檔案編研工作特點(diǎn)及創(chuàng)新管理

文/濱州市公路事業(yè)發(fā)展中心 蔡錦明

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各種信息快速增加，海量數(shù)據(jù)給檔案編研帶來(lái)阻力，人們獲取信息的方式發(fā)生巨大變化，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)檢索信息已成為提高檢索信息的高效手段。雖然檔案編研具有獨(dú)特特點(diǎn)，但管理方面面臨很多難題。在這種態(tài)勢(shì)下，探討檔案編研的特點(diǎn)及創(chuàng)新管理具有實(shí)用價(jià)值。

一、檔案編研的涵義

在檔案工作中，編研屬于重要的組成部分，收集整理單位運(yùn)營(yíng)中各種檔案資料，為日常經(jīng)營(yíng)、高新技術(shù)研發(fā)等提供資料。檔案編研應(yīng)研究各類資料，在此基礎(chǔ)上編寫(xiě)檔案文件及參考資料等各類資料?？傮w而言，檔案編研由五大部分共同組成，即選題—選材—編輯—總纂—審核。在編研過(guò)程中，還要滿足相應(yīng)要求，比如選題時(shí)，應(yīng)該具備實(shí)用性與創(chuàng)意；選材時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)與創(chuàng)新；編輯時(shí)，要合理增添地方特色。

總而言之，檔案編研重點(diǎn)在于編與研，這是工作的重要方面?！熬帯笔钦碣Y料時(shí)，在遵從歷史基礎(chǔ)上，合理編撰檔案；“研”是依據(jù)檔案中記載的核心內(nèi)容，對(duì)各細(xì)節(jié)深入調(diào)查，并對(duì)此進(jìn)行深入研究，然后對(duì)文獻(xiàn)和檔案適當(dāng)進(jìn)行整理總結(jié)，這樣能更好發(fā)揮出檔案的作用。

二、檔案編研工作的特點(diǎn)

在數(shù)據(jù)時(shí)代，人們必然會(huì)接觸到各類信息資源，而且資源類型越來(lái)越豐富。在新時(shí)代，檔案編研也必然具有新的特點(diǎn)，其特點(diǎn)體現(xiàn)如下：

（一）編研效率高效便捷。傳統(tǒng)編研所采用方式為手寫(xiě)抄錄，不但工作效率低，還要耗費(fèi)大量的人力物力。采用紙質(zhì)傳播，出版檔案文獻(xiàn)時(shí)需經(jīng)過(guò)多次編校及印刷等環(huán)節(jié)，傳播范圍有限，工作效率極低。如今，檔案編研逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，無(wú)論是抄錄、選題，還是傳播都發(fā)生新的變化。抄錄時(shí)，利用計(jì)算機(jī)完成海量信息的錄入與編撰；傳播方面利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)交互性與實(shí)時(shí)性的特征，通過(guò)實(shí)時(shí)傳播，能夠讓用戶利用網(wǎng)絡(luò)渠道獲取所需檔案文獻(xiàn)，有效提高傳播檔案的速度與范圍；選材時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展調(diào)查，能夠獲取各類選題素材，方便快捷、省時(shí)省力，所選主題自然具有實(shí)用性與針對(duì)性，有效提高編研的便捷性。

