鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理探析

文/國(guó)能朔黃鐵路發(fā)展有限責(zé)任公司 狄強(qiáng)軍

鐵路作為重要的民生工程，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，普遍存在重視鐵路建設(shè)實(shí)地建設(shè)進(jìn)度而忽視鐵路建設(shè)檔案工作進(jìn)度的情況，亟待進(jìn)行鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。

一、管理弱項(xiàng)

（一）檔案缺失。主要反映為檔案原件缺失，在檔案利用時(shí)發(fā)現(xiàn)，鐵路建設(shè)檔案原件缺失現(xiàn)象普遍存在，尤其是鐵路建設(shè)項(xiàng)目基層單位未存放集團(tuán)的內(nèi)部立項(xiàng)和請(qǐng)示及相關(guān)主管部門(mén)批復(fù)原件，以及鐵路建設(shè)單位與當(dāng)?shù)匕l(fā)改、規(guī)劃、土地等部門(mén)溝通的材料缺乏請(qǐng)示原件及批復(fù)原件。

（二）檔案意識(shí)低。缺乏鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，有的經(jīng)辦人將所經(jīng)辦的材料全部據(jù)為己有，自己獨(dú)自利用，拒絕歸檔及提供給其他人使用或工作參考，在工作移交時(shí)不對(duì)所經(jīng)辦的材料進(jìn)行移交，將其帶至新工作崗位或新工作單位。

（三）檔案協(xié)同不夠。建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位對(duì)檔案工作各行其是，互不交流，各方均按各自檔案管理要求及做法獨(dú)立開(kāi)展工作。不進(jìn)行工作業(yè)務(wù)交流與對(duì)接，未開(kāi)展檔案協(xié)同，建設(shè)單位沒(méi)有檔案協(xié)同意識(shí)或不具備開(kāi)展檔案協(xié)同工作能力，不能有效指揮各參建單位統(tǒng)一開(kāi)展鐵路項(xiàng)目檔案工作。

（四）未開(kāi)展信息化。建設(shè)單位及各參建單位均采用傳統(tǒng)方式，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行初級(jí)管理，對(duì)過(guò)程性檔案資料不進(jìn)行留存。以紙質(zhì)檔案為準(zhǔn)，忽視電子檔案工作，僅通過(guò)電子表格的方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行邊收集邊編制檔案目錄等簡(jiǎn)單檢索工具，未開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也未采用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。

（五）重復(fù)返工。遇到建設(shè)單位開(kāi)展檔案工作檢查及專業(yè)檔案行政管理部門(mén)開(kāi)展檔案工作指導(dǎo)與檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)眾多問(wèn)題，應(yīng)相關(guān)單位要求，開(kāi)展檔案工作返工等工作，尤其是存在重復(fù)返工問(wèn)題。一方面，延遲鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度；另一方面，大量消耗人力、物力與財(cái)力，與高效共享檔案發(fā)展理念相悖。

（六）責(zé)任不明確。在簽訂施工、監(jiān)理等合同時(shí)未明確雙方責(zé)任，總包單位未對(duì)總體檔案工作負(fù)責(zé)，監(jiān)理單位不對(duì)檔案完整性及有效性進(jìn)行檢查與工作指導(dǎo)，不履行檔案檢查及監(jiān)督工作職責(zé)。出現(xiàn)檔案工作返工的情況時(shí)，互相扯皮、推諉，不想對(duì)檔案失誤負(fù)責(zé)。

（七）組卷不合理。將鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案按文書(shū)檔案整理方法進(jìn)行組卷，未使用科技檔案卷內(nèi)目錄及案卷目錄進(jìn)行組卷，按來(lái)源原則以經(jīng)辦人為單位進(jìn)行整理，未按階段及專業(yè)等工作進(jìn)行檔案分開(kāi)組卷。

（八）檔案移交滯后。檔案形成、審核、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、移交等工作均滯后于鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程進(jìn)度。各參建單位均在提出檔案驗(yàn)收或支付工程款請(qǐng)示后，應(yīng)業(yè)主要求，開(kāi)展檔案移交工作，對(duì)移交檢查所提出的問(wèn)題，未進(jìn)行有效整改，不能按照建設(shè)單位要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)開(kāi)展檔案移交工作。

二、原因剖析

（一）重視不足。投資主體及鐵路建設(shè)指揮部開(kāi)展工作部署時(shí)，未對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作提出明確要求。在一些重要會(huì)議上，沒(méi)有對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行專題部署與研究，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目實(shí)體進(jìn)度，忽視檔案建設(shè)進(jìn)度。

