新形勢下檔案管理工作的難點及解決辦法

康建軍

在檔案管理工作中，難點是阻礙、問題，但難點又能映射出方法、指南、原則和準繩。我們要重視完善檔案管理的運行模式，去蕪存菁，從多個方面構(gòu)建檔案管理模式的完整性、科學性和合理性。

新形勢下檔案管理工作的難點

其一，制度上的難點。在檔案管理工作中，有的單位因為人少，沒有單獨的檔案管理部門，甚至也沒有檔案室和專職的檔案管理人員，所以單位的檔案管理工作沒有對應的、完善的管理制度。其以“人治”為主，隨意性大，模糊性大，缺乏整體框架，檔案管理的流程也極不準確。缺乏管理制度實質(zhì)上反映了單位對檔案管理工作不重視，在思想上認識不足，在行動上投入極少，檔案管理整體成效不佳等問題。有的單位根據(jù)工作所需，制定了一整套檔案管理制度，但制度的作用并沒有得到有效體現(xiàn)，檔案管理工作的開展未遵循制度條例，工作人員制度意識和專業(yè)素養(yǎng)不強，導致管理制度形同虛設(shè)。此外，有的單位在制定檔案管理制度時沒有結(jié)合單位的實際情況，制度內(nèi)容與現(xiàn)實情況有一定的出入，以至于無法推動檔案管理工作有序開展。

其二，環(huán)境上的難點。環(huán)境方面與管理制度方面的難點有相似之處，即投入不足，導致檔案管理工作的開展捉襟見肘。新形勢下，檔案管理工作的開展不是簡單的分類、存儲和借閱。檔案資料的輸入需要經(jīng)過多重環(huán)節(jié)，如識別、歸檔、整理等，這些基礎(chǔ)工作需要匹配多樣性的設(shè)備、設(shè)施，如裝訂機、掃描儀、打印機等。當然，這些設(shè)備可以快速引進、安裝，且操作較易上手。新形勢下，檔案管理工作的重心逐漸朝信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，在加強紙質(zhì)檔案管理的同時，也隨之開展了信息化檔案管理。信息化檔案管理工作需要信息化檔案處理系統(tǒng)，其包含多個子系統(tǒng)，專業(yè)性較強。引入該管理系統(tǒng)，僅僅是為信息化檔案管理構(gòu)建了框架，而內(nèi)容的填充，系統(tǒng)的高效運行，則對管理人員的操作技能與信息素養(yǎng)提出了更高的要求和標準。

其三，利用上的難點。新形勢下，在做好日常檔案管理工作，需要積極開發(fā)和利用檔案資料，使檔案室在一定程度上轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y料室、數(shù)據(jù)庫，或者圖書館，充分發(fā)揮出檔案資料的價值。然而，由于檔案管理的開發(fā)利用起步晚，經(jīng)驗少，不少單位還停留在重藏輕用的階段，對檔案資料的開發(fā)利用鮮有涉及。另外，檔案資料的開發(fā)利用并非一日之功，前期需要做大量的準備工作，越是有價值的檔案資料，在開發(fā)利用時就越需要多方面的技術(shù)支持，這顯然也增加了檔案開發(fā)的難度。在這樣的情況下，單位即便愿意開發(fā)利用檔案資料，也會變得心有余而力不足。

關(guān)于新形勢下檔案管理工作中難點的解決辦法

管理制度

制度是工作系統(tǒng)在長期的運行過程中遵循“趨利避害”的原則，逐漸形成的具有高度約束性、指導性的規(guī)則、條例。新形勢下，解決檔案管理工作中的難點，需要循其根本，從管理制度的建立、健全入手，切實發(fā)揮出管理制度的功能效用，推動檔案管理工作向規(guī)范化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

關(guān)于制度的完善，立足點分別是我國檔案管理的要求、單位發(fā)展及單位檔案管理的目標。三者雖然角度各異，彼此之間存在一定的懸殊，但相輔相成，互為一體，因此可以在綜合分析后統(tǒng)一為單位檔案管理目標。有了目標，相應地才會有圍繞目標設(shè)置的管理制度。以目標為鏡子，映射到管理制度中，其中不正確的地方加以刪除，不合理的地方加以改進，不完整的地方加以彌補。確保檔案管理制度與工作目標相一致，并一一對應起來；確保檔案管理制度不存在相互沖突之處，強化制度的覆蓋面和實效性。值得一提的是，檔案管理制度不是越繁多、越細致就越好。絮絮叨叨、長篇大論的管理制度，不僅不利于工作開展，還會從不同層面“限制”工作人員，長期來看，弊大于利。

大道至簡。檔案管理制度的內(nèi)容在精不在多，以時間為軸，可從輸入、存儲、輸出三個節(jié)點加以展開。

關(guān)于檔案輸入。收集→識別→歸檔→整理匯集→接收（合格）→裝訂→存檔→存放。在接收一環(huán)，如果不合格，退回整理后，可以再次接收?？傊?，無論什么情況，不合格的檔案資料，或者是信息不全，或者是內(nèi)容有誤，或者是形式不符，都不能將就。如果僅僅是對應檔案資料的輸入表，一目了然，非常輕松，然而，越簡單的事情，其背后的構(gòu)成邏輯越不簡單。以歸檔為例，歸檔一環(huán)本身就對應了一整套“立卷歸檔制度”，包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔手續(xù)、歸檔要求等。立卷歸檔制度作為單位檔案管理制度的一個分支，目的是從源頭處把控檔案資料的完整性、原始性。

