基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校學(xué)生檔案管理研究

文/濱州職業(yè)學(xué)院 賈勇

作為培養(yǎng)人才的基地，高職院校不僅要為學(xué)生提供豐富的教學(xué)資源，以便他們通過(guò)學(xué)習(xí)夯實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提升專(zhuān)業(yè)技能，為日后成為優(yōu)秀的建設(shè)者奠定基礎(chǔ)；還要通過(guò)各種有效舉措，解決學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題，為他們提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。作為高職院校管理工作的詳細(xì)體現(xiàn)，學(xué)生檔案管理工作的重要性不言而喻。當(dāng)前，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì)的發(fā)展，相關(guān)人員需要通過(guò)多種途徑，探索應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的策略，以提升工作的質(zhì)量與效率，為解決學(xué)生后顧之憂(yōu)創(chuàng)造良好的條件。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，促使高職院校學(xué)生檔案管理工作有了許多明顯的改變，具體表現(xiàn)為：

（一）檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出倍增的趨勢(shì)。高職院校在運(yùn)行的過(guò)程中，需要保存所有與學(xué)生有關(guān)的信息，以便準(zhǔn)確記錄他們的大學(xué)生活，為他們?nèi)蘸蠛煤脤W(xué)習(xí)創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。在傳統(tǒng)模式下，高職學(xué)校只需要對(duì)學(xué)生個(gè)人信息、學(xué)習(xí)成績(jī)等基本情況進(jìn)行詳細(xì)錄入，以便企業(yè)或者使用者更加了解學(xué)生的實(shí)際情況。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，與學(xué)生有關(guān)的資料出現(xiàn)成倍增長(zhǎng)的趨勢(shì)，最為重要的是，這些資料的種類(lèi)很多，既有簡(jiǎn)單的文字信息，又有與學(xué)生有關(guān)的聲像、視頻等等，這在一定程度上增加了錄入、保存等工作的難度。如果相關(guān)人員對(duì)于學(xué)生檔案的管理依然采取過(guò)去的模式，那么是很滿(mǎn)足社會(huì)的需要。另外，海量檔案數(shù)據(jù)信息的出現(xiàn)，還增加了查閱的難度。在這種情況下，高職管理人員唯有在管理方式上做出科學(xué)的改變與調(diào)整，才能夠?qū)⒑Ａ康臋n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面錄入，確保學(xué)生檔案信息的安全性。

