基于RFID技術的檔案管理應用分析

文/山東省菏澤市單縣社會保險事業(yè)服務中心 丁春玲

一、概述

近年來，隨著計算機信息技術、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)科技的應用，我國檔案管理的現(xiàn)代化水平越來越高。無線射頻識別（又叫射頻識別技術，簡稱RFID），是一種自動識別技術，是通過無線射頻方式實現(xiàn)雙向數(shù)據(jù)非接觸通信，對射頻卡或電子標簽記錄媒體進行讀寫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、目標識別等預期效果。因此，RFID技術又被認為是21世紀最具發(fā)展?jié)摿Φ男畔⒓夹g之一。

（一）RFID技術原理。RFID（Radio Frequency Identification），無線射頻識別，是物聯(lián)網(wǎng)核心技術，作為一種非接觸式自動識別技術，它是通過無線射頻信號自動識別目標對象，并據(jù)此獲得相應數(shù)據(jù)。一套完整的RFID由3個主要部分組成：標簽（Tag）、閱讀器（Reader）、天線（Antenna）。其中，耦合元件、芯片組成標簽，每個標簽有唯一電子編碼，附著于物體標識目標對象；閱讀器，讀?。▽懭耄撕炐畔⒌脑O備，分為固定式或手持式兩種；天線，在標簽與閱讀器二者之間傳遞射頻信號，實現(xiàn)標簽與閱讀器有效連接。隨著計算機、掃描儀、信息軟件等在檔案管理中的深度應用，設計基于RFID技術智能化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案智能化、自動化管理水平，可顯著提高檔案存放、查閱、盤點、銷毀等效率。

（二）RFID技術優(yōu)勢。與條形碼、二維碼相比，RFID技術應用于檔案管理具有顯著優(yōu)勢：1.高速讀取。RFID技術應用于檔案庫房盤點，布設RFID天線位置，可隔空一次采集多個檔案信息，無須接觸檔案盒，也無須找到標簽位置，便可實現(xiàn)高速信息讀取。2.重復應用。RFID標簽固定于檔案盒，無須取下。變更檔案盒著錄信息，僅需對RFID標簽內(nèi)容進行修改、重新寫入標簽信息內(nèi)容即可。3.實時監(jiān)測。RFID標簽貼于檔案盒，檔案存放位置、是否借出、歸還以及完整性等信息可隨時顯示于計算機終端設備，監(jiān)測與管理更加便利。4.安全可靠。將認證、加密等技術應用于RFID技術，能夠在檔案庫房外讀取RFID標簽信號的可能性縮小，降低信息泄密的可能性。5.高效便捷。RFID技術能夠同時掃描識別、快速讀取若干標簽信息，且RFID標簽存儲容量大，可達兆級字節(jié)。

二、基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)設計

RFID技術優(yōu)勢，使其在推動檔案管理現(xiàn)代化方面發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，基于檔案管理功能內(nèi)容，結(jié)合RFID技術應用，在設計基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)應包含檔案管理的架構(gòu)、支持系統(tǒng)運行的硬件設備和保障檔案信息化管理的流程設計。

（一）管理架構(gòu)。將RFID技術應用于檔案管理，其管理架構(gòu)主要包括五個方面內(nèi)容：一是數(shù)據(jù)中心。管理終端與中心數(shù)據(jù)服務組成數(shù)據(jù)中心，也是整個管理架構(gòu)的核心，其功能目標是要實現(xiàn)館藏檔案信息存儲及管理。二是內(nèi)務管理。檔案設備管理終端、標簽發(fā)行、終端打印組成檔案內(nèi)務管理系統(tǒng)，其功能目標是要實現(xiàn)檔案信息RFID標簽制作與新建檔案裝入。三是流通管理。包括檔案借閱、歸還和防竊管理，其功能目標協(xié)助檔案管理者在檔案借閱時將相關信息寫入標簽，歸還時查驗檔案，并與RFID標簽信息互相驗證。四是查詢系統(tǒng)。利用RFID技術查詢實體檔案庫藏具體位置，以及檔案文件簡介，其功能目標是要借助智能移動終端設備查詢檔案具體位置。五是賬號管理。對檔案借閱、查詢、歸還，以及管理者的身份賬號及該賬號所對應的系統(tǒng)功能、權(quán)限進行設置。

圖1 基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)設計

（二）硬件設置。RFID技術功能實現(xiàn)由標簽及其信息項設定、閱讀器、天線等硬件設備共同組成。一是標簽信息設定。包括檔案入庫時間、檔案編號、檔案名稱、檔案類別、檔案密級、檔案保管期限、檔案內(nèi)容摘要，標簽定位其預存位置編號、類型及檔案區(qū)間和數(shù)量。設定標簽信息是安裝的前提和基礎性工作。二是標簽安裝。選用NXP公司ICODE SLI-SY標簽，將設定好的標簽信息封裝成紙質(zhì)不干膠或卡狀，粘貼于對應的檔案或檔案盒。三是閱讀器安裝。閱讀器通常安裝在檔案室墻壁或天花板，額定110-240V電源適配器，通過網(wǎng)口與計算機互連，覆蓋局域網(wǎng)，將網(wǎng)絡傳輸至主機服務器，實現(xiàn)標簽信息在一定范圍內(nèi)傳輸。四是天線安裝。RFID技術中天線安裝需要根據(jù)檔案庫房大小、布局等定制，實現(xiàn)最佳信息收發(fā)效果。

