人事檔案在醫(yī)院人才管理中的作用探析

文/寧德市閩東醫(yī)院 李翠華

醫(yī)院發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力是人才。隨著新醫(yī)改的不斷深化，分級(jí)診療實(shí)施、醫(yī)師多點(diǎn)執(zhí)業(yè)的落實(shí)等政策形勢(shì)變化，人才的競(jìng)爭(zhēng)將更加激烈。醫(yī)院組織人事部門如何發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、考核人才，從而合理地使用人才，充分發(fā)揮各類人才資源的優(yōu)勢(shì)，是醫(yī)院人才管理工作的重點(diǎn)。

一、人事檔案在醫(yī)院人才管理中的重要性。

人事檔案是人才成長(zhǎng)經(jīng)歷和個(gè)人基本情況的原始記錄，是考察和了解人才的重要依據(jù)?！陡刹咳耸聶n案工作條例》對(duì)人事檔案的內(nèi)容和分類進(jìn)行明確規(guī)定，主要包括履歷類材料，自傳和思想類材料，考核鑒定類材料，學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料，政審、審計(jì)和審核類材料，黨、團(tuán)類材料，表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料，違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料，工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類材料，以及其他可供組織參考的材料等方面的內(nèi)容。是反映人才政治品質(zhì)、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作作風(fēng)、專業(yè)素養(yǎng)、工作實(shí)績(jī)、道德品行、遵紀(jì)守法、廉潔自律以及社會(huì)關(guān)系、家庭狀況等情況的歷史記錄材料。2018年，中共中央辦公廳下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)公立醫(yī)院黨的建設(shè)工作的意見》，明確要求公立醫(yī)院要在黨委領(lǐng)導(dǎo)下，遵循黨管干部、黨管人才的原則，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，抓好思想道德建設(shè)和醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)。因此，組織人事部門需要通過(guò)進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理，為加強(qiáng)公立醫(yī)院黨的建設(shè)，落實(shí)從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部的要求，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提供完整、準(zhǔn)確的人事檔案參考依據(jù)。以下將對(duì)人事檔案在醫(yī)院人事人才管理工作中三個(gè)方面（管理人才的選拔任用、專業(yè)人才的考核評(píng)價(jià)、后備人才的培養(yǎng)使用）的重要作用進(jìn)行闡述。

（一）管理人才的選拔任用。根據(jù)醫(yī)院工作需要，在黨委領(lǐng)導(dǎo)下，按照干部管理權(quán)限，通過(guò)一定程序選拔醫(yī)院各行政職能科室的科長(zhǎng)，臨床、醫(yī)技科室的科主任、護(hù)士長(zhǎng)等中層管理干部，做好各科室的行政管理工作。中層管理干部是每個(gè)科室的領(lǐng)導(dǎo)者和組織者，擁有一定的管理權(quán)，是否選拔任用合格人才擔(dān)任管理職務(wù)，關(guān)系到整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展。因此選拔管理干部必須堅(jiān)持把政治標(biāo)準(zhǔn)放在首位，要選拔勇于擔(dān)當(dāng)、敢于負(fù)責(zé)、實(shí)績(jī)突出、善于作為的干部，防止“帶病提拔”。在干部考察工作中要規(guī)范人事檔案“凡提必審”工作。這就要求在日常的人事檔案管理中強(qiáng)調(diào)收集“保證真實(shí)準(zhǔn)確、鮮活及時(shí)、全面規(guī)范”的檔案資料。在“凡提必審”工作中要堅(jiān)持客觀公正、實(shí)事求是，程序規(guī)范、從嚴(yán)把關(guān)的原則，審核的內(nèi)容包括：一是檔案材料收集是否齊全；二是檔案“三齡兩歷一身份”等信息是否準(zhǔn)確；三是檔案內(nèi)容是否真實(shí)，個(gè)人經(jīng)歷的起點(diǎn)、交點(diǎn)、節(jié)點(diǎn)是否符合干部成長(zhǎng)的一般規(guī)律；四是檔案專項(xiàng)審核后填寫的信息是否與專審結(jié)論一致；五是檔案材料整理是否規(guī)范，手續(xù)是否完備；六是在涉及干部教育、任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等方面是否有詳細(xì)記錄；七是檔案材料記載是否客觀，檔案記載內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性是否合理，是否有影響干部使用的情形等。通過(guò)審查完整、準(zhǔn)確的人事檔案材料，為組織人事部門考察干部工作提供全面的基礎(chǔ)資料，為選人用人把好檔案關(guān)。