（二）檔案數(shù)據(jù)信息來(lái)源的多樣化。此前，高職管理人員獲取學(xué)生檔案信息的方式相對(duì)單一，多半靠學(xué)生口述，然后管理人員將其中的關(guān)鍵點(diǎn)整理成冊(cè)，形成獨(dú)屬于學(xué)生個(gè)人的檔案。期間，除非是出現(xiàn)相對(duì)較大的事情，需要記錄成冊(cè)，否則管理人員只需要根據(jù)科學(xué)的方式進(jìn)行保存即可。然而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，則讓學(xué)生檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。當(dāng)前，管理人員獲取學(xué)生檔案信息的渠道很多，可以是學(xué)生的講述，也可以是其他學(xué)生的轉(zhuǎn)述，還可以是學(xué)生在社交平臺(tái)上的表現(xiàn)等等。為了更好地記錄學(xué)生的成長(zhǎng)，管理人員將學(xué)生檔案信息進(jìn)行了科學(xué)的分類(lèi)。例如，記錄學(xué)生基本信息的檔案、記錄學(xué)生心理健康的檔案、記錄學(xué)生思想工作的檔案等等。這些信息相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了完整的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案人員缺乏專(zhuān)業(yè)的能力。檔案人員的專(zhuān)業(yè)能力，直接決定著高職院校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。如果他們的專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)，那么就能借助于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)于學(xué)生有關(guān)的海量信息進(jìn)行科學(xué)整理與歸納，并依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄和保存，以便日后能夠讓使用者在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)找到自己所要的學(xué)生檔案信息。因此高職院校有必要構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，以便能夠最大程度降低不良因素對(duì)于檔案管理工作的負(fù)面影響，提升檔案管理工作的科學(xué)性。然而，在現(xiàn)實(shí)中，多數(shù)高職院校沒(méi)有做到這一點(diǎn)。由于學(xué)生檔案管理工作并非高職院校的日常工作，因此高職院校負(fù)責(zé)人對(duì)于這方面的關(guān)注度不夠。在這種情況下，學(xué)生檔案管理過(guò)程中，個(gè)別人員不夠?qū)I(yè)，他們多半由瀕臨退休的教師或超編閑雜人員構(gòu)成。這些人員或許有各種各樣的優(yōu)勢(shì)，但他們?cè)趯W(xué)生檔案管理工作中最為明顯的劣勢(shì)是專(zhuān)業(yè)能力不夠。換言之，他們意識(shí)不到學(xué)生檔案管理工作的重要性，更意識(shí)不到自身缺乏專(zhuān)業(yè)能力對(duì)學(xué)生檔案管理工作的嚴(yán)重影響，因此在實(shí)際工作中表現(xiàn)敷衍。于他們而言，檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的文檔整理，無(wú)須花費(fèi)太多的時(shí)間與精力。個(gè)別檔案管理人員對(duì)于信息化辦公持對(duì)抗態(tài)度，這在一定程度上影響了高職院校學(xué)生檔案管理質(zhì)量的提高，不利于高職院校日?；顒?dòng)的有序開(kāi)展。另外，未能給學(xué)生檔案管理部門(mén)提供一定的支持。高職院校以為社會(huì)培養(yǎng)更多優(yōu)秀的人才為己任，在日常運(yùn)行中比較注重對(duì)學(xué)生專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)與強(qiáng)化，但缺少對(duì)檔案管理工作的重視。部分高職院校為了節(jié)省開(kāi)支，給予學(xué)生檔案管理人員的薪資是最低的，在資金方面，很少為檔案部門(mén)提供先進(jìn)的設(shè)備等等，至于培訓(xùn)檔案人員的機(jī)會(huì)就更少了。在這種氛圍的影響下，學(xué)生檔案管理人員很難從工作中獲得成就感，很難樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，這在一定程度上影響了檔案管理效率的增強(qiáng)。

（二）學(xué)生檔案管理工作評(píng)級(jí)機(jī)制不夠科學(xué)?？茖W(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制是保障學(xué)生檔案管理工作得以有序推進(jìn)的關(guān)鍵措施，是指導(dǎo)學(xué)生檔案管理人員工作的方向。如果評(píng)價(jià)機(jī)制缺乏科學(xué)性，那么檔案管理就無(wú)法看到自己的不足，無(wú)法制定科學(xué)的改進(jìn)措施，無(wú)法提高自身工作的質(zhì)量。因此，高職院校有必要構(gòu)建科學(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制，以便讓學(xué)生檔案管理人員有法可依，有章可循，然而多數(shù)高職院校沒(méi)有做到這一點(diǎn)。由于高職院校對(duì)于學(xué)生檔案管理工作缺乏足夠的重視，片面認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作保證與學(xué)生有關(guān)的資料不丟失即可，所以對(duì)于如何保管學(xué)生檔案、整理學(xué)生檔案等沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定。這種不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量始終無(wú)法有效提高。以前學(xué)生檔案信息相對(duì)較少，有保存價(jià)值的資料也不多，即便工作機(jī)制不夠科學(xué)，對(duì)于管理工作的負(fù)面影響也是相對(duì)較小的。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，學(xué)生檔案信息的數(shù)量、規(guī)模、種類(lèi)等突飛猛進(jìn)增長(zhǎng)。在這種情況下，如果依然采取原來(lái)的管理制度，根本無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)生的各種需求。另外，評(píng)價(jià)內(nèi)容過(guò)于單一。多數(shù)高職院校對(duì)于學(xué)生檔案管理工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息存在即可。換言之，只要管理人員在工作中能夠保證學(xué)生檔案資料不丟失，就算工作到位。由于評(píng)價(jià)內(nèi)容過(guò)于單一，最終形成的評(píng)價(jià)根本不能對(duì)學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)。換言之，學(xué)生檔案評(píng)價(jià)體系的作用并未得到充分發(fā)揮，這導(dǎo)致管理人員不能客觀看待自己的工作，即找不出工作中的優(yōu)勢(shì)以便繼續(xù)保持，也找不出工作中的不足以便進(jìn)行改正，這會(huì)嚴(yán)重影響他們工作質(zhì)量的提高。此外，由于評(píng)價(jià)體系不夠科學(xué)，即便是出現(xiàn)學(xué)生檔案遺失、損害等情況，管理人員也不會(huì)受到嚴(yán)重的懲罰，無(wú)非就是被指責(zé)幾句。由于懲罰力度過(guò)輕，個(gè)別學(xué)生檔案管理人員產(chǎn)生了偷懶的念頭，其他管理人員受到他們的影響，也很難在工作中盡職盡責(zé)。這在一定程度上促進(jìn)了不良風(fēng)氣的產(chǎn)生，對(duì)于提升高職院校學(xué)生檔案管理工作是非常不利的。