（三）流程設計。根據(jù)RFID技術及檔案管理系統(tǒng)特點，在整個流程系統(tǒng)設計中包括館藏檔案信息采集（標簽信號讀取、門禁信號采集等）、館藏檔案監(jiān)控管理（出入監(jiān)控、開關監(jiān)控、攝像頭監(jiān)控等）、系統(tǒng)管理（日志填寫、檔案盤點）等。在相關信息錄入及修正等若干基礎數(shù)據(jù)模塊搭建后，需要將采集檔案數(shù)據(jù)信息與在位信息對應，并實現(xiàn)檔案信息與在位信息集中顯示于數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫與OA系統(tǒng)信息共享。檔案的價值在于其利用。以檔案利用流程設計為例（見下圖），借閱庫藏檔案時，管理系統(tǒng)會將審批通過的特定檔案“合法”借出，并將“借出”信息寫入借閱卡片，借助借閱一體機，利用RFID技術實現(xiàn)檔案合法出庫及數(shù)據(jù)庫實時更新，還可在終端設備中設置相應借閱期限，系統(tǒng)會自動提醒到期未還檔案。

圖2 檔案利用流程設計圖

三、基于RFID技術的檔案管理流程

通過預先設計指定的操作流程，借助RFID技術應用，便可實現(xiàn)檔案有條不紊地高效管理?；赗FID技術在檔案管理系統(tǒng)中的應用特點，結(jié)合檔案管理業(yè)務流程，開發(fā)設計相應的簡化服務流程，實現(xiàn)入庫、查閱、銷毀、盤點和安全保障全閉環(huán)管理。

（一）入庫。就新收集到的檔案而言，需要對其進行編目，重點是要做好新入庫檔案類別、密級、年份等信息入庫編目，并利用管理器將信息“寫入”RFID標簽，再將寫入后的數(shù)據(jù)信息傳輸至計算機主機服務器數(shù)據(jù)庫，利用局域網(wǎng)等技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息調(diào)用共享。新檔案入庫時，管理系統(tǒng)中會讀取相應入館檔案信息，并將其與標簽中的信息匹配綁定。后期，借閱歸還時，可直接定位放至相應位置。

（二）查閱。檔案查閱是發(fā)揮館藏檔案價值的重要載體，也是RFID技術現(xiàn)實應用的重要表現(xiàn)。檔案管理員通過系統(tǒng)查詢到相應的檔案編目號及其存儲位置，經(jīng)核對無誤后發(fā)起出庫操作。這時，館藏檔案系統(tǒng)模塊會根據(jù)其存儲位置及編目號，快速查找到檔案所在位置，并作出出庫指令，存儲位置指示燈會亮起，然后迅速準確調(diào)閱所需檔案資料。在整個查閱過程中，監(jiān)控管理系統(tǒng)會將出庫的RFID檔案信息反饋至整個檔案管理體系，由檔案管理人員對其檔案信息進行確認，并做出入庫登記記錄。

（三）銷毀。利用RFID技術協(xié)助檔案銷毀管理，主要體現(xiàn)在檔案銷毀子系統(tǒng)。在新檔案入館伊始，就將入館檔案的保管期限完整寫入RFID標簽，并將其存放于檔案管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，當保管期限屆滿時，檔案管理子系統(tǒng)會作出相應的提示，決定是否對其進行銷毀處理。管理員根據(jù)到期館藏檔案實際，作出銷毀或延長保管期限決定，使整個銷毀工作更加準確、完整。

（四）盤點。檔案管理者根據(jù)檔案管理的實際需要，定期或不定期對館藏檔案進行相應盤點。RFID技術的應用，使檔案盤點工作更加便捷，在檔案管理子系統(tǒng)中發(fā)起檔案盤點的操作指令，館藏中的RFID閱讀器便會對館藏內(nèi)的檔案資料、存儲位置信息等進行核實，一旦出現(xiàn)與實際不符，則需人工現(xiàn)場進行核實，并做出相應的修改處理。

（五）安保。RFID技術應用于檔案管理，能夠做好檔案實時監(jiān)控，通過監(jiān)控管理子系統(tǒng)獲取不同管理區(qū)域內(nèi)的情況，一旦發(fā)生異常，會實時啟動報警功能，能夠有效防止檔案被毀或被盜。例如，防毀功能管理，利用RFID技術將入館檔案重量、大小及頁碼等物理特性輸入數(shù)據(jù)庫，檔案借出歸還時利用RFID技術與其預先存儲的物理特性進行對比分析，異常情況需進行核驗。防盜管理是RFID技術的一大顯著特點和優(yōu)勢，入室館藏的檔案均處于閱讀器讀取范圍之中，在檔案管理子系統(tǒng)中未指示出館或其他安全操作的，相應監(jiān)控系統(tǒng)會監(jiān)測到RFID作出的出庫操作，防盜系統(tǒng)會發(fā)出警報提示。