隨著社會的發(fā)展，單位歸檔的資料如文件、聲像、光盤、實物材料等，需要專人負責檢驗、審核，并進行分類。在歸檔的過程中，要注意以下幾點：一是資料以原件為主，實在找不到原件，以具有同等地位的具備法律效用、憑證作用的復印件替代。二是資料完整，能夠反映出某一工作或某一事項的全部內(nèi)容，簽字、蓋章處不能遺漏，內(nèi)容要有理有據(jù)，排列有序。三是資料，如紙質(zhì)資料，要具有耐持久性，可以長期保存。四是資料規(guī)格統(tǒng)一，當然，這一點不是硬性要求，要具體情況具體分析，具有一定的靈活性。檔案存儲和輸出涉及檔案管理工作開展中硬件環(huán)境的搭建和檔案資源的開發(fā)利用，將在后文細述。

基礎(chǔ)設(shè)施

工欲善其事，必先利其器。解決檔案管理工作中存在的難點，應重視物質(zhì)環(huán)境的搭建，加大資金投入，引進相關(guān)設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理工作的健康長遠發(fā)展提供助力。

首先是檔案室的建設(shè)，不可否認，一些單位沒有獨立的檔案室，只有辦公室內(nèi)的檔案柜。起初還可以做到分類存放，然而隨著工作的開展，檔案資料越來越多，積案盈箱，檔案資料混雜在一起，既沒有間隔劃分，也沒有性質(zhì)區(qū)別，最后的結(jié)果只能是混亂不堪：新進的檔案資料沒有地方存放，以往的檔案資料無法翻閱，檔案管理工作流于形式。因此，需單獨建立檔案室，若條件極為有限，也應將某一辦公室一分為二，將檔案室獨立出來。檔案室內(nèi)各類資料均處其間，故而要做好基本的防火、防潮、防盜、防蟲等工作；要時時打掃衛(wèi)生，去污、消毒；還要配備煙霧報警器、滅火器、清潔用品等輔助性設(shè)備。有的檔案室內(nèi)通風透光性能較差，為了保障檔案資料不失真，延長存放時間，需引進恒溫恒濕機，以控制室內(nèi)的溫度在14℃至24℃，上下溫差不宜超過2℃；濕度要控制在45%至60%，上下濕度差不宜超過5%。每天早上9點和下午5點，要記錄檔案室內(nèi)的溫濕度。每天下班后，檔案室內(nèi)要切斷電源，關(guān)好門窗，將日常用品放回原位。非管理人員不得隨意進出檔案室，如需查找資料，應當在獲得領(lǐng)導同意后登記信息，然后才能進入檔案室。查閱資料要小心謹慎，輕拿輕放，避免資料磕碰破損，造成難以挽回的損失。

其次是信息化建設(shè)。信息時代，檔案管理要加強信息化建設(shè)，而信息化建設(shè)的根本一方面在于人才，另一方面在于設(shè)備。檔案室應根據(jù)檔案信息化建設(shè)的標準，引進相關(guān)設(shè)備、用品，一般來說，物質(zhì)設(shè)備的安裝調(diào)試比較簡單，軟件設(shè)備相對復雜一些。軟件設(shè)備的核心是信息化檔案管理系統(tǒng)，也叫數(shù)字檔案處理系統(tǒng)，一般來說，它包括檔案管理、數(shù)據(jù)處理、檔案生產(chǎn)、檔案利用、檔案展示、安全保障等子系統(tǒng)。子系統(tǒng)中的檔案管理包括證件管理、業(yè)務檔案、人事檔案、電子文件等；子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理包括元數(shù)據(jù)、分類、標準、OCR、索引等內(nèi)容；子系統(tǒng)中的檔案生產(chǎn)包括OA、圖像、網(wǎng)頁采集等；子系統(tǒng)中的檔案利用包括知識管理、資料分享、全文檢索、檔案大數(shù)據(jù)等；子系統(tǒng)中的檔案展示包括圖譜、圖像識別等；子系統(tǒng)中的安全保障包括電子文件保全、電子鑒章、數(shù)字水印、數(shù)據(jù)脫敏、檔案追溯、隱私數(shù)據(jù)保護等。在功能上，信息化建設(shè)要做到兼容并蓄，比如圖片的多樣性格式，如BMP格式、JPEG格式、GIF格式、PSD格式、PNG格式、TIFF格式、TGA格式、EPS格式等，可以統(tǒng)一管理，自由轉(zhuǎn)換。又如文檔的格式，如TXT格式、RTF格式、DOX格式、XLS格式、PPT格式、WPD格式、PDF格式等，也要做到統(tǒng)一管理。在檢索上，一是要放寬檢索的條件，無論是字段組合，還是條碼檢索，都可以靈活地進行檢索；二是檢索內(nèi)容需要與檔案室內(nèi)檔案資料的編號逐一對應起來，當然，除編號外，盒號、印章、封面、卷內(nèi)目錄、備考表等也要實現(xiàn)無縫銜接。

