高校集約化辦公的現(xiàn)狀與實現(xiàn)

【摘 要】集約化辦公是高校綜合實力與管理水平的重要標(biāo)志之一。本文從高校辦公中存在的問題進(jìn)行分析，通過電子政務(wù)數(shù)據(jù)交換平臺的構(gòu)建和對高校辦公人員的集約化安排來解決這方面的問題。

【關(guān)鍵詞】集約化辦公 數(shù)據(jù)交換平臺 人員的集約化

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）36-0052-02

一 高校辦公中存在的問題

中國高校的辦公信息化建設(shè)程度不斷提高，辦公信息化建設(shè)已全面轉(zhuǎn)向系統(tǒng)整合和業(yè)務(wù)發(fā)展的方向，但是客觀地講高校辦公的實際效果并不理想，還存在工作效率低下、資源過度分散、資源消耗量大等問題。另外，信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用水平較低，大量數(shù)據(jù)無法快速轉(zhuǎn)換為分析、決策信息，而僅僅停留在保存數(shù)據(jù)的狀態(tài)。因此目前無法通過辦公信息化全面實行對內(nèi)考核、對外監(jiān)控。

縱觀其原因，還是傳統(tǒng)的工作模式占了主流。面對面的請示、報告，逐層級的制發(fā)文件，電話、傳真的普遍低效運用。對新技術(shù)、新服務(wù)缺少與時俱進(jìn)的對比和擇優(yōu)。大量的信息孤島和流程孤島成為部門內(nèi)部和部門之間的數(shù)據(jù)共享障礙、成為提高辦公效率的瓶頸。重復(fù)性工作和重復(fù)性人力、物力、財力投入屢見不鮮，資源內(nèi)耗抑制著管理的提速。

二 高校辦公集約化的重要性

集約化管理包括人力資源集約化管理、財務(wù)集約化管理、物資集約化管理、資金集約化管理等，它的精髓就是集合人力、物力、財力、管理等生產(chǎn)要素，進(jìn)行統(tǒng)一配置，并且以節(jié)儉、約束、高效為價值取向，目的是為了降低成本、高效管理、可持續(xù)發(fā)展。集約化辦公會使信息渠道更暢通，領(lǐng)導(dǎo)決策變得更迅速科學(xué)。集約化辦公能調(diào)動廣大教職工參與管理的民主性、積極性。

高校集約化辦公管理可以是啟用一個辦公系統(tǒng)以達(dá)到提高辦公效率和辦公自動化水平的目的，可以將各種具有固定程序的工作模板化，以便資源共享。如辦公系統(tǒng)中集中的大量的數(shù)據(jù)資源，行政人員信息、系部教師信息等，這些資源可以被高校其他信息系統(tǒng)所共享。

三 如何實現(xiàn)辦公集約化

1.進(jìn)行電子政務(wù)數(shù)據(jù)交換平臺的構(gòu)建

第一，集成辦公設(shè)備的配備。在設(shè)備的配備上，實行固定辦公與移動辦公集成，多功能集成的大集成方式，大幅度提高辦公效率和質(zhì)量，有效減少設(shè)備的重復(fù)配置。如在集中辦公區(qū)域配置一臺多功能機(jī)，讓多套辦公設(shè)備成為一套設(shè)備，可以實現(xiàn)打印、復(fù)印、掃描、電郵一體化，可以通過授權(quán)實現(xiàn)使用的限制，不但便于管理，而且更加環(huán)保和節(jié)約綜合成本。充分應(yīng)用集成設(shè)備，可以大幅度提高辦公效率，不但減少辦公勞動，而且使工作人員將更多精力去從事其他工作。

第二，有效整合分散異構(gòu)的信息資源。采用SOA設(shè)計理念的數(shù)據(jù)交換平臺來靈活實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的信息交換、信息共享及業(yè)務(wù)協(xié)同，提升信息化建設(shè)對業(yè)務(wù)和管理的支撐作用，進(jìn)一步發(fā)揮應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源的效能。現(xiàn)在辦公自動化建設(shè)不再僅僅考慮信息安全加密、小系統(tǒng)優(yōu)化改進(jìn)的問題，而是全面向業(yè)務(wù)和系統(tǒng)整合方向發(fā)展（數(shù)據(jù)鏈跨區(qū)域、跨平臺方向發(fā)展）。信息共享數(shù)據(jù)交換平臺應(yīng)該具備以下基本功能：格式轉(zhuǎn)換可視化配置；支持?jǐn)?shù)源中的數(shù)據(jù)管理；支持全量同步；支持增量同步；支持同構(gòu)和異構(gòu)數(shù)據(jù)交換；支持內(nèi)容過濾；支持格式轉(zhuǎn)換；支持遷移方式同步；支持同步交易記錄；支持同步報文規(guī)范；支持復(fù)制方式同步；支持主流的幾種數(shù)據(jù)庫，如Oracle、MySql、SqlServer；支持Windows Server、UNIX等操作系統(tǒng)。

