合格評(píng)估視角下高校教學(xué)檔案管理工作改革研究

文/漢江師范學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 趙歡

教學(xué)檔案管理工作是教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，能通過(guò)檔案數(shù)據(jù)信息反映現(xiàn)階段教學(xué)質(zhì)量水平，促使高校對(duì)質(zhì)量水平高低作出判斷，并且針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，能找到現(xiàn)階段教學(xué)的薄弱點(diǎn)、問(wèn)題原因，讓高校針對(duì)性進(jìn)行處理，全面提高教學(xué)質(zhì)量，可見(jiàn)教學(xué)檔案管理工作的重要性。但值得注意的是，理論上教學(xué)檔案工作功能強(qiáng)大，而實(shí)際上要想充分發(fā)揮作用，必須保障檔案管理工作本身符合規(guī)范要求。從合格評(píng)估視角出發(fā)，當(dāng)前許多高校的教學(xué)檔案管理工作存在問(wèn)題，不足以幫助高校進(jìn)行教學(xué)合格評(píng)估，故為了解決問(wèn)題，有必要展開(kāi)相關(guān)研究。

一、合格評(píng)估視角內(nèi)涵及與教學(xué)檔案管理的關(guān)系

（一）內(nèi)涵?！昂细裨u(píng)估視角”誕生于2011年出臺(tái)的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《體系》），其中一共包括7個(gè)一級(jí)指標(biāo)、20個(gè)二級(jí)指標(biāo)和39個(gè)觀測(cè)點(diǎn)，全面覆蓋了高校教學(xué)工作質(zhì)量。因此，現(xiàn)代高校都會(huì)根據(jù)《體系》的指標(biāo)進(jìn)行教學(xué)工作評(píng)估，如果高校在《體系》評(píng)估中存在不符合某指標(biāo)要求的情況，就說(shuō)明高校教學(xué)工作存在一定的缺陷或問(wèn)題，整體不合格，需要得到改善。從這里可以看出，合格評(píng)估視角就是圍繞《體系》指標(biāo)對(duì)高校教學(xué)情況進(jìn)行周期性的評(píng)估，用于檢驗(yàn)高校周期階段內(nèi)教學(xué)工作是否合格，并且指明高校教學(xué)工作中存在的主要問(wèn)題或缺陷（即導(dǎo)致高校教學(xué)工作不合格的原因），這樣能夠督促高校針對(duì)性進(jìn)行處理，可保障我國(guó)整體教學(xué)質(zhì)量的高水平，也維系了教學(xué)質(zhì)量發(fā)展的可持續(xù)性，因此合格評(píng)估視角意義重大。

（二）關(guān)系。合格評(píng)估所針對(duì)的是高校教學(xué)工作本身，表面上與教學(xué)檔案管理工作沒(méi)有聯(lián)系，但深入來(lái)看，合格評(píng)估的相關(guān)工作第一步就是了解高校教學(xué)情況，該步驟中需要借助教學(xué)檔案管理工作。教學(xué)檔案管理的主要任務(wù)就是搜集周期階段內(nèi)高校教學(xué)工作的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，包括高校是否具備自我評(píng)估機(jī)制、是否完善了相關(guān)規(guī)范等，通過(guò)相關(guān)數(shù)據(jù)可了解高校教學(xué)情況，以便展開(kāi)合理評(píng)估。因此合格評(píng)估與教學(xué)檔案管理工作之間存在密切關(guān)系。另外，從合格評(píng)估與教學(xué)檔案管理工作之間的關(guān)系出發(fā)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到自身責(zé)任，即檔案管理工作需要參考合格評(píng)估的指標(biāo)明細(xì)，搜集教學(xué)工作的數(shù)據(jù)信息，要避免數(shù)據(jù)信息不完整、數(shù)據(jù)信息不真實(shí)的現(xiàn)象發(fā)生，確保檔案為《體系》中每個(gè)指標(biāo)提供數(shù)據(jù)信息反饋，合格評(píng)估結(jié)果質(zhì)量得以保障，充分發(fā)揮作用。

二、高校教學(xué)檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）現(xiàn)狀概覽。我國(guó)高校很早就展開(kāi)了教學(xué)檔案管理工作，說(shuō)明高校非常重視該項(xiàng)工作，故經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展，高校教學(xué)檔案管理工作逐漸有了穩(wěn)定的體系架構(gòu)，依照這個(gè)架構(gòu)就能夠保障檔案質(zhì)量，并充分發(fā)揮檔案作用，這給以往高校教學(xué)工作提供了強(qiáng)有力的質(zhì)量保障。但隨著時(shí)代的變遷，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于高校教學(xué)工作質(zhì)量有了更高的要求，認(rèn)為傳統(tǒng)高校教學(xué)工作的評(píng)估指標(biāo)并不完善，由此國(guó)家才提出了《體系》，重新建構(gòu)了教學(xué)質(zhì)量評(píng)估體系，而這時(shí)不少高校依舊在使用傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理工作體系，由此出現(xiàn)不匹配的現(xiàn)象，導(dǎo)致發(fā)生一系列的問(wèn)題。

