建設(shè)醫(yī)院全流程智慧財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)

文/馬昕

智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院全流程財(cái)務(wù)管理，提高了財(cái)務(wù)人員的綜合素養(yǎng)和財(cái)務(wù)管理水平，為醫(yī)院現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

醫(yī)改不斷深入，對(duì)公立醫(yī)院發(fā)展提出了更高的要求。公立醫(yī)院進(jìn)入既要保持公益性，也要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性的高質(zhì)量發(fā)展階段。財(cái)務(wù)管理作為醫(yī)院管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”等現(xiàn)代信息技術(shù)建立智慧財(cái)務(wù)，為醫(yī)院管理增效賦能。

某醫(yī)院從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程中的問題出發(fā)，建立智能化、標(biāo)準(zhǔn)化、管控化的全流程智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)，從而提高了醫(yī)院報(bào)銷審批業(yè)務(wù)的效率，提升了臨床人員對(duì)財(cái)務(wù)的滿意度，加快了醫(yī)院財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的進(jìn)程，以期為其他醫(yī)院提供參考和借鑒。

智慧財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷涉及種類繁多，如差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、工程結(jié)算類、薪酬類、科研類等，票據(jù)量大、開支范圍廣、金額大，在報(bào)銷過程中各類業(yè)務(wù)報(bào)銷流程不一，而報(bào)銷人員并非熟知每一種流程，因此在報(bào)銷結(jié)算過程中暴露出諸多問題（見鏈接）。鑒于此，設(shè)計(jì)新的智能化的報(bào)銷流程迫在眉睫。

一是創(chuàng)新系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念。

要改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式，除了要轉(zhuǎn)變臨床人員、財(cái)務(wù)人員的思維模式，還要進(jìn)行完善的流程設(shè)計(jì)，通過先進(jìn)的信息技術(shù)，將財(cái)務(wù)管理嵌入到業(yè)務(wù)流程中，實(shí)現(xiàn)真正的業(yè)財(cái)融合。

智慧財(cái)務(wù)的頂層設(shè)計(jì)首先要有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，固化流程中各崗位、各環(huán)節(jié)的操作要求，規(guī)避操作風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。此外，智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要以財(cái)務(wù)指標(biāo)為基礎(chǔ)，按照醫(yī)院財(cái)務(wù)制度和相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求設(shè)置精細(xì)化的操作，不僅包含業(yè)務(wù)報(bào)銷、票據(jù)管理、資金支付等模塊，還包含財(cái)務(wù)報(bào)表分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、政策更新等內(nèi)容。

二是設(shè)計(jì)具體流程。

在建設(shè)新的智慧化系統(tǒng)初期，先梳理單位涉及的各類業(yè)務(wù)，列出每類業(yè)務(wù)需要的流程、參照的文件，每個(gè)節(jié)點(diǎn)需要提供的附件以及需要哪個(gè)部門哪位領(lǐng)導(dǎo)審批。梳理完業(yè)務(wù)流程后，把相似業(yè)務(wù)可以設(shè)計(jì)到一個(gè)報(bào)銷類別下，這樣既避免了業(yè)務(wù)流程太多查找不方便，報(bào)銷人員不易區(qū)分，又可在單據(jù)內(nèi)部設(shè)置下拉框選擇具體報(bào)銷業(yè)務(wù)，對(duì)應(yīng)不同的選項(xiàng)，設(shè)置好不同的審批流程，這樣報(bào)銷人員填寫好單據(jù)后只需點(diǎn)擊“傳遞”按鈕，不需要選擇審批人，票據(jù)線上會(huì)自動(dòng)傳遞至下一個(gè)崗位。報(bào)銷人員只需在票據(jù)傳遞至財(cái)務(wù)票據(jù)接收崗前將票據(jù)送達(dá)，如果報(bào)銷單據(jù)沒有問題，報(bào)銷人員只需往財(cái)務(wù)送一次票據(jù)即可完成報(bào)銷。若票據(jù)有問題，審核人員會(huì)在線上將單據(jù)退回給經(jīng)辦人，并在退回意見處詳細(xì)列明退回原因，報(bào)銷人員可根據(jù)意見進(jìn)行相應(yīng)修改和完善。

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)計(jì)好后就是與其他系統(tǒng)銜接的問題了，引入新的信息系統(tǒng)雖然解決了財(cái)務(wù)一部分的問題，但若止步于此，就會(huì)出現(xiàn)“各自為政”的信息孤島現(xiàn)象，信息孤島影響了醫(yī)院信息傳遞的時(shí)效性，信息延遲使得無法在前端對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，既影響管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，又使醫(yī)院信息管理發(fā)展滯后，更難實(shí)現(xiàn)真正意義上的全流程管理。將智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳送至HRP及其他系統(tǒng)，不管是在后續(xù)錄入憑證還是在其他業(yè)務(wù)中，都可直接調(diào)取傳送過來的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)全流程的智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理。