第三，網(wǎng)絡(luò)通訊的實現(xiàn)。實行以網(wǎng)絡(luò)平臺辦公為主線，以其他形式為補(bǔ)充的雙線互補(bǔ)辦公模式，取代完全的傳統(tǒng)模式和雙線并行雙規(guī)模式，來提高網(wǎng)絡(luò)資源利用率。如用網(wǎng)絡(luò)IP電話取代傳統(tǒng)電話，從實踐來看，可節(jié)約通話費用的25%～60%；通過IP電話召開電話會議，有效避免了會議籌備等各項費用；利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行教育培訓(xùn)，在時間、空間、費用上都擺脫了現(xiàn)場培訓(xùn)的限制。我校在辦公活動中廣泛推行QQ群，對于一些重要的需要傳達(dá)的文件，辦公室工作人員可以將其上傳到共享文件夾中，供各部門使用，確保了信息傳達(dá)的及時性和準(zhǔn)確性，避免了辦公室工作人員在部門之間奔走通知，同時也節(jié)省了費用。另外，我校還嘗試推進(jìn)運用世界大學(xué)城這種網(wǎng)絡(luò)虛擬城市，把教師與學(xué)生聯(lián)系起來。運用Web2.0、Sns、Blog、Tag、Rss、Wiki等為核心，依據(jù)六度分隔理論、XML、Ajax等理論和技術(shù)設(shè)計并以網(wǎng)絡(luò)交互遠(yuǎn)程教育為核心，是綜合了遠(yuǎn)程教學(xué)、網(wǎng)絡(luò)辦公、即時通訊、商務(wù)管理、全民媒體、個性化數(shù)字圖書館等功能的一個既虛擬又真實的大學(xué)社區(qū)平臺，可以實現(xiàn)無紙化辦公，同時還在人員培訓(xùn)等方面做了有益的推廣，并取得了令人滿意的效果。

2.對高校辦公人員的集約化安排

第一，加強(qiáng)配備專業(yè)技術(shù)人員。目前，大多數(shù)高校都自我開發(fā)軟件或購買成熟軟件，但無論是自我開發(fā)軟件還是購買成熟軟件，首先都要以建立和培養(yǎng)自己的技術(shù)隊伍為前提，有些高校由于缺乏自己的技術(shù)人員，在辦公自動化運行中可能會遇到一些不能及時解決的技術(shù)故障，影響了人們對它使用的熱情，那么辦公自動化就很難得到推廣應(yīng)用。其次，根據(jù)工作特點、崗位職責(zé)等屬性，適當(dāng)實行不同部門員工組合辦公、員工與領(lǐng)導(dǎo)配合辦公，形成大體系、大集體的辦公格局，形成辦公的新模式。這樣不但降低了能源消耗量、提高資源利用率，而且解決了以往各個部門間、不同員工間工作聯(lián)系不便、管理分散的問題，也大大提升了協(xié)調(diào)、管理和監(jiān)控的工作質(zhì)量，促進(jìn)工作效率和工作作風(fēng)的提升和改善。

第二，實現(xiàn)學(xué)校教師技術(shù)人員和管理人員的全員培訓(xùn)。教職工的素質(zhì)、態(tài)度、積極性等非技術(shù)因素對辦公集約化能否正常運行影響很大。辦公室工作人員要以平等、客觀的心態(tài)，從多渠道獲取信息，然后對信息進(jìn)行科學(xué)加工和處理，提高信息的真實性和權(quán)威性。發(fā)送信息時，要以正確、清晰、適量為原則，選擇恰當(dāng)?shù)膫鬟f方式，使信息接收者可以正確接收信息，為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

四 結(jié)束語

通過構(gòu)建數(shù)據(jù)交換平臺的方式進(jìn)行信息共享、交換，不但能減少辦公系統(tǒng)的重復(fù)開發(fā)，減少人力物力浪費，而且也能大大提高工作效率，縮短統(tǒng)計、查詢時間。高校實施辦公集約化，不僅是學(xué)校信息化建設(shè)的必經(jīng)階段，更是高校綜合實力與管理水平的重要標(biāo)志之一。因此，這是一項基礎(chǔ)性的長期工作，人們需要在思維“管理”等方面經(jīng)歷一次深層次的全面轉(zhuǎn)變，將辦公集約化系統(tǒng)廣泛應(yīng)用到高校管理的實際工作中，進(jìn)而有效整合學(xué)校資源，提升管理水平。

參考文獻(xiàn)

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