房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用探究

劉宇

房產(chǎn)檔案記錄著房屋權(quán)屬信息，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化可以有效應(yīng)對當(dāng)前不斷增加的房產(chǎn)交易信息，使具有價值性的圖片、文字、音像等房產(chǎn)信息資料更好地得到保管，促進房地產(chǎn)行業(yè)以及城市建設(shè)健康發(fā)展。

房產(chǎn)檔案管理的基本特點

首先，房產(chǎn)檔案管理具有專業(yè)性與項目性的特點。房產(chǎn)檔案管理自身具有特殊性，和其他行業(yè)實施的檔案管理有所不同，因此體現(xiàn)出的項目性和專業(yè)性比較明顯。這也是其比較突出的一個特點。就專業(yè)性來講，房產(chǎn)檔案形成的基礎(chǔ)與房產(chǎn)檔案活動項目直接決定了檔案的專業(yè)特點。就項目性來講，房產(chǎn)管理和房產(chǎn)建設(shè)形成的各個項目，需要在建立檔案時結(jié)合項目，具有項目性特點。其次，房產(chǎn)檔案管理具有分散性與集中性的特點。對于房產(chǎn)建設(shè)和房產(chǎn)管理而言，開展過程中形成的項目完全不同，因此其工作流程、工作內(nèi)容會有所不同，形成的檔案也比較分散，不同項目需進行不同管理，管理比較分散。但是大而言之，不同項目組成一個整體，要想實現(xiàn)項目目標，就需運用集中管理方式，將二者充分結(jié)合起來，才能保證管理效果。

房產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理的原則

安全性

運用數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案時，需將安全性作為重要原則。安全性無法獲得保證的情況，可能會導(dǎo)致房產(chǎn)檔案信息發(fā)生泄漏，或者導(dǎo)致檔案破壞、遺失，房產(chǎn)所有人具有的合法權(quán)益也難以獲得有效維護，可能會造成損失。因此，數(shù)字化管理中確保安全性十分必要。

真實性

為了避免房產(chǎn)糾紛，需要在對房產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理時確保其真實性。在檔案數(shù)字化的情況下，其結(jié)構(gòu)與內(nèi)容均需與原檔案一致，在此基礎(chǔ)上，才能使房產(chǎn)信息的真實性獲得保證。在核對檔案信息時，一旦發(fā)現(xiàn)不實信息或錯誤信息，就需要及時進行糾正。

便捷性

檔案數(shù)字化應(yīng)保證信息查詢、信息使用足夠便捷，以便信息數(shù)據(jù)不會受到時間、地點等因素的影響與限制；對于用戶需要獲取的信息應(yīng)做到可以迅速查詢，讓檔案信息實現(xiàn)資源共享。

全面性

房產(chǎn)檔案管理具有一定的綜合性，對其開展數(shù)字化管理時，從檔案建立到數(shù)據(jù)銷毀，均須開展科學(xué)檔案管理，實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案的統(tǒng)計、收集、處理、分析、使用等，進而使檔案信息最大程度地發(fā)揮自身功效。

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)

硬件方面的建設(shè)

在對房產(chǎn)檔案開展數(shù)字化管理建設(shè)之前，需要分析實際情況，考慮到檔案多元、復(fù)雜的特點，在此基礎(chǔ)上，方能保證數(shù)字化管理建設(shè)與實際發(fā)展需要之間相適應(yīng)。硬件建設(shè)需要確保工作中運用容量大、性能高的服務(wù)器的需求得到保證，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的整體順暢性，并且需要配備備份設(shè)備、電腦的基礎(chǔ)設(shè)備，進而構(gòu)建相對較好的硬件環(huán)境。

軟件方面的建設(shè)