（二）現(xiàn)狀問(wèn)題。為了避免盲目改革的問(wèn)題發(fā)生，有必要先對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，問(wèn)題可以指明改革方向，后續(xù)改革工作自然不會(huì)盲目。根據(jù)現(xiàn)狀了解到，高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀問(wèn)題有四個(gè)，分別為教學(xué)檔案管理工作體系滯后、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足、缺乏信息審驗(yàn)機(jī)制、信息化水平低，各問(wèn)題具體表現(xiàn)如下：

1.教學(xué)檔案管理工作體系滯后。當(dāng)前，不少高校依舊使用《體系》提出前的教學(xué)檔案管理工作體系，該體系所包含的教學(xué)質(zhì)量指標(biāo)與《體系》指標(biāo)不符，因此教學(xué)檔案管理工作體系滯后，若依照該工作體系去搜集教學(xué)數(shù)據(jù)信息，勢(shì)必導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不完整，無(wú)法順利進(jìn)行合格評(píng)估，因此在合格評(píng)估視角下高校必須革新教學(xué)檔案管理工作體系，理應(yīng)讓該工作體系與合格評(píng)估的指標(biāo)相匹配。值得注意的是，高校之所以依舊使用傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作體系，是因?yàn)楦咝Ｉ形匆庾R(shí)到該體系與合格評(píng)估視角下教學(xué)質(zhì)量評(píng)估要求之間不匹配，故要解決該問(wèn)題，必須扭轉(zhuǎn)高校意識(shí)，例如某高校在《體系》指引下優(yōu)化了教學(xué)工作規(guī)范，但并未對(duì)教學(xué)檔案管理工作體系進(jìn)行改革，而后在合格評(píng)估中發(fā)現(xiàn)，檔案內(nèi)沒(méi)有校園文化活動(dòng)的數(shù)據(jù)信息記錄，因此在《體系》的“學(xué)風(fēng)建設(shè)與學(xué)生指導(dǎo)”一級(jí)指標(biāo)上，無(wú)法完整展開(kāi)評(píng)估工作，說(shuō)明該校教學(xué)檔案管理工作體系需要改進(jìn)。

2.教學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足。教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性要求比較高的工作，工作人員不僅要掌握良好的專(zhuān)業(yè)技能，還要具備優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，任何方面存在缺陷，都說(shuō)明工作人員專(zhuān)業(yè)性不足。但根據(jù)現(xiàn)狀了解到，不少高校并未招收專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案工作，而是普遍選擇校內(nèi)在職教師或者有其他職務(wù)在身的人員兼職負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，這就導(dǎo)致教學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足。例如，某高校選擇系班主任作為教學(xué)檔案管理工作人員，而系班主任的本職工作是班級(jí)管理與思政教育，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，因此在工作中往往依賴(lài)經(jīng)驗(yàn)，但依靠經(jīng)驗(yàn)展開(kāi)工作并不能保障工作質(zhì)量，同時(shí)因?yàn)闆](méi)有接受過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，所以系班主任在檔案管理意識(shí)方面不足，有時(shí)候會(huì)忘記搜集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不完整。這種情況下，無(wú)論教學(xué)檔案管理體系是否符合規(guī)范，都無(wú)法保障評(píng)估順利展開(kāi)，高校理應(yīng)重視這一問(wèn)題。

3.缺乏數(shù)據(jù)信息審驗(yàn)機(jī)制。教學(xué)檔案管理工作中，工作人員除了要保障數(shù)據(jù)信息完整以外，還要保障數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠，否則虛假、錯(cuò)誤的信息會(huì)誤導(dǎo)合格評(píng)估，導(dǎo)致評(píng)估結(jié)果失準(zhǔn)，若這種問(wèn)題暴露，勢(shì)必對(duì)高校形象等造成不利影響，因此數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠非常重要。但當(dāng)前不少高校所建立的教學(xué)檔案管理工作體系中，并沒(méi)有數(shù)據(jù)信息審驗(yàn)機(jī)制，而缺乏該機(jī)制代表高校無(wú)法判斷數(shù)據(jù)信息是否真實(shí)，因此非常容易受到虛假信息的影響。值得注意的是，一些高校意識(shí)到自身缺乏數(shù)據(jù)信息審驗(yàn)機(jī)制，但因?yàn)樽陨頉](méi)有掌握數(shù)據(jù)信息真實(shí)性審驗(yàn)方法，或者受人員專(zhuān)業(yè)性不足的影響，無(wú)法建立這樣的機(jī)制。所以，要想解決該問(wèn)題，必須從多個(gè)方面著手，不能盲目為之。

