醫(yī)院項(xiàng)目電子檔案管理與數(shù)字化辦公實(shí)踐探索

文/德陽市人民醫(yī)院 陳俊杰

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、5G等新興技術(shù)快速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)正以前所未有的速度融入人類的生產(chǎn)、生活之中，給人類生活帶來廣泛而深刻的影響。我國數(shù)字技術(shù)發(fā)展日益蓬勃，為各行各業(yè)注入更多活力，加快助力行業(yè)發(fā)展。與此同時(shí)，為更好應(yīng)對疫情等公共衛(wèi)生突發(fā)事件，各級政府多渠道進(jìn)一步加強(qiáng)了對公立醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持力度。尤其對于綜合性三甲醫(yī)院而言，新建及改、擴(kuò)建項(xiàng)目不斷上馬，隨之產(chǎn)生大量項(xiàng)目資料。基建檔案是一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)批復(fù)、前期報(bào)批報(bào)建、招投標(biāo)、開工建設(shè)，最后到竣工驗(yàn)收所有環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，其為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和日后基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)提供了重要依據(jù)。如何利用電子化、信息化等新興數(shù)字技術(shù)讓檔案資源“活起來”，既是醫(yī)院提質(zhì)增效的內(nèi)在需求，也是時(shí)代發(fā)展帶給醫(yī)務(wù)工作者的“必修課”。

一、項(xiàng)目電子檔案的概念

（一）國家法律法規(guī)對項(xiàng)目電子檔案的界定。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已于2021年1月1日正式生效實(shí)施，其明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。首次設(shè)立檔案信息化建設(shè)專章，要求機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中明確，電子文件是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和儲存的數(shù)字格式的各種信息記錄?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）對項(xiàng)目電子檔案予以進(jìn)一步明確，是指項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。項(xiàng)目電子文件在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)和管理各項(xiàng)活動(dòng)的文件。電子文件一經(jīng)正式歸檔即為電子檔案。

（二）醫(yī)院項(xiàng)目電子檔案。醫(yī)院項(xiàng)目檔案是指醫(yī)院實(shí)施的各類項(xiàng)目形成的檔案，有著復(fù)雜的內(nèi)涵。首先，醫(yī)院項(xiàng)目內(nèi)容涵蓋廣，比如：基本建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備采購和安裝項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、使用財(cái)政資金建設(shè)的社會(huì)發(fā)展項(xiàng)目、經(jīng)濟(jì)發(fā)展項(xiàng)目等；其次，類別較多，比如：新建、改建、擴(kuò)建以及裝飾裝修；最后，項(xiàng)目的規(guī)模大小、建設(shè)周期、實(shí)施方法各不相同。醫(yī)院項(xiàng)目檔案就是在項(xiàng)目推進(jìn)全過程中形成的醫(yī)療、科研、檢測、圖片、音頻、視頻等電子文件。醫(yī)院若能將龐大的電子文件與數(shù)字化辦公相結(jié)合，深挖資料背后所蘊(yùn)藏的價(jià)值，將大大節(jié)省人力、物力成本，提升醫(yī)院管理效率。

二、檔案電子化和數(shù)字化辦公優(yōu)勢

（一）儲存空間要求低。在儲存技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，硬盤、光盤、磁帶等大容量儲存設(shè)備已經(jīng)普及。以市面上常見的5T移動(dòng)硬盤為例，其重量不足0.5kg，厚度僅2cm，卻可以儲存上百萬張高清圖片和工程圖紙。按照一個(gè)檔案盒內(nèi)約有100頁資料估算，一個(gè)移動(dòng)硬盤可儲存上萬卷項(xiàng)目檔案，為醫(yī)院節(jié)省出更多空間用于醫(yī)療業(yè)務(wù)，同時(shí)也降低了傳統(tǒng)檔案資料的日常維護(hù)成本。

（二）信息處理效率高。首先，電子化辦公能提升工作效率。傳統(tǒng)檔案管理信息查找時(shí)，由人員從龐大的資料內(nèi)尋找出所需要的資料，通常要花費(fèi)很多時(shí)間。而采用大數(shù)據(jù)存儲之后，只需要將相關(guān)詞匯錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，即可在短時(shí)間內(nèi)搜索出相關(guān)資料；其次，數(shù)據(jù)遷移速度極快，移動(dòng)硬盤等儲存設(shè)備的傳輸速度是按秒計(jì)算，范圍在每秒20～90MB/s之間，這為海量檔案內(nèi)容的共享和使用創(chuàng)造了良好條件，避免了紙質(zhì)檔案只能一對一，難搬運(yùn)、易損壞的缺點(diǎn)。