（二）編研手段多樣化。檔案編研手段越來(lái)越多，可謂靈活多樣。主要體現(xiàn)在表現(xiàn)形式、編研隊(duì)伍等各個(gè)方面，本文對(duì)此進(jìn)行探討。1.表現(xiàn)形式多樣化。在傳統(tǒng)檔案管理中，表現(xiàn)形式主要為文字模式，通過(guò)文字記載資料，這種模式必然導(dǎo)致許多類型無(wú)法歸納與總結(jié)。比如美術(shù)、舞蹈及視頻等等，舞蹈視頻即便采用文字描述，也無(wú)法淋漓盡致地展示出其神韻。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展中，檔案資料表現(xiàn)形式多樣化，編研者利用網(wǎng)絡(luò)的聲像和音像，不斷擴(kuò)展表現(xiàn)檔案的形式，采用數(shù)據(jù)、圖表及視頻等各種形式，采用這種編研方式能夠讓表現(xiàn)形式多樣化。2.編研隊(duì)伍多樣化。傳統(tǒng)編研工作，由固定人員開(kāi)展工作，自然帶有個(gè)人觀點(diǎn)，編研者均按照個(gè)人思路開(kāi)展工作，難免會(huì)出現(xiàn)一些誤區(qū)，而且從選題到出版花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)，等印刷后才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，已經(jīng)過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)間，編研者無(wú)法及時(shí)糾正錯(cuò)誤，會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤被繼續(xù)傳播，從而影響檔案編研的聲譽(yù)。在新時(shí)代，編研者和使用者間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)達(dá)成紐帶，搭建成溝通的橋梁，使用者可提出個(gè)人觀點(diǎn)供編研者參考，便于編研者及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。因此，編寫(xiě)者和使用者均可成為編研者，讓編研隊(duì)伍多樣化，自然檔案編寫(xiě)更科學(xué)。

（三）編研理念開(kāi)放集約。傳統(tǒng)編研理念比較保守，以單位利益為重，注重資源被內(nèi)部使用，因此編研中所收集的資源主要來(lái)自單位與檔案館，資料殘缺不全，導(dǎo)致所編寫(xiě)檔案缺乏科學(xué)性。而現(xiàn)代編寫(xiě)理念為開(kāi)放集約，有效擴(kuò)展信息來(lái)源，利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的特征，有效提高檔案編寫(xiě)的質(zhì)量。編寫(xiě)過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道及時(shí)與相關(guān)人士交流溝通。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道，編研者可了解先進(jìn)理念，掌握天下事，將這些資料編寫(xiě)進(jìn)去，從而編研出高水平的作品。

（四）編研服務(wù)主動(dòng)化。傳統(tǒng)模式下，編研成果主要用于本單位，放置到本單位檔案室，便于資料使用者依據(jù)要求查詢。在這種模式下，檔案資料只能被動(dòng)等待需求者查閱與學(xué)習(xí)。如今檔案管理已經(jīng)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化，充分利用網(wǎng)絡(luò)渠道為需求者提供服務(wù)。許多檔案管理單位建立檔案管理網(wǎng)站或APP，將檔案管理政策與最新消息推送出來(lái)，主動(dòng)為需求者提供服務(wù)，從而吸引更多需求者關(guān)注，從中獲取所需資料與信息，有效提高檔案資源的使用率。

三、檔案編研工作的現(xiàn)狀分析

檔案真實(shí)記錄著社會(huì)活動(dòng)的歷史，其成果是凈化和洗滌生態(tài)環(huán)境的有效途徑，但是從編研工作現(xiàn)狀來(lái)看，在編研工作中還暴露出各種問(wèn)題。

（一）編研成果重復(fù)嚴(yán)重，創(chuàng)新較少。隨著科技的不斷發(fā)展，編研工作的硬件條件更為豐富，但是編研者受工作觀念及能力等因素影響，編研成果創(chuàng)新較少，高質(zhì)量成果數(shù)量更是少之又少，根本不能滿足人們對(duì)檔案資源的需求。檔案的編研成果內(nèi)容比較少，而且更新慢，許多專題照片比較陳舊，缺乏詳細(xì)梳理和介紹，只是有“編”，卻沒(méi)有“研”。檔案工作者嘗試采用各種新的方式，推出老建筑、重大紀(jì)念日及歷史名人等各種編研成果，但是效果并不好，要么內(nèi)容零散，要么淺嘗輒止，缺乏理論與經(jīng)驗(yàn)支持，質(zhì)量重復(fù)較多，精品成果較少。