4.信息化水平低。以往教學(xué)檔案管理工作中，檔案主要是紙質(zhì)形式，這種檔案受材料特性影響，具有易損壞、易丟失、易泄密、易弄混等缺陷，故現(xiàn)代視域下高校理應(yīng)改變檔案形式，擺脫紙質(zhì)材料缺陷，轉(zhuǎn)而利用信息技術(shù)保存檔案，這種形式的檔案不存在紙質(zhì)檔案的任何缺陷，同時(shí)流通性、安全性非常強(qiáng)，說(shuō)明信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中具有良好的應(yīng)用價(jià)值。但現(xiàn)實(shí)情況中，不少高校依舊使用紙質(zhì)檔案，信息化水平較低，如某高校在教學(xué)檔案管理工作中雖然引入了信息技術(shù)，但并沒(méi)有將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為信息化格式，僅僅是通過(guò)信息技術(shù)來(lái)查閱檔案編號(hào)等。

三、高校教學(xué)檔案管理工作改革策略

通過(guò)問(wèn)題分析，明確了高校教學(xué)檔案管理工作的改革方向，故接下來(lái)的主要問(wèn)題就是設(shè)定相關(guān)策略，實(shí)施改革工作。由此，本文秉持“問(wèn)題導(dǎo)向”原則提出四個(gè)改革策略：結(jié)合合格評(píng)估要求優(yōu)化工作體系、提升工作人員專(zhuān)業(yè)性水平、引入先進(jìn)方法建構(gòu)數(shù)據(jù)信息審驗(yàn)機(jī)制、強(qiáng)化信息化水平。

（一）結(jié)合合格評(píng)估要求優(yōu)化工作體系。合格評(píng)估視角下，高校教學(xué)檔案管理工作必須與《體系》指標(biāo)匹配，這樣才能保障檔案包含所有合格評(píng)估所需要的數(shù)據(jù)信息，因此建議高校根據(jù)合格評(píng)估的要求對(duì)工作體系進(jìn)行優(yōu)化。首先，高校要熟悉《體系》的7個(gè)一級(jí)指標(biāo)、20個(gè)二級(jí)指標(biāo)和39個(gè)觀測(cè)點(diǎn)；其次，根據(jù)《體系》一級(jí)指標(biāo)等內(nèi)容分析教學(xué)檔案管理工作是否能夠搜集對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)信息，校驗(yàn)數(shù)據(jù)信息的完整性，如果不完整，就說(shuō)明工作體系滯后，再依照教研結(jié)果找到缺失的數(shù)據(jù)信息；最后，要求教學(xué)檔案管理工作人員搜集缺失數(shù)據(jù)信息即可。除此以外，為了保障工作人員有效搜集相關(guān)數(shù)據(jù)信息（工作人員可能會(huì)因?yàn)楣ぷ餍蕟?wèn)題而來(lái)不及搜集完整數(shù)據(jù)信息），高校應(yīng)當(dāng)改革檔案數(shù)據(jù)信息的搜集方式，進(jìn)一步優(yōu)化工作體系，即高校不能將檔案數(shù)據(jù)信息搜集工作全部交給檔案管理人員負(fù)責(zé)，應(yīng)當(dāng)將該項(xiàng)工作視作所有相關(guān)人員的工作責(zé)任。例如，負(fù)責(zé)校園文化建設(shè)的工作人員要負(fù)責(zé)搜集校園文化建設(shè)的數(shù)據(jù)信息，搜集完成后提交給教學(xué)檔案管理人員。這種工作方式可以有效提高工作效率，也能平衡工作負(fù)擔(dān)，保障合格評(píng)估時(shí)教學(xué)檔案能夠給出完整的數(shù)據(jù)信息反饋。

（二）提升工作人員專(zhuān)業(yè)性水平。高校必須意識(shí)到教學(xué)檔案管理工作對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)性的要求，尤其是在合格評(píng)估視角下，人員不能存在專(zhuān)業(yè)性不足的問(wèn)題，否則會(huì)造成很多不可預(yù)測(cè)的影響。首先，從這一角度出發(fā)，高校應(yīng)當(dāng)盡可能對(duì)外招收專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，并且將檔案管理工作崗位改為專(zhuān)職崗位，不要再讓其他崗位人員兼職管理，這樣專(zhuān)業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)性能夠給檔案管理工作質(zhì)量提供保障，甚至還能給高校提出工作改革的建設(shè)性意見(jiàn)，利于檔案管理工作發(fā)展與改革。其次，考慮到部分高校沒(méi)有足夠的資源招收專(zhuān)業(yè)人員，受此影響而陷入人員專(zhuān)業(yè)性不足的困境，若遇到這種情況，高?？梢詫?duì)在崗管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。例如，某高校組織在崗管理人員接受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)讓管理人員正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案管理工作，了解了該項(xiàng)工作的重要性，專(zhuān)業(yè)意識(shí)得以提升。并且，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)了很多專(zhuān)業(yè)的檔案管理方法，只要不斷接受培訓(xùn)，就能夠有效提高在崗人員的專(zhuān)業(yè)性水平。值得注意的是，無(wú)論高校通過(guò)招收人員還是培訓(xùn)人員的方式來(lái)提高工作人員專(zhuān)業(yè)水平，都必須將教學(xué)檔案工作崗位轉(zhuǎn)為專(zhuān)職。