三、提升高職院校學(xué)生檔案管理質(zhì)量的措施

（一）提高學(xué)生檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力。相關(guān)人員需要深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性，意識(shí)到檔案管理工作人員的重要性，在具體工作中通過(guò)多種途徑，探索提高檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)能力的高效措施，以便他們的專(zhuān)業(yè)能力得以有效提升，為日后提高工作質(zhì)量與效率奠定牢固的基礎(chǔ)。首先，定期制定培訓(xùn)計(jì)劃。高職院校的負(fù)責(zé)人需要根據(jù)學(xué)生檔案管理人員的具體情況，制定有針對(duì)性的提升計(jì)劃，其中既包括對(duì)他們專(zhuān)業(yè)能力的強(qiáng)化，以便他們通過(guò)學(xué)習(xí)學(xué)會(huì)利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)解決遇到的難題，最終實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的提高；又要包括對(duì)他們責(zé)任心等方面的強(qiáng)化，促使他們?cè)趯?shí)際工作中能夠保持正確的工作態(tài)度。對(duì)于一些大問(wèn)題，制定科學(xué)的預(yù)防方案；對(duì)于一些小問(wèn)題，提高對(duì)其的重視，從而有效降低由于人為操作不當(dāng)對(duì)學(xué)生檔案造成的損害；還要包括對(duì)他們進(jìn)行信息化技術(shù)的培養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，過(guò)去的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足高職院校的發(fā)展，在這種情況下，檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，利用信息技術(shù)便捷、快速等優(yōu)勢(shì)，使學(xué)生檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。在培訓(xùn)方式的選擇上，相關(guān)人員可以采取面對(duì)面授課這種互動(dòng)性相對(duì)較強(qiáng)的方式，也可以選擇通過(guò)社交平臺(tái)強(qiáng)化管理人員專(zhuān)業(yè)能力的方式?？傊?，要保證培訓(xùn)內(nèi)容的科學(xué)性、針對(duì)性，以便對(duì)學(xué)生檔案管理人員產(chǎn)生積極的影響。其次，加強(qiáng)考核。培訓(xùn)最終的目標(biāo)不是檔案管理人員了解與自身工作有關(guān)的知識(shí)即可，而是保證他們能夠?qū)W以致用，懂得利用自己所學(xué)的技巧解決工作中遇到的難題，從而為提高檔案管理的質(zhì)量創(chuàng)造有利的條件。想要完成這個(gè)目標(biāo)，相關(guān)人員還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理人員的考核，以便他們將所學(xué)的知識(shí)牢牢記入頭腦中，并通過(guò)合理的方式應(yīng)用到工作中。比如，相關(guān)人員可以通過(guò)筆試、實(shí)踐操作等方式，檢測(cè)檔案管理人員對(duì)于所學(xué)內(nèi)容的掌握程度。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的人員可以給予物質(zhì)或者口頭的獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)強(qiáng)化他們?cè)趯W(xué)習(xí)過(guò)程中的成就感，以便他們形成良好的學(xué)習(xí)觀念，以積極的態(tài)度參與到培訓(xùn)過(guò)程中；對(duì)于表現(xiàn)較差的人員，可以給予科學(xué)的指導(dǎo)或者適當(dāng)?shù)膽土P，促使他們意識(shí)到自身的不足，并尋找改進(jìn)的策略。如果檔案管理人員學(xué)習(xí)態(tài)度太差，高職院?？梢詫?duì)其實(shí)施清退。同時(shí)，引進(jìn)優(yōu)秀的人才。學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的提高，離不開(kāi)優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才的支持。因此高職院?？梢约訌?qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，通過(guò)提升工資、豐富福利等方式，吸引優(yōu)秀的人才加入檔案管理工作中，以便能夠整體提升學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量，為日后開(kāi)展檔案管理工作奠定牢固的人力基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建完善的檔案評(píng)價(jià)體系。