（二）編研成果影響力低，傳播力急需提高。雖然編研工作不斷開(kāi)展，其成果樹(shù)立快速增多，但是這些資料重點(diǎn)是在檔案部門內(nèi)部使用，影響力比較低，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)大范圍傳播。瀏覽各類檔案信息網(wǎng)站，就會(huì)發(fā)現(xiàn)所公布的編研成果中主要為紀(jì)實(shí)資料匯編、大事記等，而這些編研成果常由整個(gè)團(tuán)隊(duì)經(jīng)歷長(zhǎng)時(shí)間辛苦工作形成，內(nèi)容比較全面，系統(tǒng)完整，具有極強(qiáng)專業(yè)性。但是受眾受到限制，許多公眾難以看懂，自然對(duì)這些檔案敬而遠(yuǎn)之。從現(xiàn)狀來(lái)看，許多成果常常為檔案館內(nèi)部所用，有一些是贈(zèng)送給相關(guān)研究機(jī)構(gòu)，范圍十分有限，一些編研成果雖然有參考價(jià)值，但因價(jià)格昂貴無(wú)法得到大范圍使用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，許多檔案部門都在嘗試采用新方法編研，也想將成果推向社會(huì)，但是缺乏相關(guān)傳播經(jīng)驗(yàn)，傳播和利用力度始終比較小。

（三）外部力量重視不夠，雙重借力急需拓展。雙重借力，就是在開(kāi)展編研工作時(shí)借助檔案部門外的人力和智力，利用先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展編研。檔案部門應(yīng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建交流平臺(tái)，讓社會(huì)公眾通過(guò)社交媒體、網(wǎng)站等各種渠道，發(fā)表自己個(gè)人的意見(jiàn)與建議，讓社會(huì)各界人士協(xié)調(diào)參與，匯聚大眾智慧，發(fā)揮專長(zhǎng)，有效提高檔案編研的成效和質(zhì)量。從檔案編研現(xiàn)狀來(lái)看，社會(huì)公眾參與并不明顯，社會(huì)公眾力量還未參與進(jìn)來(lái)，還沒(méi)對(duì)編研工作造成建設(shè)性影響。技術(shù)手段讓編研工作更加豐富，編研成果逐漸朝著多元化轉(zhuǎn)變，成果也得到社會(huì)受眾的接受。但是從編研現(xiàn)狀來(lái)看，編研技術(shù)手段依然停留在傳統(tǒng)階段，人工智能等各種新技術(shù)還沒(méi)被使用，從而影響編研工作的效果和質(zhì)量。長(zhǎng)期以來(lái)，編研選題最終由檔案部門完成，由內(nèi)部人員落實(shí)。因此，檔案編研工作應(yīng)該高度重視外部力量，不斷拓展借力，才能有效提高編研工作效率。

四、檔案編研工作創(chuàng)新管理

在新時(shí)代，檔案編研具有獨(dú)特性，自然編研工作會(huì)有所變化，但需要結(jié)合時(shí)代特征進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠挖掘出檔案資源的價(jià)值。筆者結(jié)合文獻(xiàn)研究，提出如下創(chuàng)新管理建議：

（一）拓展開(kāi)放范圍，探索編研新理念。在新時(shí)代，檔案編研必須要高度重視“開(kāi)放”的行動(dòng)指南，樹(shù)立新的編研思路與理念，加強(qiáng)開(kāi)放意識(shí)，為資料需求者提供相應(yīng)的編研成果。在編研過(guò)程中，檔案館應(yīng)該會(huì)同博物館、圖書(shū)館及其他相關(guān)檔案館等部門聯(lián)合落實(shí)，加強(qiáng)多部門合作，同時(shí)還應(yīng)該與相關(guān)企業(yè)及社會(huì)各類組織進(jìn)行一定的聯(lián)系，讓社會(huì)力量參與其中，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放性編研。在實(shí)際實(shí)踐中，無(wú)論選題還是成果都應(yīng)該鼓勵(lì)社會(huì)組織參與；征集選題時(shí)，應(yīng)針對(duì)公眾需求，對(duì)編研方式不斷創(chuàng)新。在編研過(guò)程中，還要多聽(tīng)聽(tīng)公眾的意見(jiàn)，邀請(qǐng)公眾出謀劃策，提高公眾與成果間的契合度，同時(shí)把成果融入社會(huì)，提高編研效果。發(fā)布編研成果時(shí)，合理利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，通過(guò)各種社交媒體、網(wǎng)站等渠道進(jìn)行傳播，讓更多人很容易獲取到編研成果，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳播與資源共享。這是一個(gè)合作的時(shí)代，檔案館一定要打開(kāi)合作思路，要與其他企業(yè)、局館等合作，本著“取之于民、用之于民”的原則，檔案信息來(lái)自一線，自然檔案資源也應(yīng)用于一線，有利于深度開(kāi)發(fā)資源，有效提高編研成果的水平。只有從民間獲取選題，才能讓檔案資料具有真正的親民性；這種檔案資料才能得到應(yīng)用者的認(rèn)可，也才能真正提高編研成果的工作效率和質(zhì)量。