財(cái)務(wù)管理作為醫(yī)院管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”等現(xiàn)代信息技術(shù)建立智慧財(cái)務(wù)，為醫(yī)院管理增效賦能。

財(cái)務(wù)流程優(yōu)化與實(shí)現(xiàn)

智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)的引入提高了財(cái)務(wù)工作效率，優(yōu)化了財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，提高了財(cái)務(wù)管理水平，助力財(cái)務(wù)人員向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。

一是掃描槍自動(dòng)審驗(yàn)發(fā)票。

在智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)中開發(fā)發(fā)票審驗(yàn)?zāi)K，該模塊連接稅局系統(tǒng)，可調(diào)取開票信息，當(dāng)報(bào)銷人員送至票據(jù)后，票據(jù)接收人員只需用掃描槍掃描發(fā)票上面的二維碼即可顯示發(fā)票信息，該功能不僅保證了票據(jù)的合法性，還改變了傳統(tǒng)模式下財(cái)務(wù)人員手工查詢的情況，節(jié)約了大量審核發(fā)票的時(shí)間，把財(cái)務(wù)人員從基礎(chǔ)工作中解放了出來。另外，該功能還可以顯示此發(fā)票被查驗(yàn)的次數(shù)，若已查詢次數(shù)過多，可引起財(cái)務(wù)人員的注意。

二是嵌入已有文件標(biāo)準(zhǔn)，代替人工。

有些報(bào)銷規(guī)定中含有報(bào)銷準(zhǔn)則，或是最高限額，或是一個(gè)區(qū)間，將含此類標(biāo)準(zhǔn)的文件事先錄入到系統(tǒng)中，這使得不符合規(guī)定的票據(jù)無法填報(bào)，又避免了報(bào)銷人員超額報(bào)銷，減輕了審核會(huì)計(jì)的負(fù)擔(dān)。例如差旅費(fèi)報(bào)銷，各地住宿標(biāo)準(zhǔn)不一，審核人員不必再逐一核對(duì)住宿費(fèi)是否超標(biāo)，從源頭上杜絕了審核出錯(cuò)的可能性，補(bǔ)助金額也可自動(dòng)核算，不需要人工加總金額，實(shí)現(xiàn)了單據(jù)的智能審核，這既減少了財(cái)務(wù)人員低附加值、高重復(fù)性的工作，又避免了人工審核出錯(cuò)的可能性，大大提高了財(cái)務(wù)人員的審核質(zhì)量和審核效率，規(guī)避了財(cái)務(wù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)。

另外，設(shè)計(jì)加入的事前出差審批模塊，將醫(yī)院差旅培訓(xùn)業(yè)務(wù)在前端進(jìn)行優(yōu)化控制，避免了事后補(bǔ)出差審批單的情況，降低了管理成本。將財(cái)務(wù)制度嵌入到系統(tǒng)后，將各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了信息化的控制，減少了財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員的溝通成本，提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率。

三是嵌入預(yù)算，避免超額支出。

在智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)中嵌入全面預(yù)算管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中有各個(gè)歸口各個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算金額，對(duì)于部門來說，與年初上報(bào)的預(yù)算相銜接，避免了各類業(yè)務(wù)超額支出，真正意義上實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理。對(duì)于專項(xiàng)報(bào)銷模塊，嵌入每個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)余額，填單時(shí)選中某個(gè)項(xiàng)目后自動(dòng)顯示余額，若所填金額超標(biāo)則會(huì)予以提醒，避免出現(xiàn)報(bào)銷業(yè)務(wù)因超標(biāo)需要重新審批的情況。

傳統(tǒng)模式下報(bào)銷人員須查看各個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)本，經(jīng)費(fèi)本經(jīng)常出現(xiàn)漏記或記錯(cuò)的情況，若出現(xiàn)超額支出，只有等后期財(cái)務(wù)人員對(duì)賬才能發(fā)現(xiàn)，既給單位帶來資金流失的風(fēng)險(xiǎn)，又增加了財(cái)務(wù)調(diào)賬的工作量。

嵌入了項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)余額后，報(bào)銷人員可以一目了然地看到要使用哪個(gè)項(xiàng)目哪一年撥付的經(jīng)費(fèi)，若填報(bào)金額超出余額，則系統(tǒng)會(huì)卡控不能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。在記賬人員制單時(shí)，自動(dòng)生成帶有項(xiàng)目編碼輔助核算項(xiàng)的科目，不需要再查詢?cè)擁?xiàng)目哪一年還有經(jīng)費(fèi)剩余，按照先入先出的原則，自動(dòng)記入支出。這大大提高了報(bào)銷人員和記賬人員的工作效率和準(zhǔn)確率，使專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理清晰高效。

