高校檔案行政管理模式存在的問題與應(yīng)對策略

文/濟(jì)南市企業(yè)服務(wù)中心（濟(jì)南市行政審批綜合保障中心） 呂秋儀

行政檔案管理是高校行政工作中重要的組成部分，掌握著高校所有部門和教職工以及學(xué)生的檔案，這些檔案對高校穩(wěn)定發(fā)展有著積極的影響，所以，應(yīng)重視和關(guān)注檔案行政管理工作。當(dāng)前，各大高校的規(guī)模在不斷拓展，學(xué)生與教職工數(shù)量以及各項(xiàng)工作隨之增加，在這一背景下，高校的檔案內(nèi)容與數(shù)量會增加，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前高校的發(fā)展需要。因此，需要深入分析高?，F(xiàn)行檔案行政管理存在的問題，并運(yùn)用行之有效的對策加以解決。

一、高校現(xiàn)行檔案行政管理存在的常見問題

（一）尚未形成檔案管理制度。因?yàn)閭€別高校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，檔案管理制度不健全。高校檔案管理如果沒有有效的管理制度來保障，那么檔案管理人員就不會重視檔案管理工作，工作的積極性與主動性也會隨之降低，甚至在檔案管理過程中存在應(yīng)付心理，經(jīng)常消極對待工作。另外，檔案管理人員的離職與升遷以及部門更換都缺少明確的規(guī)定，不知道哪些檔案資料需要移交，也不清楚應(yīng)該移交給誰，甚至單純地認(rèn)為工作中形成的檔案屬于個人，最后這些檔案的歸檔不了了之。針對剛剛?cè)肼毣騽偨邮謾n案管理的工作人員來講，他們一方面想要將檔案管理工作做好，但另一方面又無從下手，不知道該如何進(jìn)行。如果檔案管理人員長時間努力而沒有結(jié)果，那么他們就會出現(xiàn)懈怠工作的心理，進(jìn)而降低檔案管理的有效性。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)知識欠缺。針對新時期高校檔案行政管理工作來說，完善且健全的檔案行政管理制度體系十分關(guān)鍵和重要，但目前個別高校沒有構(gòu)建和形成完善的檔案管理制度體系，這就造成檔案管理人員很難依照相關(guān)制度來開展工作，并且導(dǎo)致檔案管理工作人員認(rèn)識不到檔案工作的重要性。另外，由于檔案工作基本上由兼職人員來完成，那么他們難以準(zhǔn)確分辨哪些檔案需要?dú)w檔哪些不需要?dú)w檔，并且歸檔的范圍也不清晰，導(dǎo)致行政檔案通常較為零散，有的是文字檔案，有的是圖片檔案，還有的是實(shí)物檔案，不同的檔案其歸檔方式并不相同，在檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)知識較為欠缺的背景下，都會造成檔案歸檔不規(guī)范。另外，檔案歸檔時間與歸檔內(nèi)容的要求也不盡相同，存在較大的差異，但因?yàn)闄n案管理人員的流動性較大，在工作交接時沒有積極做好這項(xiàng)工作，同時因?yàn)榧媛毴藛T的存在，難以顧及到一些細(xì)致的工作內(nèi)容，甚至不熟悉業(yè)務(wù)知識，導(dǎo)致難以管好檔案。

（三）檔案沒有得到全面且充分利用。高校檔案行政管理只有做好檔案的歸類和匯總，這樣才可以確保檔案在使用階段發(fā)揮出自身作用，但因?yàn)闆]有做好檔案管理工作，導(dǎo)致檔案在未來需要使用時難以及時有效地提供相關(guān)檔案資料，并且查找十分困難，甚至部分檔案缺失。例如年度總結(jié)與評定優(yōu)秀教職工時都缺少檔案支撐，進(jìn)而出現(xiàn)臨時抱佛腳或東拼西湊的現(xiàn)象。這一問題出現(xiàn)的主要原因是兼職檔案管理人員只是為了完成歸檔任務(wù)，并不會重視檔案是否有利用價值，也不會對檔案進(jìn)行妥善管理和細(xì)致分類，甚至錯誤地認(rèn)為檔案管理工作可有可無。

二、高校檔案行政管理問題的對策

（一）健全檔案管理制度體系。在高校檔案行政管理工作中，健全檔案管理制度體系是提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要措施，檔案及時歸檔且統(tǒng)一分類以及全面匯總可以保障檔案管理的完整性與規(guī)范性。在構(gòu)建檔案管理工作機(jī)制的基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步明確檔案收集、保管、借閱制度，同時，需要制定流程與工作表格，這樣的方式不僅可以保障檔案管理工作有章可循，還能夠促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。另外，高校應(yīng)適當(dāng)增加檔案管理資金的投入力度，使檔案存放環(huán)境更加充足，還可以購買相關(guān)設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及掃描儀等，這樣既可以做好檔案管理工作，還能夠提高檔案管理工作效率。同時，需要完善檔案信息化管理制度體系，將管理重點(diǎn)放在電子文件管理過程中，并且保障電子文件檔案管理工作落實(shí)到位。在此過程中，檔案管理與電子政務(wù)應(yīng)接軌，保障檔案為學(xué)校與社會提供服務(wù)。