（三）內(nèi)容利用不受限?！霸苾Υ妗弊寵n案的管理和利用擺脫了時(shí)間、空間的制約，電腦端、平板端、手機(jī)端等多端口切入讓使用者無論何時(shí)何地都可以建立和使用電子資料。借助“云計(jì)算”，能避免人工統(tǒng)計(jì)帶來的誤差和低效，由系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)字化統(tǒng)計(jì)報(bào)告，多口徑、多角度進(jìn)行分析，實(shí)時(shí)分享給使用者。醫(yī)院管理人員有了多維基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的參考，能更好地發(fā)現(xiàn)工作的薄弱點(diǎn)，制定應(yīng)對策略，提高管理效率。

三、檔案電子化和數(shù)字化辦公面臨的挑戰(zhàn)

（一）從管理角度出發(fā)。首先，醫(yī)院往往對項(xiàng)目檔案管理重視不夠，重物輕人、重事輕人的觀念仍然存在。目前醫(yī)院存在以下問題：文書檔案多，科技檔案、專門檔案少；紙質(zhì)檔案多，音像檔案、電子檔案少；管理有待進(jìn)一步規(guī)范。其次，紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化是借助掃描儀等設(shè)備將其制作為電子文檔，再由專人上傳信息系統(tǒng)之中。但以工程圖紙為例，其掃描往往需要大型專業(yè)設(shè)備，在本單位難以獨(dú)自操作完成。醫(yī)院項(xiàng)目檔案管理人員往往身兼數(shù)職，舊檔案基數(shù)龐大，新檔案與日俱增，難免出現(xiàn)心有余而力不足的情況。

（二）從資料收集的角度出發(fā)。信息化辦公系統(tǒng)的搭建和數(shù)據(jù)更新維護(hù)需多方參與。醫(yī)院內(nèi)部，基建部門常為項(xiàng)目建設(shè)主要實(shí)施和管理部門，但項(xiàng)目建設(shè)還涉及信息、設(shè)備、后勤、宣傳等多部門參與，可能存在收集盲區(qū)，資料收集難免出現(xiàn)大而不全的情況。醫(yī)院外部，需要勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位的配合，而對新系統(tǒng)使用方式方法的學(xué)習(xí)以及項(xiàng)目日常情況的更新均會(huì)增加相應(yīng)工作人員的額外工作量，在具體推進(jìn)時(shí)難免遭遇抵觸情緒，從而影響信息系統(tǒng)的使用效果。

（三）從儲存介質(zhì)角度出發(fā)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案一樣，其保存期限并非永久。理論上固態(tài)硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤等存儲介質(zhì)均具有較強(qiáng)穩(wěn)定性，只要環(huán)境條件適合，均能長期保存海量數(shù)據(jù)。但實(shí)際情況中，要保證儲存環(huán)境長期恒定并非易事，酸堿度、溫濕度、強(qiáng)磁場的變化，都能引起盤面的涂料變化，扇區(qū)損壞。同時(shí)移動(dòng)硬盤抗摔打、抗震性能較差，都有可能造成儲存數(shù)據(jù)丟失的可能。

（四）從風(fēng)險(xiǎn)管控的角度出發(fā)。電子檔案也存在安全風(fēng)險(xiǎn)管理的問題，表現(xiàn)為在開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，數(shù)據(jù)資源容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的攻擊。盡管當(dāng)下一些企業(yè)開始使用殺毒軟件，對網(wǎng)絡(luò)安全起到一定的保護(hù)作用，但是這種維護(hù)系統(tǒng)需要及時(shí)更新和升級，需要花費(fèi)大量的資金。另外，部分企業(yè)管理者不重視技術(shù)安全更新和換代，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案資源面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

四、面對挑戰(zhàn)的應(yīng)對策略

（一）完善制度明確責(zé)任。一是進(jìn)一步完善電子檔案和信息化系統(tǒng)管理制度。明確收集范圍，解決哪些應(yīng)收、誰來收、如何收的問題，并把相關(guān)工作納入年度考核內(nèi)容；二是明確責(zé)任。明確對接單位主要負(fù)責(zé)部門，主要對接人，將責(zé)任落實(shí)到人頭，落到實(shí)處；三是注意多部門聯(lián)動(dòng)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。主動(dòng)對接醫(yī)院相關(guān)部門，同一項(xiàng)目多角度分析收集，尤其是各類協(xié)調(diào)會(huì)議、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更等需多方參與的情況，確保檔案的全面性、完整性。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)對醫(yī)院電子檔案和系統(tǒng)管理人才的培養(yǎng)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理部門對從業(yè)人員的要求也越來越高。一方面，需要從業(yè)人員自身具有較強(qiáng)的信息識別意識；另一方面，需要從業(yè)人員擁有較強(qiáng)的電子信息技術(shù)運(yùn)用能力，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對綜合型電子檔案管理人才的培養(yǎng)。醫(yī)院應(yīng)為檔案管理人員參與更多培訓(xùn)課程提供條件，拓展其視野，提高其綜合業(yè)務(wù)能力。