四是系統(tǒng)之間互聯(lián)互通，自動(dòng)生成記賬憑證。

醫(yī)院的信息化系統(tǒng)由多個(gè)系統(tǒng)組成，系統(tǒng)之間接口不一，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，打通智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)，將智慧財(cái)務(wù)中的憑證信息傳輸?shù)紿RP系統(tǒng)中，根據(jù)每筆憑證的編號(hào)查詢對(duì)應(yīng)的記賬憑證，點(diǎn)擊進(jìn)入編輯，摘要可根據(jù)需求做簡單修改，不管是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目還是預(yù)算會(huì)計(jì)科目都已提前設(shè)置好對(duì)應(yīng)科目可自動(dòng)生成，記賬人員僅做簡單核對(duì)，此舉既規(guī)范了記賬科目的統(tǒng)一性，也避免了敲錯(cuò)或錄錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，降低了差錯(cuò)的頻率。

同時(shí)，根據(jù)業(yè)務(wù)類型，提前設(shè)置好對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金流量，保存憑證時(shí)現(xiàn)金流量隨之保存，不需要再手動(dòng)錄入。系統(tǒng)之間互聯(lián)互通，減少了財(cái)務(wù)工作中簡單重復(fù)性的勞動(dòng)。

五是審批流程可視化，大大提高移動(dòng)端的審批效率。

報(bào)銷人員可在智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查看審批進(jìn)度，在票據(jù)傳遞的每個(gè)環(huán)節(jié)都標(biāo)注了時(shí)間，保證了報(bào)銷流程公開透明，若票據(jù)在某一環(huán)節(jié)長時(shí)間未審批，可主動(dòng)咨詢?cè)蚧蛱嵝严鄳?yīng)審批人。系統(tǒng)實(shí)行逐級(jí)審批制度，本級(jí)審批完才能傳遞至下一節(jié)點(diǎn)審批，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)模式下越級(jí)審批的情況，也保證業(yè)務(wù)得到層層把關(guān)，責(zé)任到人。

此外，各級(jí)審批人在移動(dòng)端安裝APP與智慧財(cái)務(wù)互聯(lián)互通，利用碎片化時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)的審批，省去了臨床職工跑腿的時(shí)間，雙方不用碰時(shí)間，大大提高了審批效率。臨床人員回歸到臨床，審批人也可以合理安排自己的時(shí)間，既優(yōu)化了資源配置，又使管理工作有序進(jìn)行。

六是會(huì)計(jì)資料影像化，方便日后查閱，會(huì)計(jì)檔案易于整理。

報(bào)銷人員在填報(bào)單據(jù)的同時(shí)將原始票據(jù)掃描上傳到智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，單據(jù)影像與原始票據(jù)的一致性由財(cái)務(wù)人員審核，保證賬實(shí)一致，避免更換風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

在接下來的流程中審批人員不需要接觸紙質(zhì)票據(jù)就可對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，減少了原始單據(jù)在傳遞過程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

系統(tǒng)中有了與原始憑證一致的電子影像后，若要查賬只需在系統(tǒng)中查詢即可，不需要到檔案室查詢?cè)紤{證，既節(jié)約了時(shí)間又保護(hù)了原始憑證。

同時(shí)，原始憑證全部粘貼在A4紙上，整潔規(guī)范，裝訂憑證時(shí)省時(shí)省力且易于管理。

開拓

本次智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要包含報(bào)銷管理、移動(dòng)審批、銀醫(yī)直連、票據(jù)影像管理、合同管理模塊，主要以提高職工使用便利性、提升醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平、完善內(nèi)控制度為主，后續(xù)將繼續(xù)優(yōu)化報(bào)銷管理、自動(dòng)生成憑證功能，提高線上報(bào)銷比率和自動(dòng)生成憑證的比率與準(zhǔn)確率，提高制單效率；完善合同管理模塊，將合同管理不止停留在錄入合同信息、生成合同付款單、引用合同信息等初級(jí)功能，還要完善各類合同個(gè)性化設(shè)置，助力傳統(tǒng)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變。

接下來，將繼續(xù)開拓智慧商旅、電子檔案管理等模塊，智慧商旅是在手機(jī)端開發(fā)APP，使報(bào)銷業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移至手機(jī)端，出差人員不必先墊付差旅費(fèi)，出差結(jié)束后系統(tǒng)自動(dòng)向各平臺(tái)結(jié)賬，既淡化了工作時(shí)間和場(chǎng)地對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的影響，又可使業(yè)務(wù)人員利用碎片時(shí)間進(jìn)行彈性業(yè)務(wù)活動(dòng)，打破了業(yè)務(wù)審批的時(shí)空限制，提高了報(bào)銷和審批的效率。電子檔案模塊在票據(jù)影像管理的基礎(chǔ)上，將報(bào)銷單據(jù)及其審批流、支付記錄、銀行回單、記賬憑證及其審批流等統(tǒng)一歸檔，形成電子檔案，使醫(yī)院財(cái)務(wù)管理更上一個(gè)臺(tái)階。

智慧財(cái)務(wù)大有可為，隨著實(shí)踐探索與信息發(fā)展，將實(shí)現(xiàn)更多智能化、人性化、前沿化的功能，為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型保駕護(hù)航。