淺析本科教學(xué)工作合格評估評建檔案建設(shè)與管理

黃紅

摘要：本科教學(xué)工作合格評估是促進學(xué)校建設(shè)、管理和發(fā)展的重要手段，對未參加評估的新建本科院校來說，將是一次全面接受國家級、權(quán)威性教學(xué)質(zhì)量的檢查和驗收，既是機遇，又是挑戰(zhàn)。作為評建工作中非常重要的一環(huán)，評建檔案直接體現(xiàn)和反映著學(xué)校的教學(xué)工作狀態(tài)、過程和水平。評估材料的建檔和管理水平，將直接影響評估專家對學(xué)校教學(xué)工作效果的評價，進而影響學(xué)校的社會聲譽和辦學(xué)，對完成合格評估任務(wù)有著重要的意義，是各參評高校評建工作的重點。因此，做好評估材料的收集、整理、加工和歸檔，加強評建檔案科學(xué)化建設(shè)與管理至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：合格評估;評估材料;評建檔案

評建檔案是被參評高校依據(jù)評估指標(biāo)內(nèi)涵要求，有針對性地組織和提供的階段教學(xué)基本狀態(tài)的寫真材料，反映高校教學(xué)及管理的現(xiàn)狀，是全面了解高校教學(xué)成果及其發(fā)展情況的重要窗口，既是教學(xué)評估的基礎(chǔ)依據(jù)，又是評估專家了解參評高校教學(xué)基本情況的媒介。評建檔案建設(shè)與管理是否規(guī)范，真實反映了該校教學(xué)管理是否規(guī)范，集中體現(xiàn)了該校的教學(xué)質(zhì)量和水平，做好本科教學(xué)合格評估評建檔案工作是保證合格評估工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

一、評建檔案的類別

在評估工作實施過程中，評估專家會通過查閱與教學(xué)工作相關(guān)的材料來獲取被評學(xué)校各方面的信息，并結(jié)合座談、聽課、走訪等方式，進而得出評估結(jié)論。一般來說，評估材料有以下四大類。

（一）自評報告

自評報告是學(xué)校對教育教學(xué)工作較全面、一個系統(tǒng)的總結(jié)，應(yīng)做到觀點明確、依據(jù)充足、論證有力。通過審閱自評報告，專家能對學(xué)校教學(xué)工作的基本情況做一個總體的了解，對評估方案的各項指標(biāo)、觀測點作出價值判斷。

（二）支撐材料

支撐材料一般是根據(jù)評估指標(biāo)內(nèi)涵要求，結(jié)合學(xué)校實際情況進行收集整理，用來支撐自評報告相關(guān)內(nèi)容及數(shù)據(jù)、說明評估指標(biāo)體系中的各項內(nèi)容，其內(nèi)容應(yīng)與各觀測點一一對應(yīng)。支撐材料記錄學(xué)校的辦學(xué)理念和特色、匯集學(xué)校多年形成的辦學(xué)經(jīng)驗，并凝聚了學(xué)校文化，是學(xué)校日常工作的見證。一般包括頂層設(shè)計、規(guī)章制度、日常文件、執(zhí)行與管理、教學(xué)運行，以及培養(yǎng)過程中產(chǎn)生的總結(jié)性材料、各級各類榮譽、成果、研究項目、資產(chǎn)一覽表、相關(guān)講話、報道、分析報告等。

（三）教學(xué)檔案

教學(xué)檔案是學(xué)校在日常教學(xué)管理、教學(xué)運行和教學(xué)實踐活動中形成的材料，記載和反映著學(xué)校教學(xué)實踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理、教學(xué)特色、教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)理念等方方面面，具有重要參考憑證價值。教學(xué)檔案既是教學(xué)安排、教學(xué)管理的原始資料，也是教學(xué)檢查和本科教學(xué)評估的客觀依據(jù)。

（四）專家評估案頭材料

專家評估案頭材料是為方便專家進?？疾旃ぷ鞫龅囊龑?dǎo)性材料。其主要包含四類：一類是學(xué)校教學(xué)單位、職能部門和實習(xí)實訓(xùn)基地、就業(yè)單位等的目錄及位置;二類是學(xué)校教學(xué)活動安排和人員目錄;三類是學(xué)校和教學(xué)過程中產(chǎn)生的特色性材料;四類是以便專家選擇和審閱的匯總材料。

