在編制檔案目錄時(shí)沒有嚴(yán)格按照檔案管理的著錄要求編制，部分監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)使用的檔案管理系統(tǒng)陳舊，未及時(shí)更新，在開發(fā)利用先進(jìn)的檔案設(shè)備方面缺少一定的積極性與主動(dòng)性，造成查找困難，這在很大程度上直接影響著環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案綜合開發(fā)利用效率，進(jìn)而制約著環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案實(shí)際價(jià)值的發(fā)揮。

4 生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理對(duì)策

4.1 建立完備的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理組織機(jī)制

監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案管理機(jī)制，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)各門類和載體的檔案實(shí)體及信息集中統(tǒng)一管理，對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

[1]明確檔案管理思路。在檔案管理中圍繞“以用為本”和為環(huán)境管理服務(wù)的宗旨，以能用、實(shí)用、好用為目標(biāo)，以全面、真實(shí)、準(zhǔn)確為原則，以檔案支撐、環(huán)境管理為目的，做到事前有準(zhǔn)備、事中有收集、事后有整理，保證檔案的完整性。

[2]建立檔案管理程序。根據(jù)環(huán)境監(jiān)測(cè)的實(shí)際情況，建立符合檔案法、檔案管理規(guī)范的檔案管理程序，明確檔案管理的適用范圍、科室職責(zé)、管理規(guī)范等。

[3]提高檔案管理員工作責(zé)任意識(shí)。監(jiān)測(cè)檔案管理工作任務(wù)繁重，千頭萬(wàn)緒，檔案材料經(jīng)常備外借，流動(dòng)性打，檔案管理員一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理程序開展各項(xiàng)工作。如果發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，應(yīng)積極主動(dòng)尋求部門領(lǐng)導(dǎo)的幫助，必要時(shí)邀請(qǐng)有關(guān)檔案管理部門在工作上給予一定的指導(dǎo)，參加各種形式的檔案管理培訓(xùn)和繼續(xù)教育，用新知識(shí)、新技術(shù)武裝檔案人員，拓寬知識(shí)面，提高檔案管理員的綜合管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，掌握檔案業(yè)務(wù)的工作方法和規(guī)律，努力從規(guī)范環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的角度出發(fā)，把標(biāo)準(zhǔn)化與制度化的管理標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)作建立健全環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理組織機(jī)制的參考，不斷強(qiáng)化環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，持續(xù)完善并優(yōu)化環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理組織機(jī)制。

[4]建設(shè)一支精通業(yè)務(wù)的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。將環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的重要實(shí)施人員組織起來(lái)，建立一個(gè)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作隊(duì)伍，該支隊(duì)伍既要包括專業(yè)檔案管理員，還要包括設(shè)備管理人員、辦公人員、質(zhì)量管理員等，把各個(gè)崗位的工作者凝聚在一起，集中調(diào)度，密切協(xié)調(diào)配合，建立既有檔案專業(yè)知識(shí)又具有環(huán)保專業(yè)知識(shí)、能運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段的檔案干部隊(duì)伍，共同助力環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的質(zhì)量提高。

[5]建立持續(xù)更新的檔案管理體系。通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展，目前已經(jīng)有了一些比較成熟的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要功能的自動(dòng)化管理，大大提高了檔案管理質(zhì)量和工作效率。目前絕大數(shù)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)均具有計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，但隨著生態(tài)環(huán)境工作不斷的推進(jìn)，舊版的生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范被新版的規(guī)范替代，原有的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)部分內(nèi)容不能滿足新規(guī)范的要求，需要持續(xù)更新檔案管理體系，不斷滿足規(guī)范的要求。其次，檔案管理員需注意利用檔案信息材料的反饋，不斷探索檔案管理的規(guī)律，提高檔案管理水平。

4.2 深入細(xì)化環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案文件的分類規(guī)范

在保護(hù)生態(tài)環(huán)境的全部工作體系當(dāng)中，環(huán)境監(jiān)測(cè)部門有著一定的特殊性，這一部門工作的進(jìn)行既要從整體上掌握某一個(gè)地區(qū)的生態(tài)環(huán)境，也要依照這一區(qū)域內(nèi)不同生態(tài)環(huán)境污染因子開展監(jiān)測(cè)工作進(jìn)而剖析較為精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，將此作為保護(hù)生態(tài)環(huán)境工作順利進(jìn)行的相關(guān)舉措制定參考。因而，應(yīng)當(dāng)保證在很多種類的環(huán)境監(jiān)測(cè)項(xiàng)目中可以快速準(zhǔn)確地找到工作開展要用到的信息，在整理檔案的過(guò)程中檔案管理員根據(jù)檔案規(guī)范，聯(lián)系實(shí)際工作開展情況，詳細(xì)的劃分歸檔類型和保存期限。