開發(fā)利用

新形勢下，檔案管理工作需更新理念，創(chuàng)新思路，與時俱進，藏用并舉。解決事業(yè)檔案管理中的難點，開發(fā)和利用是關(guān)鍵。因此，需要轉(zhuǎn)變重藏輕用的思想觀念，要挖掘、發(fā)揮檔案資料的隱藏價值，在擴大檔案管理工作產(chǎn)出效益的同時讓單位更好地服務于社會，服務于人民群眾。檔案資料的開發(fā)利用，是一項集復雜性與專業(yè)性于一體的工作，需要統(tǒng)籌兼顧，整體布局。

其一，在指導思想層面，可以從以下幾點切入。一方面，全面為檔案用戶服務。單位屬性不同，檔案資料的內(nèi)容也就不同，但整體而言，單位的檔案資料向內(nèi)可以服務于廣大工作人員，向外可以服務于廣大人民群眾。因此，對檔案資料的開發(fā)利用可以進行雙向宣傳，以滿足工作人員所需，為其提供必要的、及時的、有效的檔案資料，幫助工作人員豐富自我，提高自我；同時，還可以開放檔案，為人民服務，加強檔案與群眾的聯(lián)系、互動，讓檔案創(chuàng)造出更大的社會效益、經(jīng)濟效益。另一方面，準確地為檔案用戶提供服務。長期以來，檔案資料之所以沒有得到充分的開發(fā)利用，與眾多因素有關(guān)，其中，資料過多過雜，讓人望而生畏就是影響因素之一。如果在檢索檔案資料時準確性不夠，乃至于漫無目的地翻找，不僅容易導致檔案卷宗錯位，還無法保障檢索效率，造成徒勞無功。因此，對檔案資料的開發(fā)，要提高服務的準確性，管理人員要熟悉檔案的大致存儲位置，做到胸中有數(shù)，并能通過信息管理系統(tǒng)準確鎖定用戶所需的檔案資料，提高檔案管理在時間維度與空間維度的管理能力。

其二，在工作方面的開發(fā)利用。之所以需要高標準、嚴要求地開展檔案資料管理工作，不厭其煩地搜集、整理、分類、保存檔案資料，就是因為其價值巨大。新形勢下應該進一步挖掘檔案資料，并以此為突破口，幫助單位提高工作效率。檔案資料開發(fā)利用對單位的促進作用體現(xiàn)在很多方面，如通過梳理檔案資料，檔案管理人員可以從中汲取大量關(guān)鍵信息，在將其進行優(yōu)化、歸類后，數(shù)據(jù)信息可以幫助領(lǐng)導在進行決策時找到更多支撐點，讓決策更為精準、確切。單位的日常工作中有一些常規(guī)性工作，對此，可以從檔案資料中尋找規(guī)律，以借鑒的方式優(yōu)化工作，讓日常工作減少漏洞，提升效率。創(chuàng)新是二十一世紀的時代主題，是永不褪色的鮮艷旗幟。單位的長遠發(fā)展需要源源不斷地融入創(chuàng)新元素，弘揚、鼓勵、支持創(chuàng)新精神。創(chuàng)新不會憑空而來，也不會無中生有；創(chuàng)新的本質(zhì)是量變而至質(zhì)變，博觀約取，厚積薄發(fā)。因此，工作中的創(chuàng)新不必事事求新，日日求新，刻意求新；回過頭來認真研究檔案資料，總結(jié)方法，積累經(jīng)驗，自然可以做到推陳出新。

其三，成立技術(shù)部門。如果單位人手較少而檔案資料過多，對檔案資料的開發(fā)利用可以與檔案公司開展合作，由單位和公司挑選出工作者，組成檔案開發(fā)利用的技術(shù)小組，專門負責這一工作。檔案資料開發(fā)利用本質(zhì)上是對檔案資料的統(tǒng)籌、組織和協(xié)調(diào)，涉及檔案資料的收集、整理、檢查、統(tǒng)計、借閱等多個環(huán)節(jié)。

檔案管理中出現(xiàn)的不少難點歸根結(jié)底是人為因素所致。管理人員較少，由臨時聘請的人員擔任檔案管理員，或者是由其他崗位的工作人員兼任檔案管理員，抑或其專業(yè)技能或工作重心不在檔案管理崗位，且缺乏完善的管理制度覆蓋，使得檔案管理問題較多，工作人員也很難克服工作中出現(xiàn)的難點。因此，當前在開展檔案管理工作時應當樹立長遠的管理目標，制訂檔案人才培養(yǎng)的長期計劃，一步步提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在管理工作中，要將管理成效與管理人員的績效考核對應起來，落實責任負責制，激發(fā)工作人員的自主性、創(chuàng)造性，提升管理人員的崗位忠誠度。

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