（三）加強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)管控。保障項(xiàng)目相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的安全性。通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸加密、認(rèn)證、密鑰等安全措施實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的安全傳輸和存儲。尤其是信息化系統(tǒng)，針對不同層次的用戶，設(shè)定不同級別的用戶權(quán)限，保證系統(tǒng)安全性及數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性?？山柚鷮I(yè)力量對系統(tǒng)和服務(wù)器進(jìn)行定期維護(hù)、升級，查殺病毒木馬，保障安全性。對于儲存的檔案應(yīng)多處備份、異地備份，應(yīng)定期對磁性載體進(jìn)行抽樣檢測，對照目錄查看文件是否殘缺、損壞，必要時(shí)擴(kuò)大抽檢范圍。

（四）在實(shí)踐中檢驗(yàn)檔案管理質(zhì)量。注重提升電子檔案的利用率，建立信息系統(tǒng)，為檔案內(nèi)容的查詢和使用提供便利。常用常新，用實(shí)踐來指導(dǎo)和檢驗(yàn)檔案管理工作是否滿足現(xiàn)實(shí)需求，也通過項(xiàng)目檔案作用的發(fā)揮來增強(qiáng)單位項(xiàng)目檔案意識?；诖?，項(xiàng)目信息化系統(tǒng)平臺的建立已成為許多綜合性三甲醫(yī)院志在必行的選擇。

五、信息系統(tǒng)電子化辦公實(shí)踐探索

（一）開展的意義。綜合性三甲醫(yī)院項(xiàng)目管理主要面臨多項(xiàng)目、多參建方的建設(shè)現(xiàn)狀，建設(shè)規(guī)模大、周期長、資金量大、成本控制嚴(yán)格、審批手續(xù)繁瑣。醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目全過程的有效控制和管理，面臨職責(zé)多、任務(wù)重、難度大的挑戰(zhàn)。在此背景下，德陽市人民醫(yī)院開始計(jì)劃搭建一個(gè)實(shí)用、信息共享的管理信息系統(tǒng)，其能夠提高基建管理工作質(zhì)量和效率，強(qiáng)化建設(shè)過程規(guī)范性，加強(qiáng)廉政建設(shè)，強(qiáng)調(diào)基建工作的全盤性、計(jì)劃性，實(shí)現(xiàn)工作的流程化、信息化、痕跡化，對提高基建工作效率和管理水平具有重大意義。同時(shí)，現(xiàn)今國內(nèi)新冠疫情仍然存在零星散發(fā)態(tài)勢，在常態(tài)化做好疫情防控的今天，數(shù)字化辦公大幅減少了人員面對面交流的需要，其優(yōu)勢同樣得以體現(xiàn)。

（二）予以基礎(chǔ)保障。醫(yī)院為保障信息系統(tǒng)和電子化辦公工作的順利開展，應(yīng)給予兩方面的基礎(chǔ)保障：一是予以資金保障。檔案資料信息化具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，尤其在建設(shè)初期，對軟、硬件均有一定要求，后期服務(wù)器、系統(tǒng)的維護(hù)也需借助第三方專業(yè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)助。因此，醫(yī)院可將相關(guān)費(fèi)用納入年度預(yù)算，投入一筆長期、穩(wěn)定的資金，為檔案資料的電子化及信息化運(yùn)用奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。二是予以制度保障。沒有規(guī)矩，不成方圓，特別是針對信息化運(yùn)用的工作細(xì)則，應(yīng)凸顯其特點(diǎn)，如訪問權(quán)限規(guī)定、安全維護(hù)規(guī)定、服務(wù)器管理規(guī)定等，并將責(zé)任層層分解，落實(shí)到人，以此確保醫(yī)院電子檔案管理和應(yīng)用的制度化和規(guī)范化。