（二）穩(wěn)定隊(duì)伍，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。針對剛接觸高校檔案管理工作的人來說，因?yàn)樗麄內(nèi)鄙傧鄳?yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，難以將檔案管理工作細(xì)致做好。在時代快速發(fā)展的背景下，高校檔案行政管理工作需要創(chuàng)新和優(yōu)化。因此，新入職的檔案管理人員需要對其進(jìn)行崗前業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，確保其快速熟悉和適應(yīng)檔案管理工作流程。另外，針對在崗檔案管理工作人員，在對其開展知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)與設(shè)備使用培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)為他們提供交流平臺和學(xué)習(xí)的機(jī)會，不定期開展交流會，這樣既可以讓檔案管理人員互相學(xué)習(xí)，同時還可以實(shí)現(xiàn)共同提高的目標(biāo)。穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍也十分關(guān)鍵，規(guī)避頻繁更換工作人員的現(xiàn)象。如果需要更換，則應(yīng)做好檔案管理交接工作，避免檔案資料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（三）科學(xué)且充分利用檔案。檔案管理工作開展的最終目的是全面利用檔案，保障檔案為教學(xué)與科研等提供信息，并且為高校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，最為重要的是能夠?yàn)楦咝０l(fā)展提供檔案信息。在過程中，想要提升檔案的利用效率，需要著重培養(yǎng)檔案工作人員的利用意識與分享意識，且不可將歸檔之后的檔案當(dāng)成收藏品，應(yīng)全面分析、匯總檔案資料，構(gòu)建完善的借閱制度流程，及時發(fā)布相關(guān)檔案信息。另外，檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的安全意識，優(yōu)化檢閱與歸還制度體系，這樣才可以有效收回檔案資料。

三、高校檔案行政管理模式的創(chuàng)新思考

在高校檔案行政管理工作過程中，應(yīng)廣泛運(yùn)用現(xiàn)代化科技。例如將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案行政管理中，借助信息技術(shù)來促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，這是促進(jìn)高校檔案行政管理的重要方式。其一，需要強(qiáng)化檔案信息化軟硬件建設(shè)水平。高校檔案行政管理工作的開展，想要通過信息化技術(shù)來促進(jìn)工作效率的提升，需要強(qiáng)化檔案信息化軟硬件建設(shè)水平，其是信息化檔案管理工作開展的支撐。在此過程中，需要配備檔案管理工作站，將照相機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀和計算機(jī)等硬件設(shè)備配備齊全。同時，還需要開發(fā)與應(yīng)用軟件設(shè)施，需要選擇適合本校檔案行政管理的軟件，然后將其與校園網(wǎng)進(jìn)行融合，這樣就可以全面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享；其二，應(yīng)依照信息化管理規(guī)則與信息化管理標(biāo)準(zhǔn)來開展高校檔案行政管理，為進(jìn)一步方便查詢與使用數(shù)字化檔案，檔案采集、整理及調(diào)閱等各項(xiàng)環(huán)節(jié)都需要依照信息化標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行編碼。同時需要注意的是，計算機(jī)中的編碼格式應(yīng)與終端機(jī)運(yùn)用軟件相匹配，原始檔案信息目錄應(yīng)與計算機(jī)電子檔案的目錄統(tǒng)一，進(jìn)行一對一編制，這樣的方式不僅有利于降低故障率，還能夠保障檔案信息儲存單元化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，重要的是有利于檔案數(shù)據(jù)庫的拓展。另外，計算機(jī)電子檔案的儲存和備份系統(tǒng)需要與主系統(tǒng)分別放置，以免出現(xiàn)同時損壞或丟失現(xiàn)象；其三，在5G時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)呈現(xiàn)出快速發(fā)展態(tài)勢，在這一基礎(chǔ)上出現(xiàn)了諸多非法網(wǎng)絡(luò)人才。因此，為進(jìn)一步保障高校檔案的完整性與安全性，需要強(qiáng)化檔案安全管理意識，同時充分明確檔案信息化管理過程中可能會出現(xiàn)的風(fēng)險，促進(jìn)檔案管理人員信息化管理操作的規(guī)范性與系統(tǒng)性。此外，高校檔案行政管理需要引入專業(yè)能力較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)人才，這樣就可以提升檔案信息化管理的安全性。專業(yè)管理人員應(yīng)定期對系統(tǒng)更新檢查，安裝防火墻和設(shè)置登錄權(quán)限，在這種安全的環(huán)境中，可以規(guī)避檔案盜取或檔案非法篡改的現(xiàn)象。同時，高校還應(yīng)進(jìn)一步完善和優(yōu)化信息化檔案管理細(xì)則，將管理責(zé)任落實(shí)到位，保障檔案信息的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，在社會快速發(fā)展的背景下，人們的思想觀念不斷改變，對檔案的重視度隨之提升。針對高校檔案行政管理工作來說，應(yīng)保障檔案管理工作的多元化發(fā)展，全面探索現(xiàn)行檔案行政管理存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施，從根本上解決高校檔案行政管理中出現(xiàn)的問題，促進(jìn)檔案管理工作不斷進(jìn)步與發(fā)展。