（二）提升檔案資源的價(jià)值，降低獲取成果的難度。只有提高檔案的利用率，才能讓編研成果發(fā)揮出價(jià)值。在編研工作中，可通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，有效整合各類信息資源，發(fā)揮出檔案的價(jià)值，對(duì)瑣碎數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，把成果轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)，需求者通過(guò)簡(jiǎn)單操作就能獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。這是數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源已經(jīng)徹底打破了憑證價(jià)值，人們?cè)絹?lái)越關(guān)注其數(shù)據(jù)價(jià)值，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理和挖掘。在編研檔案資源時(shí)，編研者應(yīng)利用數(shù)據(jù)處理和分析技術(shù)，整合信息資源，有效激活檔案信息的多維價(jià)值，采用數(shù)據(jù)化形式將編研成果展現(xiàn)給人們，讓用戶通過(guò)簡(jiǎn)單操作就能獲取所需的數(shù)據(jù)信息，這樣非常便捷。人們獲取信息渠道比較多，檔案管理部門只需要提高信息的易獲取性，就能夠讓需求者發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源。如今，許多檔案館都建立了線上檔案館，將檔案數(shù)據(jù)發(fā)布到平臺(tái)上，用戶依據(jù)所需復(fù)制與保存數(shù)據(jù)。因此，要合理提高編研成果的易獲取性，將檔案信息與社交媒體共同推送，如此，需求者通過(guò)任何方式都能夠獲得成果。如2018年，青島市開(kāi)通數(shù)據(jù)化檔案館，該市將信息資源通過(guò)信息網(wǎng)平臺(tái)發(fā)布出去，利用者復(fù)制與保存文檔和圖片，非常便利。采用這種方式，有效提高編研成果的利用率，讓利用者獲取渠道更便捷；檔案網(wǎng)站與社交媒體還可同步推送相關(guān)信息，從而拓展受眾獲取信息的渠道。

（三）創(chuàng)新編研方式，提高成果親民性。如今編研工作具有非常扎實(shí)的科學(xué)技術(shù)作為支撐，無(wú)論是科技水平，還是內(nèi)部信息資源的挖掘整合，原模式都極易被突破。在編研過(guò)程中，應(yīng)利用信息技術(shù)對(duì)編研工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)編研成果數(shù)字化，提高成果的可視化效果，讓需求者能夠感知和體驗(yàn)?，F(xiàn)代化編研常常利用電子、多媒體等傳播技術(shù)，可有效提升編研成果的時(shí)效性。比如在檔案信息網(wǎng)站展示電子雜志，用戶就能夠直接翻閱，而且信息中圖文并茂，讓讀者獲取更多信息資源。這種展示模式如今比較廣泛，比如浙江檔案網(wǎng)展示《記憶浙江》《地圖上的寧波》等內(nèi)容，打開(kāi)電子圖書(shū)，就能夠感受到清晰明了的插圖，不僅查閱便利，還能夠提高編研成果的閱讀效果。在編研過(guò)程中，廣泛使用電子編研模式，可有效破除空間與時(shí)間的限制。應(yīng)用人工智能、VR等先進(jìn)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)編研成果線上線下的展示模式，真正走進(jìn)公眾的生活和工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化價(jià)值。為了使編研成果更有趣味，編研工作還可與文化產(chǎn)業(yè)聯(lián)系起來(lái)，將成果滲透進(jìn)人們?nèi)粘Ｉ钪?。只有?dú)具特色的編研成果，才能夠吸引人們的眼球；只有便捷的傳播途徑，才能便于人們獲??；這樣能確保編研成果更加有效傳播和利用。對(duì)于線上線下，筆者認(rèn)為更應(yīng)該大力建設(shè)線上模式；隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中的重要組成部分，更是人們獲取信息資源的重要渠道；當(dāng)用戶需要獲取信息時(shí)，首先考慮網(wǎng)絡(luò)上搜索信息，其次才是到圖書(shū)館、書(shū)店等各線下渠道搜索信息；因此，檔案編研工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，合理利用信息時(shí)代的特征開(kāi)展。

