互聯(lián)網信息技術在檔案管理中的運用

馮裕真

互聯(lián)網時代的特點

當下是一個互聯(lián)網時代，這一時代具有幾個鮮明的特點。

第一，互動性?；ヂ?lián)網時代最突出的特點就是互動性。隨著科學技術的發(fā)展，移動設備得到了廣泛普及與應用，繼而人們能夠通過多種多樣的渠道獲取信息，實現(xiàn)更加緊密的人員交流，以及信息的及時溝通。

第二，信息數(shù)據多樣化，更加豐富。人們可以在不同的終端進行自主交流，使得信息的傳遞十分便捷。

第三，互聯(lián)網本身為人們的交流提供了更為開放多樣的社會環(huán)境，有利于實現(xiàn)無障礙交流，人們發(fā)言的自由化程度較高。

學校檔案的價值內涵

教學文化的重要組成部分

學校檔案是學校教學文化的重要組成部分，不僅記錄了學生的信息，包括學生的學習活動、學習成績、在校行為與紀律遵守情況等，還記錄了教職工的信息，包含教職工的個人信息、工作經歷等，除此之外，還有對學校發(fā)展歷史的梳理[ 1 ]。

學校檔案是評價學校教學質量的重要參考與指標之一，同時對于學校自身來說，教師還能夠通過教學檔案記錄來分析自身在教學實踐過程中出現(xiàn)的各種問題，從而對問題進行有針對性的解決，全面提升自己的教學能力與教學素養(yǎng)，不斷優(yōu)化教學方式。

教學發(fā)展的重要工具

學校檔案對于學校來說是一種重要的文化資源，不僅記錄了學生的各項活動，還記錄了教師等工作者的相關信息，能夠為學校的科研、教學與管理工作提供重要的數(shù)據支撐與保障。當前，教育工作者能夠通過現(xiàn)有的學校檔案中的教學資料提升自己的教學水平，從而助力學校發(fā)展。

精神傳承的重要載體

學校檔案同時也是學校精神傳承的重要載體，記錄了學校各個領域與工作的具體信息，是社會和學校共同的財富，是學校前輩勞動與智慧的結晶，也是學校精神文化的重要體現(xiàn)。后人能夠從以往的檔案中學習與積累經驗。學校檔案中的工作內容、工作方式、思想文化精神等都能為后代教育者提供有效的參考和借鑒，成為其學習和提高自身能力的依據[ 2 ]。

互聯(lián)網時代學校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機遇

學校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

當前，在互聯(lián)網時代下，學校檔案管理還面臨諸多挑戰(zhàn)。第一，電子檔案已成為檔案管理工作的主流趨勢。傳統(tǒng)工作中的檔案資料都是紙質的形式，在互聯(lián)網時代下，紙質檔案已經逐漸被電子檔案所取代，其優(yōu)越性有很多，主要體現(xiàn)在能夠節(jié)省儲存空間上。所以當下如何建設信息化管理平臺，并將這一平臺應用到學校檔案管理當中已經成為檔案管理工作者和學校需要共同面對與解決的問題。

第二，學校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)還有檔案集成化管理。也就是說，在信息技術的支持下，外界對檔案信息化建設中的檢索功能提出了越來越高的要求，所以檔案管理工作者應該引進先進的技術，增強檔案信息檢索能力，盡早完成從紙質檔案到電子檔案的轉化，并對檔案信息做網絡集成化處理，有效提升信息查詢的準確度與速度，提高資料查詢效率[ 3 ]。

第三，學校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)還包括檔案信息網絡化。要想進一步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化，就應該加強對信息化平臺的建設，有效提高檔案的交流水平和數(shù)據的共享水平；就要加強學校同各部門、部門與部門之間的有機聯(lián)系，全力提升現(xiàn)有信息數(shù)據傳輸?shù)陌踩?，從而加強檔案管理與利用水平。

學校檔案管理面臨的機遇

第一，應用信息技術能夠使檔案管理工作更為智能化與精細化。學校的檔案管理工作是一項復雜的工作，涉及的數(shù)據信息相當龐大，檔案類型多樣，傳統(tǒng)工作當中常常以人工管理為主，所以容易出現(xiàn)失誤，還會發(fā)生檔案丟失與遺漏的情況。在互聯(lián)網背景下，加強對信息技術的應用能夠使學校檔案管理工作更為精細化與智能化，先進的網絡信息技術能夠將紙質檔案的內容轉化為音頻、視頻等多種形式，同時也能使檔案的分類更加明晰，全面提升學校檔案管理工作水平[ 4 ]。