二、評建檔案的整理要求

評估材料有文字材料、統(tǒng)計材料、電子材料、聲像材料、證書、獎狀、聘書等材料、實物材料和其他材料，整理要求如下：

（一）文字材料

文字材料指既往形成的諸如文件、規(guī)劃、制度、教學(xué)計劃、工作計劃、實施方案、活動記錄、成果總結(jié)、媒體報道等歷史性文檔材料和現(xiàn)時評估建設(shè)中產(chǎn)生的成果材料、經(jīng)驗總結(jié)或概括、提煉、編撰而形成的各層級專項報告、自評報告等文稿，以及提供給專家考察評估的相關(guān)文本材料，撰寫中要求結(jié)合觀測點內(nèi)涵，開門見山，直述主題，避免過多陳述和解釋。

（二）統(tǒng)計材料

統(tǒng)計材料指本科教學(xué)工作或活動中形成的各原始狀態(tài)數(shù)據(jù)，以及與學(xué)校本科教學(xué)工作有關(guān)且需提供給專家組考察評估的各類統(tǒng)計表格、報表和名冊，整理中要對照《高等教育質(zhì)量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)填報指南》，嚴(yán)格按照合格評估要求的時間點、時間段據(jù)實統(tǒng)計、匯總。

（三）電子材料

電子材料指學(xué)校本科教學(xué)工作或活動中收集的各種電子文本、圖片及上網(wǎng)材料。整理中，各種電子文檔須注明形成時間、內(nèi)容（名稱）及作者等相關(guān)信息。

（四）聲像材料

聲像材料指照片、音視頻、錄像帶、聲像光盤等。照片材料的整理要分類裝袋或裝冊并簡要注明：時間、地點、人物、內(nèi)容、攝影者等相關(guān)信息。錄音（像）材料須注明主題、時間、地點、人物、時長等信息。

（五）實物材料

獲獎作品、科技作品、著作、教材、高級別論文期刊等須拍照并列出清單。

（六）其他材料

其他能反映教學(xué)工作水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的相關(guān)材料，均須按照統(tǒng)一的格式和規(guī)范要求立卷歸檔。

三、評建檔案建設(shè)與管理存在的問題

（一）思想認識上不夠重視

新建本科院校為促進自身可持續(xù)發(fā)展，將主要精力放在抓教學(xué)質(zhì)量、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)上，對檔案管理重視程度不足。對于單位負責(zé)人和管理人員來說，一般都忙于教學(xué)管理日常事務(wù)，對檔案管理工作缺乏必要關(guān)注，對評建檔案收集整理不夠重視。

（二）檔案管理體制不健全

新建本科院校一般缺乏科學(xué)、合理、可行的檔案管理體制，沒有形成檔案管理工作的良性循環(huán)和長效機制，檔案工作做得不夠規(guī)范、歸檔不齊問題普遍存在，導(dǎo)致評估前臨時抱佛腳，出現(xiàn)四處收集材料甚至臨時編造材料，這樣就完全違背了真實性原則。

（三）評建檔案管理思路與學(xué)校檔案工作實踐相分離

在目的導(dǎo)向的指引下，部分院校把評建檔案管理從學(xué)校檔案工作中剝離出來，當(dāng)作評估首要工作而非日常工作來看待，客觀上忽略、弱化了學(xué)校檔案部門對于評建檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。其次，由于工作重心落在各二級教學(xué)單位，使得收集、整理完畢的評建檔案分散保存，對評建檔案的歸檔帶來困難。

四、加強評建檔案建設(shè)與管理措施090979A1-7C53-485B-A43A-B8E55FEBACCD

（一）堅持原則，做好評估材料整理

評估材料的收集整理應(yīng)根據(jù)普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系的特點和檔案、資料收集工作的相關(guān)要求進行，評估材料的收集整理應(yīng)遵循以下基本原則：

1.針對性原則

評估材料準(zhǔn)備要依據(jù)評估指標(biāo)體系，緊扣指標(biāo)及觀測點的內(nèi)涵，切實體現(xiàn)學(xué)校改革與發(fā)展的主題，做到每一級指標(biāo)體系，每一個觀測點都有充分的支撐材料，材料要重點突出，有說服力。在說明問題和反映工作全貌的前提下，力求簡潔明了。

2.真實性原則

各項材料要實事求是，不弄虛作假，做到真實可信，注重過程，有據(jù)可查;要精練，突出特點、優(yōu)勢和成績;需要原件的，要提供原件;需要提供復(fù)印件的，要提供復(fù)印件。

3.層次性原則

各項材料總體思路要清晰，要突出主線，明確重點，主體材料、依據(jù)材料和原始材料條塊明晰、層次分明。自評報告等主體材料要有依據(jù)材料（綜述、總結(jié)等）支撐，依據(jù)材料要有原始材料（過程材料）支撐。

4.規(guī)范性原則

按照學(xué)校檔案管理要求，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，評估材料的收集、整理、撰寫、歸檔要符合統(tǒng)一規(guī)范要求。數(shù)據(jù)統(tǒng)計要符合評估方案及指標(biāo)內(nèi)涵說明的要求;材料目錄設(shè)置、文檔格式、立卷歸檔及材料的保管、移交要符合學(xué)校統(tǒng)一規(guī)范要求。