第一，建立歸檔目錄明細(xì)。根據(jù)《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)》（HJ 8.2-2020），結(jié)合生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作實(shí)際，檔案管理員按照“誰(shuí)承辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，細(xì)化各部門需歸檔的文件材料的范圍和保存期限，建立歸檔目錄明細(xì)，形成材料的承辦部門（承辦人）可按照歸檔目錄明細(xì)，積累、整理歸檔材料。檔案管理員應(yīng)參與生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作和活動(dòng)，了解生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作職能和文件材料的形成過(guò)程，從真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面督促、指導(dǎo)、檢查承辦部門（承辦人）做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

第二，做好平時(shí)歸檔工作。文件材料歸檔工作一般應(yīng)在次年3月底前完成，大量的材料集中在一段時(shí)間內(nèi)完成，工作量大，容易遺漏，為防止散失堆積，平時(shí)需加強(qiáng)歸檔材料的日常管理，承辦部門（承辦人）按照歸檔目錄明細(xì)，為每一個(gè)目錄準(zhǔn)備一個(gè)檔案盒，以便隨時(shí)歸入和查找文件。承辦部門（承辦人）將工作中辦理完畢的、屬于歸檔范圍的文件材料，及時(shí)歸入檔案盒，對(duì)于已經(jīng)歸檔的材料，應(yīng)該定期檢查，隨時(shí)調(diào)整不符合歸檔要求的材料。

第三，優(yōu)化歸檔材料?！渡鷳B(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)》（HJ 8.2-2020）附錄A（規(guī)范性附錄）詳細(xì)地列出了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料歸檔的范圍，為了方便以后的查詢，可以將同一個(gè)歸檔范圍內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化。比如地表水例行監(jiān)測(cè)及相關(guān)數(shù)據(jù)，可根據(jù)實(shí)際監(jiān)測(cè)情況進(jìn)一步分類，可細(xì)分為國(guó)考斷面監(jiān)測(cè)、省考斷面監(jiān)測(cè)、市控?cái)嗝姹O(jiān)測(cè)、部分?jǐn)嗝娴膶ｍ?xiàng)監(jiān)測(cè)等;涉及分包方的監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)，歸檔時(shí)可根據(jù)監(jiān)測(cè)內(nèi)容分別歸檔到相應(yīng)的版塊，如果都屬于同一類監(jiān)測(cè)范圍涉及多個(gè)分包方，可將同一個(gè)分包方放在一起歸檔。監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備的分類別管理也是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的工作，歸檔時(shí)依據(jù)儀器設(shè)備的生產(chǎn)源頭作為類型來(lái)劃分，可劃分成國(guó)外進(jìn)口與國(guó)內(nèi)生產(chǎn)兩個(gè)類型;其次可依照設(shè)備占用面積，把其劃分成三個(gè)類型，分別是大型、中型以及小型;另外應(yīng)當(dāng)依照設(shè)備的安裝視頻與保修卡片、說(shuō)明書有關(guān)要求編制儀器設(shè)備編號(hào)，為每臺(tái)儀器設(shè)備建立檔案。

4.3 強(qiáng)化環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案資料開發(fā)利用

充分利用檔案的科技成果，依靠科技進(jìn)步，提升環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化開發(fā)利用的速度，這是新時(shí)代不斷發(fā)展的必然要求，也是環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，因此，在開展環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理時(shí)，可借助先進(jìn)的管理設(shè)備，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文存儲(chǔ)檢索，方便歸檔材料的查閱，提升環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的管理效率。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在生態(tài)環(huán)境保護(hù)的全部工作當(dāng)中，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理是一個(gè)非常關(guān)鍵的組成部分。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的順利進(jìn)行不僅可以直接地提高有關(guān)工作的效率，還可以為日后環(huán)境保護(hù)工作順利開展和深入研究提供具有準(zhǔn)確性的科學(xué)參考依據(jù)。因而，檔案管理員在工作的時(shí)候，要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，按照規(guī)范做好歸檔、分類及拓寬保存介質(zhì)等一系列工作，并且把環(huán)境監(jiān)測(cè)工作和檔案管理工作密切地結(jié)合在一起，促進(jìn)環(huán)境保護(hù)工作能夠快速發(fā)展。

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