四、RFID技術在檔案管理中的功能實現(xiàn)

RFID技術與計算機系統(tǒng)應用結(jié)合起來，通過授權(quán)、賦標、溯源等，實現(xiàn)RFID技術在檔案管理系統(tǒng)中的入庫、查閱、銷毀、盤點及安保功能。

（一）授權(quán)。利用RFID技術，授權(quán)檔案管理人員相應的管理權(quán)限，使其掌握檔案管理相應職責。具體來說，首先是收集檔案館藏監(jiān)控系統(tǒng)操作序列號、硬盤序列號等，然后利用RSA加密算法等將相關序列號進行加密，并將其與檔案管理人員的身份信息（如工號、姓名等）進行綁定，賦予相對應的管理權(quán)限。

（二）賦標。即，利用檔案館（室）前臺檔案管理系統(tǒng)，將館藏檔案信息進行標簽綁定、登記。館藏檔案信息實現(xiàn)RFID標簽綁定及登記后，便可借助檔案管理人員授予的權(quán)限快速、精準查詢相關的檔案資源。

（三）溯源。利用RFID技術中溯源查詢模塊，將檔案入庫、借閱、歸還、查詢、銷毀等流轉(zhuǎn)狀態(tài)全景式追溯，掌握館藏檔案是否被借閱或是否依然處于保管狀態(tài)之中，并通過精準追溯其最近利用者或利用時間，便于檔案失泄密或丟失等責任的認定。

五、檔案管理系統(tǒng)中RFID技術應用效果

RFID技術應用于檔案管理系統(tǒng)中，利用其強大的自動識別功能、數(shù)據(jù)信息存儲功能，能夠快速定位館藏檔案，準確高效盤點檔案，為檔案利用者提供個性化服務，全流程跟蹤檔案利用環(huán)節(jié)，有利于保障檔案安全，具有顯著的現(xiàn)實應用價值。

（一）快速定位。隨著館藏檔案越來越多，快速查找到檔案所藏位置，是后期滿足檔案調(diào)閱、查找、利用的現(xiàn)實迫切要求。利用RFID技術，只需要讀寫器掃一下標簽，便可識讀出檔案室館藏與標簽中信息相匹配檔案的具體擺放位置，無須在庫房中逐一翻閱、查找，極大提升了庫房中檔案查找效率，服務體驗感更強。

（二）高效盤點。隨著館藏檔案利用頻率和數(shù)量的不斷增加，庫房密集柜/架上的檔案擺放是否準確，館藏中的檔案資料是否安全，都需要在日常檔案管理過程中經(jīng)常性地進行盤點，也是檔案管理中的一項重要內(nèi)容。利用RFID技術可一次性識讀出若干個RFID標簽中的信息內(nèi)容，能夠幫助檔案管理者及時分辨出檔案出入庫狀態(tài)，盤點效率和準確性顯著提高。

（三）特色服務。RFID技術能夠?qū)崿F(xiàn)檔案個性化特色管理服務。例如，將RFID標簽粘貼于檔案借閱證，這時，檔案借閱者通過借閱證入庫借閱資料，檔案管理系統(tǒng)將標簽中的信息與系統(tǒng)中關于檔案管理權(quán)限進行比對，作出是否出借的決定，無須人工手動審批。此外，還可以將RFID標簽信息輸入檔案管理系統(tǒng)，利用智能手機登錄檔案管理App，隨時查閱館藏檔案詳細情況，增強檔案服務的針對性、實效性和個性化。

（四）流程跟蹤。檔案管理系統(tǒng)中應用RFID技術，能夠?qū)崟r跟蹤、記錄庫房檔案出庫、入庫等流轉(zhuǎn)的時間、地點及人員信息，實現(xiàn)檔案全流程跟蹤管理，增強了檔案管理的安全性。例如，通過RFID技術能夠第一時間記錄檔案出庫、入庫的時間及查閱人員，當需要了解館藏檔案信息時，只需要與檔案管理系統(tǒng)中的信息進行比對，便可第一時間掌握檔案下落，增強了檔案的安全管理。

六、結(jié)語

“為黨管檔，為國守史，為民服務”是新時代每一名蘭臺人的初心與使命。新時代，檔案事業(yè)發(fā)展步入新階段，需要廣大檔案工作者“不忘初心、牢記使命”，學會將現(xiàn)代化信息技術手段應用到檔案管理中，不斷滿足人民群眾日益增長的信息需求。將RFID技術應用于檔案管理系統(tǒng)中，發(fā)揮科技在檔案管理中的巨大能量，不斷提升檔案管理能力和水平，助力檔案管理信息化水平再上新臺階。