第二，信息技術的應用能夠使學校檔案管理工作更為高效。計算機不僅有計算功能、儲存功能，同時還有信息收集功能和信息處理功能。所有的功能都能夠為學校檔案管理工作提供良好的技術支持，簡化檔案管理工作的流程，減少不必要的人力、物力支出，將檔案管理工作人員從煩瑣復雜的工作當中解放出來，實現(xiàn)學校檔案管理工作效率的提高，讓學校檔案為學校提供更好的數(shù)據支持與服務。

信息技術應用于學校檔案管理的具體思路及策略

完善學校信息技術設備

完善信息技術設備是推進學校檔案管理信息化的重要基礎與保障。學校信息技術設備需要一系列的計算機以及多樣電子設備的支持，除此之外，還需要建立健全現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，以每一個校園為單位，實現(xiàn)技術的推廣、覆蓋與應用，優(yōu)化現(xiàn)有的數(shù)據傳輸形式。對此，可以應用云計算等相關技術，全面提升學校檔案管理工作的效率與準確性。同時，還應定期對相關檔案管理信息技術設備進行后期的檢查與維護[ 5 ]。

提高管理人員的綜合素質

學校檔案管理工作水平的高低同管理工作人員的專業(yè)能力與綜合素質有著直接且密切的聯(lián)系。要想提升現(xiàn)有管理工作水平，就應該加強對檔案管理人員的教育與培訓，提升管理人員使用計算機的能力，讓其了解并掌握相關的技術與要求，并豐富其知識理論，讓理論指導實踐，讓信息技術能夠更好地運用到學校檔案管理的具體工作實踐當中。

第一，應該定期舉辦主題培訓活動，對檔案管理人員進行理論知識培訓。學?？梢匝垖＜襾韺W校開展講座，進行技術指導，開展計算機管理檔案的培訓活動，讓檔案管理人員提升現(xiàn)有的技能與工作能力，然后再進行管理工作[ 6 ]。

第二，學校還應該在培訓活動之后安排一定的考試，讓考核成為提升管理人員管理技能的重要手段，讓學校檔案管理工作者樹立學習意識，提升自身專業(yè)能力，不斷對工作內容進行學習和探究。

第三，檔案管理人員應該樹立責任意識，將責任意識深入貫徹到具體的工作內容與環(huán)節(jié)當中，同時要意識到學校檔案的管理并不是一項簡單的工作，它需要相關工作人員有一定的管理經驗，需要工作人員學習管理知識，具備管理能力，樹立責任意識。為此，學?？梢栽O立一定的獎懲制度和激勵機制。FD0A5204-84D4-48BF-B01C-ED9E48D31416

第四，檔案管理人員應該不斷提升創(chuàng)新、創(chuàng)造能力，提高自身的整理能力，因為檔案管理工作面對的是海量的數(shù)據信息，所以檔案管理工作者應該有效地對數(shù)據進行整理并分析。這樣才能實現(xiàn)更科學的存放與分類。提升檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質是學校推進檔案管理工作信息化建設的重要基礎和保障。

構建信息技術辦公體系

要想更好地促進信息技術在學校檔案管理工作中的運用，就需要進一步構建信息技術辦公體系，形成有效的工作系統(tǒng)與機制。這樣能夠有效提升管理人員的工作效率，而且信息技術的保障能夠有效推動學校的發(fā)展。

構建信息技術辦公體系應該有一定的標準與流程，同時其工作的目的就是進一步實現(xiàn)對檔案數(shù)據內容及相關資料的收納和管理[ 7 ]。

第一，學校檔案管理人員應該將現(xiàn)有的檔案內容全部錄入計算機系統(tǒng)當中，同時也不能完全舍棄紙質檔案，而是要實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案更好的結合。學校應該加強對該項工作的關注，并加大實施力度，將紙質檔案中的內容全部錄入計算機中，同時還應保證信息的完整性、可靠性與真實性。

第二，應該做好電子檔案與電子文件分類工作。儲存是基礎，分類是保障，良好的分類工作能為后續(xù)的工作打好基礎，同時也有利于信息的檢索。對此，學校相關部門和檔案管理工作者應該結合檔案的實際情況和學校多方影響因素對信息檔案進行整理與分類，可以采用時間順序分類，根據時間的先后對檔案進行有序的分類；也可以根據不同的活動內容與領域來劃分，如將學生的活動、教師的教案歸為一類等，具體選擇什么樣的分類方式，應由學校同管理人員共同協(xié)商來最終確定，在確定之后，應該嚴格按照分類方式進行執(zhí)行，嚴格遵守操作流程。