在信息化程度不斷加深的背景下，應(yīng)加強自動化系統(tǒng)在房產(chǎn)檔案管理中的運用，提升工作人員這方面的管理意識，推動一體化管理的實現(xiàn)。針對檔案信息進行有效收集，并且確保檔案的有效性以及準確性，這屬于數(shù)字化管理的重要組成部分。同時應(yīng)結(jié)合房產(chǎn)檔案管理的基本特點，積極開發(fā)功能強大的掃描工具和圖像處理工具，對圖像進行高質(zhì)量處理，如針對圖片開展后期處理工作時，需要去除無用信息，有效處理污損檔案，保證電子檔案的美觀性、清晰性；構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案信息相關(guān)服務(wù)平臺，促進平臺查詢效率不斷提升，提供較好的信息服務(wù)。

數(shù)字資源的建設(shè)

檔案信息的有效性與真實性是檔案得以利用的基礎(chǔ)與前提。在對房產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理時，需仔細檢查相關(guān)內(nèi)容的質(zhì)量，包括錄入的正確性、是否和實際情況相符、圖像的清晰性等。在此基礎(chǔ)上工作方能使房產(chǎn)檔案的開發(fā)與利用獲得良好保障。數(shù)字化資源建設(shè)具有動態(tài)性，需要經(jīng)歷較長時間，在實際建設(shè)時，需要運用分步驟、分階段的方式將其完成。在信息出現(xiàn)問題時，需要及時開展補錄工作和修正工作，以完善歷史數(shù)據(jù)，確保各項信息的準確性，為后續(xù)工作的順利進行創(chuàng)造良好條件。

安全方面的建設(shè)

在對房產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理時，需要重視安全性。首先要運用先進技術(shù)與先進理念，加強信息安全保護，落實安全防范。其次要在技術(shù)上提出嚴格要求，不斷完善安全保密制度；同時需要做好備份工作和增量建設(shè)，促進數(shù)字化建設(shè)有效實施。

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用

應(yīng)用在檔案登記中

對于我國房產(chǎn)檔案而言，登記檔案可以將房產(chǎn)檔案的基本信息反映出來。過去，我國房產(chǎn)檔案運用本地管理方式，管理的運用為區(qū)域所限制；而進行數(shù)字化管理能夠打破這種區(qū)域限制，推動檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。在具體實施時，可以將房產(chǎn)登記方案對應(yīng)的日常服務(wù)和記錄實體相分離，同時將房產(chǎn)檔案登記對應(yīng)的原始檔案實體視為最原始登記憑證進行入庫保存。對于日常服務(wù)而言，可以通過檔案信息管理系統(tǒng)進行歸檔、分類、錄入等，進而在房產(chǎn)繼承、交易、饋贈這些權(quán)屬出現(xiàn)變更的狀態(tài)下，對房產(chǎn)登記檔案進行完善與補充。在對房產(chǎn)登記檔案進行數(shù)字化管理時，重點為登記申請機構(gòu)審核文件以及登記原始材料，登記工作人員要將電子登記材料的掃描件打印出來，以使登記材料在外形特征以及內(nèi)容信息等方面實現(xiàn)精確再現(xiàn)，將登記憑證的公正性、客觀性充分體現(xiàn)出來，并能夠代替原始材料作為房產(chǎn)處理證據(jù)。這是檔案管理中檔案登記實現(xiàn)數(shù)字化管理的明顯優(yōu)點。

應(yīng)用在檔案統(tǒng)計中

在房產(chǎn)檔案管理中，數(shù)字化管理的實現(xiàn)可以使人們開展有效統(tǒng)計。在開展檔案統(tǒng)計工作的過程中，需要將數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，使統(tǒng)計效率獲得明顯提升，提高整體檔案管理水平；加強對數(shù)字化手段的運用，使開展統(tǒng)計工作更為輕松。具體實施時，可以基于數(shù)字化管理進行科學(xué)分類與合理編排。