（三）引入先進(jìn)方法建構(gòu)數(shù)據(jù)信息審驗(yàn)機(jī)制。數(shù)據(jù)信息審驗(yàn)機(jī)制對(duì)于教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量而言非常重要，因此高校必須建構(gòu)審驗(yàn)機(jī)制。針對(duì)這一角度，通過(guò)上述對(duì)策分析解決了人員專(zhuān)業(yè)性不足的問(wèn)題，接下來(lái)要解決沒(méi)有數(shù)據(jù)信息真實(shí)性審驗(yàn)方法的難題。針對(duì)這一問(wèn)題，高校可以借助互聯(lián)網(wǎng)搜集數(shù)據(jù)信息真實(shí)性審驗(yàn)方法，例如“全員監(jiān)督+大數(shù)據(jù)分析”方法，該方法是從數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生前開(kāi)始，讓所有參與數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生過(guò)程的人員相互監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)其他人員存在違規(guī)行為，就上報(bào)給高校高層，酌情處理。這種方式能夠從源頭上對(duì)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性產(chǎn)生一定保障，為了進(jìn)一步提高保障力度，高?？梢圆捎么髷?shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性進(jìn)行分析，即合格評(píng)估視角下各指標(biāo)對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)信息之間存在一定聯(lián)系。例如，教學(xué)條件與利用一級(jí)指標(biāo)中的教學(xué)基本設(shè)施、經(jīng)費(fèi)投入兩個(gè)二級(jí)指標(biāo)存在經(jīng)濟(jì)聯(lián)系，如果教學(xué)基本設(shè)施數(shù)據(jù)顯示其中成本為1萬(wàn)元，而經(jīng)費(fèi)投入指標(biāo)顯示用于教學(xué)基本設(shè)施建設(shè)的成本為9000元，就說(shuō)明兩項(xiàng)數(shù)據(jù)中必然有一項(xiàng)是錯(cuò)誤的，再針對(duì)性核實(shí)即可，而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效分析得出這樣的結(jié)果。由此，高校只需要引入相關(guān)先進(jìn)方法，結(jié)合專(zhuān)業(yè)人員即可建構(gòu)數(shù)據(jù)信息審驗(yàn)機(jī)制。

（四）強(qiáng)化信息化水平。從社會(huì)角度來(lái)看，很多社會(huì)主體已經(jīng)開(kāi)始使用信息技術(shù)展開(kāi)檔案管理工作，并且建立了相對(duì)成熟的檔案信息管理系統(tǒng)，這足以體現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值，因此高校完全可以引入其他社會(huì)主體使用的檔案信息管理系統(tǒng)，再根據(jù)自身教學(xué)檔案管理要求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一定程度上的改造即可（改造程度不會(huì)很大）。系統(tǒng)引入能夠給高校提供良好的功能服務(wù)，也使得高校有條件將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息格式，如某高校通過(guò)電子識(shí)別設(shè)備便捷地將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為信息格式，配合系統(tǒng)數(shù)據(jù)分類(lèi)，很好強(qiáng)化了自身教學(xué)檔案管理的信息化水平。另外，高校在信息技術(shù)引入之后要注意信息安全問(wèn)題，即信息技術(shù)的介入會(huì)帶來(lái)信息泄露問(wèn)題，這種問(wèn)題一旦發(fā)生，會(huì)給高校造成較大損失，因此高校有必要建立對(duì)應(yīng)的信息安全防護(hù)系統(tǒng)，這也是必行之舉。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，合格評(píng)估視角下高校教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系發(fā)生了變化，因此作為評(píng)估數(shù)據(jù)信息來(lái)源的教學(xué)檔案管理工作，也要跟隨變化來(lái)改革。從這一角度出發(fā)，高校應(yīng)當(dāng)全面分析當(dāng)下教學(xué)檔案管理工作的缺陷，再“對(duì)癥下藥”，采用策略實(shí)施改革，改革后教學(xué)檔案管理工作不僅符合合格評(píng)估要求，還在工作效率、質(zhì)量上有更優(yōu)秀的表現(xiàn)。