5.一致性原則

各層級、各層次材料的相關(guān)內(nèi)容，在文字表述和數(shù)據(jù)上要做到一致，避免文字材料、數(shù)據(jù)之間的矛盾與錯位。

6.創(chuàng)新性原則

發(fā)揮創(chuàng)新精神和特色意識，在結(jié)合學(xué)校自身實際情況的基礎(chǔ)上，深入挖掘特色，凝練特色文化，在材料的收集、整理、編撰、歸檔過程中創(chuàng)新形式和載體，對材料進行補充、完善。

7.評建結(jié)合原則

在收集、整理評估材料（包括歷史材料、過程紀(jì)事記錄材料、現(xiàn)時綜述材料、未來規(guī)劃材料等）的同時，要加強日常工作材料（特別是原始檔案材料）的建設(shè)，及時整理、歸檔，做到材料齊全、完整、規(guī)范，不漏、不重、不亂。

（二）加大宣傳，提高評建檔案管理意識

從思想層面上確定評建檔案管理工作重要性，增強全員檔案意識。第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視評建檔案體系建設(shè)工作，除加強對各二級單位教學(xué)檔案的宏觀指導(dǎo)外，還應(yīng)在人、財、物上給予幫助。第二，加大宣傳力度，積極營造迎接合格評估良好氛圍，通過召開動員大會，開展各類評估知識問答、評建檔案考核，組織評建檔案相關(guān)培訓(xùn)等多種形式廣泛宣傳評建檔案，提高全員認識。第三，突出評建檔案建設(shè)重要性，改變各級領(lǐng)導(dǎo)和教職工對評建檔案管理工作的偏見和誤解，增強廣大教職工對檔案收集、整理工作重要性的認識與理解，提升檔案積累意識，使學(xué)校評建檔案建設(shè)與管理工作真正納入學(xué)校各級單位的工作規(guī)劃與計劃。

（三）明確責(zé)任，加強評建檔案建設(shè)

合格評估指標(biāo)體系由7個一級指標(biāo)，20個二級指標(biāo)，40個觀測點構(gòu)成，涵蓋了學(xué)校的辦學(xué)思路、人才培養(yǎng)模式、教師隊伍建設(shè)、教學(xué)條件與利用、專業(yè)與課程建設(shè)、教學(xué)質(zhì)量管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)和教學(xué)質(zhì)量評價等各方面。一是學(xué)校承擔(dān)評建工作任務(wù)的部門一般是臨時組建或由學(xué)校教務(wù)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測等相關(guān)部門兼任，人員少、任務(wù)重，且評建材料來自全校各單位，做好評建材料建檔須全校參與、配合。二是學(xué)校要結(jié)合各單位職責(zé)分工及指標(biāo)體系任務(wù)要求，合理分配評建材料整理任務(wù)，對責(zé)任單位下達目標(biāo)任務(wù)，突出考核要求，要求各單位對指標(biāo)觀測點認真梳理，按要求將支撐材料整理歸檔，確保檔案信息的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和實效性。三是學(xué)校要重視和加強評建檔案信息化建設(shè)，通過檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮學(xué)校檔案服務(wù)社會的系統(tǒng)性、科學(xué)性、及時性功能，更好地為合格評估工作服務(wù)。

（四）形成評建檔案管理長效機制

在評建檔案管理方面，學(xué)校應(yīng)堅持“評建結(jié)合”原則，在人員和經(jīng)費上加大投入力度。一是以合格評估為契機，建立健全評建檔案管理制度，落實分管責(zé)任制，責(zé)任到人，確定責(zé)任人的職責(zé)范圍和工作內(nèi)容，明確歸檔內(nèi)容和范圍，及時存檔評建材料。二是完善檔案存放、查詢、借用制度，明確評建期間信息采集、分析、材料整理、歸檔、管理的工作流程。三是配備專門的檔案管理員負責(zé)整理保管評建檔案。檔案管理員要熟悉評估材料的內(nèi)容與材料的陳列位置，在需要的時能夠快速查找到相應(yīng)材料，并對材料的名稱、來源、原始依據(jù)做到心中有數(shù)，做到說得出、理得清、道得明。四是嚴(yán)格抓好評建檔案歸檔落實的監(jiān)督執(zhí)行，使評建檔案工作達到制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而提高評建檔案管理水平。

參考文獻：[1]王凱宏.淺談在新一輪本科教學(xué)工作合格評估中如何做好材料整理工作[J].隴東學(xué)院學(xué)報，2012，23（05）：121-123.