（二）制度不明確。在投資主體項(xiàng)目建設(shè)指揮部制度體系中，未包含檔案管理專項(xiàng)制度，在項(xiàng)目開(kāi)工前未明確相關(guān)制度，在項(xiàng)目開(kāi)工過(guò)程中，也未形成相關(guān)制度，在項(xiàng)目收尾階段，才根據(jù)檔案指導(dǎo)與驗(yàn)收組織單位要求，制定相關(guān)的管理制度，制度建立滯后于項(xiàng)目開(kāi)展進(jìn)度。

（三）架構(gòu)不明晰。沒(méi)有成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及鑒定工作小組，沒(méi)有對(duì)分管鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確，也未對(duì)具體負(fù)責(zé)的部門(mén)及部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行確定，沒(méi)有形成從上到下的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，以及涵蓋施工、設(shè)計(jì)，監(jiān)理、建設(shè)單位于一體的橫向化檔案發(fā)展架構(gòu)體系。

（四）過(guò)程管控不足。在項(xiàng)目開(kāi)工前未進(jìn)行檔案工作交底，在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，日常檢查工作不足，沒(méi)有專門(mén)開(kāi)展鐵路檔案工程專題培訓(xùn)和相關(guān)檔案工作推進(jìn)會(huì)，過(guò)程中未開(kāi)展自查、自改工作，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)鐵路檔案存在的問(wèn)題，不能及時(shí)進(jìn)行整改，在后期遇到檔案局等專業(yè)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案工作檢查或檔案移交時(shí)，才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與不足。

（五）人員素質(zhì)不滿足。負(fù)責(zé)鐵路項(xiàng)目檔案的各施工單位資料員，一般由項(xiàng)目經(jīng)理的親屬擔(dān)任，很多人在從業(yè)前未接受過(guò)相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，在工作中兼職較多，一般在項(xiàng)目部忙于其他工作，對(duì)檔案工作的重視程度不夠，工作時(shí)間不足，沒(méi)有抽出時(shí)間專門(mén)對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案相關(guān)要求進(jìn)行學(xué)習(xí)，未主動(dòng)與建設(shè)單位溝通、向建設(shè)單位專業(yè)人員學(xué)習(xí)，不能準(zhǔn)確理解建設(shè)單位相關(guān)要求。

（六）標(biāo)準(zhǔn)不明確。項(xiàng)目開(kāi)工沒(méi)有對(duì)檔案工作要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確與交底，建設(shè)單位未對(duì)施工單位及監(jiān)理單位等參驗(yàn)單位的檔案工作提出明確要求，監(jiān)理單位也未履行資料審核前期工作，對(duì)沒(méi)有統(tǒng)一制度等問(wèn)題視而不見(jiàn)，不對(duì)建設(shè)單位提出相關(guān)建議。建設(shè)單位不邀請(qǐng)鐵路局檔案專家和當(dāng)?shù)厥〖?jí)檔案部門(mén)對(duì)本項(xiàng)目開(kāi)展重大建設(shè)項(xiàng)目培訓(xùn)、日常檢查與指導(dǎo)工作，導(dǎo)致鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案與國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案相關(guān)要求不一致。

（七）未進(jìn)行考核。建設(shè)單位與施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位簽訂合同時(shí)未明確在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中各自所負(fù)責(zé)的內(nèi)容與工作要求，建設(shè)單位不能在工作過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目參建單位檔案工作進(jìn)行考核，更不能在工程款撥付等方面以檔案數(shù)量不足為理由進(jìn)行扣款等操作，致使施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性重視程度不夠，對(duì)建設(shè)單位支持力度不足。

（八）信息化投入低。建設(shè)單位未購(gòu)置專用的檔案系統(tǒng)供自己及各參建單位使用，缺少檔案信息化專業(yè)人才隊(duì)伍，不能對(duì)檔案整理與數(shù)字外包工作作出統(tǒng)籌，滿足于使用電子表格對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編目、使用手機(jī)等設(shè)備進(jìn)行檔案數(shù)字化，導(dǎo)致“數(shù)字化”的檔案無(wú)法滿足檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。