應(yīng)用在檔案整理中

進行房產(chǎn)登記交易時，需由房管局對參與交易對應(yīng)的房屋資料進行組合、分類、編目、排列，屬于交易檔案應(yīng)歸檔范圍的各種各樣形式的產(chǎn)權(quán)文件材料均須整理齊全，進而使房產(chǎn)交易需求獲得充分滿足。在針對檔案進行整理時，一般會將檔案劃分為幾個類別，不同類別中檔案內(nèi)容有所不同。整理過程中數(shù)字化管理的實現(xiàn)，可以將房產(chǎn)檔案的立卷、分類、排除等運用電子文件當(dāng)中的元數(shù)據(jù)進行分類標準的劃分，并且劃分出歸檔范圍、整理項等，以及通過信息化系統(tǒng)促進檔案實現(xiàn)全生命周期的管理。除此之外，還可以通過備份、保密、鏡像技術(shù)等多種方式避免信息丟失，更好地適應(yīng)檔案的保密要求與安全要求。FD0A5204-84D4-48BF-B01C-ED9E48D31416

應(yīng)用在檔案查詢中

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理十分重要，其具有較高的應(yīng)用價值。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，查找檔案難度較大，整個過程比較繁瑣，并且在查找時可能存在找不到的情況?；跈n案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，可以設(shè)置檔案數(shù)字化檢索，根據(jù)條件進行查找，進而迅速找到所需檔案。檔案的整個查找過程將變得十分簡單，有效性也比較明顯，可以在一定程度上減少檔案的查找步驟，保證檔案管理在實施時的有效性。同時查詢檔案也并不會受到空間和時間的影響與限制，用戶能夠隨時進行有效查找，促進工作效率的提升，也能使部分人力資源得到極大節(jié)約。在實際查詢過程中，可以結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)進一步確定自身檔案的訪問權(quán)限，然后登錄到房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，查詢房產(chǎn)的使用、占用、處分、受益信息，明確房產(chǎn)歸屬關(guān)系，提升房產(chǎn)檔案服務(wù)質(zhì)量，使其體現(xiàn)出更加明顯的服務(wù)價值。

應(yīng)用在權(quán)限設(shè)置中

房產(chǎn)檔案管理運用數(shù)字化管理方式，可以設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，確保信息資料的全面性、完善性和保密性，保證房產(chǎn)檔案管理的整體質(zhì)量。在運用信息化管理的過程中，可以科學(xué)劃分檔案管理環(huán)節(jié)，在環(huán)節(jié)連接位置進行權(quán)限設(shè)置，體現(xiàn)出管理工作的環(huán)節(jié)性，增強管理工作的合理性，使檔案的安全性獲得比較充分的保障。

有效推進房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用的策略

加強建設(shè)信息化檔案

在對房產(chǎn)檔案進行信息化管理的過程中，需要積極運用GIS系統(tǒng)，使用三維檔案管理系統(tǒng)，促進檔案管理工作實際效力的提升。就GIS系統(tǒng)而言，其主要指形成以圖查房、以圖管檔的全新檔案管理模式，將當(dāng)前房產(chǎn)檔案和房屋測繪數(shù)據(jù)、樓盤信息聯(lián)系在一起，促進房屋檔案數(shù)據(jù)、房地產(chǎn)平面圖、房產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間構(gòu)建圖檔一體管理模式。就三維檔案管理系統(tǒng)而言，其主要指數(shù)字檔案和實物檔案之間實現(xiàn)對應(yīng)管理，保證管理效率，并盡量降低管理成本。同時，可以有效結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，將GIS系統(tǒng)作為主要依托，運用多樣化方式查詢房產(chǎn)檔案，如用GIS地圖指出某棟房屋，便能將房屋的結(jié)構(gòu)、年限、面積、層次等基本信息展現(xiàn)出來。對于商品房而言，則能夠結(jié)合備案合同編號、預(yù)售許可證號找到樓盤具體所在位置以及預(yù)售信息。除此之外，通過GIS系統(tǒng)，能夠?qū)Ψ课輸?shù)據(jù)進行系統(tǒng)整合，基于系統(tǒng)統(tǒng)計與查詢房屋的登記、備案、抵押等狀態(tài)，促進統(tǒng)計與查詢實現(xiàn)一體化，借此保證房產(chǎn)檔案管理的整體效率。