（四）加強(qiáng)檔案信息的推廣力度，提高資源影響力。2019年3月，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在檔案工作會(huì)議上明確提出，要加強(qiáng)宣傳工作，不斷普及檔案知識(shí)，拓展編研的影響力，提高社會(huì)對(duì)檔案資源的認(rèn)識(shí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案編研要想從大量信息數(shù)據(jù)中脫穎而出，得到認(rèn)可，必須要走不平常的路，加強(qiáng)宣傳，提高編研成果的知名度，吸引更多需求者的關(guān)注。比如，采用近年比較火的短視頻、自媒體平臺(tái)推廣編研成果，能夠非常有效地宣傳和推廣。在推廣編研成果時(shí)，可以緊跟時(shí)代發(fā)展，蹭社會(huì)熱點(diǎn)中的流量和熱度，利用焦點(diǎn)與熱點(diǎn)話題，拓展宣傳力度和影響范圍。比如將“新中國(guó)成立70年”“建黨100年”等相關(guān)檔案，作為重點(diǎn)成果進(jìn)行宣傳和推廣，在社會(huì)熱點(diǎn)話題中受到關(guān)注。再比如，2019年國(guó)家檔案局推出《新中國(guó)這樣走來(lái)》系列節(jié)目，主要講述新中國(guó)成立過(guò)程的艱辛，取得巨大的反響，為公眾展示出檔案的力量。在新時(shí)代，編研工作可依托抖音、微信等各種社交平臺(tái)，不斷推送編研內(nèi)容及工作動(dòng)態(tài)，分享與編研相關(guān)的“小視頻”和“小故事”，引導(dǎo)觀眾參與閱讀，提高其影響力。同時(shí)，編研部門還可以與大媒體合作，邀請(qǐng)粉絲量較多的博主轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)信息，逐漸提高檔案編研的影響力，不斷提高編研的知名度與社會(huì)美譽(yù)度。

五、結(jié)語(yǔ)

在檔案館工作中，編研工作屬于重要組成部分，更是工作者踐行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的重要體現(xiàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展和變遷，對(duì)檔案編研提出新要求和新機(jī)遇。在大數(shù)據(jù)視野下，檔案編研工作必須要認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展的需求，緊緊抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇。編研者應(yīng)轉(zhuǎn)變理念，與時(shí)俱進(jìn)，才能開(kāi)發(fā)出社會(huì)公眾真正需要的成果。同時(shí)還要與互聯(lián)網(wǎng)及各種社交媒體合作，不斷展示編研成果的親密性，不斷拓展宣傳渠道和范圍，接受公眾的監(jiān)督和反饋，有效提高成果的質(zhì)量，提升編研工作效率。編研工作者不僅要掌握先進(jìn)技術(shù)，還必須要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的理念，了解編研工作的新特點(diǎn)，結(jié)合時(shí)代所需，不斷創(chuàng)新開(kāi)展編研工作的方式方法，推動(dòng)編研工作不斷取得新成績(jī)。