三、提升途徑

（一）加強(qiáng)重視。鐵路建設(shè)項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位與建設(shè)單位均需加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，將項(xiàng)目檔案建設(shè)與項(xiàng)目實(shí)體建設(shè)列為同等重要程度，列入工作溝通協(xié)調(diào)會(huì)主要內(nèi)容，在項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)會(huì)上，對(duì)檔案工作進(jìn)行協(xié)調(diào)與督導(dǎo)，促使檔案工作進(jìn)度與鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體進(jìn)度相一致。

（二）制度先行。在各方簽訂合同時(shí)明確歸檔要求，與所共同遵守的檔案管理制度進(jìn)行項(xiàng)目會(huì)商洽談及圖紙會(huì)審等專業(yè)會(huì)審前，均對(duì)檔案工作提出相關(guān)要求并簽署相關(guān)會(huì)議決議，各方共同遵守，選派熟悉檔案工作的人員共同研究鐵路項(xiàng)目檔案制度，以供各方共同遵守。

（三）固定架構(gòu)。在建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位與監(jiān)理單位均設(shè)立各自的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確具體負(fù)責(zé)的公司領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、具體檔案工作人員，并由建設(shè)單位將本單位及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位檔案管理人員納入檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行統(tǒng)一管理，明確統(tǒng)一要求，進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。

（四）過(guò)程管控。做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管控，在前期明確檔案制度的基礎(chǔ)上，在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，建設(shè)單位主動(dòng)到項(xiàng)目地開(kāi)展檔案工作指導(dǎo)與檢查，并邀請(qǐng)有重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收資質(zhì)的檔案局工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案工作人員開(kāi)展全員培訓(xùn)，明確后期移交、整理等相關(guān)工作要求，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，由建設(shè)單位督促落實(shí)進(jìn)行整改，確保每一次檔案檢查中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)閉環(huán)整改。

（五）加強(qiáng)指導(dǎo)。鐵路局及項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案局應(yīng)選派檔案指導(dǎo)人員主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的專業(yè)指導(dǎo)，建設(shè)單位在相關(guān)檔案館未主動(dòng)提供檔案指導(dǎo)時(shí)，應(yīng)積極聯(lián)系當(dāng)?shù)匦姓芾聿块T(mén)，請(qǐng)求派出相關(guān)專家業(yè)務(wù)骨干對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展指導(dǎo)工作。建設(shè)單位檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)，掌握檔案指導(dǎo)的相關(guān)技能與業(yè)務(wù)知識(shí)，后期自行開(kāi)展檔案工作指導(dǎo)。

（六）明確標(biāo)準(zhǔn)。在項(xiàng)目開(kāi)工前，各方明確檔案移交要求及份數(shù)等相關(guān)內(nèi)容，組織學(xué)習(xí)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并合作制定各方共同發(fā)布有效的檔案管理制度，報(bào)請(qǐng)檔案局工作人員進(jìn)行指導(dǎo)，根據(jù)意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行修訂，確定后發(fā)布，共同遵守執(zhí)行。在落實(shí)過(guò)程中，對(duì)不恰當(dāng)條款進(jìn)行及時(shí)修訂，并通知各方積極進(jìn)行宣貫，使各方人員共同遵守標(biāo)準(zhǔn)，各方檔案工作人員均需主動(dòng)學(xué)習(xí)同步提高。

（七）強(qiáng)化考核。鐵路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位均需將檔案工作內(nèi)容列入考核內(nèi)容，建設(shè)單位將各自人員檔案工作職責(zé)列入考核內(nèi)容，對(duì)不能完成檔案工作的人員以扣除績(jī)效等方式進(jìn)行處理。施工單位檔案工作不能滿足建設(shè)單位要求時(shí)，建設(shè)單位延期支付工程款或扣除部分工程款，以促使施工單位重視鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性。加強(qiáng)正向引導(dǎo)，對(duì)檔案工作有突出貢獻(xiàn)的個(gè)人進(jìn)行表彰，促使各方重視檔案管理工作。

（八）深化信息化。由建設(shè)單位購(gòu)買(mǎi)統(tǒng)一的檔案管理軟件，制定統(tǒng)一模版并嵌入檔案管理系統(tǒng)，供各方統(tǒng)一使用。在項(xiàng)目開(kāi)展前期，對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌，選取具備檔案數(shù)字化資質(zhì)的公司，簽訂數(shù)字化合同及保密協(xié)議，在確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案安全的同時(shí)，以專業(yè)設(shè)備開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，在工作中實(shí)行全過(guò)程檔案信息化管理，與資料管理等系統(tǒng)定制接口，使電子檔案從接口直接傳遞到檔案管理系統(tǒng)。