（三）醫(yī)院基建項(xiàng)目信息化系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)用。1.前期系統(tǒng)部署。該工作是一個(gè)千頭萬緒、逐步探索的過程，醫(yī)院可尋求第三方專業(yè)單位參與系統(tǒng)平臺和組織構(gòu)架搭建工作。數(shù)據(jù)庫的搭建應(yīng)穩(wěn)扎穩(wěn)打，逐步實(shí)施。醫(yī)院可先行挑選較大或典型的基建項(xiàng)目，將項(xiàng)目立項(xiàng)數(shù)據(jù)、報(bào)批報(bào)建標(biāo)準(zhǔn)流程、項(xiàng)目概算數(shù)據(jù)、合同簽約金額、總控進(jìn)度計(jì)劃數(shù)據(jù)、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目施工關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)資料等數(shù)據(jù)維護(hù)到系統(tǒng)。2.系統(tǒng)模塊建立。按照基建推進(jìn)順序和主要內(nèi)容進(jìn)行全方位梳理，系統(tǒng)平臺可分為11個(gè)模塊：項(xiàng)目前期管理、設(shè)計(jì)管理、項(xiàng)目投資管理、項(xiàng)目采購管理、合同管理、洽商變更、施工管理、溝通聯(lián)系管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、質(zhì)量安全管理、驗(yàn)收管理。根據(jù)實(shí)際需要，每個(gè)模塊向下再形成子項(xiàng)，如洽商變更還可以再細(xì)分為設(shè)計(jì)變更、經(jīng)濟(jì)簽證單、技術(shù)核定單等。確保所有重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)均納入模塊，從而保障后續(xù)項(xiàng)目檔案資料錄入的完整性和全面性。3.賬號權(quán)限分配。醫(yī)院可根據(jù)項(xiàng)目管理組織成員構(gòu)架，賦予人員對應(yīng)權(quán)限，發(fā)放賬號和密碼。外部參建單位人員基數(shù)大且流動(dòng)性強(qiáng)，有勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等各參建方，建議每個(gè)單位發(fā)放一個(gè)賬號，由各單位指定的負(fù)責(zé)人管理，統(tǒng)一協(xié)調(diào)資料的錄入和使用工作。同時(shí)，結(jié)合人員的職位、職權(quán)，不同人員在不同模塊具有不同權(quán)限，可分為：不可看、可新建、可查看與己相關(guān)、可查看所在部門所有數(shù)據(jù)、可查看與己相關(guān)項(xiàng)目數(shù)據(jù)、可查看所有。4.多場景應(yīng)用和反饋機(jī)制。項(xiàng)目數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用空間得以拓展，包含電腦端、手機(jī)端、平板端，對項(xiàng)目情況的掌握和管理不再局限于現(xiàn)場。發(fā)起流程、申請批復(fù)、現(xiàn)場情況檢查、設(shè)備和材料檢驗(yàn)單、數(shù)字化簡報(bào)等均可在系統(tǒng)中完成，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。參建各方能及時(shí)通過文字、圖片、影像資料等方式上傳項(xiàng)目最新成果文件和現(xiàn)場情況。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、臨床使用科室、后勤管理部門可通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)度。針對院方發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)方也可以第一時(shí)間作出調(diào)整或解決，并通過系統(tǒng)予以即時(shí)反饋。以上所有工作均通過系統(tǒng)自動(dòng)留痕，真正做到了項(xiàng)目資料有記錄、好查找、可追溯。5.長效機(jī)制建設(shè)。信息化平臺的運(yùn)用還可延伸到項(xiàng)目運(yùn)營、維護(hù)階段。單位應(yīng)讓數(shù)字化內(nèi)容的建立、使用、維護(hù)形成長效機(jī)制，讓數(shù)據(jù)庫的價(jià)值得以持續(xù)發(fā)揮。項(xiàng)目結(jié)束后，建設(shè)單位將項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)作為數(shù)字化資產(chǎn)移交給運(yùn)營單位，為建成后的項(xiàng)目運(yùn)維提供參考與決策性數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了“建養(yǎng)一體化”。后期運(yùn)營中，基于電子檔案大數(shù)據(jù)建立病害分析模型，指導(dǎo)后續(xù)中修大修，并且反向驗(yàn)證設(shè)計(jì)情況，為其他改擴(kuò)建項(xiàng)目優(yōu)化設(shè)計(jì)方案提供借鑒，從而進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字資源輔助決策和參考的價(jià)值。詳情見圖1。

圖1 項(xiàng)目信息化系統(tǒng)管理平臺示意圖

醫(yī)院項(xiàng)目信息化系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)用是一個(gè)逐步探索的過程，目前相關(guān)工作仍在不斷完善之中，雖不能全面總結(jié)系統(tǒng)實(shí)施情況，但從目前來看，已經(jīng)起到了管理信息化、規(guī)范化、流程化的示范作用，對于新項(xiàng)目的開展具有一定借鑒意義。

六、結(jié)語

檔案資源建設(shè)管理既是黨和國家對檔案部門和檔案人的職責(zé)要求，也是單位開展工作時(shí)參考和決策的重要依據(jù)，更是人民群眾的現(xiàn)實(shí)需要，豐富、完整、高效、安全的檔案資源系統(tǒng)將惠及社會(huì)發(fā)展的方方面面。開展電子檔案信息化系統(tǒng)平臺工作是推動(dòng)全流程電子檔案體系建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，也是打通全流程數(shù)字化辦公的關(guān)鍵之舉，對于促進(jìn)檔案資源工作全面、可持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展具有重要的意義。