第三，可以借助其他工具推進檔案管理信息化建設，比如二維碼或條形碼。這種方式不僅方便保存，還便于學生與教師傳閱，能進一步提升檔案管理工作效率?？梢栽诮洺２樵兒蛡鏖喌奈募Y料上編制二維碼，這樣，在需要查詢的時候掃描二維碼便可找出相關資料。這樣能夠減輕工作人員的壓力，同時也能夠實現(xiàn)高效工作的目標。

第四，應該建立高效的技術管理平臺，比如檔案云儲存平臺。云儲存平臺能夠將檔案數(shù)據內容安全、高效地存儲在云端當中，每一個主體都能夠憑借一定的身份進入云端查詢自己需要的文件。

因此，信息技術辦公體系的建設是一個龐大且復雜的工程，同時也是信息技術在學校檔案管理中應用的關鍵所在，學校相關部門和檔案管理工作人員應該加強對該體系建設的學習與探究。

加強信息化檔案管理的安全性

信息化管理本身具有一定的安全性，但要想讓這一安全性維持穩(wěn)定，還需后續(xù)的管理與維護，學校檔案的安全管理工作可以從諸多方面同時進行。

第一，加強電子設備的日常維護與檢測工作。應用信息技術管理學校檔案應當切實做好電子設備的日常檢查與維護工作，確保電子設備能夠正常且高效地運轉，及時發(fā)現(xiàn)設備存在的各種風險與安全隱患，避免設備故障等問題的出現(xiàn)，降低各種風險出現(xiàn)的可能性。

第二，營造良好的電子檔案保存環(huán)境。電子設備有其特殊性，因而對電子設備的處置與保存有很高的要求，應該將其放置在常溫且相對干燥的環(huán)境當中，以有效保存電子檔案。

第三，學校檔案管理人員應該樹立安全意識，并將安全意識貫徹落實到具體的工作當中，全力避免資源丟失、損壞的情況出現(xiàn)。應用信息技術開展學校檔案管理工作同檔案管理工作人員自身的責任意識與職業(yè)素養(yǎng)有著密切的關系，所以檔案管理工作人員應當提升自身專業(yè)素養(yǎng)，加強責任意識。另外，學校也應該加強對現(xiàn)有工作的創(chuàng)新與創(chuàng)造，以提高學校電子資料及電子檔案的安全性和存儲的穩(wěn)定性。

及時更新處理電子信息檔案

將信息化技術應用到學校的檔案管理工作當中的重點就是對信息內容的更新。大多數(shù)學校對于信息技術在檔案管理工作中的應用還存在檔案目錄與整體數(shù)據庫數(shù)據不統(tǒng)一的情況，所以，檔案管理人員應該進一步調整現(xiàn)有工作思路，制訂工作方案，及時更新電子信息檔案、電子資料及電子文件，使電子信息數(shù)據庫的數(shù)據更加準確與完善，建立健全管理體系，以便為學校提供更好的服務，讓學生和教師能夠更加順利、高效地查閱資料[ 8 ]。

轉變檔案管理工作理念

學校和檔案管理工作者應該樹立正確的檔案管理觀念，轉變傳統(tǒng)的工作思路與方式。一方面應該認識到檔案管理信息化技術應用的發(fā)展趨勢，另一方面也要更新自身的管理理念，主動將創(chuàng)新型的信息技術引入檔案管理工作中來，營造良好的工作氛圍，為信息技術在學校管理工作中的應用打下良好的基礎。

與此同時，學校檔案管理工作者還應進一步強化檔案管理安全意識，學校相關部門應該發(fā)揮自身作用，加強對安全知識的宣傳，讓安全理念貫徹落實到每一個工作環(huán)節(jié)之中，全面確保檔案管理人員在開展檔案管理工作時能夠關注檔案安全，及時發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題，比如信息的遺漏、篡改等，從而全面推動學校檔案管理工作進一步規(guī)范化、信息化。

要進一步推進學校檔案管理工作安全、高效運轉，就應該將先進的信息技術應用到具體工作中來，并在校園內進一步推廣與普及該項技術，這樣不僅有利于檔案安全性的提高，還有利于日常資料的查詢與管理。

當前，大多數(shù)學校檔案管理工作還存在很多問題，面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，如果該項工作不能很好地適應時代發(fā)展的變化，不能有效地將先進的信息技術應用到具體的工作實踐當中，就會影響其服務功能的實現(xiàn)，從而進一步影響學校的發(fā)展，所以學校相關部門和學校檔案管理工作人員應該加強對該項工作的重視，進一步完善學校信息技術設備，全面提高管理人員的綜合素質，同時還應該構建信息技術辦公體系，加強信息化檔案管理的安全性。除此之外，還應該及時更新處理電子信息檔案，全力推進學校檔案管理工作的信息化建設。

參考文獻

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