（二）專業(yè)人才的考核評(píng)價(jià)。醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)主要取決于醫(yī)學(xué)專業(yè)人才的競(jìng)爭(zhēng)，而醫(yī)學(xué)專業(yè)人才的職稱晉升競(jìng)爭(zhēng)制度是一種重要的激勵(lì)措施，通過(guò)客觀、公正、正確地考核、評(píng)價(jià)人才，競(jìng)爭(zhēng)上崗，有利于調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員的工作積極性，調(diào)整優(yōu)化專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，逐步建立充滿活力的專業(yè)人才隊(duì)伍，建立合理的人才梯隊(duì)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)優(yōu)秀人才脫穎而出，帶動(dòng)學(xué)科的建設(shè)和發(fā)展。以我院為例，近5年平均每年參加高、中級(jí)專業(yè)技術(shù)崗位職稱競(jìng)聘人數(shù)約300人，受專業(yè)技術(shù)崗位職數(shù)限制，我院每年通過(guò)競(jìng)聘晉升高一級(jí)職務(wù)的人員不到60%（包含有職數(shù)聘任和院內(nèi)聘任），競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。為了做好競(jìng)聘工作，醫(yī)院研究制定相應(yīng)的競(jìng)聘考核方案，結(jié)合對(duì)專業(yè)技術(shù)人員醫(yī)療、教學(xué)、科研、質(zhì)控管理等方面的要求，通過(guò)細(xì)化、量化的各項(xiàng)考核指標(biāo)，如從醫(yī)風(fēng)醫(yī)德、工作業(yè)績(jī)、學(xué)歷、工齡、職務(wù)、資格、指令性任務(wù)完成情況、技術(shù)能力、論文、科研、教學(xué)、醫(yī)療糾紛或投訴情況、醫(yī)療質(zhì)量考評(píng)等方面的日?？己饲闆r，結(jié)合個(gè)人述職考核，綜合評(píng)價(jià)專業(yè)技術(shù)人員的各方面能力。因此，要求人事檔案對(duì)個(gè)人醫(yī)風(fēng)醫(yī)德表現(xiàn)及專業(yè)方面的成長(zhǎng)有詳細(xì)的記錄，如人事檔案中的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類的材料。包括學(xué)歷學(xué)位，任職（執(zhí)業(yè)）資格和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)，發(fā)明創(chuàng)造、科研成果獲獎(jiǎng)、入選重大人才工程，著作譯著和有重大影響的論文目錄，政策理論、業(yè)務(wù)知識(shí)、文化素養(yǎng)培訓(xùn)和技能訓(xùn)練情況等材料，具有較大的參考價(jià)值。同時(shí)還應(yīng)根據(jù)人才職稱管理工作的需要，不斷豐富人事檔案的內(nèi)容，收集積累有案可查的準(zhǔn)確資料，便于相關(guān)數(shù)據(jù)及信息的提取，有利于為職稱競(jìng)聘考核工作提供翔實(shí)的依據(jù)。