學(xué)生檔案管理工作如果缺乏全面而科學(xué)的評(píng)價(jià)，那么提高質(zhì)量無(wú)從談起?？茖W(xué)的評(píng)價(jià)體系是學(xué)生檔案管理工作開(kāi)展的保障。因此，相關(guān)人員需要通過(guò)各種有效舉措，認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理工作的不足，針對(duì)檔案丟失、損害等情況，制定嚴(yán)格的檔案管理流程。同時(shí)豐富評(píng)價(jià)的內(nèi)容與方式，以便檔案管理評(píng)價(jià)體系的作用得以充分發(fā)揮，從而促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量有效提高。首先，豐富檔案評(píng)價(jià)體系的內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)生檔案管理人員不僅要做好與學(xué)生有關(guān)信息的記錄工作，還要做好整理、儲(chǔ)存、調(diào)閱等工作。因此對(duì)于這項(xiàng)工作的評(píng)價(jià)，不是保管好即可。相關(guān)人員需要以此為基礎(chǔ)，豐富檔案評(píng)價(jià)體系的內(nèi)容。例如，給檔案丟失制定高、中、低三個(gè)級(jí)別，然后根據(jù)學(xué)生檔案管理人員的表現(xiàn)，對(duì)其工作進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)。比如將預(yù)防措施的內(nèi)容納入評(píng)價(jià)體系中，看檔案人員是否能夠在工作中落實(shí)所制定的預(yù)防措施，為學(xué)生檔案管理工作的有序推進(jìn)創(chuàng)造良好的條件。比如將管理人員在培訓(xùn)中的態(tài)度納入評(píng)價(jià)體系，看他們?cè)谂嘤?xùn)時(shí)是否能夠保持積極主動(dòng)的態(tài)度等等。其次，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。評(píng)價(jià)內(nèi)容的增多，勢(shì)必會(huì)增加評(píng)價(jià)人員的工作量。如果評(píng)價(jià)人員依然采取過(guò)去的評(píng)價(jià)方式，那么很難取得良好效果。在這種情況下，評(píng)價(jià)人員可以加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，借助于先進(jìn)技術(shù)便捷強(qiáng)大等功能，提高評(píng)價(jià)工作的質(zhì)量，以便能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行全面指導(dǎo)，促使他們改掉自身的不足，為日后提高工作質(zhì)量提供良好的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備的投入。信息化設(shè)備是提高學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)。如果高職院校不能為學(xué)生檔案管理人員提供先進(jìn)的信息化設(shè)備，即便他們專(zhuān)業(yè)能力再高超，所起到的作用也是有限的。因此相關(guān)人員需要加大對(duì)信息化設(shè)備的投入，以便檔案管理人員有趁手的工具。首先，提高重視。相關(guān)人員需要對(duì)投入資金進(jìn)行有效的控制，確保購(gòu)買(mǎi)信息化設(shè)備所用的資金不會(huì)被其他項(xiàng)目挪用。其次，設(shè)置信息化設(shè)備專(zhuān)項(xiàng)基金。學(xué)生檔案部門(mén)在需要購(gòu)買(mǎi)新設(shè)備時(shí)，可以通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)基金獲得資金，從而減少申請(qǐng)的時(shí)間。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，原來(lái)的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需求，在這種情況下，相關(guān)人員有必要做出科學(xué)的調(diào)整，以便準(zhǔn)確記錄并保存與學(xué)生有關(guān)的一切信息，為日后使用者提供良好的參考依據(jù)。此外，高職院校的負(fù)責(zé)人需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視，為檔案人員提供學(xué)習(xí)與進(jìn)修的機(jī)會(huì)，以便能夠提高他們的專(zhuān)業(yè)能力，促使他們逐漸學(xué)會(huì)通過(guò)所學(xué)知識(shí)解決工作中遇到的難題，最終實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的有效提高。條件允許的情況下，負(fù)責(zé)人還要為學(xué)生檔案管理人員提供信息化設(shè)備，使他們的智慧獲得發(fā)揮的機(jī)會(huì)，為提升高職院校學(xué)生檔案管理質(zhì)量創(chuàng)造良好的條件。