針對數(shù)字化建設(shè)合理規(guī)劃

處于規(guī)劃階段時，需要考慮到歷史檔案和新增檔案，然后對數(shù)字化建設(shè)進行合理規(guī)劃，在此過程中，需要注重規(guī)劃的長遠性，在不對登記發(fā)證造成影響的基礎(chǔ)上，可以在實物歸檔前以及發(fā)證以后展開建檔操作。在檔案內(nèi)容較多的情況下，可以針對利用率高的資料進行建檔。

保證數(shù)字化標準完善

在對房產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理的過程中，對房產(chǎn)檔案信息進行規(guī)劃是管理工作實施的基礎(chǔ)，在建立檔案信息的過程中，信息應(yīng)保證連續(xù)性、真實性以及完整性，其中應(yīng)包括產(chǎn)前來源、證號與面積、房產(chǎn)類型、界定位置圖、使用期限等，并且這些內(nèi)容需確保排序規(guī)范、整體清晰，數(shù)據(jù)、圖像等準確無誤，進而使房屋權(quán)屬具有可靠性、真實性以及合法性。要想使數(shù)字化管理得到有效實施，就需要制定明確的管理規(guī)范與標準，并且制定的標準應(yīng)具有可行性與利用價值，進而使房產(chǎn)檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理并獲得有效支持，保證檔案管理效果。

強化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在對房產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理時，需要將基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，在管理體系得以完善的情況下，充分考慮基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)，其中包括標準機房、信息采集設(shè)備、高性能掃描儀等。對于機房而言，綜合布線、供配電、溫濕度、消防安全、防潮、防雷等多個方面應(yīng)充分符合規(guī)定。

做好房產(chǎn)檔案內(nèi)容區(qū)分

在開展房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作時，需要有效區(qū)分房產(chǎn)檔案的基本內(nèi)容。房產(chǎn)檔案涉及房產(chǎn)今后發(fā)展，對國民經(jīng)濟發(fā)展有著重要影響，在分類信息時，可以建立不同收入人群住房信息檔案，以推動各項工作的順利運轉(zhuǎn)。在建立檔案數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)該和相關(guān)部門做好交接；在打造系統(tǒng)模塊時，要保證系統(tǒng)應(yīng)用的合理性、完整性，結(jié)合實際情況錄入信息內(nèi)容，有效管理檔案。

加強運用智能化技術(shù)

在進行數(shù)字化管理時，不僅需要建設(shè)信息平臺，還需要加強對智能技術(shù)的有效運用。在科技不斷發(fā)展的過程中，通過智能化系統(tǒng)可以更好地分析檔案數(shù)據(jù)自身具有的價值，利用各項技術(shù)同時開展智能化運轉(zhuǎn)，這能在一定程度上促進數(shù)字化技術(shù)的融合應(yīng)用，有效開展數(shù)據(jù)價值分析；并且基于應(yīng)用信息平臺與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融合，能在確保應(yīng)用智能技術(shù)的狀態(tài)下，推動智能化管理的實現(xiàn)，進而使一體化建設(shè)需求獲得充分滿足，促進遠距離調(diào)控的實現(xiàn)；同時運用智能化分析方式推動相關(guān)工作更進一步開展，優(yōu)化檔案管理工作在實施時的整體效果。

總之，房產(chǎn)檔案運用數(shù)字化管理方式，可以極大程度地提升檔案管理的整體效率，有效構(gòu)建檔案資料庫，增加房產(chǎn)資料的使用價值與利用率。通過數(shù)字化方式對房產(chǎn)檔案開展管理、存儲工作，不僅整體操作會更為便捷，還能使檔案的安全性得到充分保證。在實施數(shù)字化管理時，需積極運用先進技術(shù)與先進設(shè)備，根據(jù)房產(chǎn)檔案的具體情況以及管理規(guī)律科學(xué)設(shè)計管理系統(tǒng)。同時需積極推進網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)、信息化建設(shè)以及數(shù)字化建設(shè)，通過數(shù)字化管理促進房產(chǎn)檔案管理不斷向?qū)I(yè)化、有序化發(fā)展。

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