（三）后備人才的培養(yǎng)使用。為促進(jìn)醫(yī)院優(yōu)秀年輕人才快速成長(zhǎng)成才，將有發(fā)展?jié)撡|(zhì)的人才納入人才資源開發(fā)體系，通過(guò)實(shí)施醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的培養(yǎng)計(jì)劃，發(fā)揮各專業(yè)梯隊(duì)核心人才中堅(jiān)力量的作用，建立后備人才的選拔培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)后備人才的培養(yǎng)及合理使用，不斷完善人才梯隊(duì)建設(shè)。后備人才梯隊(duì)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，人才選拔前需要做很多基礎(chǔ)性工作，如后備人才的分類分層盤點(diǎn)，分序列構(gòu)建素質(zhì)能力模型等。崗位層級(jí)可以劃分為高級(jí)、中級(jí)、班組長(zhǎng)級(jí)、初級(jí)，其中高級(jí)和中級(jí)層定為關(guān)鍵崗位，班組長(zhǎng)和初級(jí)層則從崗位的專業(yè)性、貢獻(xiàn)度、風(fēng)險(xiǎn)性、稀缺程度等多個(gè)方面進(jìn)行盤點(diǎn)，查找分析對(duì)醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要但同時(shí)又較難從外部招聘到任職者的崗位。要求人事檔案對(duì)個(gè)人信息有詳細(xì)的記錄，利用人事檔案的信息材料，為醫(yī)院人才分析管理提供基礎(chǔ)信息，通過(guò)一定程序確定關(guān)鍵崗位后備人才人選，并盡快在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行后備人才的開發(fā)和培養(yǎng)。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

通過(guò)分析人事檔案在人才工作中的重要性，梳理人事檔案管理中存在的問(wèn)題，歸納起來(lái)主要有以下幾點(diǎn)：

（一）規(guī)章制度不夠健全。目前，多數(shù)醫(yī)院經(jīng)過(guò)干部檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)、檔案專項(xiàng)審核等工作，已基本建立初步的人事檔案管理方面的專項(xiàng)制度，但在制度的內(nèi)容涵蓋方面，還存在權(quán)責(zé)劃分不夠清晰，程序規(guī)定不夠明確，具體做法不夠細(xì)致等問(wèn)題。

（二）內(nèi)容不夠完整常新。部分人事檔案內(nèi)容老舊，補(bǔ)充收集不及時(shí)，沒(méi)有根據(jù)人員的動(dòng)態(tài)及人事人才管理工作的需要，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，有部分材料缺失或記錄不完整。

（三）檔案管理不夠?qū)I(yè)。部分單位缺少專門的檔案管理人員，人員專業(yè)化工作能力低，習(xí)慣性依靠以往的工作經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有及時(shí)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的新規(guī)定及專業(yè)理論知識(shí)，未按規(guī)范進(jìn)行科學(xué)管理。

（四）未充分應(yīng)用信息化管理。人事檔案信息量大，且隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案信息呈現(xiàn)多元化數(shù)據(jù)模式，不但有文字，還有圖片及各種視頻、音頻資料等。傳統(tǒng)的人事檔案管理多依賴紙張和手工管理，檔案資源占據(jù)空間大且不利于檔案信息的快速提取，查詢利用費(fèi)時(shí)費(fèi)力，管理效率低下。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的措施

（一）健全符合醫(yī)院人才管理工作需要的人事檔案管理制度。在人事檔案管理的收集、整理、歸檔、保存、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)建立健全相應(yīng)的管理制度，并做好制度的落實(shí)。同時(shí)，還要根據(jù)醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員占主體的特點(diǎn)，注重個(gè)人醫(yī)風(fēng)醫(yī)德表現(xiàn)及專業(yè)成長(zhǎng)業(yè)績(jī)材料的收集和歸檔。制定檔案管理人員明確的崗位職責(zé)，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)干部檔案專項(xiàng)審核。加強(qiáng)對(duì)干部“三齡兩歷一身份”、政治表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、業(yè)績(jī)成果、家庭成員和社會(huì)關(guān)系等重要信息的審核，對(duì)審核登記的問(wèn)題進(jìn)行匯總分析，準(zhǔn)確掌握各類問(wèn)題的具體情況，檔案材料記載不一致的，按照相關(guān)原則綜合研判、予以認(rèn)定；材料缺失的，通知相關(guān)人提供佐證材料。材料不齊全、不完整、不規(guī)范的，采取補(bǔ)充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進(jìn)行補(bǔ)充和規(guī)范；檔案造假的，嚴(yán)肅進(jìn)行查處。

（三）PDCA管理。PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)或質(zhì)量環(huán)，是指將質(zhì)量管理分為四個(gè)環(huán)節(jié)，即Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和 Act（處理）。通過(guò)把PDCA循環(huán)管理運(yùn)用到人事檔案管理中，以提高人事檔案管理質(zhì)量。如根據(jù)檔案管理的內(nèi)容，制定年度總體計(jì)劃和目標(biāo)（P），包括年度應(yīng)收集或補(bǔ)充收集人事檔案材料的內(nèi)容，應(yīng)完成的目標(biāo)任務(wù)。對(duì)參與整理審核檔案的人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，熟悉檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等。在實(shí)施階段（D）根據(jù)總體目標(biāo)及人事人才管理工作的需求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒別、審核、認(rèn)定等，去偽存真，保證完整性、真實(shí)性及實(shí)用性。在檢查（C）階段，通過(guò)落實(shí)實(shí)施的情況，將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題總結(jié)歸納，如檔案專項(xiàng)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重要信息記載不一致等，要分析具體的原因。在處置（A）階段采取積極主動(dòng)的方式進(jìn)行整改，并根據(jù)（C）階段存在問(wèn)題的原因，與各類員工做好反饋和溝通，或者組織定期培訓(xùn)講座，將管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，通過(guò)宣講，督促員工認(rèn)真填寫或提供規(guī)范的人事檔案材料，加強(qiáng)員工對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。通過(guò)以上四個(gè)階段的循環(huán)，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，提升人事檔案的質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)信息化管理。當(dāng)前處于信息化時(shí)代，應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)施人事檔案管理是走上科學(xué)化管理的有效手段，不僅能夠提高人事檔案管理水平和工作效率，還可以最大限度減少直接查閱紙質(zhì)檔案的次數(shù)，防止檔案在查閱過(guò)程因人為的磨損或涂改、丟失等，造成檔案內(nèi)容的缺損，有利于延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)檔案的完整和安全。在現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的支持下，可以對(duì)人事檔案資料進(jìn)行有效歸類和管理，在繁雜的人事信息中迅速提取需要的人才資料，還可以通過(guò)設(shè)置人事檔案信息系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，在一定的管理范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人才信息資源共享，極大方便人事檔案信息的提取、存儲(chǔ)、共享、分析和處理，有利于管理者更好地發(fā)現(xiàn)、管理和培養(yǎng)人才，為醫(yī)院人才資源配置和使用提供精準(zhǔn)指導(dǎo)和服務(wù)。

（五）實(shí)現(xiàn)人才的分類管理。通過(guò)加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，對(duì)醫(yī)院人才進(jìn)行有效梳理，如按管理人才、專業(yè)人才、后備人才或按高層次人才、中堅(jiān)人才、初級(jí)人才等進(jìn)行合理分類，對(duì)人才分層分類盤點(diǎn)，對(duì)崗位的貢獻(xiàn)度、專業(yè)性、稀缺程度、風(fēng)險(xiǎn)性等多個(gè)方面進(jìn)行分析，為人才管理策略提供參考。人事檔案管理人員要充分了解醫(yī)院人才發(fā)展的戰(zhàn)略需求，根據(jù)人才培養(yǎng)、使用的需要，有目的、有針對(duì)性、有重點(diǎn)地做好人才檔案的收集和管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，離不開人才隊(duì)伍建設(shè)。人事檔案信息是獲得人才信息的重要來(lái)源，通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理，為組織人事部門選用人才、培養(yǎng)人才、激勵(lì)人才、管理人才提供重要的參考依據(jù)，有利于優(yōu)化人才資源配置，充分發(fā)揮人才資源優(yōu)勢(shì)，以人才發(fā)展帶動(dòng)?？平ㄔO(shè)的步伐，提高醫(yī)院整體水平，促進(jìn)醫(yī)院的健康持續(xù)發(fā)展。